Menu

Dialogbaserat ledarskap – minska motståndet i förändring

Susanne Askwall: Dialogbaserat ledarskap gör det svåra lättare och underlättar medarbetarens förståelse för det nya.
AS3, Coacha, Ledarskap

Att vara en närvarande chef och ledare är svårt, särskilt i samband med förändringar. ”Att-göra-listan” är oftast full med saker som ska skötas för att få det nya på plats. Dessutom dyker det alltid upp sådant som är oförutsett även om planeringen varit grundlig. Det kan handla om IT-system som börjar strula, byggen och flyttplaner som försenas eller nyckelpersoner som säger upp sig. Den tid som står till förfogande för medarbetare är från början begränsad och ju mer den tiden får stryka på foten, desto större är risken för missförstånd och att det bildas motstånd till det nya. Men det viktiga samspelet mellan chef och medarbetare kan underlättas genom att prioritera rätt och använda dialogen som redskap.

Om gästskribenten

Susanne Askwall är ansvarig för Executive Services på AS3. Hon arbetar med karriärrådgivning och coaching av ledare och chefer på företagsledande nivå. Susanne har lång egen erfarenhet från förändringsledning som chef på företagsledande nivå

Läs mer om AS3 Svenska här!

Det gäller att från början planera så att det finns tid för dialog med var och en och inte bara tid för att hantera de affärsmässiga sidorna av förändringen. Vissa behöver mer tid än andra och därför måste planeringen tillåta flexibilitet och tid för oförutsedda möten. 

Det dialogbaserade ledarskapet öppnar upp för delaktighet till skillnad från det auktoritära som är mer enkelriktat. Delaktighet är inte bara viktigt vid förändringsarbete. Det är också en grund för en god arbetsmiljö. Genom delaktighet och dialog är det möjligt att undanröja motstånd och reda ut eventuella missförstånd.

Den regelbundna dialogen ger chefen utrymme att agera proaktivt och i tid hantera situationer som - om de inte hanteras - kan leda till onödig stress, produktionsbortfall och rentav sjukskrivning.

Goda insatser går förlorade utan ledarskap

Jörgen Winkel och hans forskarkollega Rolf Westergaard har gått igenom och analyserat mängder av forskningsrapporter om arbetsmiljöproblem (2011).

De pekar på hur viktigt ledarskapet är för att minska de negativa effekterna av förändringar. De menar vidare att risken dessutom är stor att goda insatser som gjorts för arbetsmiljön går förlorade om inte de negativa effekterna hanteras.

De visar på det dialogbaserade ledarskapet och menar att det kan hjälpa människor att hantera förändringar bättre vilket i sin tur leder till en bättre arbetsmiljö för alla.
Det handlar återigen om att som chef och ledare balansera sina insatser. Att lyfta de saker som redan är bra och samtidigt undanröja missförstånd, eventuell oro samt stress.

Det dialogbaserade ledarskapet omnämns även i Arbetsmiljöverkets nya föreskrift AFS 2015:4 gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, som börjar gälla den 31 mars 2016.

I den ges följande råd: ”genom att bedriva ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna kan tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning uppmärksammas och obalanser rättas till”.

Det dialogbaserade ledarskapet är alltså högaktuellt.

Dialogen är nyckeln i god förändringsledning

Men vad är då ett dialogbaserat ledarskap och hur kan samtal mellan chef och medarbetare utformas för att underlätta ledarskapet vid förändringar och därmed lägga grunden för en bättre arbetsmiljö?

Vi har sedan 1989 arbetat med arbetsrelaterade förändringar och baserat på det utformat en metodik där dialogen är nyckeln till god förändringsledning. Vårt arbete utgår från transitionsteorin och fokuserar på de mänskliga reaktionerna vid förändringar.

Susanne Askwall, AS3En transition är en inre psykologisk process som startas av en yttre händelse som t ex en organisationsförändring. Vi kallar detta område för ”Job Transition Management” och där är transitionsdialogen central.

Transitionsdialogen tjänar flera syften. Den stödjer relationen mellan medarbetaren och ledaren. Den ger ledaren och medarbetaren möjlighet att gemensamt utforska varandras perspektiv. Den ger ledaren möjlighet att ställa anpassade krav och säkerställer medarbetarens möjlighet till delaktighet och medansvar i förändringsarbetet.

Genom dialogen kan chefen underlätta medarbetarens förståelse för det nya och det gör det även lättare att acceptera förändringen.

Motstånd har olika skepnader

Människor reagerar väldigt olika på förändringar och många uppvisar till en början motstånd.

Motstånd har olika uttryckssätt och kan bero på olika saker som bristande förståelse, känslomässigt obehag eller personlig motvilja.

Motstånd visar sig dessutom på olika sätt i beteendet:

  • Förhalning – istället för att prioritera en viktig uppgift så börjar medarbetaren städa upp bland gamla papper.
  • Direkt kritik – medarbetaren klagar högljutt och det kan ibland vara på något som egentligen inte har något med förändringen att göra.
  • Förstår inte – medarbetaren blir förvirrad, förlorar överblicken och man kan som chef få en känsla av att den normala skärpan är borta.
  • Ironi och sarkasm – istället för att medarbetaren berättar om sina känslor så kan hen bli tramsig och undviker att uttrycka sina verkliga åsikter.
  • Tystnad – Medarbetaren blir tyst och möte efter möte sitter hen påfallande tyst.
  • Aggression – Medarbetaren är mycket irriterad, smäller i dörrar och uttrycker missnöje med hela sin kropp.
  • Sorg – medarbetaren får inget gjort, saknar energi och gråter lätt.

Transitionsdialogen följer den inre anpassning som varje människa går igenom när en yttre händelse av betydelse har inträffat. Eftersom alla människor reagerar olika måste dialogen anpassas till varje enskild individ.

Medarbetares upplevelser skiftar dessutom allteftersom tiden går.

Tranistionens faser

Transitionsdialogen förutsätter olika ledar- och kommunikationsbeteenden beroende på var medarbetaren befinner sig.

I starten av transitionen handlar det om att chefen och ledaren ska lyssna och försöka förstå medarbetarens perspektiv på det nya. Målsättningen är att förstå medarbetarens upplevelse och säkra att medarbetaren känner sig respekterad. Samtalet och dialogen ska vara kravlös för att inte bygga upp och förstärka känslor av motstånd.

I mellanfasen handlar det om att både förstå den personliga upplevelsen men ledarens uppgift är också att hjälpa medarbetaren att se det nya utifrån flera olika perspektiv och hur arbetsuppgifterna kan ändras.

Genom att både förstå och ställa krav på vissa arbetsrelateradeförändringar kan ledaren hjälpa medarbetaren att komma vidare och ompröva olika alternativ. I den tredje fasen handlar det om att ledaren förvissar sig om att medarbetaren verkligen accepterat det nya och är fullt införstådd med konsekvenserna av förändringen. Nu ska känslor av motstånd bort helt och hållet.

Transitionsdialogens två kärnkompetenser är att lyssna och att ställa frågor. Det kan alla chefer lära sig. Men det behövs träning. Alla chefer kan dessutom tillämpa transitionsdialogen i det dagliga ledarskapet och inte bara i samband med verksamhetsförändringar.

Det är vår övertygelse att både förändringsarbete och arbetsmiljön rent generellt blir bättre om fler chefer och ledare börjar praktisera transitionsdialogen i det dagliga ledarskapet.


Du kanske även gillar

Ewa Braf: ”Vilken typ av resonans kan vi skapa och vad är det för beteende som leder oss dit?” I en tidigare artikel – Pratar vi om samma sak? – förde...

Årets Unga VD 2016, Mikael Lezdins: ”Ensamma kan vi inte frälsa världen, men tillsammans vi kan göra stor skillnad.” Mikael Lezdins, 30 år och VD på Energi Funktion Komfort AB, jobbar...

Margaretha Öström, ledarskapsspecialist: "Employer branding är en långsiktig process. Man får aldrig slå sig till ro". Hög lön och en bra chef är de viktigaste parametrarna för...

Författaren Malin Trossing senaste bok handlar om något vi alla vill uppvisa – mod. En egenskap som kanske är den mest centrala för en god ledare är...

Bosse Brixeman, Executive People; "Att känna företagets styrkor sitter oftast i ryggmärgen hos oss alla." Många företag undrar hur det kommer att gå under de nä...

Johannes Hansen: "Men bäst är väl att du slutar hitta på ursäkter för att vara stenhårt sysselsatt och lita på att hela julprojektet inte alltid behöver kretsa kring dig. Du kanske rentav ska släppa idén om att du måste ha full kontroll för att det ska bli bra." Svinga en bägare, lossa en kork, höj glaset. Fyll två glas med...

Men chefer som är otydliga och dåliga på feedback gör att vi blir olyckliga - både på jobbet och på fritiden, enligt undersökningen Happiness 2015. Personer som är nöjda med sin chef är mindre stressade och mer...

Johan B Hansson Svedberg föreläser om missbruk på arbetsplatsen. Johan B Hansson Svedberg jobbade som ansedd nöjesskribent. Han var i de h...

Christer Isaksson: "Jimmie Åkessons ledarskap prövas 2014". Sverigedemokraternas intåg i rikspolitiken antyder goda ledaregenskaper...

Christer Isaksson: "Det politiska ledarskapet i fokus: Hur ska vi kunna bevara och helst bygga ut vår välfärd? Hur ska vi säkra våra barns framtid? Hur ska vi få vår röst att höras i världen?". Ingen blir statsminister i Sverige på gamla meriter. Söndagen den 14...

  • Motivera

Hur bryter man en dålig vana? Vi människor har en tendens att fastna i vanor och beteenden som vi vet att vi inte mår bra av, ändå kan det kännas nästan omöjligt att bryta mönstret. Enligt psykiatrikern Judson Brewer finns det dock en ganska enkel lösning på problemet. Han menar att vi kan bryta dåliga vanor genom att bli mer nyfikna på dem. Med hjälp av mindfulness och medveten nyfikenhet kring vad som händer kan vi ta kontrollen över beteendet, och övervinna det.

  • Kommunicera

När journalister beskriver hur de upplever företagens krishantering är det "att sanningen inte kommer fram direkt" som rankas högst. Det visar en undersökning från Aalund. Men sanningen är sällan så enkel. Den är inte svart eller vit, och kan oftast inte beskrivas med ett enkelt “ja” eller “nej”. Verkligheten som utspelar sig bakom kulisserna är i själva verket för komplex för att kunna sammanfattas i en oneliner.

  • Ledarskap

När man talar om organisation handlar det ofta om saker som linje-stab, styrning, kontroll, projekt, lean och agility. Möten pratar man inte om. Många lägger mer än halva sin arbetstid på möten, men tar dem för givna. Vad händer om vi börjar se möten som en organisationsform, den mest grundläggande av dem alla?

  • Projektleda

Uttrycket ”Elefanten i rummet” kommer ursprungligen från engelska språket. Det är ett bildligt uttryck för något som tar stor plats och är påtagligt för alla människor i en grupp. Trots detta undviker man att prata om det. Alla vet, men ingen säger något.
”Kejsarens nya kläder” kan användas på liknande tema. Här handlar det om HC Andersens figur som hade kläder av ett magiskt tyg som man inte kan se. I själva verket låtsas alla som att de ser "kläderna", och kejsaren vandrar omkring naken. Ett litet barn utbrister till slut: "Han har ju inga kläder på sig!". Alla vet, men ingen säger något. Vi anpassar oss till gruppen trots att det är uppenbart att gruppen har fel.

  • Coacha

Under mina 25 år som psykolog och coach har jag hört samma sak från nästan alla mina klienter, och det är meningen ”jag vet inte vad jag vill”. Lite mer utförligt låter det ungefär så här: ”Jag är vilsen och orolig för jag vet inte vad jag ska göra med mitt liv och mitt arbete.”
Att inte veta vad man vill i livet och i karriären kan vara väldigt stressigt och frustrerande. Det leder ofta till att man inte kommer vidare utan stannar i en situation som inte är optimal.

  • Ledarskap

Ofta har jag undrat över varför vi talar så mycket om ledarskap utan att tala om människan bakom chefen. Människan är i ständig tillblivelse - om hon vill. Det betyder att ditt ledarskap också kan vara i ständig tillblivelse - om du vill. I det ögonblick du sagt ja till en chefsbefattning med personalledaransvar ligger din största framgång i hur du leder dig själv och dina medarbetare, vilket ligger i ledarrollen. Så vem är människan bakom dig som chef och ledare?

  • HR

Det sägs ofta att det är svårt att hitta rätt människor att rekrytera. Det talas också om att det råder kandidatbrist. Men är det verkligen så eller är det bara vi som tänker fel?  Vår gästskribent Tove Nylin reflekterar över frågan, och tror att kompetensen nog finns där om vi bara vågar se bortom ytan.

  • Ledarskap

Simon Elvnäs forskning om ledares beteende har fått stor uppmärksamhet. I hans studier framkommer att det är stor skillnad mellan vad chefer tror att de gör och vad de faktiskt gör. På Projektnärings vårträff den 5 maj kommer han att berätta om dessa resultat, vad de får för konsekvenser för arbetslivet – och hur man kan minska glappet mellan formulerat uppdrag och utfört uppdrag. Men redan nu har Motivation.se tagit tillfället i akt att ställa några frågor till KTH:s industridoktorand.

  • Ledning

Oavsett hur effektiv ledningsgruppen har varit historiskt, så finns det en central fråga som alla företag bör ställa sig: Vad behöver ledningsgruppen framöver för att skapa största möjliga värde i en allt mer komplex värld med en accelererande förändringstakt och tilltagande oförutsägbarhet?

  • Hälsa

Det är lätt att tro att kreativa människor är de som är lite ”låt gå” och inte så ordningsamma eller disciplinerade. I själva verket kan det vara precis tvärt om – disciplin och målmedvetenhet är en förutsättning för att lyckas med det kreativa arbetet och i bästa fall uppnå flow.

  • Motivera

Var inte rädd för smärtan. Den är en naturlig del av livet. Lika naturlig som glädjen, kärleken och sorgen. Faktum är att dessa är nära sammanflätande i livets väv. De är alla väsentliga delar av livets helhet. Och för att känna mig hel som människa behöver jag välkomna känslorna. Det tog mig tid att komma hit, men i dag är jag tacksam för att jag ocensurerat vågar känna alla mina känslor. De är en rikedom. De är nyanserna i livets dans. De gör mig mänsklig. Jag känner, därför är jag. Det är fundamentet i det mänskliga varandet. Utan känslan vore jag levande död. Oupplevd. Med känslan upplever jag. Livet. Mig själv. Mötet med dig.

  • Motivera

Vi människor vet ofta vad vi behöver göra för att bli lyckliga och leva ett gott liv. Problemet är bara att vi inte gör det. Du vet att du mår bäst av att vara aktiv och kreativ, ändå väljer du att titta på TV eller slösurfa på datorn. Det kallas för ”lyckans paradox”, och är ett gissel för många människor. Varför gör vi inte sådant som får oss att må bra?

  • Motivera

De flesta av oss människor strävar efter ett hälsosamt och lyckligt liv. Men vad krävs egentligen för att bli lycklig? Många söker det goda livet genom att jaga pengar, framgång och kändisskap, men ingen av dessa faktorer är avgörande för en människas lyckonivå. Psykiatrikern Robert Waldinger från Harvard University berättar här om en unik studie där hundratals amerikanska män har följts under hela sin livstid. Studien, som inleddes för 75 år sedan och fortfarande pågår, visar att det faktiskt finns ett ganska entydigt svar på vad människor behöver för att kunna leva ett gott liv.

  • Motivationsbloggen

Just nu befinner vi oss i ett samhällsskifte. Från Industrialism till en ny samhällsform. I media har det nya samhället kallats vid många namn, exempelvis Postmateriella samhället eller Postindustrialism. För enkelhets skull kallar jag det för det digitala samhället. Så, vad händer när man befinner sig i ett samhällsskifte? Jo, det är kaos…

  • Motivationsbloggen

När jag gick i grundskolan på 1100-talet nötte vi glosor, insjöar, huvudstäder, periodiska system och allt annat mellan himmel och jord. Nötandet var en del av vardagen. Jag minns fortfarande att slaget vid Hastings ägde rum 1066 och att den kemiska beteckningen för Klor är Cl. En del sitter kvar, men rätt mycket har lossnat, om jag ska vara ärlig. Nu är det modern times. Mina ungar lär sig fortfarande sjöar och huvudstäder och franskaglosor - men på nya sätt. När jag ser dem hänga över sina skol-appar, fantasifulla lärspel och klickar och swajpar tänker jag på forntidens nötande. Och så tänker jag att de är lyckans ostar som fått kliva in i en helt annan kunskapsvärld redan från start

  • Motivationsbloggen

Med dagens digitala samhälle och ungdomarna som växt upp i det, är förväntningarna höga på att IT-system fungerar som de ska. De måste vara effektiva och hjälpa användaren att förstå hur de fungerar. App- och speltillverkare blir sågade väldigt snabbt om något är fel, särskilt av andra utvecklare som anser sig veta hur enkelt olika buggar går att lösa. Företagssidor uppdateras också kontinuerligt på marknaden för att ha en bra användarvänlighet så att du som besökare enkelt hittar fram dit du vill och konverteras till att bli kund.