Menu

Dialogbaserat ledarskap – minska motståndet i förändring

Susanne Askwall: Dialogbaserat ledarskap gör det svåra lättare och underlättar medarbetarens förståelse för det nya.
AS3, Coacha, Ledarskap

Att vara en närvarande chef och ledare är svårt, särskilt i samband med förändringar. ”Att-göra-listan” är oftast full med saker som ska skötas för att få det nya på plats. Dessutom dyker det alltid upp sådant som är oförutsett även om planeringen varit grundlig. Det kan handla om IT-system som börjar strula, byggen och flyttplaner som försenas eller nyckelpersoner som säger upp sig. Den tid som står till förfogande för medarbetare är från början begränsad och ju mer den tiden får stryka på foten, desto större är risken för missförstånd och att det bildas motstånd till det nya. Men det viktiga samspelet mellan chef och medarbetare kan underlättas genom att prioritera rätt och använda dialogen som redskap.

Om gästskribenten

Susanne Askwall är ansvarig för Executive Services på AS3. Hon arbetar med karriärrådgivning och coaching av ledare och chefer på företagsledande nivå. Susanne har lång egen erfarenhet från förändringsledning som chef på företagsledande nivå

Läs mer om AS3 Svenska här!

Det gäller att från början planera så att det finns tid för dialog med var och en och inte bara tid för att hantera de affärsmässiga sidorna av förändringen. Vissa behöver mer tid än andra och därför måste planeringen tillåta flexibilitet och tid för oförutsedda möten. 

Det dialogbaserade ledarskapet öppnar upp för delaktighet till skillnad från det auktoritära som är mer enkelriktat. Delaktighet är inte bara viktigt vid förändringsarbete. Det är också en grund för en god arbetsmiljö. Genom delaktighet och dialog är det möjligt att undanröja motstånd och reda ut eventuella missförstånd.

Den regelbundna dialogen ger chefen utrymme att agera proaktivt och i tid hantera situationer som - om de inte hanteras - kan leda till onödig stress, produktionsbortfall och rentav sjukskrivning.

Goda insatser går förlorade utan ledarskap

Jörgen Winkel och hans forskarkollega Rolf Westergaard har gått igenom och analyserat mängder av forskningsrapporter om arbetsmiljöproblem (2011).

De pekar på hur viktigt ledarskapet är för att minska de negativa effekterna av förändringar. De menar vidare att risken dessutom är stor att goda insatser som gjorts för arbetsmiljön går förlorade om inte de negativa effekterna hanteras.

De visar på det dialogbaserade ledarskapet och menar att det kan hjälpa människor att hantera förändringar bättre vilket i sin tur leder till en bättre arbetsmiljö för alla.
Det handlar återigen om att som chef och ledare balansera sina insatser. Att lyfta de saker som redan är bra och samtidigt undanröja missförstånd, eventuell oro samt stress.

Det dialogbaserade ledarskapet omnämns även i Arbetsmiljöverkets nya föreskrift AFS 2015:4 gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, som börjar gälla den 31 mars 2016.

I den ges följande råd: ”genom att bedriva ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna kan tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning uppmärksammas och obalanser rättas till”.

Det dialogbaserade ledarskapet är alltså högaktuellt.

Dialogen är nyckeln i god förändringsledning

Men vad är då ett dialogbaserat ledarskap och hur kan samtal mellan chef och medarbetare utformas för att underlätta ledarskapet vid förändringar och därmed lägga grunden för en bättre arbetsmiljö?

Vi har sedan 1989 arbetat med arbetsrelaterade förändringar och baserat på det utformat en metodik där dialogen är nyckeln till god förändringsledning. Vårt arbete utgår från transitionsteorin och fokuserar på de mänskliga reaktionerna vid förändringar.

Susanne Askwall, AS3En transition är en inre psykologisk process som startas av en yttre händelse som t ex en organisationsförändring. Vi kallar detta område för ”Job Transition Management” och där är transitionsdialogen central.

Transitionsdialogen tjänar flera syften. Den stödjer relationen mellan medarbetaren och ledaren. Den ger ledaren och medarbetaren möjlighet att gemensamt utforska varandras perspektiv. Den ger ledaren möjlighet att ställa anpassade krav och säkerställer medarbetarens möjlighet till delaktighet och medansvar i förändringsarbetet.

Genom dialogen kan chefen underlätta medarbetarens förståelse för det nya och det gör det även lättare att acceptera förändringen.

Motstånd har olika skepnader

Människor reagerar väldigt olika på förändringar och många uppvisar till en början motstånd.

Motstånd har olika uttryckssätt och kan bero på olika saker som bristande förståelse, känslomässigt obehag eller personlig motvilja.

Motstånd visar sig dessutom på olika sätt i beteendet:

  • Förhalning – istället för att prioritera en viktig uppgift så börjar medarbetaren städa upp bland gamla papper.
  • Direkt kritik – medarbetaren klagar högljutt och det kan ibland vara på något som egentligen inte har något med förändringen att göra.
  • Förstår inte – medarbetaren blir förvirrad, förlorar överblicken och man kan som chef få en känsla av att den normala skärpan är borta.
  • Ironi och sarkasm – istället för att medarbetaren berättar om sina känslor så kan hen bli tramsig och undviker att uttrycka sina verkliga åsikter.
  • Tystnad – Medarbetaren blir tyst och möte efter möte sitter hen påfallande tyst.
  • Aggression – Medarbetaren är mycket irriterad, smäller i dörrar och uttrycker missnöje med hela sin kropp.
  • Sorg – medarbetaren får inget gjort, saknar energi och gråter lätt.

Transitionsdialogen följer den inre anpassning som varje människa går igenom när en yttre händelse av betydelse har inträffat. Eftersom alla människor reagerar olika måste dialogen anpassas till varje enskild individ.

Medarbetares upplevelser skiftar dessutom allteftersom tiden går.

Tranistionens faser

Transitionsdialogen förutsätter olika ledar- och kommunikationsbeteenden beroende på var medarbetaren befinner sig.

I starten av transitionen handlar det om att chefen och ledaren ska lyssna och försöka förstå medarbetarens perspektiv på det nya. Målsättningen är att förstå medarbetarens upplevelse och säkra att medarbetaren känner sig respekterad. Samtalet och dialogen ska vara kravlös för att inte bygga upp och förstärka känslor av motstånd.

I mellanfasen handlar det om att både förstå den personliga upplevelsen men ledarens uppgift är också att hjälpa medarbetaren att se det nya utifrån flera olika perspektiv och hur arbetsuppgifterna kan ändras.

Genom att både förstå och ställa krav på vissa arbetsrelateradeförändringar kan ledaren hjälpa medarbetaren att komma vidare och ompröva olika alternativ. I den tredje fasen handlar det om att ledaren förvissar sig om att medarbetaren verkligen accepterat det nya och är fullt införstådd med konsekvenserna av förändringen. Nu ska känslor av motstånd bort helt och hållet.

Transitionsdialogens två kärnkompetenser är att lyssna och att ställa frågor. Det kan alla chefer lära sig. Men det behövs träning. Alla chefer kan dessutom tillämpa transitionsdialogen i det dagliga ledarskapet och inte bara i samband med verksamhetsförändringar.

Det är vår övertygelse att både förändringsarbete och arbetsmiljön rent generellt blir bättre om fler chefer och ledare börjar praktisera transitionsdialogen i det dagliga ledarskapet.


Du kanske även gillar

Evelina Lindgren, Årets Unga VD 2015: ”Man måste hitta sin egen ledarstil och bli trygg i sina värderingar.” Evelina Lindgren har suttit mindre än ett år på VD-posten i...

Vad krävs för att driva ett rörligt projekt? Det finns olika projektmetoder som ersätter de gamla traditionella arbetss...

Ditt humör, kroppsspråk och sätt att prata har stor betydelse för dina möjligheter att vinna andras förtroende. Dina möjligheter att lyckas i sociala situationer - exempelvis möten...

Fokusera mindre på vad medarbetarna gör fel och mer på vad de gör rätt. Många chefer är väldigt bra på att säga till...

Ewa Braf: "Fyra sätt att bedriva Talent Management: Humanistiskt, Konkurrensinriktat, Elitistiskt och Entreprenöriellt." På 90-talet var koncept som knowledge management och intellektuella...

Ewa Braf: "Att förtränga, mörklägga och undertrycka delar vi ändå bär med oss, är som att försöka trycka ner en upplåst badboll under vattnet." Lösningsorientering, styrkebaserat förhållningssätt,...

Vägen till framgångsrikt ledarskap enligt John C. Maxwell Varje person har potential att växa som ledare i sin organisation. Enligt...

Christer Isaksson: "Å ena sidan kan Stefan Löfven beskrivas som en politiker med mycket stark förankring i sitt parti. Å andra sidan antyder en rad svar att han lutar åt vänster". Det är inte så himla långt till nästa val och det bö...

Lennart Almstedt: "Trenden är tydlig. Att tillhöra de stora vinnarna förutsätter ett stort proaktivt deltagande vad gäller affärsmannaskap från styrelse, företagsledning och från alla som jobbar inom verksamheten." Behovet att hitta och fatta beslut om nya affärsmöjligheter har...

Charlotta Strand, Wise: ”Forskning visar att emotionell intelligens bland annat ger ökad effektivitet, ökad arbetstillfredsställelse, lägre personalomsättning och även ökar vårt personliga välbefinnande.” EQ påverkar din karriär. Det påverkar ditt ledarskap, hä...

  • Planera

Det finns olika uppfattningar om hur mycket tid vi spiller på att leta efter digitala dokument, men klart är att letandet bland filerna utgör ett synnerligen oönskat avbrott i vårt arbete. Nog går det att betrakta också detta som en distraktion. Vi är i färd med att få en sak gjord men blir hindrade i vår framfart bara för att vi inte hittar det där dokumentet vi söker. Frustrerande är ordet. Men att få ordning bland sina filer är lättare än du tror.

  • Ledning

Att anställa en extern ledare kan vara en svår och riskfylld process, både för bolaget och för den tilltänkta personen. Förbereder man ledarskiftet väl och tar rätt steg i rätt ordning finns det en fantastisk tillväxtpotential för företaget. Hastar man igenom och inte tar uppgiften på allvar väntar det motsatta. 

  • Motivera

Naturen gav oss den fantastiska möjligheten att tänka och skapa våra virtuella tankevärldar med hjärnan. Denna härligt röriga och smarta kombo av 100 miljarder neuroner där alla våra kalkyleringar, planeringar och livsfunderingar bor. Ett med tiden alltmer personligt inrett huvudkontor där vi kan bygga scenarier om framtiden och relatera till dåtiden. Och där allt annat som kommunikation, överlevnadsstrategier, statusmarkörer och personligt ledarskap knådas och bearbetas. Rädslor, glädje och eufori. Ditt eget du!

  • Ledarskap

Som chef har du hela tiden medarbetare runt omkring dig: Någon pockar på uppmärksamhet. Någon vill stämma av något. Någon vill ha hjälp att prioritera. Någon vill ha ett klargörande. Detta är ju själva poängen med organisationen... som ledare kan du inte fullfölja verksamhetens uppdrag på egen hand, utan ska snarare ha fokus på att styra, leda och följa upp i syfte att säkerställa att medarbetarna gör rätt saker på ett effektivt sätt så att ni tillsammans skapar största möjliga nytta och värde för kunden. Med andra ord, du är inte ensam, men innebär det att du aldrig känner dig ensam?

  • Hälsa

Vi kan lika bra slänga ut tanken på balans med badvattnet. Det skapar bara stress att sträva efter den perfekta balansen i livet, hur många kurser vi än går på. Det är vettigare att finna en balans i obalansen. Att ständigt jaga perfektion är både ohälsosamt och ineffektivt.

  • Ledarskap

I den första artikeln om hjärnans elasticitet gick vi igenom nio olika egenskaper som är typiska för människor med en hög grad av ”elastisk” förmåga. Vi konstaterade att dessa egenskaper är av avgörande vikt för att nå dit vi vill i karriären och i livet.
Men hur gör man då för att utveckla sin elasticitet? I del 2 ska vi titta närmare på åtta olika tekniker för att utveckla rätt mindset i en föränderlig värld.

  • Projektleda

”Det du förväntar dig är det du upplever…” Visste du att du avgör om ditt projekt kommer att ha väl fungerande kommunikation med intressenterna eller inte? I rollen som projektledare har vi ofta fokus på förväntningar – det vill säga de förväntningar som finns hos projektets intressenter. Det är inte alltid lätt att hitta rätt; frågor som kommer upp är till exempel vad som är möjligt och hur långt man kan, och borde, sträcka sig i form av anpassningar. Det här är frågor vi som projektledare brottas med dagligen. Tänk om det faktiskt finns en silver bullet för detta? Visst vore det häftigt?

  • Kommunicera

Ofta har du publikens intressse från första början - men hur behåller du människors uppmärksamshet hela vägen? Anna Bellman ger användbara råd kring hur du håller energin uppe när du pratar inför större grupper. Bland annat får du lära dig knep såsom tresekundersregeln... Här ser du andra delen i hennes videoserie om presentationsteknik där hon delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Motivationsbloggen

Är det okej att arbeta med en sak och tycka något annat på fritiden? Polisen har sitt välkända fall med Göran Lindberg som enligt hans Wikipediasida ”var en drivande kraft för att uppmärksamma problem kring könsdiskriminering, sexuella trakasserier och våld mot kvinnor, särskilt bland poliser” men som dömdes för bland annat grov våldtäkt och sexköp. Det är ett drastiskt och olagligt, extremt exempel, men tv-rutan symboliserar det du gör utanför arbetet. Vilka tv-program väljer du att se? Engagerar du dig i någon förening? Är du politiskt aktiv? Hur ser din familj ut?

  • Motivera

Hade du tänkt att lägga om din diet, gå upp en timme tidigare varje morgon eller sluta röka? Att pröva någonting nytt i 30 dagar kan vara ett smart och enkelt sätt att utmana sig själv utan att sätta ribban alltför högt. En månad är tillräckligt lång tid för att den nya vanan ska fastna - men ändå inte längre än att experimentet känns överkomligt.

  • Kommunicera

Att vara pirrig när du ska tala inför större grupper är bra, att vara förlamad av nervositet är riktigt dåligt. Känner du igen dig? Det är det många som gör... Men det finns metoder för att minska stresspåslaget och bli kompis med rampljuset. Första delen i Anna Bellmans serie om presentationsteknik foksuerar på det som drabbar så många: nervositet. Anna delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Coacha

Det finns många undersökningar som visar att alltför många människor i arbetslivet idag inte använder alla sina drivkrafter, inte känner sig motiverade och saknar balans i livet. Det medför att de upplever ohälsa i form av inre stress som leder till psykiska och fysiska åkommor med sjukskrivningar som följd. Idag är till exempel utmattningsdepression en stor orsak till sjukskrivningar. Det behöver inte gå så långt att man blir sjukskriven - man kan ändå känna brist på motivation på arbetet.

  • Projektleda

– Jamen, jag vet ju att jag inte är kreativ!
I många år var jag helt övertygad om att jag inte är kreativ. Så fort en uppgift uttryckligen krävde kreativitet och nytänkande så låste det sig. Ibland utan att jag ens märkte det. Men innerst inne ”visste” jag ju att jag inte var kreativ, att jag var urdålig på att skapa och tänka nytt.

  • Ledarskap

Det tog Sara Lund drygt 50 år att komma ut ur garderoben. Under dessa år hade Sara hållits gömd och dold för omgivningen, detta trots att hon var en central del av Claes Schmidt. Claes hade inte vågat visa upp henne av rädsla för vad andra skulle tycka och tänka. Men från den dagen Claes visade upp Sara har han aldrig mött det han var så rädd för – snarare tvärtom.

  • Hälsa

Slår du ihjäl en mygga i sommar gör du av med mindre hjärnenergi än när du vilar. Det är lätt att inbilla sig att hjärnan får vila när vi slappar, till exempel under semestern. Men hjärnan är komplex och går inte alltid att förstå utifrån våra vanliga föreställningar. Neurologisk forskning visar att viloläge för kroppen inte betyder vila för hjärnan. Det är till och med så att hjärnan arbetar för högtryck när vi lämnar den ifred.

  • Motivationsbloggen

Under många år arbetade jag som brevbärare i en lokal under Kungliga Tennishallen på Gärdet. Lokalen var stor och vi hade en bastu vilket kändes lyxigt, men det som utmärkte den var att den saknade fönster. Det är konstigt att inte se väder och dygnet skifta. Den fönsterruta jag tar upp här är dock en metafor så det hade fungerat alldeles utmärkt att knalla in där och se hur vår fönsterruta såg ut.