Strategier krävs för att överföra kompetens

Kompetensöverföring är den kanske viktigaste och mest avgörande delen av ett generationsskifte. Den gedigna kompetens och erfarenhet som de pensionsfärdiga medarbetarna har lyckats samla på sig under årens lopp är hårdvaluta för de yngre generationerna och organisationens fortlevnad. Nyckeln till en framgångsrik kompetensöverföring är att genomföra den med god framförhållning på ett strukturerat vis.

- Om ni inte redan har gjort en inventering av organisationens kompetenskapital och kommande kompetensbehov så är det hög tid att ta tag i det.

Undersök hur många medarbetare som kommer att gå i pension de kommande åren och resonera kring om de rollerna ska ersättas rakt av  eller om ni planerar någon form av organisationsförändring i samband med generationsskiftet, säger karriär- och organisationsrådgivaren Charlotte Hågård, som driver företaget Newstart.

En kompetenskartläggning klargör interna karriärmöjligheter, vilket kan bidra till er attraktivitet som arbetsgivare. Medarbetare som är medetna om vilka interna karriärmöjligheter som kan dyka upp de kommande åren är sannolikt mer motiverade att stanna kvar än medarbetare som inte vet hur organisationen kommer att förändras i samband med generationsskiftet.

Säkerställ att kompetensen finns hos företaget snarare än enskilda medarbetare.

Identifiera därefter de individer vars kompetens är tillräckligt kritisk för företaget för att behöva dokumenteras och föras vidare till kommande generationer. Nästa steg består i att hitta ett väl fungerande system för kompetensöverföring.

- För att lyckas med kompetensöverföring så gäller det att strukturera upp det, se till att kompetensen stannar kvar på företaget och inte är alltför beroende av ett fåtal individer.  Satsa på att få medarbetare som ska gå i pension att dokumentera sina kunskaper så att vilken medarbetare som helst kan ta över deras arbetsuppgifter, säger Charlotte Hågård.

Utmaning att dokumentera sin kompetens

Många företag arbetar nu med att skapa en strukturerad modell för kompetensöverföring mellan sina medarbetare.  Det är inte ovanligt att organisationer saknar strategier för hur viktig nyckelkompetens ska överföras och det stora generationsskiftet ställer nya krav eftersom det är ett så omfattande skifte.

- Det finns inga standardlösningar, en lyckad kompetensöverföringsprocess handlar mycket om att motivera medarbetare att överföra sina kunskaper på ett naturligt sätt.  Här finns det goda skäl att snegla på hur andra företag har löst frågan,säger Charlotte Hågård.

Att dokumentera sin kompetens är, enligt Charlotte Hågård, något av det svåraste man kan göra. Det som är självklart för en person efter många år i yrket är sällan lika självklart för nyrekryterade. 

Motivera medarbetarna att verkligen dela med sig av sin kunskap och komplettera gärna den skriftliga dokumentationen med personliga möten, exempelvis mentorskapsprogram, strukturerade erfarenhetsutbytesmöten eller att en ny medarbetare får gå bredvid en period.

Om författaren

Annika Wihlborg

Frilansjournalist

Annika Wihlborg är skribent, journalist och copywriter och driver sedan tio år tillbaka Textverket, ett företag vars specialitet är att förmedla människor och företags budskap i ord.  Annika skriver gärna om privatekonomi, ledarskap, affärer, personlig utveckling och karriär. Hennes främsta drivkraft är en ständig nyfikenhet på människor, psykologi och företagande.

Kontakt: annika@motivation.se