Informationsflödet stör arbetet

Det stora flödet av information som inkommer till eller utbyts inom de svenska företagen påverkar arbetet negativt och gör det svårt för medarbetarna att få tid över till det som verkligen är viktigt. Det tycker åtminstone medarbetarna själva, enligt en enkätundersökning som utförts av OnePoll på uppdrag av Mindjet.

Enkäten har besvarats av 200 kontorsarbetande svenskar. 68 procent av dem upplever att informationsflödet påverkar arbetet negativt. Samtidigt har 58,5 procent av dem tillfrågade svårt att urskilja vad som verkligen är viktigt i all den information som kommer in.

- Vi tar ständigt till oss information från en massa olika källor, ibland på en enda gång, men hjärnan är inte bra på att göra flera saker samtidigt, säger vetenskapsskribenten och neurobiologen Mo Costandi i Mindjets pressmeddelande.

Mängder av e-post

Många upplever att mängden av inkommande e-postmeddelanden är särskilt stressande. Detta trots att en stor majoritet av de svarande, 75 procent, får färre än 30 e-postmeddelanden per dag. 20 procent får mellan 31 och 60 mejl dagligen, medan endast 5 procent får fler än 60. Ändå upplever merparten av de tillfrågade att det stora mejlflödet påverkar deras arbete negativt. 58,5 procent håller helt eller delvis med om påståendet att antalet e-postmeddelanden de behöver ta ställning till gör att de inte hinner ta ställning till viktigare strategiska frågor.

På den här punkten finns det också en viss skillnad mellan kvinnor och män. Hel 75 procent av kvinnorna upplever flödet av e-postmeddelanden och möten som störande eller stressande. Motsvarande siffra bland männen är 65 procent.

- När vi måste hantera både e-mejl, dokument, möten, twitter-meddelanden och telefonsamtal kan det bli svårt att bearbeta informationen på ett meningsfullt sätt, säger Mo Costandi.

Hinner bara hälften

Tre av tio säger dessutom att de inte hinner besvara alla e-post de får under en arbetsdag. En fjärdedel av deltagarna i undersökningen uppger också att de sitter upptagna i telefonsamtal eller möten mer än tre timmar per dag.

Majoriteten av de tillfrågade, 52,5 procent, säger att de trots allt hinner med allt på sin "att göra-lista" en genomsnittlig dag. Samtidigt svarar 16,5 procent att de bara hinner med hälften - eller till och med ännu mindre - av allt de behöver göra under sin arbetsdag.

Visualisera informationen

Företaget Mindjet, som ligger bakom undersökningen, är leverantör av samarbetsprogram och verktyg för att visualisera och kommunicera idéer och information. De har därför också frågat deltagarna i undersökningen om de skulle vara intresserade av att prova verktyg för att sortera och begränsa informationsflödet de exponeras för i sitt arbete. 87 procent säger sig vara intresserade av sådana lösningar.

- Genom att visualisera informationen kan vi få hjälp att se de stora dragen och förstå kopplingar mellan olika bitar av information. Vårt vanliga arbetssätt möjliggör ofta inte denna överblick och det är därför vi känner oss överbelastade och kan ha problem med att hantera all input, säger Mo Costandi i pressmeddelandet.

- I framtiden kommer vi utsättas för ännu mer information från ännu fler källor, så vi måste bli bättre på att hantera detta. Här kan tekniken hjälpa om den används rätt.

Om författaren

Einar Wiman

Frilansjournalist

Einar Wiman är frilansjournalist och reporter på Motivation.se. Han är utbildad journalist vid Lunds universitet och har en bakgrund som allmänreporter, sportjournalist och Italiensvensk. Fotbollsmässigt föredrar Einar den italienska stilen - filmningar, finlir och primadonnor.

Kontakt: einar@motivation.se