Menu

Dags att sluta med ineffektiva informationsmöten

Slösa inte pengar och energi på rena informationsmöten – gör så här istället.
Dags att sluta med ineffektiva informationsmöten

Det finns inga rationella argument för att genomföra möten och konferenser som har som enda syfte att informera deltagarna, oavsett om de är medarbetare, kunder eller andra intressenter. Detta av flera anledningar. Möten och konferenser är dyra att genomföra, inte minst eftersom de upptar mycket tid både för deltagare och arrangörer, och idag vet vi att de flesta av deltagarna på ett rent informationsmöte minns mindre än 10 procent av vad som sagts. Dessutom tolkar alla alltid det de hör med utgångspunkt från sina egna erfarenheter, tolkningsmönster och värderingar, vilket gör att vi går ifrån mötet med helt olika bilder av vad som egentligen sagts. Informerar gör man idag mycket mer effektivt i andra kanaler och format.

Om skribenten

Tommy Brotte är grundare av företaget Interaktiva Möten som erbjuder konferensappar och rådgivning kring medskapande mötesformat. Tommy har mer än 25 års erfarenhet av evenemang och konferenser.  Han är också kursansvarig för event- och mötesutbildningen på Berghs School of Communication. Tommy brinner för att skapa engagerande och effektiva möten som ger bestående intryck.

Läs mer här!

Vi måste göra upp med myterna om hur vi lär och minns

Hos många, särskilt inom den akademiska världen, finns en stark övertro på värdet av föreläsning som format. Men handen på hjärtat. Om du går på ett möte, där någon berättar och du lyssnar, för att därefter rusa ut i den fortsatta arbetsdagen – hur mycket minns du då dagen efter?

Prova gärna själv att dagen efter ett sådant möte sätta dig ned med ett papper och skriva ner så mycket som möjligt av innehållet från mötet. Resultatet brukar vara ganska skrämmande.

Ibland möts jag av chefer som betonar vikten av att alla medarbetare får höra samma sak samtidigt. Varför är det så viktigt? Vi tolkar ju alla sinnesintryck genom våra egna erfarenheter och uppfattar därför inte alls det som sägs på samma sätt. Så oavsett hur TYDLIGT chefen än har betonat sina viktiga poänger så kommer deltagarna inte att uppfatta budskapen på samma sätt. Trots att exakt samma ljudvågor träffat mötesdeltagarnas trumhinnor, vid ett och samma tillfälle.

En erfaren kommunikatör sa en gång: ”Om du vill vara säker på att skapa missförstånd, säg samma sak till alla”.  Vad vi istället måste göra är att lyssna in de vi vill kommunicera med och anpassa våra budskap utifrån deras olika förutsättningar.

Använd film, skrift och digitala kanaler när du vill informera

Idag är det mycket billigt att producera enkla informationsfilmer. Varför inte spela in det som du har tänkt informera om och lägga upp det på till exempel ert intranät, i en app eller liknande?

I en film har du lättare att formulera dig på olika sätt som når människor med olika synsätt. Råkar någonting av det du tänkt säga komma ut fel, ta en ny tagning. På informationsmötet har du bara en chans. Säger du fel eller stakar dig så är sannolikheten stor att det kommer att tolkas som osäkerhet eller som en freudiansk felsägning.

I filmen kan du komplettera med visuella exempel. Medarbetarna, eller vilken målgrupp du nu har, kan se om delar av filmen som de inte förstod eller tyckte var extra intressanta. De kan titta på filmen när de är mottagliga och har tid.

Skriv informationen på intranätet. Interagera med medarbetarna digitalt. Låt dem skicka in frågor, tankar och reflektioner före eller efter att de läst det du skrivit eller sett din film. Idag finns tekniker som gör det enkelt att hantera frågeställningar både anonymt och, för den som vill, helt transparent.

De flesta undersökningar visar att vi lär oss mer genom att aktivt läsa en information eller att se den i en film än om vi bara passivt lyssnar på en föreläsning. Att förmedla information på det här sättet sparar kostnader samtidigt som människor minns mer.

Använd mötet när du vill engagera, förankra och påverka

I väl planerade möten kan du effektivt arbeta med förankring och lärande. Här kan ni tillsammans påverka attityder, beteenden och engagemang eller arbeta med idégenrering. Effektiva möten och konferenser baseras på kollektivt lärande, workshops, dialoger, spelifiering och liknande format och beståndsdelar.

Fortfarande är möten dyra att arrangera – men nödvändiga om du verkligen vill påverka dina deltagare och ta ansvar för vad som går in istället för vad som går ut. För i väl planerade och genomförda konferenser har du möjlighet att ta större ansvar för vilka budskap som går in, inte bara för vilka som går ut. Framförallt så har du förutsättningar att skapa större gemensamma insikter och bearbeta komplexa frågeställningar.

Onödiga möten stjäl resurser

Genom att sluta med dyra informationsmöten som ger extremt liten effekt, och istället lösa rena informationsbehov med billigare och mer effektiva kanaler och format, så spar du både tid och pengar – som du istället kan investera i att göra nästa konferens till ett möte som skapar verklig skillnad.


Du kanske även gillar

Gästskribent Karin Tenelius: ”Det är den slags artighet som naturligt förekommer när vi talar med folk som vi inte har en nära relation till – tänk cocktailparty.” Svenska arbetsplatser saknar öppenhet och högt i tak. Istället f...

Anna Bellman ny expert inom området Kommunicera. Vi fortsätter att kämpa för att komma igenom bruset och n...

Christina Hammer, delägare Hammer & Hanborg: "Det finns en fara i att ignorera den kanalen totalt" Sociala medier blir en allt viktigare kommunikationskanal för företag...

Jeanette Fors-Andrée: ”Makthavare och beslutsfattare som springer och gömmer sig och som i panik kör ner huvudet i sanden, har ofta fallit tillbaka i sitt naturliga beteende.” Strutsmetoden är en naturlig mänsklig försvarsmekanism. Ett...

Anna Bellman: "Vi är på 3720 meters höjd på väg mot ca 4800, som är nästa delmål. Landskapet blir kargare och snart lämnar vi växtligheten helt." Det sägs att för att nå ett riktigt stort mål är det...

Vad är det som gör att du trivs på jobbet och i dina relationer? Vad är det som gör att du trivs på jobbet och med dina kollegor...

Anna Hermes, gästskribent: "Om man vill lyckas med service och kundupplevelse behövs det också en kontinuerlig och långsiktig strategi." Kvaliteten på servicen har en stor betydelse för att uppnå...

Koden som gör det möjligt att lägga in länkar i tryckt media blir allt populärare. QR-koden är som en länk mellan gamla och nya medier - genom att...

Motivation.se ger dig en guide till Skype-etikett. Möten över Skype blir allt vanligare. Och när tekniken fungerar...

Anna Bellman: "En rejäl tankeställare för ett fåtal, är intressantare än ljumma reaktioner från många." 99 procent av de som hoppas skapa uppmärksamhet och gå igenom bruset...

  • Motivera

Hur bryter man en dålig vana? Vi människor har en tendens att fastna i vanor och beteenden som vi vet att vi inte mår bra av, ändå kan det kännas nästan omöjligt att bryta mönstret. Enligt psykiatrikern Judson Brewer finns det dock en ganska enkel lösning på problemet. Han menar att vi kan bryta dåliga vanor genom att bli mer nyfikna på dem. Med hjälp av mindfulness och medveten nyfikenhet kring vad som händer kan vi ta kontrollen över beteendet, och övervinna det.

  • Kommunicera

När journalister beskriver hur de upplever företagens krishantering är det "att sanningen inte kommer fram direkt" som rankas högst. Det visar en undersökning från Aalund. Men sanningen är sällan så enkel. Den är inte svart eller vit, och kan oftast inte beskrivas med ett enkelt “ja” eller “nej”. Verkligheten som utspelar sig bakom kulisserna är i själva verket för komplex för att kunna sammanfattas i en oneliner.

  • Ledarskap

När man talar om organisation handlar det ofta om saker som linje-stab, styrning, kontroll, projekt, lean och agility. Möten pratar man inte om. Många lägger mer än halva sin arbetstid på möten, men tar dem för givna. Vad händer om vi börjar se möten som en organisationsform, den mest grundläggande av dem alla?

  • Projektleda

Uttrycket ”Elefanten i rummet” kommer ursprungligen från engelska språket. Det är ett bildligt uttryck för något som tar stor plats och är påtagligt för alla människor i en grupp. Trots detta undviker man att prata om det. Alla vet, men ingen säger något.
”Kejsarens nya kläder” kan användas på liknande tema. Här handlar det om HC Andersens figur som hade kläder av ett magiskt tyg som man inte kan se. I själva verket låtsas alla som att de ser "kläderna", och kejsaren vandrar omkring naken. Ett litet barn utbrister till slut: "Han har ju inga kläder på sig!". Alla vet, men ingen säger något. Vi anpassar oss till gruppen trots att det är uppenbart att gruppen har fel.

  • Coacha

Under mina 25 år som psykolog och coach har jag hört samma sak från nästan alla mina klienter, och det är meningen ”jag vet inte vad jag vill”. Lite mer utförligt låter det ungefär så här: ”Jag är vilsen och orolig för jag vet inte vad jag ska göra med mitt liv och mitt arbete.”
Att inte veta vad man vill i livet och i karriären kan vara väldigt stressigt och frustrerande. Det leder ofta till att man inte kommer vidare utan stannar i en situation som inte är optimal.

  • Ledarskap

Ofta har jag undrat över varför vi talar så mycket om ledarskap utan att tala om människan bakom chefen. Människan är i ständig tillblivelse - om hon vill. Det betyder att ditt ledarskap också kan vara i ständig tillblivelse - om du vill. I det ögonblick du sagt ja till en chefsbefattning med personalledaransvar ligger din största framgång i hur du leder dig själv och dina medarbetare, vilket ligger i ledarrollen. Så vem är människan bakom dig som chef och ledare?

  • HR

Det sägs ofta att det är svårt att hitta rätt människor att rekrytera. Det talas också om att det råder kandidatbrist. Men är det verkligen så eller är det bara vi som tänker fel?  Vår gästskribent Tove Nylin reflekterar över frågan, och tror att kompetensen nog finns där om vi bara vågar se bortom ytan.

  • Ledarskap

Simon Elvnäs forskning om ledares beteende har fått stor uppmärksamhet. I hans studier framkommer att det är stor skillnad mellan vad chefer tror att de gör och vad de faktiskt gör. På Projektnärings vårträff den 5 maj kommer han att berätta om dessa resultat, vad de får för konsekvenser för arbetslivet – och hur man kan minska glappet mellan formulerat uppdrag och utfört uppdrag. Men redan nu har Motivation.se tagit tillfället i akt att ställa några frågor till KTH:s industridoktorand.

  • Ledning

Oavsett hur effektiv ledningsgruppen har varit historiskt, så finns det en central fråga som alla företag bör ställa sig: Vad behöver ledningsgruppen framöver för att skapa största möjliga värde i en allt mer komplex värld med en accelererande förändringstakt och tilltagande oförutsägbarhet?

  • Hälsa

Det är lätt att tro att kreativa människor är de som är lite ”låt gå” och inte så ordningsamma eller disciplinerade. I själva verket kan det vara precis tvärt om – disciplin och målmedvetenhet är en förutsättning för att lyckas med det kreativa arbetet och i bästa fall uppnå flow.

  • Motivera

Var inte rädd för smärtan. Den är en naturlig del av livet. Lika naturlig som glädjen, kärleken och sorgen. Faktum är att dessa är nära sammanflätande i livets väv. De är alla väsentliga delar av livets helhet. Och för att känna mig hel som människa behöver jag välkomna känslorna. Det tog mig tid att komma hit, men i dag är jag tacksam för att jag ocensurerat vågar känna alla mina känslor. De är en rikedom. De är nyanserna i livets dans. De gör mig mänsklig. Jag känner, därför är jag. Det är fundamentet i det mänskliga varandet. Utan känslan vore jag levande död. Oupplevd. Med känslan upplever jag. Livet. Mig själv. Mötet med dig.

  • Motivera

Vi människor vet ofta vad vi behöver göra för att bli lyckliga och leva ett gott liv. Problemet är bara att vi inte gör det. Du vet att du mår bäst av att vara aktiv och kreativ, ändå väljer du att titta på TV eller slösurfa på datorn. Det kallas för ”lyckans paradox”, och är ett gissel för många människor. Varför gör vi inte sådant som får oss att må bra?

  • Motivera

De flesta av oss människor strävar efter ett hälsosamt och lyckligt liv. Men vad krävs egentligen för att bli lycklig? Många söker det goda livet genom att jaga pengar, framgång och kändisskap, men ingen av dessa faktorer är avgörande för en människas lyckonivå. Psykiatrikern Robert Waldinger från Harvard University berättar här om en unik studie där hundratals amerikanska män har följts under hela sin livstid. Studien, som inleddes för 75 år sedan och fortfarande pågår, visar att det faktiskt finns ett ganska entydigt svar på vad människor behöver för att kunna leva ett gott liv.

  • Motivationsbloggen

Just nu befinner vi oss i ett samhällsskifte. Från Industrialism till en ny samhällsform. I media har det nya samhället kallats vid många namn, exempelvis Postmateriella samhället eller Postindustrialism. För enkelhets skull kallar jag det för det digitala samhället. Så, vad händer när man befinner sig i ett samhällsskifte? Jo, det är kaos…

  • Motivationsbloggen

När jag gick i grundskolan på 1100-talet nötte vi glosor, insjöar, huvudstäder, periodiska system och allt annat mellan himmel och jord. Nötandet var en del av vardagen. Jag minns fortfarande att slaget vid Hastings ägde rum 1066 och att den kemiska beteckningen för Klor är Cl. En del sitter kvar, men rätt mycket har lossnat, om jag ska vara ärlig. Nu är det modern times. Mina ungar lär sig fortfarande sjöar och huvudstäder och franskaglosor - men på nya sätt. När jag ser dem hänga över sina skol-appar, fantasifulla lärspel och klickar och swajpar tänker jag på forntidens nötande. Och så tänker jag att de är lyckans ostar som fått kliva in i en helt annan kunskapsvärld redan från start

  • Motivationsbloggen

Med dagens digitala samhälle och ungdomarna som växt upp i det, är förväntningarna höga på att IT-system fungerar som de ska. De måste vara effektiva och hjälpa användaren att förstå hur de fungerar. App- och speltillverkare blir sågade väldigt snabbt om något är fel, särskilt av andra utvecklare som anser sig veta hur enkelt olika buggar går att lösa. Företagssidor uppdateras också kontinuerligt på marknaden för att ha en bra användarvänlighet så att du som besökare enkelt hittar fram dit du vill och konverteras till att bli kund.