Menu

Dags att sluta med ineffektiva informationsmöten

Slösa inte pengar och energi på rena informationsmöten – gör så här istället.
Dags att sluta med ineffektiva informationsmöten

Det finns inga rationella argument för att genomföra möten och konferenser som har som enda syfte att informera deltagarna, oavsett om de är medarbetare, kunder eller andra intressenter. Detta av flera anledningar. Möten och konferenser är dyra att genomföra, inte minst eftersom de upptar mycket tid både för deltagare och arrangörer, och idag vet vi att de flesta av deltagarna på ett rent informationsmöte minns mindre än 10 procent av vad som sagts. Dessutom tolkar alla alltid det de hör med utgångspunkt från sina egna erfarenheter, tolkningsmönster och värderingar, vilket gör att vi går ifrån mötet med helt olika bilder av vad som egentligen sagts. Informerar gör man idag mycket mer effektivt i andra kanaler och format.

Om skribenten

Tommy Brotte är grundare av företaget Interaktiva Möten som erbjuder konferensappar och rådgivning kring medskapande mötesformat. Tommy har mer än 25 års erfarenhet av evenemang och konferenser.  Han är också kursansvarig för event- och mötesutbildningen på Berghs School of Communication. Tommy brinner för att skapa engagerande och effektiva möten som ger bestående intryck.

Läs mer här!

Vi måste göra upp med myterna om hur vi lär och minns

Hos många, särskilt inom den akademiska världen, finns en stark övertro på värdet av föreläsning som format. Men handen på hjärtat. Om du går på ett möte, där någon berättar och du lyssnar, för att därefter rusa ut i den fortsatta arbetsdagen – hur mycket minns du då dagen efter?

Prova gärna själv att dagen efter ett sådant möte sätta dig ned med ett papper och skriva ner så mycket som möjligt av innehållet från mötet. Resultatet brukar vara ganska skrämmande.

Ibland möts jag av chefer som betonar vikten av att alla medarbetare får höra samma sak samtidigt. Varför är det så viktigt? Vi tolkar ju alla sinnesintryck genom våra egna erfarenheter och uppfattar därför inte alls det som sägs på samma sätt. Så oavsett hur TYDLIGT chefen än har betonat sina viktiga poänger så kommer deltagarna inte att uppfatta budskapen på samma sätt. Trots att exakt samma ljudvågor träffat mötesdeltagarnas trumhinnor, vid ett och samma tillfälle.

En erfaren kommunikatör sa en gång: ”Om du vill vara säker på att skapa missförstånd, säg samma sak till alla”.  Vad vi istället måste göra är att lyssna in de vi vill kommunicera med och anpassa våra budskap utifrån deras olika förutsättningar.

Använd film, skrift och digitala kanaler när du vill informera

Idag är det mycket billigt att producera enkla informationsfilmer. Varför inte spela in det som du har tänkt informera om och lägga upp det på till exempel ert intranät, i en app eller liknande?

I en film har du lättare att formulera dig på olika sätt som når människor med olika synsätt. Råkar någonting av det du tänkt säga komma ut fel, ta en ny tagning. På informationsmötet har du bara en chans. Säger du fel eller stakar dig så är sannolikheten stor att det kommer att tolkas som osäkerhet eller som en freudiansk felsägning.

I filmen kan du komplettera med visuella exempel. Medarbetarna, eller vilken målgrupp du nu har, kan se om delar av filmen som de inte förstod eller tyckte var extra intressanta. De kan titta på filmen när de är mottagliga och har tid.

Skriv informationen på intranätet. Interagera med medarbetarna digitalt. Låt dem skicka in frågor, tankar och reflektioner före eller efter att de läst det du skrivit eller sett din film. Idag finns tekniker som gör det enkelt att hantera frågeställningar både anonymt och, för den som vill, helt transparent.

De flesta undersökningar visar att vi lär oss mer genom att aktivt läsa en information eller att se den i en film än om vi bara passivt lyssnar på en föreläsning. Att förmedla information på det här sättet sparar kostnader samtidigt som människor minns mer.

Använd mötet när du vill engagera, förankra och påverka

I väl planerade möten kan du effektivt arbeta med förankring och lärande. Här kan ni tillsammans påverka attityder, beteenden och engagemang eller arbeta med idégenrering. Effektiva möten och konferenser baseras på kollektivt lärande, workshops, dialoger, spelifiering och liknande format och beståndsdelar.

Fortfarande är möten dyra att arrangera – men nödvändiga om du verkligen vill påverka dina deltagare och ta ansvar för vad som går in istället för vad som går ut. För i väl planerade och genomförda konferenser har du möjlighet att ta större ansvar för vilka budskap som går in, inte bara för vilka som går ut. Framförallt så har du förutsättningar att skapa större gemensamma insikter och bearbeta komplexa frågeställningar.

Onödiga möten stjäl resurser

Genom att sluta med dyra informationsmöten som ger extremt liten effekt, och istället lösa rena informationsbehov med billigare och mer effektiva kanaler och format, så spar du både tid och pengar – som du istället kan investera i att göra nästa konferens till ett möte som skapar verklig skillnad.


Du kanske även gillar

Anna Bellman ger tips för att övervinna nervositet. Se klippet! Jag skulle vilja påstå att det finns en önskan och vilja hos...

Ewa Braf: Motstånd vid förändring, del 1 av 2. När organisationer genomför förändringar aktualiseras ofta...

John Maxwell: Fyra tips för bättre relationer. I de två första delarna av den här artikelserien har vi...

Ditt humör, kroppsspråk och sätt att prata har stor betydelse för dina möjligheter att vinna andras förtroende. Dina möjligheter att lyckas i sociala situationer - exempelvis möten...

Johnny Sundin: "Du behöver både mentalt och fysiskt gå in i en bubbla. En egen zon. Din stund. Där inget får störa dig och meddelandeaviseringarna får vänta. " Vi lever i en ny tid. Och så plötsligt – en ny tid igen! N...

Det sociala spelet, del 1: Trött på att prata om vädret? Våga vara personlig. Få människor älskar att kallprata. Vad finns kvar att säga...

Ewa Braf om den mest svårartade fördomen av alla - att vi själva tror oss inte ha fördomar alls. Det tog Sara Lund drygt 50 år att komma ut ur garderoben. Under dessa...

Stora pr-priset delas ut den 24 april. Vinnaren av Stora pr-priset 2012 avslöjas imorgon, den 24 april vid en...

Många anställda undviker sociala medier för att skydda sitt privatliv. Medarbetarnas användning av sociala medier på arbetstid har varit...

Anna Bellman: "Att dra en vit lögn eller försöka slingra sig skapar aldrig några sympatier och stärker inte varumärket." Valupptakten har intensifierats och löftena om en bättre tillvaro...

  • Planera

Det finns olika uppfattningar om hur mycket tid vi spiller på att leta efter digitala dokument, men klart är att letandet bland filerna utgör ett synnerligen oönskat avbrott i vårt arbete. Nog går det att betrakta också detta som en distraktion. Vi är i färd med att få en sak gjord men blir hindrade i vår framfart bara för att vi inte hittar det där dokumentet vi söker. Frustrerande är ordet. Men att få ordning bland sina filer är lättare än du tror.

  • Ledning

Att anställa en extern ledare kan vara en svår och riskfylld process, både för bolaget och för den tilltänkta personen. Förbereder man ledarskiftet väl och tar rätt steg i rätt ordning finns det en fantastisk tillväxtpotential för företaget. Hastar man igenom och inte tar uppgiften på allvar väntar det motsatta. 

  • Motivera

Naturen gav oss den fantastiska möjligheten att tänka och skapa våra virtuella tankevärldar med hjärnan. Denna härligt röriga och smarta kombo av 100 miljarder neuroner där alla våra kalkyleringar, planeringar och livsfunderingar bor. Ett med tiden alltmer personligt inrett huvudkontor där vi kan bygga scenarier om framtiden och relatera till dåtiden. Och där allt annat som kommunikation, överlevnadsstrategier, statusmarkörer och personligt ledarskap knådas och bearbetas. Rädslor, glädje och eufori. Ditt eget du!

  • Ledarskap

Som chef har du hela tiden medarbetare runt omkring dig: Någon pockar på uppmärksamhet. Någon vill stämma av något. Någon vill ha hjälp att prioritera. Någon vill ha ett klargörande. Detta är ju själva poängen med organisationen... som ledare kan du inte fullfölja verksamhetens uppdrag på egen hand, utan ska snarare ha fokus på att styra, leda och följa upp i syfte att säkerställa att medarbetarna gör rätt saker på ett effektivt sätt så att ni tillsammans skapar största möjliga nytta och värde för kunden. Med andra ord, du är inte ensam, men innebär det att du aldrig känner dig ensam?

  • Hälsa

Vi kan lika bra slänga ut tanken på balans med badvattnet. Det skapar bara stress att sträva efter den perfekta balansen i livet, hur många kurser vi än går på. Det är vettigare att finna en balans i obalansen. Att ständigt jaga perfektion är både ohälsosamt och ineffektivt.

  • Ledarskap

I den första artikeln om hjärnans elasticitet gick vi igenom nio olika egenskaper som är typiska för människor med en hög grad av ”elastisk” förmåga. Vi konstaterade att dessa egenskaper är av avgörande vikt för att nå dit vi vill i karriären och i livet.
Men hur gör man då för att utveckla sin elasticitet? I del 2 ska vi titta närmare på åtta olika tekniker för att utveckla rätt mindset i en föränderlig värld.

  • Projektleda

”Det du förväntar dig är det du upplever…” Visste du att du avgör om ditt projekt kommer att ha väl fungerande kommunikation med intressenterna eller inte? I rollen som projektledare har vi ofta fokus på förväntningar – det vill säga de förväntningar som finns hos projektets intressenter. Det är inte alltid lätt att hitta rätt; frågor som kommer upp är till exempel vad som är möjligt och hur långt man kan, och borde, sträcka sig i form av anpassningar. Det här är frågor vi som projektledare brottas med dagligen. Tänk om det faktiskt finns en silver bullet för detta? Visst vore det häftigt?

  • Kommunicera

Ofta har du publikens intressse från första början - men hur behåller du människors uppmärksamshet hela vägen? Anna Bellman ger användbara råd kring hur du håller energin uppe när du pratar inför större grupper. Bland annat får du lära dig knep såsom tresekundersregeln... Här ser du andra delen i hennes videoserie om presentationsteknik där hon delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Motivationsbloggen

Är det okej att arbeta med en sak och tycka något annat på fritiden? Polisen har sitt välkända fall med Göran Lindberg som enligt hans Wikipediasida ”var en drivande kraft för att uppmärksamma problem kring könsdiskriminering, sexuella trakasserier och våld mot kvinnor, särskilt bland poliser” men som dömdes för bland annat grov våldtäkt och sexköp. Det är ett drastiskt och olagligt, extremt exempel, men tv-rutan symboliserar det du gör utanför arbetet. Vilka tv-program väljer du att se? Engagerar du dig i någon förening? Är du politiskt aktiv? Hur ser din familj ut?

  • Motivera

Hade du tänkt att lägga om din diet, gå upp en timme tidigare varje morgon eller sluta röka? Att pröva någonting nytt i 30 dagar kan vara ett smart och enkelt sätt att utmana sig själv utan att sätta ribban alltför högt. En månad är tillräckligt lång tid för att den nya vanan ska fastna - men ändå inte längre än att experimentet känns överkomligt.

  • Kommunicera

Att vara pirrig när du ska tala inför större grupper är bra, att vara förlamad av nervositet är riktigt dåligt. Känner du igen dig? Det är det många som gör... Men det finns metoder för att minska stresspåslaget och bli kompis med rampljuset. Första delen i Anna Bellmans serie om presentationsteknik foksuerar på det som drabbar så många: nervositet. Anna delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Coacha

Det finns många undersökningar som visar att alltför många människor i arbetslivet idag inte använder alla sina drivkrafter, inte känner sig motiverade och saknar balans i livet. Det medför att de upplever ohälsa i form av inre stress som leder till psykiska och fysiska åkommor med sjukskrivningar som följd. Idag är till exempel utmattningsdepression en stor orsak till sjukskrivningar. Det behöver inte gå så långt att man blir sjukskriven - man kan ändå känna brist på motivation på arbetet.

  • Projektleda

– Jamen, jag vet ju att jag inte är kreativ!
I många år var jag helt övertygad om att jag inte är kreativ. Så fort en uppgift uttryckligen krävde kreativitet och nytänkande så låste det sig. Ibland utan att jag ens märkte det. Men innerst inne ”visste” jag ju att jag inte var kreativ, att jag var urdålig på att skapa och tänka nytt.

  • Ledarskap

Det tog Sara Lund drygt 50 år att komma ut ur garderoben. Under dessa år hade Sara hållits gömd och dold för omgivningen, detta trots att hon var en central del av Claes Schmidt. Claes hade inte vågat visa upp henne av rädsla för vad andra skulle tycka och tänka. Men från den dagen Claes visade upp Sara har han aldrig mött det han var så rädd för – snarare tvärtom.

  • Hälsa

Slår du ihjäl en mygga i sommar gör du av med mindre hjärnenergi än när du vilar. Det är lätt att inbilla sig att hjärnan får vila när vi slappar, till exempel under semestern. Men hjärnan är komplex och går inte alltid att förstå utifrån våra vanliga föreställningar. Neurologisk forskning visar att viloläge för kroppen inte betyder vila för hjärnan. Det är till och med så att hjärnan arbetar för högtryck när vi lämnar den ifred.

  • Motivationsbloggen

Under många år arbetade jag som brevbärare i en lokal under Kungliga Tennishallen på Gärdet. Lokalen var stor och vi hade en bastu vilket kändes lyxigt, men det som utmärkte den var att den saknade fönster. Det är konstigt att inte se väder och dygnet skifta. Den fönsterruta jag tar upp här är dock en metafor så det hade fungerat alldeles utmärkt att knalla in där och se hur vår fönsterruta såg ut.