Menu

Dags att sluta med ineffektiva informationsmöten

Slösa inte pengar och energi på rena informationsmöten – gör så här istället.
Dags att sluta med ineffektiva informationsmöten

Det finns inga rationella argument för att genomföra möten och konferenser som har som enda syfte att informera deltagarna, oavsett om de är medarbetare, kunder eller andra intressenter. Detta av flera anledningar. Möten och konferenser är dyra att genomföra, inte minst eftersom de upptar mycket tid både för deltagare och arrangörer, och idag vet vi att de flesta av deltagarna på ett rent informationsmöte minns mindre än 10 procent av vad som sagts. Dessutom tolkar alla alltid det de hör med utgångspunkt från sina egna erfarenheter, tolkningsmönster och värderingar, vilket gör att vi går ifrån mötet med helt olika bilder av vad som egentligen sagts. Informerar gör man idag mycket mer effektivt i andra kanaler och format.

Om skribenten

Tommy Brotte är grundare av företaget Interaktiva Möten som erbjuder konferensappar och rådgivning kring medskapande mötesformat. Tommy har mer än 25 års erfarenhet av evenemang och konferenser.  Han är också kursansvarig för event- och mötesutbildningen på Berghs School of Communication. Tommy brinner för att skapa engagerande och effektiva möten som ger bestående intryck.

Läs mer här!

Vi måste göra upp med myterna om hur vi lär och minns

Hos många, särskilt inom den akademiska världen, finns en stark övertro på värdet av föreläsning som format. Men handen på hjärtat. Om du går på ett möte, där någon berättar och du lyssnar, för att därefter rusa ut i den fortsatta arbetsdagen – hur mycket minns du då dagen efter?

Prova gärna själv att dagen efter ett sådant möte sätta dig ned med ett papper och skriva ner så mycket som möjligt av innehållet från mötet. Resultatet brukar vara ganska skrämmande.

Ibland möts jag av chefer som betonar vikten av att alla medarbetare får höra samma sak samtidigt. Varför är det så viktigt? Vi tolkar ju alla sinnesintryck genom våra egna erfarenheter och uppfattar därför inte alls det som sägs på samma sätt. Så oavsett hur TYDLIGT chefen än har betonat sina viktiga poänger så kommer deltagarna inte att uppfatta budskapen på samma sätt. Trots att exakt samma ljudvågor träffat mötesdeltagarnas trumhinnor, vid ett och samma tillfälle.

En erfaren kommunikatör sa en gång: ”Om du vill vara säker på att skapa missförstånd, säg samma sak till alla”.  Vad vi istället måste göra är att lyssna in de vi vill kommunicera med och anpassa våra budskap utifrån deras olika förutsättningar.

Använd film, skrift och digitala kanaler när du vill informera

Idag är det mycket billigt att producera enkla informationsfilmer. Varför inte spela in det som du har tänkt informera om och lägga upp det på till exempel ert intranät, i en app eller liknande?

I en film har du lättare att formulera dig på olika sätt som når människor med olika synsätt. Råkar någonting av det du tänkt säga komma ut fel, ta en ny tagning. På informationsmötet har du bara en chans. Säger du fel eller stakar dig så är sannolikheten stor att det kommer att tolkas som osäkerhet eller som en freudiansk felsägning.

I filmen kan du komplettera med visuella exempel. Medarbetarna, eller vilken målgrupp du nu har, kan se om delar av filmen som de inte förstod eller tyckte var extra intressanta. De kan titta på filmen när de är mottagliga och har tid.

Skriv informationen på intranätet. Interagera med medarbetarna digitalt. Låt dem skicka in frågor, tankar och reflektioner före eller efter att de läst det du skrivit eller sett din film. Idag finns tekniker som gör det enkelt att hantera frågeställningar både anonymt och, för den som vill, helt transparent.

De flesta undersökningar visar att vi lär oss mer genom att aktivt läsa en information eller att se den i en film än om vi bara passivt lyssnar på en föreläsning. Att förmedla information på det här sättet sparar kostnader samtidigt som människor minns mer.

Använd mötet när du vill engagera, förankra och påverka

I väl planerade möten kan du effektivt arbeta med förankring och lärande. Här kan ni tillsammans påverka attityder, beteenden och engagemang eller arbeta med idégenrering. Effektiva möten och konferenser baseras på kollektivt lärande, workshops, dialoger, spelifiering och liknande format och beståndsdelar.

Fortfarande är möten dyra att arrangera – men nödvändiga om du verkligen vill påverka dina deltagare och ta ansvar för vad som går in istället för vad som går ut. För i väl planerade och genomförda konferenser har du möjlighet att ta större ansvar för vilka budskap som går in, inte bara för vilka som går ut. Framförallt så har du förutsättningar att skapa större gemensamma insikter och bearbeta komplexa frågeställningar.

Onödiga möten stjäl resurser

Genom att sluta med dyra informationsmöten som ger extremt liten effekt, och istället lösa rena informationsbehov med billigare och mer effektiva kanaler och format, så spar du både tid och pengar – som du istället kan investera i att göra nästa konferens till ett möte som skapar verklig skillnad.


Du kanske även gillar

Beteendemönster en viktig nyckel till att förstå sig själv och hur man interagerar med andra. Våra beteendemönster ger oss många ledtrådar, och faktum...

Madeleine Roeck Hansen von Gyllenpalm, gästskribent: "Vad är egentligen makt? Frågan är känslig – men blir allt viktigare att ställa." Begreppet makt har sagts vara lika viktigt för samhällsvetenskapen...

John Maxwell: Fyra tips för bättre relationer. I de två första delarna av den här artikelserien har vi...

SAS Institute rankas som Europas tredje bästa arbetsplats. Mjukvaruföretaget SAS Institute utsågs tidigare i år till...

Organisationskonsulten Liv Cardell; "Det går inte att beordra, informera eller besluta fram en förändrad företagskultur". Att genomföra större förändring i en verksamheten krä...

Svenska företag måste våga använda de sociala medierna mer, menar experten Johannes Sundlo. Sociala medier blir ett allt viktigare verktyg vid rekrytering, och fö...

Anna Bellman: "Oavsett vad för slags presentation eller tal du ska hålla så finns det ett bra knep för att fånga folks uppmärksamhet och verkligen få dem att lyssna". Det är augusti. Semestern är slut, eller snart slut, för de...

Ewa Braf: "Studien visade bland annat på att chefer som fokuserar på sina medarbetares styrkor fördubblar sina möjligheter till framgång." Det finns ett talesätt – eller konventionellt visdomsord, om du s...

Viktigt att blanda upp envägskommunikationen med mer interaktiva inslag. Allt fler inser fördelarna med medskapande möten och konferenser....

Ditt förhållningsätt som ledare påverkar vilken väg en jobbkonflikt ska ta. Ett gräl på jobbet kan eskalera eller få en snabb och smidig l...

  • Ledarskap

I en nyligen genomförd vetenskaplig studie visas att chefer uppfattar sig som ledare men använder den största delen av sin arbetstid till att vara chefer. Hur stämmer det då med ambitionen att vara en kommunikativ chef, en coachande chef, en chef som skapar medarbetarengagemang och som tar sig tid för att ge feedback?

  • Motivera

Att uppnå bestående förändring är något av det svåraste som finns. Podcastprofilen Eric Zimmer vet det bättre än de flesta – han har genomgått en av de svåraste beteendeförändringar man över huvud taget kan tänka sig. I det här korta föredraget berättar han om sina erfarenheter, och förklarar – med utgångspunkt från sällskapsspelet ”Risk” – vilka tre grundläggande strategier man bör använda för att lyckas nå sitt mål och åstadkomma en varaktig förändring i sitt liv.

  • Ledarskap

“Det var en gång en man som bodde i en stuga i skogen. Där levde och arbetade han. Varje morgon klev han upp, klädde sig varmt och gick ut i skogen som fortfarande var mörk och kylig för att samla ved. Väl hemma igen tände han en eld i spisen och väntade tålmodigt på att värmen skulle sprida sig i stugan.
En dag kände han att han fick nog och ställde sig framför spisen och sa:
 – Okej spisen, under alla dessa år har jag varit ute i mörker och kyla om morgonen och samlat ved innan du gett mig någon som helst värme. Nu är det din tur att ge mig något först. Nu sätter jag mig här och väntar tills du har gett mig lite värme innan jag beger mig ut och samlar ved. Du får helt enkelt lita på mig, jag kommer ge dig ved men först måste jag få värme av dig”.

  • Kommunicera

En konferens erbjuder fantastiska möjligheter för en organisation att utvecklas och att möta utmaningar. I en väl planerad och genomförd konferens kan vi hantera komplexa kommunikationsutmaningar, arbeta med verkligt lärande, komma vidare i förändringsprocesser, vara innovativa och skapa genuint engagemang. Samtidigt är konferenser alltid mycket kostsamma, inte minst när man räknar in produktionsbortfallet och effekter av missade målsättningar som en dålig konferens riskerar att medföra. Trots att potentialen med en bra konferens är enorm och kostnaderna skyhöga så planeras många konferenser på rutin och med utgångspunkt från förlegade föreställningar om hur en konferens går till.

  • Ledarskap

Behöver det vara så svårt att visa vem man är? Vet alla vem de är? Tror vi att vi är autentiska, men har en omedveten mask? Vem bestämmer när jag tagit av mig masken? Kommer vi någonsin ta av oss masken helt? Detta är några av de frågor jag fick utifrån min förra artikel ”Släpp sargen och av med masken” – varmt tack för inspiration till fortsatt reflektion.

  • Ledarskap

Begreppet medarbetarskap figurerar numera ofta på våra arbetsplatser. Många gånger utifrån ett tämligen ensidigt perspektiv, det vill säga att arbetsgivaren kräver att medarbetare ska ta ett allt större ansvar och förväntas hantera allt större och mer komplexa utmaningar. Och visst är det så. Gränserna luckras upp mellan det som tidigare var chefens jobb och det som nu medarbetaren bör hantera. Men vad krävs av ledarskapet i och med denna förändring?

  • Ledarskap

Ett grundläggande problem vid allt beslutsfattande är att många människor har en inneboende överdriven självsäkerhet. Många tror att de är bättre på att fatta beslut jämfört med andra individer. Det är detta fenomen som kallas för överkonfidens eller övertro. Detta skapar förstås ett avgörande problem vid alla typer av beslut. Det påverkar nämligen vår vilja att be om hjälp och att samarbeta med andra i teamet eller utanför teamet. Vi tror oss klara av beslut och beslutsfattande på egen hand.

  • Ledarskap

Att genomgå förändringar är ofta tufft och påfrestande för oss människor, eftersom vi har ett behov av trygghet och rutiner. Extra krävande blir det när förändringen är påtvingad utifrån – av en arbetsgivare, exempelvis. En ny amerikansk studie visar att löntagare som genomgår förändringar på jobbet upplever stress och andra hälsoproblem i större utsträckning än andra. Men inte bara det – väldigt många är också misstänksamma när det gäller arbetsgivarens egentliga motiv till att genomföra förändringen, samt skeptiska till utgången av förändringsarbetet.

  • Ledarskap

Jag är alltid fascinerad av hur snabbt spädbarn och barn lär sig. Deras sinnen är öppna, de är så ivriga, så redo att absorbera information. Jag tittar på mina barnbarn när de försöker lära sig någonting ena dagen och behärskar det redan den andra dagen. Om bara vår inlärningskurva fortsatte vara lika brant när vi åldras.

  • Ledarskap

Anna var en framgångsrik och omtyckt mellanchef och hade banat väg för ett nytt steg i karriären. Hon fick ett större uppdrag och en plats i högsta ledningen. Hon var smickrad och stolt över sin befordran, men efter ett tag började hon tvivla. Osäkerheten tog över och hela situationen kändes övermäktigt. Vem och hur skulle hon vara i ledningsgruppen för att passa in? Anna kämpade på och blev mer och mer ambitiös i att leva upp till de förväntningar hon trodde fanns på henne i den nya rollen. Hon tog på sig en mask varje gång hon klev in i ledningsgruppen. Men masken fungerade inte. Tvivlet ökade och därmed stressen. Hon var nära att stiga av.

  • Motivera

Vad krävs egentligen för att bli framgångsrik? Intelligens och talang, skulle nog många säga. Psykologen Angela Lee Duckworth menar dock att det finns en annan egenskap som är minst lika viktig: Ihärdighet. Duckworth bygger sin teori bland annat på sina erfarenheter som lärare och sina studier av framgångsrika människor inom en rad olika områden. Hittills har det inte forskats tillräckligt mycket om det här ämnet, förklarar hon - men genom att öka vår kunskap om hur man bygger upp ihärdighet kan vi ge människor de rätta verktygen för att nå sina mål.

  • Projektleda

Just nu träffar jag väldigt många människor som är bekymrade, stressade och frustrerade över att inte hinna klart allt som måste vara klart. Innan semestern.
Varje år är det många som beklagar sig över att maj månad och tiden fram till midsommar går så fort. Att det är för många lediga dagar. Att det är för många saker som händer samtidigt. Samtidigt med avslutningar i föreningar och skolor så vill vi ju också hinna njuta. Hinna ta den där lunchen, eller gå på det där grillpartyt.

  • Motivera

Kan du visa äkta känslor på jobbet – eller upplever du att du måste fejka positiva känslor och gå omkring med ett påklistrat leende? Frågan kan vara avgörande för hur du mår på jobbet. En ny amerikansk undersökning visar att det finns ett klart samband mellan äktheten i de känslor vi visar på arbetsplatsen och hur väl vi trivs. Om du inte behöver fejka dina känslor så är det 32 procent större chans att du älskar ditt jobb, skriver tidningen Forbes.

  • Ledarskap

”Vi har gjort personlighetstester i vår arbetsgrupp. Det var så bra för att förstå hur olika vi egentligen är. Det blev sååå tydligt att jag är en extrem XYZ och Olle är en typisk ABC och det blir alltid lite svårt när vi ska jobba ihop. Jag vill att det ska hända saker snabbt och är väldigt drivande. Olle är så noga med att analysera allt innan han gör något. Jag har inte alls ro att gå in i detaljer så där som han gör…”

  • Hälsa

Den är ständigt uppe till debatt, den allestädes närvarande stressen. Vad den kostar samhället, hur många offer den skördar, vad vi ska göra åt problemet. Är det nya lagar som behövs eller hårdare regler för arbetsgivarna? Eller ska vi fokusera på vår andning?

  • Ledarskap

Som rubriken antyder så finns det en missuppfattning av vad intelligens egentligen innebär. När jag myntade begreppet ledarintelligens var det efter många års lyssnande och iakttagande, och genom många samtal. Vi talar mycket om ledarskap, vilket vi gjort i alla tider. Ledarskap för mig kan aldrig vara en trend. Däremot finns det ett antal färdigheter, egenskaper, värderingar och insikter som avgör om du är en lämplig ledare eller inte. Lämplig är den som har ett gott hjärta, fast hand, stadiga fötter och huvudet på skaft.
Konstigare än så är det inte.
Inställningen till ledarskap idag uppfattar jag som rationell och med avsaknad av ett medmänskligt perspektiv.
Det är dags att på allvar sluta att underskatta betydelsen av självinsikt för ett gott ledarskap och sluta kalla det medmänskliga för ”flum”!
Låter kanske lite förenklat, men jag ska krångla till det lite i texten som kommer.