Menu

Tre tips för att lyckas med konferenser

Tommy Brotte: Investerar du för lite i en av din organisations viktigaste aktiviteter?
Tre tips för att lyckas med konferenser

En konferens erbjuder fantastiska möjligheter för en organisation att utvecklas och att möta utmaningar. I en väl planerad och genomförd konferens kan vi hantera komplexa kommunikationsutmaningar, arbeta med verkligt lärande, komma vidare i förändringsprocesser, vara innovativa och skapa genuint engagemang. Samtidigt är konferenser alltid mycket kostsamma, inte minst när man räknar in produktionsbortfallet och effekter av missade målsättningar som en dålig konferens riskerar att medföra. Trots att potentialen med en bra konferens är enorm och kostnaderna skyhöga så planeras många konferenser på rutin och med utgångspunkt från förlegade föreställningar om hur en konferens går till.

Stanna upp en stund och reflektera över vilka associationer du får när du tänker på er förra konferens. Om du kommer att tänka på begrepp som information, presentationer och ett fullspäckat program så finns det sannolikt stor potential att få ut betydligt mer nästa gång ni ska samlas. Väl planerade och genomförda konferenser tar inte energi, de skapar energi - och konferensen är då sannolikt ett forum där alla deltagare känner sig sedda och hörda. Och nej, på en bra konferens finns ingen publik – bara aktiva deltagare.

Tre viktiga framgångsfaktorer

Tydliga mål. Alla pratar om vikten av tydliga mål i olika sammanhang. Men när det gäller konferenser så är målen i de allra flesta fall alldeles för luddiga. Känner du igen målsättningar som: ”Vi vill inspirera till…” eller  ”Vi vill skapa engagemang kring…”

Målen bör vara effektmål och/eller kunskapsmål, precis som för vilken annan viktig aktivitet som helst. Exempel på effektmål kan vara: ”Vi ska minska personalomsättningen med 20 procent under de kommande 12 månaderna.” Eller: ”Vi ska få 75 procent av alla medarbetare att efter konferensen ringa minst fyra samtal till i veckan till befintliga kunder.”

Kunskapsmålen kan till exempel formuleras som: ”Medarbetarna ska förstå att vi kommer att prioritera arbetsmiljöfrågorna högre, de ska uppleva att ledningen lyssnar på dem när det gäller arbetsmiljöfrågor, de ska känna tillit till att arbetsmiljön kommer att förbättras, de ska uppleva att vi tillsammans har börjat arbeta med arbetsmiljöfrågorna.” Eller; ”medarbetarna ska förstå varför det är viktigt att ringa befintliga kunder, de ska ha hittat en personlig strategi för hur de ska kontakta kunder.”

Genomarbetad dramaturgi. Nästan alla filmer, böcker och teaterpjäser utgår från en i grunden likartad dramaturgisk kurva. Genom en väl genomtänkt dramaturgi får vi deltagarna att redan från början känna att konferensen både är angelägen och relevant. Vi behåller engagemang under dagen och vi toppar dagen på ett sätt som gör att vi går från konferensen fulla av energi, engagemang och tillit. Tyvärr så glömmer många bort den dramaturgiska kurvan eller utgår istället från när olika föreläsare, presentatörer och chefer kan närvara. Det är ett säkert sätt att sänka sin konferens.

Medskapande och interaktion. Med en väl genomarbetad plan för konferensen och med ordentligt med tid avsatt för interaktion så får vi deltagarna att förstå, minnas och göra mer. Vi kan även förstå hur de resonerar i olika kritiska frågor och inte minst kan vi använda deras kunskaper för att utveckla verksamheten. Läs mer om hur du når medskapande här!

Hävstångseffekt

Nästa gång du planerar en konferens – investera lite till i förberedelserna. Mejsla fram målen, tänk dramaturgiskt och minska tiden för information och presentation till förmån för interaktion, medskapande och kanske innovation. Genom att göra dessa prioriteringar får du ut betydligt mer av konferensen.


Du kanske även gillar

"Meningen finner du i det du gör, i sättet du gör ditt jobb. Om det skulle vara sant så skulle vi kanske spendera mindre tid åt att finna ett meningsfullt jobb, och istället ägna mer tid åt att göra jobbet meningsfullt." När min son fyllde sex år fick han en bok – med titeln ”...

Varför uppstår bråk på jobbet? Är konfliktens orsak oklar? Lär dig förstå varför konfliktsituationer återkommer. Hur ser det ut på ditt företag? Uppstår samma typer av...

"Och kom ihåg: den som kritiserar dig är nästan aldrig ute efter att såra dig. Ta ett djupt andetag, lyssna och ta till dig. Kanske lär du dig någonting riktigt värdefullt." Att utsättas för kritik kan göra väldigt ont, och när...

Anna Bellman: "När jag seglar fram över haven i sommar funderar jag på temat för mitt potentiella sommarprogram". Det finns en skräckblandad förtjusning över mitt lyssnande p...

IPMA-assessor och författare Elisabeth Kamél om projektkommunikation och varför projekt är det bästa som finns. Med 15 års erfarenhet av projektledning funderar Elisabeth Kamél...

Bråk på jobbet? Lär dig fördelarna med de oundvikliga konflikterna. När människor är tillsammans uppstår förr eller...

Anna Bellman: "Det gäller att hitta den stil som överensstämmer med sin egen personlighet, så att sättet att presentera blir trovärdigt." Den du lyssnar på knäpper okontrollerat med pennan, går fram...

Kommunikatören utsåg Fotografiska museet till Årets kommunikationsteam 2010. Kommunikatören 2011 är Sveriges största undersökning inom...

”…när hon ber om min uppmärksamhet hummar jag ett svar som om jag lyssnar, men i själva verket är jag inte där. Och jag inser att jag agerar likadant i många situationer, både på jobbet och privat.” En av de absolut viktigaste aspekterna i framgångsrik kommunikation...

Kommunikatören 2013: ICA och Skatteverket bäst på kommunikation. ICA och Skatteverket är bäst i Sverige på kommunikation - men...

  • Ledning

Att anställa en extern ledare kan vara en svår och riskfylld process, både för bolaget och för den tilltänkta personen. Förbereder man ledarskiftet väl och tar rätt steg i rätt ordning finns det en fantastisk tillväxtpotential för företaget. Hastar man igenom och inte tar uppgiften på allvar väntar det motsatta. 

  • Motivera

Naturen gav oss den fantastiska möjligheten att tänka och skapa våra virtuella tankevärldar med hjärnan. Denna härligt röriga och smarta kombo av 100 miljarder neuroner där alla våra kalkyleringar, planeringar och livsfunderingar bor. Ett med tiden alltmer personligt inrett huvudkontor där vi kan bygga scenarier om framtiden och relatera till dåtiden. Och där allt annat som kommunikation, överlevnadsstrategier, statusmarkörer och personligt ledarskap knådas och bearbetas. Rädslor, glädje och eufori. Ditt eget du!

  • Ledarskap

Som chef har du hela tiden medarbetare runt omkring dig: Någon pockar på uppmärksamhet. Någon vill stämma av något. Någon vill ha hjälp att prioritera. Någon vill ha ett klargörande. Detta är ju själva poängen med organisationen... som ledare kan du inte fullfölja verksamhetens uppdrag på egen hand, utan ska snarare ha fokus på att styra, leda och följa upp i syfte att säkerställa att medarbetarna gör rätt saker på ett effektivt sätt så att ni tillsammans skapar största möjliga nytta och värde för kunden. Med andra ord, du är inte ensam, men innebär det att du aldrig känner dig ensam?

  • Hälsa

Vi kan lika bra slänga ut tanken på balans med badvattnet. Det skapar bara stress att sträva efter den perfekta balansen i livet, hur många kurser vi än går på. Det är vettigare att finna en balans i obalansen. Att ständigt jaga perfektion är både ohälsosamt och ineffektivt.

  • Ledarskap

I den första artikeln om hjärnans elasticitet gick vi igenom nio olika egenskaper som är typiska för människor med en hög grad av ”elastisk” förmåga. Vi konstaterade att dessa egenskaper är av avgörande vikt för att nå dit vi vill i karriären och i livet.
Men hur gör man då för att utveckla sin elasticitet? I del 2 ska vi titta närmare på åtta olika tekniker för att utveckla rätt mindset i en föränderlig värld.

  • Projektleda

”Det du förväntar dig är det du upplever…” Visste du att du avgör om ditt projekt kommer att ha väl fungerande kommunikation med intressenterna eller inte? I rollen som projektledare har vi ofta fokus på förväntningar – det vill säga de förväntningar som finns hos projektets intressenter. Det är inte alltid lätt att hitta rätt; frågor som kommer upp är till exempel vad som är möjligt och hur långt man kan, och borde, sträcka sig i form av anpassningar. Det här är frågor vi som projektledare brottas med dagligen. Tänk om det faktiskt finns en silver bullet för detta? Visst vore det häftigt?

  • Kommunicera

Ofta har du publikens intressse från första början - men hur behåller du människors uppmärksamshet hela vägen? Anna Bellman ger användbara råd kring hur du håller energin uppe när du pratar inför större grupper. Bland annat får du lära dig knep såsom tresekundersregeln... Här ser du andra delen i hennes videoserie om presentationsteknik där hon delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Motivationsbloggen

Är det okej att arbeta med en sak och tycka något annat på fritiden? Polisen har sitt välkända fall med Göran Lindberg som enligt hans Wikipediasida ”var en drivande kraft för att uppmärksamma problem kring könsdiskriminering, sexuella trakasserier och våld mot kvinnor, särskilt bland poliser” men som dömdes för bland annat grov våldtäkt och sexköp. Det är ett drastiskt och olagligt, extremt exempel, men tv-rutan symboliserar det du gör utanför arbetet. Vilka tv-program väljer du att se? Engagerar du dig i någon förening? Är du politiskt aktiv? Hur ser din familj ut?

  • Motivera

Hade du tänkt att lägga om din diet, gå upp en timme tidigare varje morgon eller sluta röka? Att pröva någonting nytt i 30 dagar kan vara ett smart och enkelt sätt att utmana sig själv utan att sätta ribban alltför högt. En månad är tillräckligt lång tid för att den nya vanan ska fastna - men ändå inte längre än att experimentet känns överkomligt.

  • Kommunicera

Att vara pirrig när du ska tala inför större grupper är bra, att vara förlamad av nervositet är riktigt dåligt. Känner du igen dig? Det är det många som gör... Men det finns metoder för att minska stresspåslaget och bli kompis med rampljuset. Första delen i Anna Bellmans serie om presentationsteknik foksuerar på det som drabbar så många: nervositet. Anna delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Coacha

Det finns många undersökningar som visar att alltför många människor i arbetslivet idag inte använder alla sina drivkrafter, inte känner sig motiverade och saknar balans i livet. Det medför att de upplever ohälsa i form av inre stress som leder till psykiska och fysiska åkommor med sjukskrivningar som följd. Idag är till exempel utmattningsdepression en stor orsak till sjukskrivningar. Det behöver inte gå så långt att man blir sjukskriven - man kan ändå känna brist på motivation på arbetet.

  • Projektleda

– Jamen, jag vet ju att jag inte är kreativ!
I många år var jag helt övertygad om att jag inte är kreativ. Så fort en uppgift uttryckligen krävde kreativitet och nytänkande så låste det sig. Ibland utan att jag ens märkte det. Men innerst inne ”visste” jag ju att jag inte var kreativ, att jag var urdålig på att skapa och tänka nytt.

  • Ledarskap

Det tog Sara Lund drygt 50 år att komma ut ur garderoben. Under dessa år hade Sara hållits gömd och dold för omgivningen, detta trots att hon var en central del av Claes Schmidt. Claes hade inte vågat visa upp henne av rädsla för vad andra skulle tycka och tänka. Men från den dagen Claes visade upp Sara har han aldrig mött det han var så rädd för – snarare tvärtom.

  • Hälsa

Slår du ihjäl en mygga i sommar gör du av med mindre hjärnenergi än när du vilar. Det är lätt att inbilla sig att hjärnan får vila när vi slappar, till exempel under semestern. Men hjärnan är komplex och går inte alltid att förstå utifrån våra vanliga föreställningar. Neurologisk forskning visar att viloläge för kroppen inte betyder vila för hjärnan. Det är till och med så att hjärnan arbetar för högtryck när vi lämnar den ifred.

  • Motivationsbloggen

Under många år arbetade jag som brevbärare i en lokal under Kungliga Tennishallen på Gärdet. Lokalen var stor och vi hade en bastu vilket kändes lyxigt, men det som utmärkte den var att den saknade fönster. Det är konstigt att inte se väder och dygnet skifta. Den fönsterruta jag tar upp här är dock en metafor så det hade fungerat alldeles utmärkt att knalla in där och se hur vår fönsterruta såg ut.

  • Kommunicera

... inställningen är lika främmande som vanlig. Allt för många tror att när de har kommunicerat något, så är ansvaret att förstå budskapet hos mottagaren. Ingenting kan vara mer fel. Men ändå är det så vanligt.