Konsten att delegera

Som ledare är det viktigt att kunna delegera - en av de viktiga principerna i ledarskapet är att arbeta genom andra. Men att delegera ställer speciella krav på dig som chef och du måste ha förtroende och tillit till dina medarbetare.

Delegera kommer från latin och innebär ”skicka bort” eller ”hänskjuta”. Men att beslutanderätten flyttas ner i organisationen innebär inte att totalansvaret också gör det. Som delegerande chef måste du vara medveten om att helhetsansvaret alltid ligger på dig, även om du ger andra människor delar av dina befogenheter. Du ger ifrån dig en del av din makt, men aldrig ditt ansvar och du kan inte skylla ett misslyckande på att du delegerade.

Delegering är en process

När du gör något för första gången behöver du alltid stöd. Ibland mycket, ibland lite. Ingen lär sig att cykla genom att bara titta på när någon annan gör det. Man måste prova, ramla, prova igen. Slå sig, hitta balansen. Tills man en dag glider ner längs landsvägen helt själv och känner styrkan i det egna kunnandet.

Så, delegering sker inte i en handvändning. Det är ditt uppdrag som chef att noga överlämna arbetsuppgiften. Ta in medarbetaren i arbetsprocessen, låt honom eller henne observera och kommentera under resans gång. Det måste finnas utrymme för alla typer av frågeställningar i överlämningen. När medarbetaren känner sig tillräckligt trygg kan ni lösa uppgiften tillsammans där din funktion blir att coacha. Sen är det dags att stå på egna ben. Medarbetaren löser uppgiften på egen hand, du stämmer av och ställer frågor. Delegeringen är slutförd och du har gjort en bra överlämning som innebär att du kan vara lugn och lita på att medarbetaren kommer att göra ett bra jobb.

Delegering är en gradvis process som utvecklar medarbetarens kompetens när han eller hon får överta mer och mer kvalificerade arbetsuppgifter. En viktig aspekt är att ge individer i organisationen möjligheten att ta egna beslut. På så sätt utvecklas kompetensen på företaget och delaktigheten leder indirekt till bättre prestationer.

Dialogen viktig

Dialogen mellan chef och medarbetare får inte upphöra förrän ni klarlagt medarbetarens befogenheter. Både du och dina medarbetare drar nytta av att du ger dem befogenhet och frihet. Du får mer tid för egen del och slipper övervaka arbetet och medarbetarna motiveras av det större ansvaret. Men frihet innebär även en ökad risk. Det gäller att se till att de bara gör de misstag man har råd med. Du måste därför välja nivå på befogenheterna.

Tänk på att en bra ledare vet att medarbetarna klarar betydligt mer än vad som normalt krävs av dem.

Hinder för delegering

Att delegera kräver mycket av dig som chef, både i avsatta arbetstimmar och i styrka. Att släppa kontrollen kostar. Men när du väger för och nackdelarna kommer du snart att inse vinsterna. Det kan också vara bra att se och vara förberedd inför de hinder som du kan möta på vägen. Vilka är hindrena?

All delegering innebär en risk. Du kan aldrig vara helt säker på att du och den du delegerar till förstår varandra helt och fullt.  Det finns alltid frågor som inte ställs och människor missförstår varandra, det är en del av livet. Ibland räcker inte tydligheten till och du kan behöva reda ut misstag som begås.

På kort sikt innebär också delegering en ökad arbetsbelastning för dig. Du finner snart att din arbetsbörda ökar i början eftersom du måste ägna tid åt att informera, utbilda, följa upp och korrigera det som du delegerat till medarbetaren. På längre sikt kommer du dock frigöra tid, glöm inte det.

Du kanske måste välja att delegera sådant du gillar att göra själv även om det inte är det mest centrala för verksamhetens resultat. Alla har små favoritsysselsättningar som vi vill hålla fast vid av gammal vana eller bekvämlighet. Släpp taget om dessa. Du kommer att upptäcka att delegeringen ofta innebär att nya och ännu roligare arbetsuppgifter dyker upp för dig.

Vad kan delegeras?

Svaret på den frågan är; allt, utom din chefsroll.  Till den hör planering, problemlösning, strategisk utveckling och annan produktiv verksamhet. Din uppgift är att visa intresse för medarbetarens motivation, prestation och utveckling. När du delegerar kan du ägna din tid och kraft åt planering av nyckelprojekt, rekrytering, uppföljning av utfört arbete och få tid att motivera teamet med belöningar och fungera som bollplank vid behov.

Rätt fokus

När du delegerar frigör du din egen tid till annat. Det innebär att du kan lägga mer koncentrerat fokus på det du är riktigt bra på och blir därmed effektivare.  När andra individer i organisationen får beslutanderätt i tyngre frågor kommer känslan av delaktighet och engagemang automatiskt. Men ibland är det svårt att släppa kontrollen. Hur gör man på bästa sätt?

Som ledare på ett företag står du i händelsernas centrum. Du omges av trådar som behöver dras i och hur du än vrider och vänder på situationen har du bara två händer och en hjärna. Hur gärna du än vill kan du inte vara på alla ställen samtidigt och ha full kontroll på allt som sker i organisationen. Det är inte heller din uppgift. Börjar du finnas överallt får du mycket svårt att samtidigt vara en god och trygg ledare. Din roll urvattnas.

Flytta beslutsrätten nedåt och ge feedback

Tänk på att inte hålla för hårt i din egen beslutanderätt. Ge medarbetarna mandat att bestämma. Genom att göra fler engagerade i beslut och pågående projekt på företaget skapar du motivation i organisationen. Att utveckla sina talanger i frihet gör att individen växer i sin yrkesroll.

Som delegerande chef måste du sätta dig in i dina medarbetares arbetssituation och vara närvarande. Du får då en chans att utveckla din personliga relation till arbetskamraterna. Och glöm inte bort att ge feedback. Alla behöver bekräftelse på att de gör ett bra jobb och få veta vilka områden som kräver utveckling.