Att leda en spridd organisation

Kontoren som Lotta Dizengremel arbetar med ligger i Malmö, Stockholm och Östersund. Rollen som affärsområdeschef på Cybercom tog Lotta för två år sedan och en av anledningarna till att hon hoppade på det nya jobbet var just utmaningen i att lyckas få ihop de olika delarna på ett bra sätt.

Lotta är uppväxt i Värmland, i en liten stad på landet. Hon berättar att hon alltid varit en väldigt aktiv person. Frigående, självständig och trygg i sig själv. Med självförtroendet i ryggen antog hon ständigt nya utmaningar redan som ung – tog olika jobb, bodde utomlands och pluggade i andra städer.

- Min uppväxtort var liten. Alla umgicks med alla och jag tror det gjort mig till en människa som har lätt att kommunicera med alla typer. Och jag tror det är en fördel i min ledarroll att jag provat många olika jobb längs vägen. Jag är nog lite av en kameleont och jag vill inte ”höra till” för mycket. Jag är van vid att ta mina egna vägar.

Viktigt att mötas

Och Lotta framhäver just förmågan att kommunicera som en av de viktigaste, när det gäller att leda en spridd organisation. När hon tillträdde posten började hon med att resa runt och träffa alla ute på kontoren.

- Det är oerhört värdefullt att faktiskt mötas och prata. Vinsten i det är svår att mäta, men jag är övertygad om att det personliga mötet ger väldigt mycket som inte går att få på annat sätt. Initialt tror jag det är ett måste att vara på plats ofta, men det är både tidskrävande och kostsamt att resa mycket. Jag reser fortfarande, men mycket  av kommunikationen kan också ske över telefonen numera.

Men hur gör man då för att få ut så mycket som möjligt av ett personligt möte? Lotta menar att det handlar om att ställa frågor, att gräva vidare om man inte har bilden klar och att inte ge sig förrän man förstår. Nyfikenhet, engagemang och förståelse för medarbetarnas situation är en förutsättning för att kunna vara en bra ledare för dem, anser Lotta.

- Sen är det givetvis viktigt att kunna delegera när man inte alltid är på plats. Jag bär det yttersta ansvaret, men det innebär inte att jag måste slutföra alla detaljer i processen. Det finns det andra som är mycket bättre på. Jag ser däremot till att alltid vara informerad om vad som händer.

Skapa teamkänsla

Eftersom Cybercom är ett konsultföretag, är organisationen spridd på mer än ett sätt. Många av medarbetarna sitter ute hos kunder och jobbar, men det gäller att lyckas skapa en teamkänsla och en känsla av tillhörighet ändå. Hur gör man?

- Vi har ofta gemensamma aktiviteter så att alla lär känna varandra, även om vi inte sitter tillsammans i vardagen. Vi jobbar också mycket med att skapa interna nätverk för att medarbetarna ska ha koll på varandras kompetenser och kunna utbyta erfarenheter. Vi vill att alla våra konsulter ska känna en tillhörighet med Cybercom.

Lotta säger att hon lägger stor vikt vid att känna till konsulternas projekt och veta vem som jobbar med vad. Hon är engagerad.

- Jag är nyfiken och jag bryr mig verkligen. Jag älskar människor och får energi av att möta andra. Att lyfta och motivera andra ger mig verkligen en kick! Det är det som driver mig.

En annan drivkraft är att se resultat och få saker att hända. Lotta har under hela sin karriär, sökt sig till företag som varit i utvecklingsfas. Det är där hon trivs som bäst.

- När ett mål är uppsatt och man når det fungerar ju det som en form av feedback. Och jag hatar att inte lyckas med saker jag ger mig in i. Jag vill helt enkelt ha ett bra resultat, det är viktigt för mig.

Gemensamma mål och motivation

Hon beskriver sig själv som en tydlig och rak ledare. ”Inte så mycket bullshit” och inga onödiga spel. Men också som en empatisk diplomat som är professionell och uppriktig, egenskaper hon har stor nytta av i rollen hon har idag.

- Jag har haft turen att ofta fått befinna mig i väldigt stöttande miljöer där det är okej att misslyckas också. Det har jag med mig, både hemifrån och från de olika företagen jag jobbat i.

För medarbetarna i en spridd organisation är gemensamma mål och motivation kanske ännu viktigare än i andra företag. Lotta vill att alla ska känna sig behövda och delaktiga.

- Det gäller för mig, precis som för alla andra – alla vill vara betydelsefulla. Jag vill vara stimulerad i det jag gör och ha makt att påverka min situation och det vill mina medarbetare också. Ingen vill stå utanför. Jag ser det som oerhört viktigt att alla har kul på jobbet och att vi lyckas skapa en god stämning. Det ökar också samhörigheten som vi vill att alla på företaget ska känna.

Lotta vill vara med och skapa sådan arbetskultur, och ser att en del av hennes ansvar som ledare att faktiskt föregå med gott exempel.

- Jag är glad på jobbet och visar empati. Jag visar att jag bryr mig om hur människor mår och jag är nästan alltid tillgänglig. Det tror jag mina medarbetare känner stor trygghet i. Sen gäller det att alltid se människan, som alltid. Allting är inte bara siffror.

Lotta Dizengremels  tips för att kunna leda en spridd organisation på bästa sätt:

• Kommunicera. Ring hellre en gång för mycket än för lite.
   
• Ha tydliga gemensamma mål inom enheten. Var överens och ha utstakade guidelines som alla känner till.
   
• Ha en gemensam och tydlig värdegrund inom enheten. Utgå alltid från den när viktiga beslut ska fattas.