Effektiv affärsplanering kräver lättbegripliga strukturer

En verksamhets strategi inför framtiden finns i allmänhet beskriven i en affärsplan. Som minimum brukar man säga att en affärsplan skall kunna ge svar på tre frågor

• Vad skall vi göra
• Hur skall vi göra det
• Hur tänker vi tjäna pengar

En affärsplan brukar dock vara lite mer utförlig. Förutom att beskriva målen och strategin för att nå målen är vanligt att det finns en kort överblick över nuläget, exempelvis i form av en SWOT (företagets styrkor och svagheter, samt möjligheter och hot i omvärlden). Även någon form av plan för hur detta skall genomföras brukar finnas med.

I takt med att tankarna utvecklas blir det naturligt att ta ett steg till och höja kvalitén på de delar av affärsplanen som känns mest viktiga att utveckla ur ett affärsmässigt perspektiv. Om man har en enkel bra struktur från början är det bara att fortsätta att utveckla tankarna och innehållet. Alla i teamet hänger med och onödiga omstarter undviks.

I mina kommande artiklar kommer jag att ha ovanstående struktur som bas för mina resonemang.  Den är uppbyggd i tre olikfärgade grupper, sju huvudrubriker och ett större antal underrubriker.

På den högsta nivån, de tre grupperna, är affärsplanen uppdelad i olika typer av information.

A. Den gula gruppen representerar ”backspegeln”. Dvs det är ofta bra att samla en del viktig information om den egna branschen och om det egna företaget såsom det är idag, innan beslut fattas inför morgondagen: Hur stor är marknaden? Växer den? Är den lönsam och i så fall för vem? Finns framgångsfaktorer? Vad har varit vår position i marknaden? Tjänar vi pengar och i så fall på vad? Vilken kultur har vi? Osv.

B. Den orangea gruppen representerar ”våra beslut”, dvs vad vi beslutat inför framtiden vad gäller mål, strategi och ekonomi:  Fastlagda mål, kundsegment, produkter, tjänster, affärsmodeller, organisationsförändringar, etc. samt den ekonomiska sammanställningen som blir resultatet av besluten. Det är viktigt att information som tillhör gruppen A ”backspegeln” inte hamnar i gruppen B ”våra beslut” eftersom det kan göra affärsplanen svårläst. Det är alltid svårt att få en bra överblick över besluten inför framtiden om dessa blandas med en stor mängd text som egentligen bara är bakgrundsfakta.

C. Den rosa gruppen beskriver ”hur får vi dessa beslut att hända”: Krävs styrmedel såsom målstyrning, färre/fler mätetal, anpassad kommunikation, anpassat ledarskap, etc.?

I praktiken brukar arbetet börja med den orangea gruppen, den känns för de flesta som viktigast, och därefter vidareutvecklas de olika delarna för att få en röd tråd genom hela resonemanget. Men ibland brukar arbetet börja med den gula gruppen, grupp A. Ofta för att man upplever att det finns kunskapsluckor inom organisationen vad gäller marknaden och konkurrenterna eller för att denna grupp är lättast att komma igång med. Alltid lättare att samla information än att fatta beslut, man kommer igång.

Mångårig erfarenhet från affärsplanering vid stora och små företag, med hög eller låg ambition vad gäller detaljrikedom och exakthet, har visat att detta är en fungerande struktur för att snabbt komma igång och snabbt nå resultat med rätt kvalité.

Nästa artikel – ”Från affärsidé till affär, olika affärsplaner i olika faser”

I nästa artikel tar vi en titt på några modeller för att uppmuntra till innovation och skapandet av nya affärsidéer, där vissa idéer stegvis utvecklas till någonting större, och hur affärsplaneringsarbetet kan anpassas för att stödja beslutsfattandet i denna process.

Om författaren

Lennart Almstedt

Vår expert inom området Strategi

Lennart Almstedt, Executive Partner i Facesso AB, har under de senaste 25 åren arbetat operativt med företagsutveckling av stora och små företag i Sverige och internationellt, i ett flertal VD- och linjeroller liksom i konsultativa roller. Lennart engagerar sig både i strategiutveckling och genomförandet.

Kontakt:  lennart.almstedt@motivation.se