Menu

Medarbetardrivna innovationer kräver långsiktig struktur

Motala kommun vill införa en systematik för medarbetardrivna innovationer: ”Viktigt att strukturen finns kvar när projektgruppen försvinner.”
Kirsi Mikkonen, Innovation

Många kommuner och offentliga verksamheter uttrycker intresse för medarbetarskap kopplat till innovationer, men långt ifrån alla går från ord till handling. I Motala kommun har man bestämt sig för att göra slag i saken och införa en struktur och systematik för medarbetardrivna innovationer. För att lyckas satsar man bland annat på att lyfta fram goda exempel. Ledarskapet spelar också en avgörande roll, säger projektledare Kirsi Mikkonen.

Motala kommun har fått 2,5 miljoner kronor av Vinnova för att fram till 2017 genomföra ett projekt vars syfte är att systematisera medarbetardrivna innovationer. Kirsi Mikkonen, som har en examen i projektledning och har arbetat i såväl privat som offentlig sektor, kommer att leda projektet. Hon berättar att vägen från idé till genomförande har varit lång.

– Det började egentligen för flera år sedan när socialförvaltningen deltog i ett projekt som handlade om produktförnyelse inom vård och omsorg. Det skulle bygga på idéer från medarbetarna. Det ledde till att det även började komma in en massa andra idéer som rörde helt andra delar av kommunens verksamhet, berättar Kirsi Mikkonen.
– Socialförvaltningens arbete gav så bra resultat, att initiativ togs för att göra en bredare satsning på medarbetardrivna innovationer. Sedan dröjde det flera år av olika anledningar, det har varit en knöglig väg fram till att projektet startade. Men nu är vi igång sedan hösten 2014.

Projektgruppen, som ska finnas med fram till 2017, lägger främst fokus på fyra områden som är avgörande för att lyckas med innovationsarbetet i kommunen och få det att hänga ihop med övriga delar i verksamhetsutvecklingen. Det handlar om goda exempel, kompetenshöjande insatser, kreativa miljöer samt långsiktig organisering och struktur.

Goda exempel – och misslyckanden

Att lyfta fram goda exempel på medarbetardrivna innovationer är väldigt viktigt för att skapa rätt typ av kultur på arbetsplatsen, menar Kirsi Mikkonen.
– Där har vi också lärt oss att det inte räcker att lyfta fram själva resultatet. Det finns en efterfrågan på att framhålla gott innovationsfrämjande ledarskap. Sedan gäller det ju dessutom att ha mod nog och en tillåtande kultur för att berätta om de gånger då man har misslyckats. Då vågade man pröva och lärde sig av det, säger Kirsi Mikkonen.

Därutöver ger arbetet på förstaenheterna svar på vilka kompetenshöjande insatser som behövs för medarbetare och chef, samt vilken påverkan den fysiska arbetsmiljön har på kreativiteten.

Ett systematiskt arbete kräver också en struktur som hjälper medarbetarna att efterfråga, utveckla och prioritera idéer.
– Vi inför bland annat ett webbaserat stöd för att inte tappa bort idéer som kommer in och för att hantera dem på rätt plats i organisationen. Ett interaktivt webbstöd ska kunna användas för att utveckla en idé vidare. Där ställs frågor man behöver svar på och ges tips kring metoder och hur andra har arbetat, säger Kirsi Mikkonen.

Långsiktighet och ledarskap

Men framför allt handlar det om att implementera det nya arbetssättet i organisationen på ett sätt så att det blir varaktigt.
– När det gäller strukturen så måste vi titta på hur man kan hålla i arbetet på längre sikt. Målet är att det inte ska märkas när vi plockar bort projektgruppen. Vi kan göra många bra saker under projekttiden, men det krävs att ledningen tillsätter resurser för att fortsätta arbetet systematiskt under flera år.

För att lyckas långsiktigt med medarbetardriven innovation måste man också ha ett gott ledarskap, understryker hon. Ledarskapet är helt avgörande för innovationsarbetet.
– Ledarrollen innebär makt att tilldela resurser i form av tid och pengar. Som ledare har man också makt över hur strukturen för innovationsarbetet ska se ut, säger Kirsi Mikkonen, och fortsätter:
– Samtidigt är det självklart viktigt att man som ledare också vågar släppa vissa processer och se vad som kommer ut av det. Jag tycker också att man borde prata mer om medarbetarskapet och hur viktigt det är. Vid tillfällen som rekryteringar, medarbetarsamtal, lönesamtal och val av de goda exempel vi framhåller har vi en möjlighet att betona ett aktivt medarbetardeltagande.

Innovativ myndighetsutövning?

En fråga som uppstår är förstås också hur goda förutsättningar det finns för medarbetardriven innovation i offentlig sektor. Kan man vara innovativ i en myndighetsutövande verksamhet, med alla regler och krav som det medför?
– Ja, det kan man. Tänk på e-tjänster, bokbussar, samverkan mellan kommuner i vattenfrågor, initiativ till innovationsfrämjande upphandling. Det finns massor av möjligheter till förbättringar och innovationer i våra processer, säger Kirsi Mikkonen, som tycker att man ibland överdriver skillnaderna mellan privat och offentlig sektor:
– I grunden handlar det om människor som tillsammans ska utföra någonting. De påverkas av och formar strukturen och kulturen de arbetar i. Det som skiljer är väl att offentlig sektor har pengar som medel och service som mål, och det påverkar ställningstaganden naturligtvis. Men båda sektorerna har ju en kund i slutändan.

”Fortfarande flummigt”

Arbetet är påbörjat på åtta förstaenheter från olika verksamhetsområden för att hitta best practice för en systematik. Det kan ge bra lärdomar inför att implementeringen ska göras i hela organisationen nästa år.
– Men det tar tid – det här projektet är fortfarande flummigt för många av medarbetarna, även om det långsamt börjar bli mer konkret nu.

Målet är att samtliga ska ta del av det nya arbetssättet och börja arbeta så, förklarar hon. Motala kommun behöver också ha en plan för hur man ska fortsätta hålla i strukturen när projektgruppen försvinner 2017.
– Det handlar bland annat om att tilldela roller som ska bära det här arbetet och utveckla det ännu mer. Jag hoppas på ett beslut om stödresurser som snabbt kan sättas in på enheter där man behöver komma vidare med idé-och innovationsarbete och verksamhetsutveckling i sin helhet. Allt det här kommer att ta flera år efter projekttiden – men nu känner jag att fler och fler börjar förstå vad ledningen vill åstadkomma och vad som krävs för det, säger Kirsi Mikkonen.

Kirsi Mikkonen är en av talarna på Innovation 2015 som äger rum den 12 oktober i Stockholm.


Du kanske även gillar

Gästskribent Patrik Nyström: Chefens relationskompetens är avgörande för att lyckas. Vad är utmärkande för dagens arbetsliv? Finns det några...

Innovationer som förbättrar samhället - i stort och smått. Innovation har seglat upp som ett av de största modeorden på senare...

Jeanette Fors-Andrée, krisexpert: ”Bygg närvaro i sociala medier – i fredstid.” Grunden för all god kriskommunikation på Facebook måste l...

Johan Brinck, innovationsledare i Södertälje Kommun: "Det är när det krisar som vi behöver bredda våra nätverk och arbeta mer innovativt." Alla offentliga verksamheter behöver ha ett strategiskt tänk kring...

Christer Isaksson: ”Vart är vi på väg nu, 2014? Jag ser inga bilder framför mig. Jag hör inga ord och berättelser. Beror det på att det 2014 är omöjligt att se framåt?” Jag funderar ofta på betydelsen av visioner och tydliga mål i...

45 procent av de svenska personalcheferna tror på delat ledarskap, enligt en ny undersökning. Nästan varannan personalchef är positiv till delat ledarskap och...

Låt inte rädslan styra ditt liv - exponera dig för världen och våga visa dig sårbar. Mod är kanske den bästa egenskapen en människa kan ha. Trots det...

"De chefer och ledare som lär sig vad hjärnan behöver för att leverera på topp får ett försprång gentemot konkurrenterna". I min roll som coach, där jag ofta träffar mellanchefer som dignar...

Bästa sättet att påverka som ledare är att vara ett föredöme och leva organisationens värderingar, säger ledarskapskonsulten Ulrika Sedell. Är du ett föredöme som ledare? Ditt sätt att leva och agera...

Årets VD, mellanstora företag: Dimitris Gioulekas, Knightec. Dimitris Gioulekas är VD för Knightec, ett konsultföretag inom...

  • Coacha

Känns det trögt och omotiverat att sätta igång igen efter sommarens semester?
Har du varit mobilfri, fri från mailen, fri från att fatta beslut och prestera hela tiden? Kanske har du legat i hängmattan och inte gjort så mycket, kanske har du tagit promenader på stranden eller strosat runt i naturen. Och funderat på dagens viktigaste fråga: ”Vad ska vi ha till middag idag?”
Du har varit i nuet och din hjärna har lugnat ner sig och fått kontroll på tankarna.
Möjligen har du till och med haft lite tråkigt på slutet av semestern och känt behov av att göra någonting.
Du kanske har fått nya idéer och tankar om ditt liv och arbete?

  • Planera

Det finns olika uppfattningar om hur mycket tid vi spiller på att leta efter digitala dokument, men klart är att letandet bland filerna utgör ett synnerligen oönskat avbrott i vårt arbete. Nog går det att betrakta också detta som en distraktion. Vi är i färd med att få en sak gjord men blir hindrade i vår framfart bara för att vi inte hittar det där dokumentet vi söker. Frustrerande är ordet. Men att få ordning bland sina filer är lättare än du tror.

  • Ledning

Att anställa en extern ledare kan vara en svår och riskfylld process, både för bolaget och för den tilltänkta personen. Förbereder man ledarskiftet väl och tar rätt steg i rätt ordning finns det en fantastisk tillväxtpotential för företaget. Hastar man igenom och inte tar uppgiften på allvar väntar det motsatta. 

  • Motivera

Naturen gav oss den fantastiska möjligheten att tänka och skapa våra virtuella tankevärldar med hjärnan. Denna härligt röriga och smarta kombo av 100 miljarder neuroner där alla våra kalkyleringar, planeringar och livsfunderingar bor. Ett med tiden alltmer personligt inrett huvudkontor där vi kan bygga scenarier om framtiden och relatera till dåtiden. Och där allt annat som kommunikation, överlevnadsstrategier, statusmarkörer och personligt ledarskap knådas och bearbetas. Rädslor, glädje och eufori. Ditt eget du!

  • Ledarskap

Som chef har du hela tiden medarbetare runt omkring dig: Någon pockar på uppmärksamhet. Någon vill stämma av något. Någon vill ha hjälp att prioritera. Någon vill ha ett klargörande. Detta är ju själva poängen med organisationen... som ledare kan du inte fullfölja verksamhetens uppdrag på egen hand, utan ska snarare ha fokus på att styra, leda och följa upp i syfte att säkerställa att medarbetarna gör rätt saker på ett effektivt sätt så att ni tillsammans skapar största möjliga nytta och värde för kunden. Med andra ord, du är inte ensam, men innebär det att du aldrig känner dig ensam?

  • Hälsa

Vi kan lika bra slänga ut tanken på balans med badvattnet. Det skapar bara stress att sträva efter den perfekta balansen i livet, hur många kurser vi än går på. Det är vettigare att finna en balans i obalansen. Att ständigt jaga perfektion är både ohälsosamt och ineffektivt.

  • Ledarskap

I den första artikeln om hjärnans elasticitet gick vi igenom nio olika egenskaper som är typiska för människor med en hög grad av ”elastisk” förmåga. Vi konstaterade att dessa egenskaper är av avgörande vikt för att nå dit vi vill i karriären och i livet.
Men hur gör man då för att utveckla sin elasticitet? I del 2 ska vi titta närmare på åtta olika tekniker för att utveckla rätt mindset i en föränderlig värld.

  • Projektleda

”Det du förväntar dig är det du upplever…” Visste du att du avgör om ditt projekt kommer att ha väl fungerande kommunikation med intressenterna eller inte? I rollen som projektledare har vi ofta fokus på förväntningar – det vill säga de förväntningar som finns hos projektets intressenter. Det är inte alltid lätt att hitta rätt; frågor som kommer upp är till exempel vad som är möjligt och hur långt man kan, och borde, sträcka sig i form av anpassningar. Det här är frågor vi som projektledare brottas med dagligen. Tänk om det faktiskt finns en silver bullet för detta? Visst vore det häftigt?

  • Kommunicera

Ofta har du publikens intressse från första början - men hur behåller du människors uppmärksamshet hela vägen? Anna Bellman ger användbara råd kring hur du håller energin uppe när du pratar inför större grupper. Bland annat får du lära dig knep såsom tresekundersregeln... Här ser du andra delen i hennes videoserie om presentationsteknik där hon delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Motivationsbloggen

Är det okej att arbeta med en sak och tycka något annat på fritiden? Polisen har sitt välkända fall med Göran Lindberg som enligt hans Wikipediasida ”var en drivande kraft för att uppmärksamma problem kring könsdiskriminering, sexuella trakasserier och våld mot kvinnor, särskilt bland poliser” men som dömdes för bland annat grov våldtäkt och sexköp. Det är ett drastiskt och olagligt, extremt exempel, men tv-rutan symboliserar det du gör utanför arbetet. Vilka tv-program väljer du att se? Engagerar du dig i någon förening? Är du politiskt aktiv? Hur ser din familj ut?

  • Motivera

Hade du tänkt att lägga om din diet, gå upp en timme tidigare varje morgon eller sluta röka? Att pröva någonting nytt i 30 dagar kan vara ett smart och enkelt sätt att utmana sig själv utan att sätta ribban alltför högt. En månad är tillräckligt lång tid för att den nya vanan ska fastna - men ändå inte längre än att experimentet känns överkomligt.

  • Kommunicera

Att vara pirrig när du ska tala inför större grupper är bra, att vara förlamad av nervositet är riktigt dåligt. Känner du igen dig? Det är det många som gör... Men det finns metoder för att minska stresspåslaget och bli kompis med rampljuset. Första delen i Anna Bellmans serie om presentationsteknik foksuerar på det som drabbar så många: nervositet. Anna delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Coacha

Det finns många undersökningar som visar att alltför många människor i arbetslivet idag inte använder alla sina drivkrafter, inte känner sig motiverade och saknar balans i livet. Det medför att de upplever ohälsa i form av inre stress som leder till psykiska och fysiska åkommor med sjukskrivningar som följd. Idag är till exempel utmattningsdepression en stor orsak till sjukskrivningar. Det behöver inte gå så långt att man blir sjukskriven - man kan ändå känna brist på motivation på arbetet.

  • Projektleda

– Jamen, jag vet ju att jag inte är kreativ!
I många år var jag helt övertygad om att jag inte är kreativ. Så fort en uppgift uttryckligen krävde kreativitet och nytänkande så låste det sig. Ibland utan att jag ens märkte det. Men innerst inne ”visste” jag ju att jag inte var kreativ, att jag var urdålig på att skapa och tänka nytt.

  • Ledarskap

Det tog Sara Lund drygt 50 år att komma ut ur garderoben. Under dessa år hade Sara hållits gömd och dold för omgivningen, detta trots att hon var en central del av Claes Schmidt. Claes hade inte vågat visa upp henne av rädsla för vad andra skulle tycka och tänka. Men från den dagen Claes visade upp Sara har han aldrig mött det han var så rädd för – snarare tvärtom.

  • Hälsa

Slår du ihjäl en mygga i sommar gör du av med mindre hjärnenergi än när du vilar. Det är lätt att inbilla sig att hjärnan får vila när vi slappar, till exempel under semestern. Men hjärnan är komplex och går inte alltid att förstå utifrån våra vanliga föreställningar. Neurologisk forskning visar att viloläge för kroppen inte betyder vila för hjärnan. Det är till och med så att hjärnan arbetar för högtryck när vi lämnar den ifred.