Arbetar ledningsgruppen med rätt saker?

Baserat på många samtal jag haft med ledare genom åren kan tankarna gå ungefär så här i huvudet på chefen för en ledningsgrupp:

"I ledningsgruppen hinner vi sällan bearbeta de riktigt viktiga frågorna på djupet. Det verkar som att vi är en samling individer som företräder olika intressen och har olika agendor. Ibland sammanfaller våra intressen men ofta blir det diskussioner som inte leder till gemensamma lösningar. Det är också lätt att diskussionerna hamnar på fel nivå, ibland för detaljerat och ibland blir det allt för abstrakta resonemang. Tyvärr återkommer samma argument från samma person flera gånger vilket tar onödig tid. Ledningsgruppen fattar beslut fast jag undrar om cheferna är tillräckligt engagerade i att genomföra besluten. Vi skulle behöva ta en rejäl diskussion om vårt arbetssätt och vad vi vill uppnå med ledningsgruppsarbetet. Bara det fanns tid till det. Det är ju så mycket att göra hela tiden."

Att skapa tid till det som är viktigt

Alla ledningsgrupper är unika och är i olika faser av sin utveckling. De har alla sina speciella utmaningar och förutsättningar. Samtidigt finns det mönster i beteende som kan identifieras i olika ledningsgrupper i vitt skilda branscher. I dessa fall handlar utmaningarna inte så mycket om de specifika verksamhetsfrågorna utan mer om sättet som ledningsgruppen tar sig an sitt arbete – d v s kvaliteten i hur de tänker, agerar och kommunicerar med varandra.

De flesta kunder jag möter i olika företag och myndigheter upplever att de har fullt upp. Inte bara fullt upp. De har alldeles för mycket att göra. Floden av aktiviteter är stark och det kan vara svårt att stå emot trycket. Det krävs styrka att gå emot strömmen eller hitta en annan väg framåt.

För att lyckas krävs ett beslut från chefen för ledningsgruppen att prioritera tid till att diskutera några av de grundläggande frågorna för ett framgångsrikt ledningsgruppsarbete som är:

• Vad är vårt uppdrag i ledningsgruppen? Vilket eller vilka mål är viktigast för oss på kort och lång sikt?
• Vad är väsentligt i vårt samarbetsklimat här i ledningsgruppen för att vi ska lyckas?
• Hur vill vi lägga upp vårt arbetssätt? Hur ofta och hur länge ska vi träffas? Vilka syften har vi med att träffas?
• Vilken balans vill vi ha för frågor av operativ och strategisk karaktär?
• Hur ska vår beslutsprocess fungera? Hur säkerställer vi att vi har acceptans och engagemang för de beslut vi fattar?

När det finns samsyn om dessa frågor ökar både engagemang och effektivitet i ledningsgruppsarbetet. Gruppens kraft utåt i organisationen stärks eftersom medarbetarna upplever att ledningsgruppen står upp för fattade beslut.

Balans mellan lång och kort sikt

De ledningsgrupper som lyckas bäst med sitt uppdrag klarar av att balansera operativa kortsiktiga frågor och de strategiskt långsiktiga.

Ett konkret sätt att göra detta är att dela på de tillfällen då ledningsgruppen samlas för att tala om ”den närmsta veckan/månaden” och de tillfällen då det handlar om frågor med karaktären 1-5 år framåt. Att blanda tidshorisonterna gör det svårt för ledningsgruppsmedlemmarna att fokusera. De är ofta uppe i varv och har fokus på det kortsiktiga. Att diskutera strategi kräver mer tid för dialog samt ett lugnare mentalt- och känslomässigt tillstånd för att lyckas komma ner på djupet.

När ledningsgruppen samlas för att arbeta med de grundläggande frågorna krävs en genomtänkt pedagogisk struktur så att ledningsgruppen får bästa förutsättningar att få kvalitet i sin dialog.

Mycket vanligt är att ledningsmöten bedrivs med diskussioner ofta i helgrupp där en eller några tar det mesta av talutrymmet. Det är inte bästa sättet att få ut de bästa idéerna och förslagen av gruppen. Att i stället göra ett upplägg där egen reflektion, samtal i par och triader blandas med diskussioner i helgrupp är betydligt mer effektiva sätt att få ut maximalt av hjärnkraften i rummet.

Tiden för varje fråga kan ofta halveras med en smart pedagogisk struktur. Upplevelsen av engagemang, kreativitet och produktivitet flerdubblas när arbetet bedrivs på ett optimalt sätt.

Tips på pedagogisk struktur

Ett första steg för att bearbeta de frågeställningar som tidigare föreslagits, är att boka in en heldag på annan plats än kontoret i syfte att på ett ostört sätt få möjlighet att tänka djupare tankar. Med fördel kan varje fråga börja med några minuters egen reflektion under tystnad. Många uppskattar att få möjlighet att formulera sina egna tankar vilket i ett senare skede höjer kvaliteten i diskussionen.

Egen reflektion ger också ett ansvar till varje individ att formulera en åsikt och därmed bidra till gruppen. Under reflektionsstunden skriver alla ned sina tankar. När reflektionen är slut presenterar var och en sina reflektioner under max två minuter var.

Den korta tidsramen gör att enbart de mest väsentliga reflektionerna formuleras till gruppen. En kortare tidsram skärper sinnena att leverera det som bidrar till gruppen och hoppa över längre resonemang i detta läge.

När de individuella presentationerna är slut delas ledningsgruppen in i par där de stämmer av sina tankar med varandra och skriver ned en sammanfattning på blädderblock. När alla par gjort detta sätter de upp bladen på väggarna och tar ett par minuters presentation av resultatet för resten av gruppen som enbart lyssnar. Fördelen med blädderblock är att alla kan på ett enkelt sätt se allas tankar på väggen.

På ca 20-30 minuter har hela gruppens tänkande på frågan kommit fram. Eftersom alla i detta skede har hört alla, kan helgruppsdialogen bedrivas snabbare. Låt helgruppsdialog genomföras i ytterligare 20-30 minuter. Någon i gruppen tar på sig ansvaret att sammanfatta de gemensamma tankarna och skriva ned dem på ett blädderblocksblad eller power point så att det blir tydligt vad gruppen tänker. När de gjort detta finns förutsättningar för gruppen att få en gemensam uppfattning och få insikt på vilka punkter de eventuellt tycker olika.

På 60 minuter har gruppen kommit långt mot djupare samsyn i en viktig fråga för det fortsatta arbetet! Därefter kan nästa fråga bearbetas med samma arbetssätt eller skapa en variant som gruppen tycker passar.

När ledningsgruppen väljer att ta in en extern facilitator kan de engagera sig fullt i arbetet med sina frågor utan att behöva tänka så mycket på processen. Facilitatorn kan också ge konkret feedback direkt under mötet på de mönster som ledningsgruppen visar upp i sitt arbete. De kommer lära sig vad som gynnar en konstruktiv diskussion och vad som inte gör det.

Ett av flera viktiga mönster att hålla koll på är exempelvis att det inte sker ”övertramp” i kommunikationen mellan individerna i gruppen. Ett övertramp sker när någon börjar tänka, känna eller ger nedsättande omdömen om andra. När övertramp sker försämras tilliten i gruppen och de idéer som finns kommer inte fram eller tas inte till vara. Att uppmärksamma ”övertramps-beteenden” och visa bättre alternativ gör gruppen snabbt mer funktionsduglig. Med den träning de få lär de sig efter hand att integrera nya sätt att arbeta som gör att de kan bedriva mötena själva på en högre nivå.

Rätt förutsättningar skapar klokhet

Min utgångspunkt när jag arbetar är att människor är kloka och engagerade när de får rätt förutsättningar för det. När ledningsgruppen investerar tid att arbeta igenom viktiga frågor på ett konstruktivt sätt och med en välfungerande pedagogisk struktur, skapas möjligheter för ett högpresterande ledningsgruppsarbete.

Gruppen kommer uppleva fördjupad tillit, öppenheten i åsiktsutbytet ökar och engagemanget för fattade beslut stärks. Tilliten stärks i gruppen i takt med att medlemmarna lär känna varandra. Att ge varandra feedback av hög kvalitet, att veta något om privatlivet och vad gruppen tycker i olika frågor skapar trygghet och tillit.

Chefen för ledningsgruppen bör ge utrymme för att allt detta ska hända och gruppen ska vara välfungerande. För att allt detta ska ske krävs en förståelse för att kvaliteten i hur vi tänker tillsammans och kommunicerar med varandra har direkt koppling för hur väl vi lyckas.

Verksamheten ska bedrivas effektivt och lönsamt inom ramen för verksamhetens värderingar. Att investera i starka ledningsteam är en viktig del av att nå framgång.

Reflektionsfrågor till dig som läser:

• Hur har vi det i vår ledningsgrupp?
• Hur väl fungerar vårt samarbete?
• Har vi en gemensam idé för hur vi ska bedriva vårt ledningsarbete på ett effektivt sätt?