Menu

Planera

Det finns olika uppfattningar om hur mycket tid vi spiller på att leta efter digitala dokument, men klart är att letandet bland filerna utgör ett synnerligen oönskat avbrott i vårt arbete. Nog går det att betrakta också detta som en distraktion. Vi är i färd med att få en sak gjord men blir hindrade i vår framfart bara för att vi inte hittar det där dokumentet vi söker. Frustrerande är ordet. Men att få ordning bland sina filer är lättare än du tror.

Sist jag skrev här talade jag om hur vi håller koll på det vi har att göra och om vilka verktyg vi helst väljer för det (och vilka vi ska undvika). Att ha koll är en sak - att veta vad som är rätt att göra i varje stund, är en annan.
Det finns så mycket att göra och det är så lätt att välja fel och göra en felprioritering. Fel och fel, förresten, ofta handlar det snarare om att vi just i detta nu väljer att göra en sak vi sedan önskar att vi inte hade lagt tid på.

Stor och viktig uppgift framför dig? Skjuter du upp att ta tag i den? Stressig vardag och det känns som att uppgiften är ett berg som ska bestigas? När hjärnan tycker att något verkar komplicerat undviker den helst att ta tag i det. Förståelse för hur du kan strukturera uppgifter gör att din hjärna får hjälp att komma igång. En nyckel är att man arbetar bättre när man angriper utmaningar i mindre portioner. Förminska uppgiftsberget till en liten kulle som du lätt kliver över!

För att lyckas i sitt arbete krävs det struktur, och en av grundförutsättningarna för ett strukturerat arbete är att man har koll på allt som behöver göras. Vilket kan vara väldigt svårt om uppgifterna finns utspridda bland post-it-lappar och flaggade mejl, kalendrar och halvfärdiga ”to do”-listor… Hur bringar man ordning i kaoset?

David Stiernholm är struktör, Sveriges enda så vitt vi vet. Han har gått från kaos och stress till kontroll, framförhållning och struktur under sin yrkesbana. På vägen har han hittat sina egna verktyg för att minska tidspress till förmån för en ökad livskvalitet och större frihet. Idag jobbar han på olika sätt med att hjälpa andra att förenkla och hitta samma struktur i vardagen. Nu blir David expertskribent på Motivation.se och kommer dela med sig av konkreta råd, frågeställningar och lösningar för er som läser oss.

Digitaliseringens snabba framfart kommer för alltid påverka vårt beteende och våra liv. Mobila enheter och det faktum att vi ständigt är uppkopplade påverkar vårt sätt att kommunicera och interagera med andra människor. Tekniken som var tänkt att underlätta och effektivisera vår vardag, kan ibland vara själva stressmomentet. Frågan är hur vi som ledare kan utnyttja möjligheten till den effektivisering som tekniken medfört, utan att det resulterar i ökad stress? Genom att välja rätt digitala hjälpmedel och verktyg kan du både bli kvitt stressen och samtidigt bli en mer tillgänglig och effektiv ledare.

”What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” Men om vi lägger all tid på de brådskande sakerna glömmer vi bort att arbeta med det verkligt viktiga. Så ser vardagen ut för många av oss. David Stiernholm vill lära oss att bli bättre på att prioritera och i sin handfasta föreläsning visar han hur vi kan formulerar specifika, mätbara och tidsbestämda mål - som gör det lättare för oss att prioritera rätt. Och det lätt…

Hur skapar vi mer struktur i vårt arbetssätt? Hur prioriterar vi vad som ska göras och varför är det viktigt? David Stiernholm reser land och rike runt och föreläser och undervisar om hur vi bättre kan organisera vår vardag. Han kallar sig struktör, än så länge Sveriges enda sådan. Den 8 septemer kommer han till vårt Lunch & Learn med sin föreläsning Prioritera rätt lätt. "Ju mer vi kan strukturera allt det där som bara måste fungera, desto mer kan vi ägna oss åt kreerandet.", säger han.

Frågan om aktivitetsbaserat arbetssätt kommer allt oftare till oss som jobbar med effektivitet, och det för det mesta med stor oro för hur det kommer att fungera. Ingen egen arbetsplats, ”pappersfritt”, små förvaringsutrymmen, kommer att bli störd, lyssna på musik, mat vid skrivbordet, ”clean desk” och en hel del andra frågor dyker snabbt upp för de som står inför den här förändringen. Några har redan kommit en bit på väg genom att ha jobbat i öppna kontor (med egen arbetsplats) medan andra går direkt från ett eget kontorsrum till att jobba aktivitetsbaserat.

Effektivitet är ett ord som i stort sett används dagligen i arbetslivet, men vad betyder det egentligen? Forskaren och författaren Niklas Modig menar att de allra flesta organisationer har missförstått begreppet. De lägger fullt fokus på individuell och funktionell effektivitet – som om verksamheten bestod av olika ”öar”. Detta leder till att nya problem uppstår, vilket kallas för ”Effektivitetsparadoxen”. I den här föreläsningen förklarar Niklas Modig vad det här fenomenet beror på, och hur vi bör förändra vår syn på effektivitet.
 

Jag tror knappast att jag är ensam i känslan att tiden inte räcker till. Det är omöjligt att lyckas vara framgångsrik i karriären , den perfekta föräldern, en underbar partner och socialt kompetent  - samtidigt.  Det gäller att hitta balansen, göra en kompromiss. Och då behöver du Getting Things Done (GTD).

Några av de vanligaste tids- och energitjuvarna vi upplever i vår mail idag är: ”Får för många, otydliga eller onödiga mail, ingen bra mappstruktur, bristande kunskaper i e-postprogrammet samt att det inte finns en gemensam mailpolicy på företaget”. Det gör att inkorgen svämmar över, att man känner sig e-poststyrd istället för uppgiftsstyrd och att det är lätt att tappa överblicken över de mail som ska åtgärdas. Stress kommer ofta av att man tappar kontrollen och eftersom just mailen finns framför ögonen en stor del av arbetsdagen (och ibland även på fritiden) så är det lätt att få känslan av att ”mailen styr mitt liv”.
Finns det någon lösning?

I dagens arbetsliv är vi på många sätt friare än någonsin. Redan idag är det många som har gått från fast anställning till egen verksamhet, och antalet förutspås växa rejält de närmaste decennierna. Även bland fast anställda blir det allt vanligare att man disponerar sin egen tid under stor frihet. Men hur ska man lägga upp sitt arbete för att fortsätta vara produktiv när friheten lockar? Genom att schemalägga sin tid som ett proffs, säger experterna.

Har du problem med prokrastinering? Det kan bero på att du kategoriserar tiden på fel sätt. En ny studie visar att vi är mer benägna att genomföra en uppgift om vi kategoriserar deadline som en del av nutiden, än om vi ser den som en framtida händelse. Och vår uppfattning om vad som är nutid respektive framtid följer sin egen, skruvade logik.

Partners

Litteraturtips

LinkedIn

Twitter

Facebook

Instagram