Planera

I den här artikel vill jag beskriva en enkel och gammal Lean-metod som kan hjälpa dig både på jobbet och hemma. Metoden heter “5 x Varför” och är ursprungligen en metod för så kallad rotfelsanalys som skapades av Sakichi Toyoda, grundare av Toyota. 

Svenska tjänstemän förlorar tid och energi genom att inte planera sin arbetsdag tillräckligt noga. Det säger effektivitetsexperten Michael Alphov, vars utbildningsföretag Kompetensakademin har låtit kursdeltagare rangordna de största tids- och energitjuvarna i arbetslivet.

Mobila lösningar, mjukvara för mobila datorer och smarta mobiler, har en enorm potential att effektivisera verksamheten och spara pengar för företag som tidigare förlitat sig på pappershantering. Det handlar främst om branscher inom service och installation – och ofta om små och medelstora företag. Digitaliseringen kan leda till minskat dubbelarbete och onödig administration, och samtidigt ge en förbättrad kontroll och överblick över verksamheten. Men det gäller att hitta ett system som passar det egna företaget.

Svenska chefer tycker att hälften av alla möten de deltar i är meningslösa. Det visar en undersökning som Novus har genomfört på uppdrag av fackförbundet Unionen. Michael Alphov, vd och effektivitetsspecialist på Kompetensakademin, menar att alltför många möten saknar syfte och mål. - Men med rätt upplägg är möten ett verktyg i världsklass, säger han till Motivation.se.

Det är populärt just nu att prata om en agil eller lean arbetsplats. Om hur man motiverar ett helt team eller företag att prestera. Om hur man kan ge sina anställda större mening med vardagen. Men idag tänker jag fokusera på individen och det som händer efter att man åkt tunnelbanan eller bilen hem från jobbet. Om hur du, med hjälp av en lean-filosofi, kan minska stress och få en ökad känsla av kontroll över ditt privata liv.

Idag är trycket större på de flesta arbetsplatser än det någonsin har varit. Men får vi mer gjort? I många organisationer tar de interna processerna allt mer tid. Det leder till en ”kontrollkultur” som ofta stjäl tid och höjer medarbetarnas stressnivåer.

Multitasking är ett ord som har hängt med ett tag men som på senare år använts allt mer frekvent. Det kan verka supereffektivt, många organisationer både uppmuntrar och förespråkar multitasking bland sina anställda.

Det finns en mängd applications, ”appar” till mobiltelefonen, som kan hjälpa dig att effektivisera dina möten. Dessa smarta verktyg kan laddas ner till din mobiltelefon på bara ett par minuter och är ofta gratis. 

E-post är ett smart jobbverktyg som förenklar kommunikationen och kan spara mycket tid.  Men när mailfloden tilltar och mängden e-post blir allt större så gäller det att styra upp situationen för att inte tappa kontrollen över e-postflödet och låta en plingande mailbox förvandlas till en stressfaktor.

Den som vill anta utmaningen att arrangera framgångsrika möten behöver definitivt inte uppfinna hjulet på nytt. Det finns en mängd tekniker och metoder att använda sig av. De ger struktur till mötet och varje metod har sitt unika syfte och tillämpningsområde.  De är anpassade utifrån olika mål, exempelvis idégenerering, prototypisering och strategimöten. 

Innan man inleder ett internt möte bör man ställa ett par frågor; vad är syftet med mötet och vilka konkreta resultat förväntar vi oss att det ska ge?  Det är grundläggande men trots det ofta förbisett att alla mötesdeltagare vet varför de har kallats och vilken funktion de fyller på mötet.

Det finns en mängd intressanta och användbara tekniska verktyg som underlättar, effektiviserar och gör organisationers möten roligare. Tekniker som Mindmapping, mentometerknappar och Idéa Builder ger gruppen hjälp på traven i arbetet med att generera konstruktiva möten som verkligen ger resultat.

När det är dags för konferens lägger företag ofta relativt mycket resurser på att planera och skapa bästa möjliga förutsättningar. Interna möten däremot, den mötesform de allra flesta av oss lägger i särklass mest tid på, hamnar ofta på undantag. Möteskulturen har varit statiskt i många organisationer de senaste åren.

Om burkmat förändrade krigföring så har Post-It-lapparna förändrat det moderna kontoret. Jag älskar dem. Jag är en self-confessed Post-It junky. Och jag är inte ensam – det är omöjligt idag att hitta ett skrivbord utan en liten hög med Post-It lappar. Men visste du att ditt block och lite väggutrymme är allt du behöver för att kunna prova en av de enklaste men mest effektiva leanmetoder - Kanban.