"Fundera på om mötena stjäl eller tillför energi"

På många arbetsplatser står interna möten för 25 procent av arbetstiden.  Trots det så är det inte helt ovanligt att merparten av mötesbudgeten läggs på stora konferenser en eller ett par gånger per år.  I samband med finanskrisen blev det uppenbart för många företag att möten var en alltför stor kostnadspost som sällan planeras och följs upp tillräckligt noga.

- Lösningen ligger att skapa en mötespolicy som får verkligt genomslag i företagskulturen. Vår möteskultur är ofta djupt rotad. Den har sett likadan ut i årtionden på många företag och det krävs attitydförändringar för att skapa en ny sorts möteskultur, säger Micke Darmell, som jobbar med att effektivisera interna möten på Gr8meetings.

Utvärdera varje möte och arbeta med ständiga förbättringar

Han menar att en definierad möteskultur är en av de viktigaste förutsättningarna för att maximera vinsten, genomföra snabba förändringar och tillvarata medarbetares kreativitet och att det är på tiden att interna möten flyttas högre upp på agendan, både på företag och på högskoleutbildningar, som i dagsläget knappt lär ut något om konsten att skapa effektiva möten.

- Ett första steg i arbetet med att effektivisera sina interna möten är att fundera på om mötena stjäl eller tillför energi,  om mötesledarna är tillräckligt kompetenta, om mötena följs upp ekonomiskt på något sätt och på vilket sätt en genomtänkt möteskultur kan ge en större utväxling av medarbetarnas idéer och förbättringsförslag, säger Micke Darmell.

Inför varje möte bör man komma fram till ett konkret mål,  komma överens om en mötespolicy.  Varje möte bör, enligt Micke Darmell, avslutas med en kort utvärdering där mötesdeltagarna frågar sig vad som gick bra, vad som kunde ha gjorts på ett mer effektivt vis och vad som kan göras för att åstadkomma en förändring till nästa möte. Ett vanligt misstag är att en organisation lägger ner resurser på att skapa en mötespolicy, som hanteras av HR-avdelningen och läggs upp på intranätet. Det tillvägagångssättet leder sällan till någon förändrad möteskultur.

- För att verkligen kunna placera interna möten högre upp på agendan så krävs det att även ledningen praktiserar ”walk the talk”, att de genom sina handlingar visar att mötesfrågan är tillräckligt prioriterad för att tas på allvar. Men det handlar i första hand inte om att minska ner mötestiden. Det är viktigare att bli mer resultatorienterad och se till att varje möte verkligen leder till konkreta slutsatser och handlingar, säger Micke Darmell.

Konkret verktygslåda ökade delaktigheten på GreenCargos möten

Transportföretaget GreenCargo är en av de organisationer som satsat för att effektivisera sina möten.  Alla lokala chefer runtom i landets har försetts med en verktygslåda med metoder och tekniker som de kan använda för att variera sina möten.  Utbildningen betalade sig direkt i form av kortare möten och mer engagerade medarbetare.

- Vi har hittat ett strukturerat sätt att ta vara på våra personals erfarenheter och åsikter. Möten som tidigare bestod av ensidig informationsöverföring via powerpoint har utvecklats till interaktiva tankesmedjor, säger Roger Mikko, chef på GreenCargo i Kiruna.

På mötesutbildningen fick han en verktygslåda med ett par olika mötestekniker som kan användas vid olika tillfällen. Brainstorming och ”tvärtommetoden” är två av dem.

Tvärtommetoden syftar till att få igång medarbetarnas tankeverksamhet genom att de ställs inför en ”antifråga”, exempelvis vad man kan göra för att förpesta stämningen på jobbet.  Genom att skriva ner sina förslag och diskutera dem i smågrupper så styrs diskussionen så småningom in på vad som kan göras för att undvika scenariot i fråga.

- En metod som jag använt mycket är ”p-rutan”. Den går ut på att vi parkerar alla frågor som dyker upp under mötets gång på ett blädderblock.  Under ett möte dyker det ju i allmänhet upp många tankar och idéer som visserligen är intressanta, men som ofta inte hör till agendan. Genom att parkera dem så kan vi ta upp dem efter mötet eller på nästa möte istället, säger Roger Mikko.

Om författaren

Annika Wihlborg

Frilansjournalist

Annika Wihlborg är skribent, journalist och copywriter och driver sedan tio år tillbaka Textverket, ett företag vars specialitet är att förmedla människor och företags budskap i ord.  Annika skriver gärna om privatekonomi, ledarskap, affärer, personlig utveckling och karriär. Hennes främsta drivkraft är en ständig nyfikenhet på människor, psykologi och företagande.

Kontakt: annika@motivation.se