Effektivisera interna möten

Pia Larsson, mötesledare på Facilitatorhuset, rekommenderar att man innan eller i början av mötet skriver ner de frågor som ska tas upp. Det bidrar till att alla deltagares förväntningar hamnar på samma nivå.  Det finns annars en risk att några deltagare blir besvikna när frågor som de trott att mötet skulle fokusera på kanske inte ens tas upp på dagordningen.  Om deltagarna får ta del av en agenda i förväg så sparar det också tid eftersom de lättare kan förbereda och läsa in sig på rätt frågor.

Nästa steg är att bestämma ett antal enkla förhållningsregler för mötet. Dessa kan också variera beroende på syfte och mål. På ett strategimöte kan en central spelregel exempelvis vara att alla deltagare ska få prata till punkt eller att det är tillåtet att komma med direkt feedback på andras åsikter eller att man sparar alla förbättringsförslag till en feedbackrunda på slutet.

Håll mötet stående eller byt mötesmiljö

Andra knep som kan öka ett mötes inspirationspotential är att hålla delar av mötet stående, korta ner mötestiden eller begränsa föredrag och anföranden till tio minuter åt gången.

Efter tio minuter kan talaren exempelvis ställa en fråga till mötesdeltagarna eller lägga in en kreativ övning som bidrar till att hålla intresset och energinivån uppe.

Några snabbtips på att få upp energin på möten är att korta ner mötestiden, stå upp på mötet, dra ned på mängden information som deltagarna ska ta till sig – vad är viktigast att veta för för just denna målgrupp? Varva informationspunkter med reflektion i mindre grupper alternativt bikupor, diskussioner i grupper med två deltagare. Efter tio minuter kan talaren exempelvis ställa en fråga till mötesdeltagarna eller lägga in en kreativ övning som bidrar till att hålla intresset och energinivån uppe. 

- För att skapa mer engagerande möten så bör man dels få överblick i vad mötena egentligen kostar. Det ger många gånger en aha-upplevelse, dels få en konkret verktygslåda med metoder och tips som gör mötesdeltagarna mer delaktiga. Eftersom möteskulturen är så djupt rotad och en så central del av företagskulturen på många företag så väntar de ofta tills de måste förändra sin möteskultur. I samband med lågkonjunkturen har många företag fått rejäla utmaningar, exempelvis att halvera antalet möten eller tiden som spenderas i möten, säger Pia Larsson.

Om författaren

Annika Wihlborg

Frilansjournalist

Annika Wihlborg är skribent, journalist och copywriter och driver sedan tio år tillbaka Textverket, ett företag vars specialitet är att förmedla människor och företags budskap i ord.  Annika skriver gärna om privatekonomi, ledarskap, affärer, personlig utveckling och karriär. Hennes främsta drivkraft är en ständig nyfikenhet på människor, psykologi och företagande.

Kontakt: annika@motivation.se