Menu

Interaktivitet gör möten inspirerande

Mötesteknologier i tiden lyfter mötena till nästa nivå.

Det finns en mängd intressanta och användbara tekniska verktyg som underlättar, effektiviserar och gör organisationers möten roligare. Tekniker som Mindmapping, mentometerknappar och Idéa Builder ger gruppen hjälp på traven i arbetet med att generera konstruktiva möten som verkligen ger resultat.


Trots att det finns en mängd tekniska lösningar att välja mellan för organisationer som planerar och förbereder sina interna arbetsmöten så används de i mycket liten utsträckning i svenska organisationer. Det beror ofta på att kännedomen och vetskapen om dessa tekniska verktyg som rationaliserar och förhöjer effekten av såväl vardagsmöten som konferenser är relativt låg. Det menar mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Ett av de mest beprövade verktygen för att effektivisera möten är mindmapping. Tack vare mjukvaruprogram som Mindmanager och Mindmaister så kan traditionell mindmapping tas ett steg längre. Med hjälp av modern teknik kan en mindmap skapas i realtid, under mötets gång och i takt med att diskussionen växer fram. Det har en dokumenterad psykologisk effekt som visualiserar mötets framsteg för deltagarna, samtidigt som dokumentationen sker i realtid. Mindmapen hjälper mötesdeltagare att se samband och logiska kopplingar i resonemang. Efter mötet kan alla snabbt ta del av den digitala tankekartan.

- Med hjälp av ett visuellt språk kan vi lättare överblicka och förstå komplexa sammanhang. Mindmanager och Mindmaister är även utmärkta verktyg för presentationer och ett betydligt mer dynamiskt alternativ till konventionella Powerpointpresentationer, säger Caroline Dunne.

Idéa builder ger oanade möjligheter till interaktivitet

Ytterligare ett kraftfullt mötesverktyg som verkligen ligger i tiden är Idéa builder powered by Zing.

Mötesdeltagarna delas in i smågrupper med minst tre deltagare i varje. Grupperna förses med trådlösa tangentbord. De diskuterar de för mötet kritiska frågeställningarna och skriver ner sina tankar och idéer på tangentborden. Samtliga inlägg presenteras i realtid på en storbildsskärm.

Idéa Builder är ett kraftfullt verktyg för att skapa interaktiva möten och seminarier exempelvis vid medarbetardagar, kundträffar, kickoffs, föreläsningar och utbildningar.

- Flera sinnen används under mötet, vilket har en god pedagogisk effekt. Deltagarna kan dela med sig av sina synpunkter och åsikter skriftligt och anonymt, utan att behöva prata inför den stora gruppen.  Grupper som vill få ut mesta möjliga av den här metoden gör klokt i att anlita en certifierad facilitator, som bland annat kan konsten att formulera frågor på bästa möjliga sätt utifrån syftet med mötet, säger Caroline Dunne.

Idéa Builder väcker engagemang och skapar intresse bland deltagarna eftersom det uppmuntrar till interaktivitet, säger Caroline Dunne, som tillägger att användandet av Idéa Builder ger mötesdeltagarna en rejäl AHA-upplevelse.

Mentometerknappar för snabb individuell respons

En annan teknik som öppnar upp många möjligheter till delaktighet och inflytande över mötet är mentometerknappar. Med hjälp av mentometerknappar ges mötesdeltagarna en möjlighet att besvara frågor genom att rösta på det alternativ de föredrar. Eftersom röstningen sker anonymt är sannolikheten stor att deltagarna vågar dela med sig av sina uppriktiga åsikter. Mentometeromröstningar är ett effektivt sätt att snabbt ta pulsen på publiken och pejla av deras åsikt i en viss fråga.

- I framtiden ersätts förmodligen mycket av den mjukvara och den tekniska utrustning som används idag av mötesdeltagarnas egna mobiltelefoner och läsplattor. Det tyder inte minst det stora antal mötesappar som regelbundet lanseras till smartphones, säger Caroline Dunne.


Du kanske även gillar

Anneli Godman: "Hjärnans arbetsminne har begränsat med resurser och behöver pauser, för de flesta varje timme, för att orka hålla fokus på det som sker för stunden." I mina samtal med högpresterande personer kommer ofta det här med...

Håll möten på stående fot eller byt mötesmiljö - spara pengar. Innan man inleder ett internt möte bör man ställa ett par fr...

Sköt arbetsorderhantering och tidrapportering via smarta mobiler - tips från Mikael Nilebacke, vd på Erisma. Mobila lösningar, mjukvara för mobila datorer och smarta mobiler, har...

Prokrastinering är ett beteende som går att förändra, säger Alexander Rozental, författare till boken "Dansa på deadline". De flesta av oss faller ibland för frestelsen att skjuta upp en svår...

Dåligt planerade arbetsdagar orsakar ineffektivitet, säger Kompetensakademins Michael Alphov. Svenska tjänstemän förlorar tid och energi genom att inte...

Mötestekniker ger nytt liv till företagets möteskultur - testa en ny metod på konferensen. Det är lätt att möteskulturen i en organisation utvecklas enligt...

En trigger hjälper dig att ladda mentalt inför mötet Gör som elitidrottarna inför ett viktigt lopp, skaffa dig en egen...

Gästskribenterna Alexandra Thomas och Jonas Roth: "Ledarens arbetsvardag blir alltmer komplex, multikulturell och virtuell. För att få ut all potential i ditt team, behöver du veta hur man skapar delaktighet, engagemang - och inte minst handling." Ledare förväntas vara handlingskraftiga, kunniga, målstyrda och...

Motivation.se har pratat med Helén Vedle som arrangerar kurser i effektiv e-posthantering. E-post är ett smart jobbverktyg som förenklar kommunikationen och kan...

Organisationskonsulten Liv Cardell; "Det går inte att beordra, informera eller besluta fram en förändrad företagskultur". Att genomföra större förändring i en verksamheten krä...

  • Ledarskap

Vad innebär det i praktiken att driva företag utifrån värderingar? Idag säger sig de flesta jobba med värderingar och kärnvärden, men hur? Och vad använder vi värderingarna till i våra verksamheter? Det satsas mycket på PR och jippon kring värdeorden när det egentligen handlar mer om beteenden och handlingar och vad vi gör i vår vardag. Värderingar fungerar både som karta och kompass - men hur får vi medarbetarna att se samma karta och följa kompassnålen i samma riktning? Marie Alani och Helena Timander samtalar med Johanna Frelin, vd på Hyper Island och Louise Ring, HR-direktör i Axfood-koncernen.

  • Motivationsbloggen

Med en del skräck, två delar spänning och en ansenlig mängd nyfikenhet gav vi oss iväg till Almedalen för allra första gången. Förväntningarna var många, oerfarenheten stor. Men någonstans måste man ju börja. Jag fyllde min väska med anteckningsblock, dator, laddarsladdar, en bunt visitkort och telefon och klev ut på Visbys kullerstenar. Så välkända för mig - men den här gången helt nya. Och jag var knappast ensam om att beträda dem…

  • Motivera

Vad det blir för spin-off i våra hjärnor när världen snurrar snabbare än ett turbotrimmat roulett-hjul? Hur skall du förhålla dig till en värld som är ”V U C A” och centrifugerar den dagliga världsbilden till en snurrig kompott av möjligheter och tankeriktningar? Var att börja? Var att sluta?

  • Ledarskap

Om jag skulle försöka beskriva Almedalen för någon som aldrig har varit här skulle jag nog säga att det är som en musikfestival, fast utan musik och om demokrati istället. Jag älskar Almedalen! Här möts många av oss som är intresserade av samhälls- och framtidsfrågor. Jag ränner Hästgatan upp och ned och möter alla möjliga inspirerande människor: politiker, opinionsbildare, lobbyister, mediapersoner, näringslivsrepresentanter, studenter och en och annan semesterfirare.

  • Motivera

Många av oss har ett stort problem som vi ständigt brottas med: Koncentrationssvårigheter. De yttre distraktionerna kan man förvisso komma undan ganska enkelt genom att logga ut från sociala medier och stänga av ljudet på telefonen. Annat är det med de inre distraktionerna - de oemotståndliga idéerna och tankarna om allt mellan himmel och jord som väller över oss när vi försöker fokusera på jobbet. Vad ska vi stackars tänkare ta oss till när vi helt enkelt inte kan sluta...tänka?

  • Kommunicera

Så hur gör du då? Du har lyckats säga något intresseväckande i början av din presentation, som du har förberett och som gör att åhörarna blir nyfikna och vill ha mer. Hur gör du för att hålla deras intresse hela vägen? 

  • Ledning

Efter att ha jobbat med fler än 200 ledningsgrupper har min kollega Per Malmberg och jag sett flera ”röda-trådar”. Dessa har vi delat med oss av i ett antal VD-seminarier med temat ”Den dolda potentialen i ledningsgruppen”. Vid vårt senaste seminarie fick jag en intressant fråga som jag grubblat på sedan dess och som jag tänkte utveckla. 

  • Ledarskap

Människan som resurs i arbetslivet har under de senaste åren fått allt sämre rykte. Människor skapar osäkerhet genom att vabba, gå med i facket eller ha åsikter i största allmänhet. Det skapar förutsättningar för att robotarna kommer att ta över allt arbete, säger förståsigpåarna. Inget blir kvar utom präster, tydligen. Men då glömmer man en grundläggande fråga - människosynen.

  • Motivera

Vissa dagar känns det som att hela världen jobbar emot dig. Det är bilkö till jobbet, datorn krånglar, den inkompetenta kollegan gör dig galen. Dessutom borde du vara mycket mer framgångsrik än vad du är, eller hur? Kort sagt: Du är frustrerad. Frustration är en känsla som kostar enorma mängder energi - helt i onödan. Men med lite träning kan du lära dig att aldrig mer bli frustrerad igen, lovar tidningen Time.

  • Ledarskap

I en tidigare artikel – Pratar vi om samma sak? – förde jag ett resonemang om ”resonans” som en grundläggande ingrediens i ledarskapet. Det handlar om att vi som ledare behöver vi skapa förutsättningar för att få andra – och då inte minst medarbetarna – med på tåget. Det handlar om att tona in den andre så att vi säkerställer ett konstruktivt samtal vari vi pratar om samma sak inom samma ramar och spelplan. 

  • HR

Human Growth Award är en nyinrättad utmärkelse som ska delas ut till Årets HR-chef. Syftet med priset är att sätta HR i rampljuset och uppmärksamma nytänkande personalchefer som har förmågan att lyfta människor och organisationer så att de når sin fulla potential. Juryn står nu beredda att ta emot nomineringar till utmärkelsen, som ska delas ut den 3 november.

  • Projektleda

Ulf Bengtsson arbetar med ledarutveckling och är själv chef på Wenell Management. Här framtidsspanar han om vad vi egentligen behöver lära oss för att utvecklas om ledare. Tänk om vi hittills tänkt helt fel? ”I dagens ledarutveckling ingår för lite träning. Istället är det mycket fokus på kunskap, och väldigt få tillfällen till att öva.”

  • Motivationsbloggen

Alexandra Thomas, Move Management: Livet bjuder på knepiga situationer när det känns som om reservtanken skvalpar ihåligt i själen. Det är trögt när bagaget blivit bortslarvat, planet försenat, man landar på fel terminal, springer i Berlin, landar i en tysk stad vid midnatt och möts av ett 14- gradigt hotellrum där man sover i jeans för att hålla värmen. Det är i de situationerna som två perspektiv måste mötas för att du ska kunna vända situationen: kämpande och möjlighetstänk. Det är också i de situationerna som du inte klarar dig utan hjälp från människor som faktiskt ser och hör.

 

  • HR

Blåa personer är analytiska, noggranna och intresserade av detaljer. De vill gärna ha tydliga ramar för sitt arbete och tycker om fakta, logik och sakliga argument. Många människor med blå personlighetsfärg arbetar som specialister av olika slag och uppskattas för sin förmåga till analys och djupdykning. Samtidigt kan de också framstå som reserverade, skeptiska och rädda för förändring.

  • Innovation

Alla offentliga verksamheter behöver ha ett strategiskt tänk kring innovationsprocessen i och utanför sin egen organisation. Genom det innovativa arbetet skapas förutsättningar för att möta utmaningar som generationsväxling, mindre skatteunderlag och ökade klyftor. "Ingen organisation kan lösa de framtida problemen själv, vi måste jobba tillsammans i olika innovationssystem", säger Södertälje Kommuns innovationsledare, Johan Brinck.

  • Ledarskap

Solstrålarna är de små tingen i vardagen som gör oss glada. En icke oväsentlig del av livets mening kan vara att lära sig ta vara på dem. Det kan vara skuggan av ett leende hos någon man möter, ett litet framsteg hos ett barn eller barnbarn, en färgnyans man inte har upptäckt förr, en smakupplevelse i den dagliga måltiden. Livet är fullt av sådana solstrålar. Konsten är att både upptäcka dem och ta vara på dem.