Menu

Interaktivitet gör möten inspirerande

Mötesteknologier i tiden lyfter mötena till nästa nivå.

Det finns en mängd intressanta och användbara tekniska verktyg som underlättar, effektiviserar och gör organisationers möten roligare. Tekniker som Mindmapping, mentometerknappar och Idéa Builder ger gruppen hjälp på traven i arbetet med att generera konstruktiva möten som verkligen ger resultat.


Trots att det finns en mängd tekniska lösningar att välja mellan för organisationer som planerar och förbereder sina interna arbetsmöten så används de i mycket liten utsträckning i svenska organisationer. Det beror ofta på att kännedomen och vetskapen om dessa tekniska verktyg som rationaliserar och förhöjer effekten av såväl vardagsmöten som konferenser är relativt låg. Det menar mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Ett av de mest beprövade verktygen för att effektivisera möten är mindmapping. Tack vare mjukvaruprogram som Mindmanager och Mindmaister så kan traditionell mindmapping tas ett steg längre. Med hjälp av modern teknik kan en mindmap skapas i realtid, under mötets gång och i takt med att diskussionen växer fram. Det har en dokumenterad psykologisk effekt som visualiserar mötets framsteg för deltagarna, samtidigt som dokumentationen sker i realtid. Mindmapen hjälper mötesdeltagare att se samband och logiska kopplingar i resonemang. Efter mötet kan alla snabbt ta del av den digitala tankekartan.

- Med hjälp av ett visuellt språk kan vi lättare överblicka och förstå komplexa sammanhang. Mindmanager och Mindmaister är även utmärkta verktyg för presentationer och ett betydligt mer dynamiskt alternativ till konventionella Powerpointpresentationer, säger Caroline Dunne.

Idéa builder ger oanade möjligheter till interaktivitet

Ytterligare ett kraftfullt mötesverktyg som verkligen ligger i tiden är Idéa builder powered by Zing.

Mötesdeltagarna delas in i smågrupper med minst tre deltagare i varje. Grupperna förses med trådlösa tangentbord. De diskuterar de för mötet kritiska frågeställningarna och skriver ner sina tankar och idéer på tangentborden. Samtliga inlägg presenteras i realtid på en storbildsskärm.

Idéa Builder är ett kraftfullt verktyg för att skapa interaktiva möten och seminarier exempelvis vid medarbetardagar, kundträffar, kickoffs, föreläsningar och utbildningar.

- Flera sinnen används under mötet, vilket har en god pedagogisk effekt. Deltagarna kan dela med sig av sina synpunkter och åsikter skriftligt och anonymt, utan att behöva prata inför den stora gruppen.  Grupper som vill få ut mesta möjliga av den här metoden gör klokt i att anlita en certifierad facilitator, som bland annat kan konsten att formulera frågor på bästa möjliga sätt utifrån syftet med mötet, säger Caroline Dunne.

Idéa Builder väcker engagemang och skapar intresse bland deltagarna eftersom det uppmuntrar till interaktivitet, säger Caroline Dunne, som tillägger att användandet av Idéa Builder ger mötesdeltagarna en rejäl AHA-upplevelse.

Mentometerknappar för snabb individuell respons

En annan teknik som öppnar upp många möjligheter till delaktighet och inflytande över mötet är mentometerknappar. Med hjälp av mentometerknappar ges mötesdeltagarna en möjlighet att besvara frågor genom att rösta på det alternativ de föredrar. Eftersom röstningen sker anonymt är sannolikheten stor att deltagarna vågar dela med sig av sina uppriktiga åsikter. Mentometeromröstningar är ett effektivt sätt att snabbt ta pulsen på publiken och pejla av deras åsikt i en viss fråga.

- I framtiden ersätts förmodligen mycket av den mjukvara och den tekniska utrustning som används idag av mötesdeltagarnas egna mobiltelefoner och läsplattor. Det tyder inte minst det stora antal mötesappar som regelbundet lanseras till smartphones, säger Caroline Dunne.


Du kanske även gillar

10 smarta mobilapplikationer för affärsresenärer. Marknaden för appar till mobiltelefoner växer snabbt. Oavsett om du...

Tema:Stress - Multitasking, en motsägelsefull aktivitet utifrån ett hjärnperspektiv. Multitasking är ett ord som har hängt med ett tag men som på...

Håll möten på stående fot eller byt mötesmiljö - spara pengar. Innan man inleder ett internt möte bör man ställa ett par fr...

Motivation.se har pratat med Helén Vedle som arrangerar kurser i effektiv e-posthantering. E-post är ett smart jobbverktyg som förenklar kommunikationen och kan...

Annika Engström, forskare vid Tekniska Högskolan i Jönköping: ”Lärandet sker i spänningsfältet, i mellanrummet mellan önskan om struktur och den oförutsägbara verkligheten." Forskaren Annika Engström har fått förfrågningar och...

Knepen som hjälper er att arrangera effektiva videokonferenser. Videokonferenser har gått från att vara en teknikfråga till...

Metoden Getting things done frigör energi att utföra. Om du får alla ”måsten” ur huvudet på ett...

Dåligt planerade arbetsdagar orsakar ineffektivitet, säger Kompetensakademins Michael Alphov. Svenska tjänstemän förlorar tid och energi genom att inte...

Mark Dixon: "Jag har sett för många användarberättelser där behovet har blivit en efterkonstruktion och har en tendens att se ut så här: "För att det blir bättre så…". Knappast något användbart". Användarberättelser används mer och mer inom agil...

Sköt arbetsorderhantering och tidrapportering via smarta mobiler - tips från Mikael Nilebacke, vd på Erisma. Mobila lösningar, mjukvara för mobila datorer och smarta mobiler, har...

  • Ledarskap

Hur många dignar inte redan under bördan av att sträva efter perfektion? Den perfekta karriären, relationen, inredningen och träningsrundan. Att istället vara mer av en Real Model snarare än en Role Model – hur låter det alternativet? En människa av kött och blod som både kan älska sitt jobb och slita sitt hår. Som förvisso är en skicklig ledare men också älskar att paddla kajak. Som läser både managementböcker och deckare. Som är på jobbet med hela sig - och därmed bidrar till att öka mångfalden i ledarskapet.

  • Ledarskap

Svenska Filminstitutet vd Anna Serner har sopat banan med sitt jämställdhetsarbete som har gjort avtryck ända bort i Hollywood. Hur kommer det sig att ett filminstitut i ett litet land på norra halvklotet är på allas läppar när det kommer till just jämställdhet? På vårt Lunch & Learn berättar hon med stor inlevelse om hur resan sett ut hittills och vad som krävs för att få en verklig förändring. Jämställdhet är business, hårt arbete och en medveten strategi som kräver allas engagemang.

  • Ledning

Arbetsmöten kan kännas både kreativa, inspirerande och energigivande. Men den positiva känslan är ingen garanti för att mötet verkligen leder till konkret handling. För att det som sägs på mötet verkligen ska omsättas i praktiken krävs två saker: dokumentation och ansvarsfördelning. Det är bara genom en tydlig kommunikation som ni kan undvika stress och frustration, och samtidigt försäkra er om att mötets momentum verkligen tas tillvara.

  • Projektleda

Våra beteendemönster ger oss många ledtrådar, och faktum är att de utgör en nyckel till hur vi kan bli framgångsrikare i vår strävan att nå fram till andra. Visst vore det underbart att kunna förutse hur vårt budskap om en förändring kommer att tas emot? Eller hur reaktionen på det nya projektet kommer att bli?

  • Ledarskap

Priset är högt för en curlande chef, och en dag blev det på tok för högt för Åsa Lundborg, som en morgon vaknade döv på ena örat och förstod att en förändring måste till. Hon var chef för en avdelning i ett kaotiskt läge, med en otrygg stämning, underbemanning och hög sjukfrånvaro. På några månader lyckades hon skifta klimatet med hjälp av samarbetscoaching.

  • Innovation

Social innovation handlar om att hitta nya lösningar på samhällets utmaningar. Anna Landeborg arbetar på Mötesplats Social Innovation (MSI) och säger att det finns ett stort intresse för innovativt arbete – men det ställer också större krav på samverkan mellan olika sektorer i samhället. ”Det finns idag ingen sektor som på egen hand kan lösa de utmaningar vi står inför”, säger hon till Motivation.se.

  • Coacha

Vi lever i en tid av extrem förändring och utveckling. Världen befinner sig just nu i ett paradigmskifte där teknologin och internet påverkar våra liv på alla plan. Via transparanta sociala medier blir vi medvetna om hur alla andra har det i sina liv (tror vi). Vi jämför oss och vill bli lika framgångsrika som ”alla andra”. Samtidigt leder den nya tekniken till att företagen ställer allt högre krav på att medarbetarna ska vara snabba, effektiva och ständigt tillgängliga. Men mitt i denna utvecklingsiver glömmer vi bort en viktig sak – att människor också måste vara hållbara.

  • Ledarskap

”Älta inte i det förflutna."
Hur många av oss har inte hört den rekommendationen - särskilt efter att något dåligt har hänt oss? Många gånger skulle det vara klokt att följa det och flytta fokus till nuvarande och kommande mål. När allt kommer omkring kan en ohälsosam relation med tidigare misslyckanden förlama oss.
Men precis som med alla goda råd, bör det inte tas till ytterligheter. Jag är ett stort fan av att välja att gå vidare, men jag vet samtidigt det stora värdet av att ha tillbringat en kort tid åt att reflektera över tidigare fel på ett produktivt sätt. Varför? Eftersom det är det enda sättet att lära sig av dem.

  • Ledarskap

Ett gott självledarskap bygger på förståelse för oss själva. För att förstå oss själva behöver vi förstå vårt eget känsloliv. Vi blir alltså klokare som människor om vi förstår hur våra känslor fungerar - det handlar om emotionell självförståelse. Med en större emotionell självförståelse utvecklas vår emotionella intelligens (EQ) som i sin tur gör oss till bättre medmänniskor och ledare.
Och hur kan vi då utveckla vår emotionella självförståelse? Testa strategin – artig och kall med korten nära kroppen.

  • Ledarskap

Måste en bra ledare matcha företagets kultur? De flesta skulle nog svara ja på den frågan. Det känns ju så självklart att exempelvis handlingskraftiga ledare passar i väldigt resultatinriktade organisationer, medan ledare som är socialt skickliga gör sig bättre i mer relationsorienterade verksamheter, och så vidare.
Men en ny forskningsstudie visar att det faktiskt kan vara tvärtom – en ledare som går på tvären med organisationskulturen kan vara precis vad ett företag behöver.

  • Kommunicera

Grunden för all god kriskommunikation på Facebook måste läggas i fredstid – genom att man skapar engagemang och bygger relationer. I dagens medieklimat kan saker hända väldigt fort – och om man står handlingsförlamad när stormen bryter ut så kan skadan bli väldigt svår att reparera. Mandat och rutiner behöver därför fastställas långt innan drevet går, så att du kan agera snabbt och framgångsrikt när det väl behövs.

  • Kommunicera

Konsten att samtala och konversera är en av de viktigaste sakerna att lära sig i livet. Dessvärre präglas vårt samhälle av en snabbt ökande polarisering – en utveckling som gynnas av att våra ”samtal” i allt högre utsträckning sker via textmeddelanden. Håller vi på att glömma bort hur viktigt det är att verkligen lyssna uppmärksammat på varandra?
Som ”motgift” erbjuder skribenten och radioprataren Celeste Headlee tio tips om hur du blir bättre på att konversera. Och nej, det handlar inte om att ta till olika knep för att ”visa att man lyssnar”. För den som lyssnar på riktigt behöver inte ta till sådana trix, menar Headlee.

  • HR

Har du funderat på vad som gör att vissa människor lyckas skapa sig ett liv de är nöjda med, medan andra tycks kämpa och kämpa med en växande frustration över att aldrig nå ända fram? Vissa personer verkar ha förmågan att ta sig fram leende och småvisslande, även under de mest knepiga omständigheter, medan andra möter motstånd även i vad som verkar vara en gynnsam eller trevlig miljö. De här frågorna har engagerat forskare över hela världen och kan idag summeras under begreppet emotionell intelligens, eller EQ som vi brukar säga till vardags.

  • Hälsa

”Jag var nära att bli sjukskriven när jag i allt för stor utsträckning gjorda andra människors jobb och fick sitta sent på kvällarna med mina egna arbetsuppgifter. Jag blev ständigt avbruten och hade ingen stödjande chef som såg min situation. Det var svårt att tala öppet om detta på företaget. Till slut bad jag om hjälp och fick träffa en coach som hjälpte mig att jobba på ett effektivare sätt. Förutom samtalen vi hade, tränade jag på att införa mental ergonomi i min arbetsvardag.

Till mitt stöd hade jag ett digitalt verktyg där jag fick konkret hjälp med vad och hur jag skulle lägga upp mitt arbete. Jag övade på att planera min dag bättre, fokusera oftare på en sak i taget och säga nej till att lägga allt för mycket tid på att hjälpa andra. I takt med att min medvetenhet och tydlighet ökade blev jag mindre hård mot mig själv och det blev lättare att koncentrera mig, jobba effektivt och till och med prioritera de viktiga pauserna ibland.

Jag tar med mig viktig lärdom från min coaching och träning i mental ergonomi och idag arbetar jag mycket effektivare. Jag har lärt mig att min hälsa är viktig och att jag ska värna min tid för att fortsätta att kunna prestera på topp.”

  • Ledarskap

Chefernas arbetssituation har varit en ständig källa till bekymmer de senaste åren. Men nu ser vi en trend som kan vara räddningen för en plågad  och utsatt grupp, nämligen sekreterarnas återkomst!

  • Ledarskap

Dagens företag och dess anställda verkar och arbetar i en på många sätt turbulent och konstant föränderlig miljö. För att bibehålla konkurrensfördelar - och bara för att överleva - måste de flesta ständigt förändra sig genom ny teknik och såväl strategisk som strukturell förändring. Men varje förändring sker på bekostnad av de anställdas fokus och uppmärksamhet. Varje omorganisation skapar oro och känslor. Och oro gör omedelbart att vi tappar fokus på vår uppgift – det är inget vi styr över själva. Det sker ändå.