Att leta tar tid

Undersökningen, som gjorts av undersökningsföretaget YouGov ,på uppdrag av Canon visar att Sveriges kontorsanställda och egenföretagare lägger mycket tid på att leta efter arbetsdokument av olika slag. 43 procent av de tillfrågade lägger en halvtimme eller mer om dagen på att leta efter information. Bryts resultatet ned ytterligare visar det sig att drygt en fjärdedel (26 procent) ägnar från en halvtimme upp till en timme av arbetsdagen åt letande, vilket motsvarar upp till drygt 20 timmar i månaden.  

Christoffer Bohrn, produktchef för dokumentlösningar på Canon Svenska, säger:
-    Att så många ägnar så mycket tid åt informationssökning är ett problem för både företagen och medarbetarna. Idag kommunicerar vi mycket genom digitala och fysiska dokument i arbetet och det medför behov av smarta lösningar för dokumenthantering. I många fall kan företagen minska söktiden avsevärt genom att dra nytta av lösningar för elektronisk datainsamling, arkivering och delning.

En anledning till att kontorsanställda och egenföretagare lägger så mycket tid på att leta efter informationsunderlag och arbetsdokument kan vara förlegad teknik.

Undersökningsresultaten visar att drygt hälften (51 procent) av de tillfrågade upplever att förlegad teknik, såsom gamla datorer, mobiltelefoner, skrivare, kopiatorer och programvara försvårar den dagliga kommunikationen i arbetet.

Egenföretagare, som ofta själva väljer sin egen teknikutrustning är, med 37 procent, den grupp med minst andel som upplever att tekniken är ett problem. Störst andel som upplever att förlegad teknik försvårar den dagliga kommunikationen har medarbetare inom offentlig sektor, med 56 procent.

I kommunikationen mellan kollegor på Sveriges arbetsplatser används ofta digitala dokument, såsom Word-dokument, Excelfiler och pdf-filer. 37 procent av de tillfrågade kommunicerar genom dessa dokument dagligen. Utöver kommunikation genom digitala dokument är det bara e-post och telefonsamtal som används mer. 22 procent uppger att de dagligen kommunicerar med kollegor genom fysiska dokument, såsom mötesanteckningar och utskrifter.

Privat sektor kommunicerar i jämförelse med övriga sektorer mest genom digitala dokument, 43 procent gör det dagligen. Offentlig sektor är, med 29 procent, den sektor med minst procentandel som använder kommunikationssättet dagligen.

Bli effektivare

• Använd intranätet för dokument som alla behöver ha tillgång till. Lägg extra tid på att göra intranätet attraktivt, användbart, enkelt och begripligt.
   
• Skapa en bra och tydlig struktur för lagring av dokument på den gemensamma disken så att medarbetarna känner att systemet går att använda.
   
•  Se till att alla tar som rutin att inte spara något lokalt på hårddisken.
   
• Undersök vilka förutsättningar ni har att använda webbaserade lagerlösningar där data sparas i Molnet. Alltfler sådana tjänster lanseras.