Menu

Så prioriterar du rätt när alla drar i dig

Har du koll på vad som är viktigt för dig?
Så prioriterar du rätt när alla drar i dig

Sist jag skrev här talade jag om hur vi håller koll på det vi har att göra och om vilka verktyg vi helst väljer för det (och vilka vi ska undvika). Att ha koll är en sak - att veta vad som är rätt att göra i varje stund, är en annan.
Det finns så mycket att göra och det är så lätt att välja fel och göra en felprioritering. Fel och fel, förresten, ofta handlar det snarare om att vi just i detta nu väljer att göra en sak vi sedan önskar att vi inte hade lagt tid på.

Något ligger överst, vi råkar se det och vi gör det, för att bli klar med det. Ett mail är märkt som “hög prio” (hur kan avsändaren veta det?) och skrivet enbart med VERSALER, vi blir skraja och tar hand om det för att avvärja faran. Någon säger att vi är den ende som kan hjälpa den, vi blir smickrade och såklart ställer vi upp. Något plingar till, vi blir nyfikna och vi fastnar där det plingade. Någon som ber oss göra något låter arg, vi släpper allt och gör det. Det går en stund. Sedan förbannar vi tyst den som gav oss jobb, fastän det var vi som sade ja.

Att säga nej till allt utom en sak just nu

Varje gång vi prioriterar något säger vi nej till något annat. För en del människor jag möter är det en baggis, men för andra är det riktigt svårt. Ändå behöver vi säga ja till det rätta (och nej till allt annat), om vi ska äga vår egen planering och inte känna oss som offer för omständigheterna.

Alltför många jag möter prioriterar efter brådska. Är något bråttom, gör de det. Först när något är bråttom, gör de det, för de får så mycket att göra att allt hinner bli bråttom innan de har tid till det.

Brådska är bara hälften

Det är en klassisk tanke att en uppgifts prioritet beror på hur brådskande den är i kombination med hur viktig den är. Alla har hört det, men nästan inga av dem jag träffar använder det i praktiken, för alldeles för få har bestämt sig för vad som gör en uppgift viktig.

De som anlitar mig är de ambitiösa - de som vill göra ett bra jobb och som vill ha det bra på många fronter - såväl i arbetet som i det privata. För dem blir lätt väldigt mycket viktigt: De vill lyckas i sitt jobb, så allt som har med jobbet att göra är viktigt. De tycker att man ska vara hjälpsam, så om någon behöver hjälp med något är det viktigt. De är ofta chefer och vill vara bra sådana, så allt som har med medarbetarna att göra är viktigt. Därutöver har vi kunderna; hade vi inte haft dem så skulle vi inte haft någon verksamhet, så allt som har med kunderna att göra är viktigt. Allt blir viktigt!

Att göra tydligt vad som är viktigt

Vad är då viktigt? Jo, vi kan påminna oss om ett beslut vi redan fattat - fler gånger än en. Någonstans i organisationen har några bestämt vart vi ska på lång sikt - kalla det en vision eller något annat. För att stämma av att vi är på väg åt rätt håll och i rätt tempo, sätter vi mål i det kortare perspektivet och mer i detalj. Vid något tillfälle bestämmer var och en av oss - säkert i samråd med vår chef - vilka som är de mål som just jag ska ansvara för, alltså de mål som representerar mitt bidrag till helheten.

För att nå målen, gör vi saker. De saker vi gör för att nå målen, torde vara de viktiga sakerna. De uppgifter vi har att göra som bidrar till de mål vi ansvarar för är de viktiga uppgifterna - oavsett hur brådskande de är.

Ett nej eller ett ja med skön magkänsla

Därför är det så avgörande att veta vilka mål vi ansvarar för. Saknar du mål - helt eller i en del av ditt arbete – så skaffa mål, så att du inte bara är hänvisad till att prioritera det brådskande, utan lättare kan säga “nej” eller “ja, gärna, men senare” till uppgifter som inte är viktiga - även om de är brådskande (om du har viktiga saker att göra samtidigt, det vill säga; i synnerhet om de också är brådskande). Du blir mer den som råder över hur din dag blir och över hur stressad och trött du kommer att känna dig i slutet av dagen. Dagarna blir mindre “bara som de blir” och mer som du önskar dem.

En hjälp av oväntat slag

Har du kollegor som återkommande kommer till dig och säger “kan du hjälpa mig, för det har kört ihop sig kapitalt?”, prioritera mer medvetet genom att tacka “ja” eller “nej” med dina mål som grund och tipsa dem om att göra detsamma. Det är också att hjälpa, men på längre sikt. Om de mer än tidigare prioriterar de viktiga sakerna, kommer de att hinna klart med dem tidigare och det kommer inte att köra ihop sig lika ofta.

Märk upp det viktiga

För att anknyta till förra månadens strukturtankar om digitala att göra-list-verktyg, kan du ta för vana att kategorisera eller etikettera de viktiga uppgifterna med etiketten “Viktigt”. När du om dagarna väljer vad som är rätt att göra härnäst, väljer du i första hand de “Viktigt”-markerade uppgifterna som förfaller idag, för de är såväl brådskande som viktiga. Då prioriterar du rätt.

Så tycker jag. Vad tycker du är det som avgör om något är viktigt?


Du kanske även gillar

Dåligt planerade arbetsdagar orsakar ineffektivitet, säger Kompetensakademins Michael Alphov. Svenska tjänstemän förlorar tid och energi genom att inte...

Talangernas maktövertag ställer höga krav på HR. "Kriget om talangerna är slut. Talangerna har vunnit." Så...

Mer än en tredjedel fruktar att deras företag inte kommer att hänga med i utvecklingen, visar ny undersökning. Den nya tekniken kommer att medföra dramatiska förändringar i n...

Svenskarna tycker att mängden av inkommande information är störande och stressande, enligt en ny undersökning. En majoritet av svenskarna tycker att informationsflödet påverkar...

Goda framtidsprognoser för akademiker - men humanister kan få det tufft, visar ny arbetsmarknadsprognos. Framtiden ser ljus ut för personer med akademisk utbildning. Det...

Förlegad teknik kostar dyrbar arbetstid - satsa på lösningar i Molnet. En undersökning som gjorts på uppdrag av Canon visar att en stor del...

Arbetsmotivationen sjunker och den psykiska arbetsmiljön är problemfylld, visar nya Jobbhälsobarometern. Hur står det till med det svenska arbetslivet? Inte så bra, av den...

Anneli Godman: "Nu är många förhoppningsvis utvilade efter semestern och känner lust inför höstens insatser. Ett utmärkt tillfälle att smörja upp den kognitiva känslobromsen som vi alla är utrustade med. ". Jag brukar ta del av en del undersökningar och annat intressant i Personal...

Anneli Godmans tankar om att förenkla - jobbet och fritiden: "Och hur känns tanken att, oavsett policys, föra in enkelhet i ditt eget liv? Skala bort, skala av." Enkelt är vackert. Och skönt. Det är dessutom oerhört...

Arbetsklimatet är avgörande i kampen mot psykisk ohälsa. Anställda som lider av psykisk ohälsa upplever att arbetsklimatet har...

  • Motivera

Hur bryter man en dålig vana? Vi människor har en tendens att fastna i vanor och beteenden som vi vet att vi inte mår bra av, ändå kan det kännas nästan omöjligt att bryta mönstret. Enligt psykiatrikern Judson Brewer finns det dock en ganska enkel lösning på problemet. Han menar att vi kan bryta dåliga vanor genom att bli mer nyfikna på dem. Med hjälp av mindfulness och medveten nyfikenhet kring vad som händer kan vi ta kontrollen över beteendet, och övervinna det.

  • Kommunicera

När journalister beskriver hur de upplever företagens krishantering är det "att sanningen inte kommer fram direkt" som rankas högst. Det visar en undersökning från Aalund. Men sanningen är sällan så enkel. Den är inte svart eller vit, och kan oftast inte beskrivas med ett enkelt “ja” eller “nej”. Verkligheten som utspelar sig bakom kulisserna är i själva verket för komplex för att kunna sammanfattas i en oneliner.

  • Ledarskap

När man talar om organisation handlar det ofta om saker som linje-stab, styrning, kontroll, projekt, lean och agility. Möten pratar man inte om. Många lägger mer än halva sin arbetstid på möten, men tar dem för givna. Vad händer om vi börjar se möten som en organisationsform, den mest grundläggande av dem alla?

  • Projektleda

Uttrycket ”Elefanten i rummet” kommer ursprungligen från engelska språket. Det är ett bildligt uttryck för något som tar stor plats och är påtagligt för alla människor i en grupp. Trots detta undviker man att prata om det. Alla vet, men ingen säger något.
”Kejsarens nya kläder” kan användas på liknande tema. Här handlar det om HC Andersens figur som hade kläder av ett magiskt tyg som man inte kan se. I själva verket låtsas alla som att de ser "kläderna", och kejsaren vandrar omkring naken. Ett litet barn utbrister till slut: "Han har ju inga kläder på sig!". Alla vet, men ingen säger något. Vi anpassar oss till gruppen trots att det är uppenbart att gruppen har fel.

  • Coacha

Under mina 25 år som psykolog och coach har jag hört samma sak från nästan alla mina klienter, och det är meningen ”jag vet inte vad jag vill”. Lite mer utförligt låter det ungefär så här: ”Jag är vilsen och orolig för jag vet inte vad jag ska göra med mitt liv och mitt arbete.”
Att inte veta vad man vill i livet och i karriären kan vara väldigt stressigt och frustrerande. Det leder ofta till att man inte kommer vidare utan stannar i en situation som inte är optimal.

  • Ledarskap

Ofta har jag undrat över varför vi talar så mycket om ledarskap utan att tala om människan bakom chefen. Människan är i ständig tillblivelse - om hon vill. Det betyder att ditt ledarskap också kan vara i ständig tillblivelse - om du vill. I det ögonblick du sagt ja till en chefsbefattning med personalledaransvar ligger din största framgång i hur du leder dig själv och dina medarbetare, vilket ligger i ledarrollen. Så vem är människan bakom dig som chef och ledare?

  • HR

Det sägs ofta att det är svårt att hitta rätt människor att rekrytera. Det talas också om att det råder kandidatbrist. Men är det verkligen så eller är det bara vi som tänker fel?  Vår gästskribent Tove Nylin reflekterar över frågan, och tror att kompetensen nog finns där om vi bara vågar se bortom ytan.

  • Ledarskap

Simon Elvnäs forskning om ledares beteende har fått stor uppmärksamhet. I hans studier framkommer att det är stor skillnad mellan vad chefer tror att de gör och vad de faktiskt gör. På Projektnärings vårträff den 5 maj kommer han att berätta om dessa resultat, vad de får för konsekvenser för arbetslivet – och hur man kan minska glappet mellan formulerat uppdrag och utfört uppdrag. Men redan nu har Motivation.se tagit tillfället i akt att ställa några frågor till KTH:s industridoktorand.

  • Ledning

Oavsett hur effektiv ledningsgruppen har varit historiskt, så finns det en central fråga som alla företag bör ställa sig: Vad behöver ledningsgruppen framöver för att skapa största möjliga värde i en allt mer komplex värld med en accelererande förändringstakt och tilltagande oförutsägbarhet?

  • Hälsa

Det är lätt att tro att kreativa människor är de som är lite ”låt gå” och inte så ordningsamma eller disciplinerade. I själva verket kan det vara precis tvärt om – disciplin och målmedvetenhet är en förutsättning för att lyckas med det kreativa arbetet och i bästa fall uppnå flow.

  • Motivera

Var inte rädd för smärtan. Den är en naturlig del av livet. Lika naturlig som glädjen, kärleken och sorgen. Faktum är att dessa är nära sammanflätande i livets väv. De är alla väsentliga delar av livets helhet. Och för att känna mig hel som människa behöver jag välkomna känslorna. Det tog mig tid att komma hit, men i dag är jag tacksam för att jag ocensurerat vågar känna alla mina känslor. De är en rikedom. De är nyanserna i livets dans. De gör mig mänsklig. Jag känner, därför är jag. Det är fundamentet i det mänskliga varandet. Utan känslan vore jag levande död. Oupplevd. Med känslan upplever jag. Livet. Mig själv. Mötet med dig.

  • Motivera

Vi människor vet ofta vad vi behöver göra för att bli lyckliga och leva ett gott liv. Problemet är bara att vi inte gör det. Du vet att du mår bäst av att vara aktiv och kreativ, ändå väljer du att titta på TV eller slösurfa på datorn. Det kallas för ”lyckans paradox”, och är ett gissel för många människor. Varför gör vi inte sådant som får oss att må bra?

  • Motivera

De flesta av oss människor strävar efter ett hälsosamt och lyckligt liv. Men vad krävs egentligen för att bli lycklig? Många söker det goda livet genom att jaga pengar, framgång och kändisskap, men ingen av dessa faktorer är avgörande för en människas lyckonivå. Psykiatrikern Robert Waldinger från Harvard University berättar här om en unik studie där hundratals amerikanska män har följts under hela sin livstid. Studien, som inleddes för 75 år sedan och fortfarande pågår, visar att det faktiskt finns ett ganska entydigt svar på vad människor behöver för att kunna leva ett gott liv.

  • Motivationsbloggen

Just nu befinner vi oss i ett samhällsskifte. Från Industrialism till en ny samhällsform. I media har det nya samhället kallats vid många namn, exempelvis Postmateriella samhället eller Postindustrialism. För enkelhets skull kallar jag det för det digitala samhället. Så, vad händer när man befinner sig i ett samhällsskifte? Jo, det är kaos…

  • Motivationsbloggen

När jag gick i grundskolan på 1100-talet nötte vi glosor, insjöar, huvudstäder, periodiska system och allt annat mellan himmel och jord. Nötandet var en del av vardagen. Jag minns fortfarande att slaget vid Hastings ägde rum 1066 och att den kemiska beteckningen för Klor är Cl. En del sitter kvar, men rätt mycket har lossnat, om jag ska vara ärlig. Nu är det modern times. Mina ungar lär sig fortfarande sjöar och huvudstäder och franskaglosor - men på nya sätt. När jag ser dem hänga över sina skol-appar, fantasifulla lärspel och klickar och swajpar tänker jag på forntidens nötande. Och så tänker jag att de är lyckans ostar som fått kliva in i en helt annan kunskapsvärld redan från start

  • Motivationsbloggen

Med dagens digitala samhälle och ungdomarna som växt upp i det, är förväntningarna höga på att IT-system fungerar som de ska. De måste vara effektiva och hjälpa användaren att förstå hur de fungerar. App- och speltillverkare blir sågade väldigt snabbt om något är fel, särskilt av andra utvecklare som anser sig veta hur enkelt olika buggar går att lösa. Företagssidor uppdateras också kontinuerligt på marknaden för att ha en bra användarvänlighet så att du som besökare enkelt hittar fram dit du vill och konverteras till att bli kund.