Menu

Så prioriterar du rätt när alla drar i dig

Har du koll på vad som är viktigt för dig?
Så prioriterar du rätt när alla drar i dig

Sist jag skrev här talade jag om hur vi håller koll på det vi har att göra och om vilka verktyg vi helst väljer för det (och vilka vi ska undvika). Att ha koll är en sak - att veta vad som är rätt att göra i varje stund, är en annan.
Det finns så mycket att göra och det är så lätt att välja fel och göra en felprioritering. Fel och fel, förresten, ofta handlar det snarare om att vi just i detta nu väljer att göra en sak vi sedan önskar att vi inte hade lagt tid på.

Något ligger överst, vi råkar se det och vi gör det, för att bli klar med det. Ett mail är märkt som “hög prio” (hur kan avsändaren veta det?) och skrivet enbart med VERSALER, vi blir skraja och tar hand om det för att avvärja faran. Någon säger att vi är den ende som kan hjälpa den, vi blir smickrade och såklart ställer vi upp. Något plingar till, vi blir nyfikna och vi fastnar där det plingade. Någon som ber oss göra något låter arg, vi släpper allt och gör det. Det går en stund. Sedan förbannar vi tyst den som gav oss jobb, fastän det var vi som sade ja.

Att säga nej till allt utom en sak just nu

Varje gång vi prioriterar något säger vi nej till något annat. För en del människor jag möter är det en baggis, men för andra är det riktigt svårt. Ändå behöver vi säga ja till det rätta (och nej till allt annat), om vi ska äga vår egen planering och inte känna oss som offer för omständigheterna.

Alltför många jag möter prioriterar efter brådska. Är något bråttom, gör de det. Först när något är bråttom, gör de det, för de får så mycket att göra att allt hinner bli bråttom innan de har tid till det.

Brådska är bara hälften

Det är en klassisk tanke att en uppgifts prioritet beror på hur brådskande den är i kombination med hur viktig den är. Alla har hört det, men nästan inga av dem jag träffar använder det i praktiken, för alldeles för få har bestämt sig för vad som gör en uppgift viktig.

De som anlitar mig är de ambitiösa - de som vill göra ett bra jobb och som vill ha det bra på många fronter - såväl i arbetet som i det privata. För dem blir lätt väldigt mycket viktigt: De vill lyckas i sitt jobb, så allt som har med jobbet att göra är viktigt. De tycker att man ska vara hjälpsam, så om någon behöver hjälp med något är det viktigt. De är ofta chefer och vill vara bra sådana, så allt som har med medarbetarna att göra är viktigt. Därutöver har vi kunderna; hade vi inte haft dem så skulle vi inte haft någon verksamhet, så allt som har med kunderna att göra är viktigt. Allt blir viktigt!

Att göra tydligt vad som är viktigt

Vad är då viktigt? Jo, vi kan påminna oss om ett beslut vi redan fattat - fler gånger än en. Någonstans i organisationen har några bestämt vart vi ska på lång sikt - kalla det en vision eller något annat. För att stämma av att vi är på väg åt rätt håll och i rätt tempo, sätter vi mål i det kortare perspektivet och mer i detalj. Vid något tillfälle bestämmer var och en av oss - säkert i samråd med vår chef - vilka som är de mål som just jag ska ansvara för, alltså de mål som representerar mitt bidrag till helheten.

För att nå målen, gör vi saker. De saker vi gör för att nå målen, torde vara de viktiga sakerna. De uppgifter vi har att göra som bidrar till de mål vi ansvarar för är de viktiga uppgifterna - oavsett hur brådskande de är.

Ett nej eller ett ja med skön magkänsla

Därför är det så avgörande att veta vilka mål vi ansvarar för. Saknar du mål - helt eller i en del av ditt arbete – så skaffa mål, så att du inte bara är hänvisad till att prioritera det brådskande, utan lättare kan säga “nej” eller “ja, gärna, men senare” till uppgifter som inte är viktiga - även om de är brådskande (om du har viktiga saker att göra samtidigt, det vill säga; i synnerhet om de också är brådskande). Du blir mer den som råder över hur din dag blir och över hur stressad och trött du kommer att känna dig i slutet av dagen. Dagarna blir mindre “bara som de blir” och mer som du önskar dem.

En hjälp av oväntat slag

Har du kollegor som återkommande kommer till dig och säger “kan du hjälpa mig, för det har kört ihop sig kapitalt?”, prioritera mer medvetet genom att tacka “ja” eller “nej” med dina mål som grund och tipsa dem om att göra detsamma. Det är också att hjälpa, men på längre sikt. Om de mer än tidigare prioriterar de viktiga sakerna, kommer de att hinna klart med dem tidigare och det kommer inte att köra ihop sig lika ofta.

Märk upp det viktiga

För att anknyta till förra månadens strukturtankar om digitala att göra-list-verktyg, kan du ta för vana att kategorisera eller etikettera de viktiga uppgifterna med etiketten “Viktigt”. När du om dagarna väljer vad som är rätt att göra härnäst, väljer du i första hand de “Viktigt”-markerade uppgifterna som förfaller idag, för de är såväl brådskande som viktiga. Då prioriterar du rätt.

Så tycker jag. Vad tycker du är det som avgör om något är viktigt?


Du kanske även gillar

Många jobbkandidater saknar kreativa egenskaper, anser HR-ansvariga på svenska företag. Svenska HR-ansvariga tycker att de jobbsökande behöver bli mer...

Virtuellt arbete - snart regel snarare än undantag. Glöm åtta till fem-kneget bland dammråttorna på kontoret...

Tema:Stress - del 2. Stress är en reaktion, inte en händelse. Hur ser det ut i din verksamhet? Stress är nödvändigt för att klara livets utmaningar....

Utmattningssyndrom, del 1 av 2: ”Vi måste hjälpas åt att ta hand om våra hjärnor och skapa utrymme för återhämtning.” Idag är utmattningssyndrom och utmattningsdepression (psykisk ohälsa...

”Berntsons studie ger tydligt stöd för hur viktigt det är med goda relationer mellan såväl kollegor som mellan arbetstagare och ledning.” Gemenskap och relationer påverkar hälsan och arbetsförmå...

De flesta jobbansökningar kommer från okvalificerade personer, menar arbetsgivarna. Matchningsproblem på arbetsmarknaden är fortfarande en av de st...

Var tredje svensk tror att fasta arbetstider kommer att försvinna. De har bara delvis rätt, säger forskaren Christin Mellner. Nästan var tredje svensk tillfrågad tror att fasta arbetstider...

Christian Jansson, Handelshögskolan: "Kollektiva belöningssystem ökar produktiviteten". Genom att satsa på att ha nöjda och motiverade medarbetare kan ett f...

Rekryterare och jobbcoacher ska ge råd och tips till arbetssökande på nystartad blogg. Att vara arbetslös kan ibland kännas hopplöst och frustrerande,...

Så hanterar du ”förgiftade” relationer på jobbet. Påfrestande och ”förgiftade” relationer på jobbet...

  • Planera

Det finns olika uppfattningar om hur mycket tid vi spiller på att leta efter digitala dokument, men klart är att letandet bland filerna utgör ett synnerligen oönskat avbrott i vårt arbete. Nog går det att betrakta också detta som en distraktion. Vi är i färd med att få en sak gjord men blir hindrade i vår framfart bara för att vi inte hittar det där dokumentet vi söker. Frustrerande är ordet. Men att få ordning bland sina filer är lättare än du tror.

  • Ledning

Att anställa en extern ledare kan vara en svår och riskfylld process, både för bolaget och för den tilltänkta personen. Förbereder man ledarskiftet väl och tar rätt steg i rätt ordning finns det en fantastisk tillväxtpotential för företaget. Hastar man igenom och inte tar uppgiften på allvar väntar det motsatta. 

  • Motivera

Naturen gav oss den fantastiska möjligheten att tänka och skapa våra virtuella tankevärldar med hjärnan. Denna härligt röriga och smarta kombo av 100 miljarder neuroner där alla våra kalkyleringar, planeringar och livsfunderingar bor. Ett med tiden alltmer personligt inrett huvudkontor där vi kan bygga scenarier om framtiden och relatera till dåtiden. Och där allt annat som kommunikation, överlevnadsstrategier, statusmarkörer och personligt ledarskap knådas och bearbetas. Rädslor, glädje och eufori. Ditt eget du!

  • Ledarskap

Som chef har du hela tiden medarbetare runt omkring dig: Någon pockar på uppmärksamhet. Någon vill stämma av något. Någon vill ha hjälp att prioritera. Någon vill ha ett klargörande. Detta är ju själva poängen med organisationen... som ledare kan du inte fullfölja verksamhetens uppdrag på egen hand, utan ska snarare ha fokus på att styra, leda och följa upp i syfte att säkerställa att medarbetarna gör rätt saker på ett effektivt sätt så att ni tillsammans skapar största möjliga nytta och värde för kunden. Med andra ord, du är inte ensam, men innebär det att du aldrig känner dig ensam?

  • Hälsa

Vi kan lika bra slänga ut tanken på balans med badvattnet. Det skapar bara stress att sträva efter den perfekta balansen i livet, hur många kurser vi än går på. Det är vettigare att finna en balans i obalansen. Att ständigt jaga perfektion är både ohälsosamt och ineffektivt.

  • Ledarskap

I den första artikeln om hjärnans elasticitet gick vi igenom nio olika egenskaper som är typiska för människor med en hög grad av ”elastisk” förmåga. Vi konstaterade att dessa egenskaper är av avgörande vikt för att nå dit vi vill i karriären och i livet.
Men hur gör man då för att utveckla sin elasticitet? I del 2 ska vi titta närmare på åtta olika tekniker för att utveckla rätt mindset i en föränderlig värld.

  • Projektleda

”Det du förväntar dig är det du upplever…” Visste du att du avgör om ditt projekt kommer att ha väl fungerande kommunikation med intressenterna eller inte? I rollen som projektledare har vi ofta fokus på förväntningar – det vill säga de förväntningar som finns hos projektets intressenter. Det är inte alltid lätt att hitta rätt; frågor som kommer upp är till exempel vad som är möjligt och hur långt man kan, och borde, sträcka sig i form av anpassningar. Det här är frågor vi som projektledare brottas med dagligen. Tänk om det faktiskt finns en silver bullet för detta? Visst vore det häftigt?

  • Kommunicera

Ofta har du publikens intressse från första början - men hur behåller du människors uppmärksamshet hela vägen? Anna Bellman ger användbara råd kring hur du håller energin uppe när du pratar inför större grupper. Bland annat får du lära dig knep såsom tresekundersregeln... Här ser du andra delen i hennes videoserie om presentationsteknik där hon delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Motivationsbloggen

Är det okej att arbeta med en sak och tycka något annat på fritiden? Polisen har sitt välkända fall med Göran Lindberg som enligt hans Wikipediasida ”var en drivande kraft för att uppmärksamma problem kring könsdiskriminering, sexuella trakasserier och våld mot kvinnor, särskilt bland poliser” men som dömdes för bland annat grov våldtäkt och sexköp. Det är ett drastiskt och olagligt, extremt exempel, men tv-rutan symboliserar det du gör utanför arbetet. Vilka tv-program väljer du att se? Engagerar du dig i någon förening? Är du politiskt aktiv? Hur ser din familj ut?

  • Motivera

Hade du tänkt att lägga om din diet, gå upp en timme tidigare varje morgon eller sluta röka? Att pröva någonting nytt i 30 dagar kan vara ett smart och enkelt sätt att utmana sig själv utan att sätta ribban alltför högt. En månad är tillräckligt lång tid för att den nya vanan ska fastna - men ändå inte längre än att experimentet känns överkomligt.

  • Kommunicera

Att vara pirrig när du ska tala inför större grupper är bra, att vara förlamad av nervositet är riktigt dåligt. Känner du igen dig? Det är det många som gör... Men det finns metoder för att minska stresspåslaget och bli kompis med rampljuset. Första delen i Anna Bellmans serie om presentationsteknik foksuerar på det som drabbar så många: nervositet. Anna delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Coacha

Det finns många undersökningar som visar att alltför många människor i arbetslivet idag inte använder alla sina drivkrafter, inte känner sig motiverade och saknar balans i livet. Det medför att de upplever ohälsa i form av inre stress som leder till psykiska och fysiska åkommor med sjukskrivningar som följd. Idag är till exempel utmattningsdepression en stor orsak till sjukskrivningar. Det behöver inte gå så långt att man blir sjukskriven - man kan ändå känna brist på motivation på arbetet.

  • Projektleda

– Jamen, jag vet ju att jag inte är kreativ!
I många år var jag helt övertygad om att jag inte är kreativ. Så fort en uppgift uttryckligen krävde kreativitet och nytänkande så låste det sig. Ibland utan att jag ens märkte det. Men innerst inne ”visste” jag ju att jag inte var kreativ, att jag var urdålig på att skapa och tänka nytt.

  • Ledarskap

Det tog Sara Lund drygt 50 år att komma ut ur garderoben. Under dessa år hade Sara hållits gömd och dold för omgivningen, detta trots att hon var en central del av Claes Schmidt. Claes hade inte vågat visa upp henne av rädsla för vad andra skulle tycka och tänka. Men från den dagen Claes visade upp Sara har han aldrig mött det han var så rädd för – snarare tvärtom.

  • Hälsa

Slår du ihjäl en mygga i sommar gör du av med mindre hjärnenergi än när du vilar. Det är lätt att inbilla sig att hjärnan får vila när vi slappar, till exempel under semestern. Men hjärnan är komplex och går inte alltid att förstå utifrån våra vanliga föreställningar. Neurologisk forskning visar att viloläge för kroppen inte betyder vila för hjärnan. Det är till och med så att hjärnan arbetar för högtryck när vi lämnar den ifred.

  • Motivationsbloggen

Under många år arbetade jag som brevbärare i en lokal under Kungliga Tennishallen på Gärdet. Lokalen var stor och vi hade en bastu vilket kändes lyxigt, men det som utmärkte den var att den saknade fönster. Det är konstigt att inte se väder och dygnet skifta. Den fönsterruta jag tar upp här är dock en metafor så det hade fungerat alldeles utmärkt att knalla in där och se hur vår fönsterruta såg ut.