Menu

Så prioriterar du rätt när alla drar i dig

Har du koll på vad som är viktigt för dig?
Så prioriterar du rätt när alla drar i dig

Sist jag skrev här talade jag om hur vi håller koll på det vi har att göra och om vilka verktyg vi helst väljer för det (och vilka vi ska undvika). Att ha koll är en sak - att veta vad som är rätt att göra i varje stund, är en annan.
Det finns så mycket att göra och det är så lätt att välja fel och göra en felprioritering. Fel och fel, förresten, ofta handlar det snarare om att vi just i detta nu väljer att göra en sak vi sedan önskar att vi inte hade lagt tid på.

Något ligger överst, vi råkar se det och vi gör det, för att bli klar med det. Ett mail är märkt som “hög prio” (hur kan avsändaren veta det?) och skrivet enbart med VERSALER, vi blir skraja och tar hand om det för att avvärja faran. Någon säger att vi är den ende som kan hjälpa den, vi blir smickrade och såklart ställer vi upp. Något plingar till, vi blir nyfikna och vi fastnar där det plingade. Någon som ber oss göra något låter arg, vi släpper allt och gör det. Det går en stund. Sedan förbannar vi tyst den som gav oss jobb, fastän det var vi som sade ja.

Att säga nej till allt utom en sak just nu

Varje gång vi prioriterar något säger vi nej till något annat. För en del människor jag möter är det en baggis, men för andra är det riktigt svårt. Ändå behöver vi säga ja till det rätta (och nej till allt annat), om vi ska äga vår egen planering och inte känna oss som offer för omständigheterna.

Alltför många jag möter prioriterar efter brådska. Är något bråttom, gör de det. Först när något är bråttom, gör de det, för de får så mycket att göra att allt hinner bli bråttom innan de har tid till det.

Brådska är bara hälften

Det är en klassisk tanke att en uppgifts prioritet beror på hur brådskande den är i kombination med hur viktig den är. Alla har hört det, men nästan inga av dem jag träffar använder det i praktiken, för alldeles för få har bestämt sig för vad som gör en uppgift viktig.

De som anlitar mig är de ambitiösa - de som vill göra ett bra jobb och som vill ha det bra på många fronter - såväl i arbetet som i det privata. För dem blir lätt väldigt mycket viktigt: De vill lyckas i sitt jobb, så allt som har med jobbet att göra är viktigt. De tycker att man ska vara hjälpsam, så om någon behöver hjälp med något är det viktigt. De är ofta chefer och vill vara bra sådana, så allt som har med medarbetarna att göra är viktigt. Därutöver har vi kunderna; hade vi inte haft dem så skulle vi inte haft någon verksamhet, så allt som har med kunderna att göra är viktigt. Allt blir viktigt!

Att göra tydligt vad som är viktigt

Vad är då viktigt? Jo, vi kan påminna oss om ett beslut vi redan fattat - fler gånger än en. Någonstans i organisationen har några bestämt vart vi ska på lång sikt - kalla det en vision eller något annat. För att stämma av att vi är på väg åt rätt håll och i rätt tempo, sätter vi mål i det kortare perspektivet och mer i detalj. Vid något tillfälle bestämmer var och en av oss - säkert i samråd med vår chef - vilka som är de mål som just jag ska ansvara för, alltså de mål som representerar mitt bidrag till helheten.

För att nå målen, gör vi saker. De saker vi gör för att nå målen, torde vara de viktiga sakerna. De uppgifter vi har att göra som bidrar till de mål vi ansvarar för är de viktiga uppgifterna - oavsett hur brådskande de är.

Ett nej eller ett ja med skön magkänsla

Därför är det så avgörande att veta vilka mål vi ansvarar för. Saknar du mål - helt eller i en del av ditt arbete – så skaffa mål, så att du inte bara är hänvisad till att prioritera det brådskande, utan lättare kan säga “nej” eller “ja, gärna, men senare” till uppgifter som inte är viktiga - även om de är brådskande (om du har viktiga saker att göra samtidigt, det vill säga; i synnerhet om de också är brådskande). Du blir mer den som råder över hur din dag blir och över hur stressad och trött du kommer att känna dig i slutet av dagen. Dagarna blir mindre “bara som de blir” och mer som du önskar dem.

En hjälp av oväntat slag

Har du kollegor som återkommande kommer till dig och säger “kan du hjälpa mig, för det har kört ihop sig kapitalt?”, prioritera mer medvetet genom att tacka “ja” eller “nej” med dina mål som grund och tipsa dem om att göra detsamma. Det är också att hjälpa, men på längre sikt. Om de mer än tidigare prioriterar de viktiga sakerna, kommer de att hinna klart med dem tidigare och det kommer inte att köra ihop sig lika ofta.

Märk upp det viktiga

För att anknyta till förra månadens strukturtankar om digitala att göra-list-verktyg, kan du ta för vana att kategorisera eller etikettera de viktiga uppgifterna med etiketten “Viktigt”. När du om dagarna väljer vad som är rätt att göra härnäst, väljer du i första hand de “Viktigt”-markerade uppgifterna som förfaller idag, för de är såväl brådskande som viktiga. Då prioriterar du rätt.

Så tycker jag. Vad tycker du är det som avgör om något är viktigt?


Du kanske även gillar

Tema:Stress - Artikelserie om stress del 1 av 3. För att kunna hantera dina stressnivåer krävs att du kä...

Christian Jansson, Handelshögskolan: "Kollektiva belöningssystem ökar produktiviteten". Genom att satsa på att ha nöjda och motiverade medarbetare kan ett f...

Så hanterar du medarbetare som ställer andra krav på arbetsplatsen. Många gångar har jag tänkt; Hur svårt kan det vara? Varf...

Stöd från den egna chefen är viktigt för stressade ledare, visar ny undersökning. Kvinnliga chefer i Stockholm är dubbelt så stressade som sina...

Skjuter du saker på framtiden? Du är inte ensam. Men det finns faktiskt sätt att vara effektiv medan man gör det. "Jag ska bara…" Känns det igen? Innan jag tar tag i den d...

TCO-rapport visar att högutbildade kvinnliga tjänstemän med anställning inom landsting och kommun har svårast att koppla av. Var fjärde kvinnlig och var femte manlig anställd tjänsteman...

Chefer dricker alkohol oftare än sina anställda, enligt en kartläggning från Previa. Nästan dubbelt så många chefer som andra anställda...

Sandro Scocco, chefsekonom på tankesmedjan Arena Idé, i stor intervju om rödgrön ideologi och jobbpolitik. Under åtta års tid har Alliansen ägt...

Människor blir bortvalda hela tiden, i karriären och i livet. Så lär du dig att hantera smärtan vid ett ”nej”. Att få nej, bli avvisad och bortvald, är bland det mest smä...

Arbetsmiljöverket inleder en stor satsning för att förbättra arbetsmiljön för kvinnor. Arbetsmiljöverket har fått i uppdrag av regeringen att genomfö...

  • Ledarskap

I en nyligen genomförd vetenskaplig studie visas att chefer uppfattar sig som ledare men använder den största delen av sin arbetstid till att vara chefer. Hur stämmer det då med ambitionen att vara en kommunikativ chef, en coachande chef, en chef som skapar medarbetarengagemang och som tar sig tid för att ge feedback?

  • Motivera

Att uppnå bestående förändring är något av det svåraste som finns. Podcastprofilen Eric Zimmer vet det bättre än de flesta – han har genomgått en av de svåraste beteendeförändringar man över huvud taget kan tänka sig. I det här korta föredraget berättar han om sina erfarenheter, och förklarar – med utgångspunkt från sällskapsspelet ”Risk” – vilka tre grundläggande strategier man bör använda för att lyckas nå sitt mål och åstadkomma en varaktig förändring i sitt liv.

  • Ledarskap

“Det var en gång en man som bodde i en stuga i skogen. Där levde och arbetade han. Varje morgon klev han upp, klädde sig varmt och gick ut i skogen som fortfarande var mörk och kylig för att samla ved. Väl hemma igen tände han en eld i spisen och väntade tålmodigt på att värmen skulle sprida sig i stugan.
En dag kände han att han fick nog och ställde sig framför spisen och sa:
 – Okej spisen, under alla dessa år har jag varit ute i mörker och kyla om morgonen och samlat ved innan du gett mig någon som helst värme. Nu är det din tur att ge mig något först. Nu sätter jag mig här och väntar tills du har gett mig lite värme innan jag beger mig ut och samlar ved. Du får helt enkelt lita på mig, jag kommer ge dig ved men först måste jag få värme av dig”.

  • Kommunicera

En konferens erbjuder fantastiska möjligheter för en organisation att utvecklas och att möta utmaningar. I en väl planerad och genomförd konferens kan vi hantera komplexa kommunikationsutmaningar, arbeta med verkligt lärande, komma vidare i förändringsprocesser, vara innovativa och skapa genuint engagemang. Samtidigt är konferenser alltid mycket kostsamma, inte minst när man räknar in produktionsbortfallet och effekter av missade målsättningar som en dålig konferens riskerar att medföra. Trots att potentialen med en bra konferens är enorm och kostnaderna skyhöga så planeras många konferenser på rutin och med utgångspunkt från förlegade föreställningar om hur en konferens går till.

  • Ledarskap

Behöver det vara så svårt att visa vem man är? Vet alla vem de är? Tror vi att vi är autentiska, men har en omedveten mask? Vem bestämmer när jag tagit av mig masken? Kommer vi någonsin ta av oss masken helt? Detta är några av de frågor jag fick utifrån min förra artikel ”Släpp sargen och av med masken” – varmt tack för inspiration till fortsatt reflektion.

  • Ledarskap

Begreppet medarbetarskap figurerar numera ofta på våra arbetsplatser. Många gånger utifrån ett tämligen ensidigt perspektiv, det vill säga att arbetsgivaren kräver att medarbetare ska ta ett allt större ansvar och förväntas hantera allt större och mer komplexa utmaningar. Och visst är det så. Gränserna luckras upp mellan det som tidigare var chefens jobb och det som nu medarbetaren bör hantera. Men vad krävs av ledarskapet i och med denna förändring?

  • Ledarskap

Ett grundläggande problem vid allt beslutsfattande är att många människor har en inneboende överdriven självsäkerhet. Många tror att de är bättre på att fatta beslut jämfört med andra individer. Det är detta fenomen som kallas för överkonfidens eller övertro. Detta skapar förstås ett avgörande problem vid alla typer av beslut. Det påverkar nämligen vår vilja att be om hjälp och att samarbeta med andra i teamet eller utanför teamet. Vi tror oss klara av beslut och beslutsfattande på egen hand.

  • Ledarskap

Att genomgå förändringar är ofta tufft och påfrestande för oss människor, eftersom vi har ett behov av trygghet och rutiner. Extra krävande blir det när förändringen är påtvingad utifrån – av en arbetsgivare, exempelvis. En ny amerikansk studie visar att löntagare som genomgår förändringar på jobbet upplever stress och andra hälsoproblem i större utsträckning än andra. Men inte bara det – väldigt många är också misstänksamma när det gäller arbetsgivarens egentliga motiv till att genomföra förändringen, samt skeptiska till utgången av förändringsarbetet.

  • Ledarskap

Jag är alltid fascinerad av hur snabbt spädbarn och barn lär sig. Deras sinnen är öppna, de är så ivriga, så redo att absorbera information. Jag tittar på mina barnbarn när de försöker lära sig någonting ena dagen och behärskar det redan den andra dagen. Om bara vår inlärningskurva fortsatte vara lika brant när vi åldras.

  • Ledarskap

Anna var en framgångsrik och omtyckt mellanchef och hade banat väg för ett nytt steg i karriären. Hon fick ett större uppdrag och en plats i högsta ledningen. Hon var smickrad och stolt över sin befordran, men efter ett tag började hon tvivla. Osäkerheten tog över och hela situationen kändes övermäktigt. Vem och hur skulle hon vara i ledningsgruppen för att passa in? Anna kämpade på och blev mer och mer ambitiös i att leva upp till de förväntningar hon trodde fanns på henne i den nya rollen. Hon tog på sig en mask varje gång hon klev in i ledningsgruppen. Men masken fungerade inte. Tvivlet ökade och därmed stressen. Hon var nära att stiga av.

  • Motivera

Vad krävs egentligen för att bli framgångsrik? Intelligens och talang, skulle nog många säga. Psykologen Angela Lee Duckworth menar dock att det finns en annan egenskap som är minst lika viktig: Ihärdighet. Duckworth bygger sin teori bland annat på sina erfarenheter som lärare och sina studier av framgångsrika människor inom en rad olika områden. Hittills har det inte forskats tillräckligt mycket om det här ämnet, förklarar hon - men genom att öka vår kunskap om hur man bygger upp ihärdighet kan vi ge människor de rätta verktygen för att nå sina mål.

  • Projektleda

Just nu träffar jag väldigt många människor som är bekymrade, stressade och frustrerade över att inte hinna klart allt som måste vara klart. Innan semestern.
Varje år är det många som beklagar sig över att maj månad och tiden fram till midsommar går så fort. Att det är för många lediga dagar. Att det är för många saker som händer samtidigt. Samtidigt med avslutningar i föreningar och skolor så vill vi ju också hinna njuta. Hinna ta den där lunchen, eller gå på det där grillpartyt.

  • Motivera

Kan du visa äkta känslor på jobbet – eller upplever du att du måste fejka positiva känslor och gå omkring med ett påklistrat leende? Frågan kan vara avgörande för hur du mår på jobbet. En ny amerikansk undersökning visar att det finns ett klart samband mellan äktheten i de känslor vi visar på arbetsplatsen och hur väl vi trivs. Om du inte behöver fejka dina känslor så är det 32 procent större chans att du älskar ditt jobb, skriver tidningen Forbes.

  • Ledarskap

”Vi har gjort personlighetstester i vår arbetsgrupp. Det var så bra för att förstå hur olika vi egentligen är. Det blev sååå tydligt att jag är en extrem XYZ och Olle är en typisk ABC och det blir alltid lite svårt när vi ska jobba ihop. Jag vill att det ska hända saker snabbt och är väldigt drivande. Olle är så noga med att analysera allt innan han gör något. Jag har inte alls ro att gå in i detaljer så där som han gör…”

  • Hälsa

Den är ständigt uppe till debatt, den allestädes närvarande stressen. Vad den kostar samhället, hur många offer den skördar, vad vi ska göra åt problemet. Är det nya lagar som behövs eller hårdare regler för arbetsgivarna? Eller ska vi fokusera på vår andning?

  • Ledarskap

Som rubriken antyder så finns det en missuppfattning av vad intelligens egentligen innebär. När jag myntade begreppet ledarintelligens var det efter många års lyssnande och iakttagande, och genom många samtal. Vi talar mycket om ledarskap, vilket vi gjort i alla tider. Ledarskap för mig kan aldrig vara en trend. Däremot finns det ett antal färdigheter, egenskaper, värderingar och insikter som avgör om du är en lämplig ledare eller inte. Lämplig är den som har ett gott hjärta, fast hand, stadiga fötter och huvudet på skaft.
Konstigare än så är det inte.
Inställningen till ledarskap idag uppfattar jag som rationell och med avsaknad av ett medmänskligt perspektiv.
Det är dags att på allvar sluta att underskatta betydelsen av självinsikt för ett gott ledarskap och sluta kalla det medmänskliga för ”flum”!
Låter kanske lite förenklat, men jag ska krångla till det lite i texten som kommer.