Menu

Projektleda

Är du en sådan som sitter i sista stund och gör klart det där som du har haft lång tid på dig att göra? Vi är många som tid efter annan drabbas av uppskjutarbeteende. ”Men jag har gott om tid!” låter det kanske i början. För att senare övergå i något som kan liknas vid panik: ”Oj, nu är det bråttom!” Det här är inget ovanligt beteende, och problemet kan uppstå av och till för många människor. Vissa dagar kan det vara väldigt svårt att få saker gjorda, medan det i andra sammanhang – och med andra uppgifter – känns lättare att bli klar i tid. Men varför skjuter vi upp saker – och hur kan vi lära oss att ta tag i uppgifterna i tid?

”Innovation” och ”kreativitet” är ord som ligger i tiden. Företag och organisationer talar gärna om dessa begrepp som nyckelfaktorer för att lyckas med ett projekt. Men när det väl kommer till kritan så är det inte ovanligt att kreativa idéer snarast betraktas som ett störningsmoment. Inte för att den rätta viljan saknas – utan för att projekt också ställer krav på att leverera i tid och att följa uppsatta mål. Frågan är – hur uppnår man rätt balans mellan kreativitet och leveransfokus? Och vad krävs av projektledaren för att upprätthålla den balansen?

Så här efter årsskiftet, har du planer på att öka den personliga effektiviteten på jobbet? Tänk dig ett 2017 där du ägnar mer tid åt sysslor som ger utväxling, där 20 procent insats ger 80 procent effekt istället för tvärtom, ett förhållande som visat sig vanligt på arbetsplatser. Om du menar allvar och är beredd att jobba på en förbättring, har du den första motivationsfaktorn på plats. De övriga två handlar om att tro att det är möjligt och att undanröja hinder. Genom att använda fakta från både hjärnforskning och psykologi, ökar du chansen att lyckas

I många projekt finns det en ”det löser vi sen”-mentalitet när det gäller att förebygga och hantera risker. Det får mig att tänka på hur vi i skolan fick lära oss att nå bättre resultat på matte-skrivningarna. ”Gå igenom alla tal. Börja med de enklaste och spara de svåra till sist”. Vi tenderar faktiskt att agera likadant när det gäller risker i projekt, och jag ser det både hos styrgrupper och hos en del projektledare. ”Det här får vi leva med” är en vanlig synpunkt när risker i projekt kommer på tal.

Jag möter människor med olika sätt att hantera sin kommunikation. Somliga säger att det är mottagaren som får bestämma vad den vill ta till sig, och skickar all information vidare med åsikten att de inte kan bestämma vad mottagaren är intresserad av. Andra anstränger sig för att sortera informationen, förklara den och ta bort sådant som de tror att mottagaren inte är intresserad av, samtidigt som de hänvisar vidare dem som vill läsa mer.

Ibland är det svårt att komma över kommentarer och händelser som inträffar. Till exempel om du skulle få en syrlig kommentar om att jobbet som du just avslutat inte gick så bra. Oavsett om du tycker att den som sade det har fel, eller om du kanske tycker att hen har rätt, så ligger det där och gnager. För att kunna hantera sina motgångar måste man ta makten över sin inre röst – och lära sig att det vi kallar ”misslyckanden” istället kan betraktas som användbar feedback.

Har du också funderat vad det är som gör att vissa människor alltid ser så lyckliga och glada ut? Varför de ler och alltid är vänliga? Varför de alltid har ett vänligt ord på vägen till sina medmänniskor? Vad det är som gör att de orkar? Att de inte lika ofta tappar humöret eller verkar håglösa?

Än så länge finns det ingen app som kan hjälpa oss att se in i framtiden. Osäkerhet är något vi måste leva med och vi kan inte avgöra hur saker och ting kommer att förändras över tid – hur mycket vi än kontrollerar, styr och skapar regelverk. Varför är det så svårt för oss att förhålla oss till ovissheten i projektvärlden? Den frågan, och många andra, ställer sig författarna Mats Ragnarsson och Lars Marmgren i boken ”Att leda osäkra och komplexa projekt”. Jag träffade Mats Ragnarsson och pratade ledarskap, leverans, mänskligt välmående – och myror.

I den tredje och sista delen i artikelserien om beteendemönster fortsätter vi att titta på vilka beteenden som avslöjar vad som motiverar en människa. Det handlar om hur vi fattar beslut – internt eller externt? - samt huruvida vi drivs av valmöjligheter eller procedurer och hur vi förhåller oss till förändring. Genom att lära dig att läsa av människors beteenden och språkbruk kan du knäcka deras motivationskod – och hjälpa dem att både åstadkomma mer och trivas bättre på jobbet.

I del 2 av artikelserien om beteendemönster ska vi titta närmare på tre motivationsskapande mönstren. Är du proaktiv eller reaktiv? Vilka kriterier/värderingar styrs du av? Och i vilken riktning strävar du – till eller från? Oavsett hur ditt beteendemönster ser ut så kan du vara säker på att det medför såväl fördelar som nackdelar. I ett arbetsteam eller en projektgrupp är det därför viktigt att flera olika beteendetyper finns representerade – så att de kan komplettera varandra.

Våra beteendemönster ger oss många ledtrådar, och faktum är att de utgör en nyckel till hur vi kan bli framgångsrikare i vår strävan att nå fram till andra. Visst vore det underbart att kunna förutse hur vårt budskap om en förändring kommer att tas emot? Eller hur reaktionen på det nya projektet kommer att bli?

Betraktar du dig som en lycklig människa? Det kan i så fall hjälpa dig att prestera och må bättre. Forskning visar att de som ser ljust på tillvaron, och som har en god förmåga att hantera svängningar - i projektet såväl som i känslolivet - lever ett bättre liv.
Men vad är egentligen lycka? En tanke som genererar en skön känsla i kroppen? Eller? Och vad beror det på, om vi är lyckliga eller olyckliga? Omgivningen? Eller mig själv, eller både och?

I första delen av den här tudelade artikeln konstaterade vi att alltför många ute i arbetslivet försöker klara allting själva och ”uppfinna hjulet på nytt” istället för att kopiera arbetssätt från personer som redan kan. I denna andra del ska vi titta närmare på hur man lyckas med modelleringen. Hur förbereder man sig, vilka frågor ska man ställa – och vilken typ av svar kan du förvänta dig när du ber någon att dela med sig av sin kunskap?

- Jag vill bli som du när jag blir stor!
När vi är små är det inga problem, då gör vi det hela tiden; vi kopierar för att lära oss att gå. Vi faller, vi provar igen, och om igen. Något gör vi annorlunda för till slut lyckas vi, vare sig det handlar om att stå på ett ben eller att hålla i en penna och föra den på rätt sätt över papperet.
Senare i livet händer det något som får oss att göra själv, att uppfinna hjulet själva istället för att se hur andra gör. Ibland gäller det i allt, att vi till varje pris vill visa vår unika förmåga. I yrkeslivet skulle vi dock tjäna på att oftare ta efter barnens exempel – och kopiera dem som redan kan det vi vill lära oss.

Partners

Events

Förbättra kommunikationen i arbetsgruppen!
19 april, 2017 - 08:00
Vårträffen 2017
5 maj, 2017 - 08:00

Litteraturtips

LinkedIn

Twitter

Facebook

Instagram