Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Justin Kan, grundaren av Justin.tv, lyfter vikten av att rannsaka sitt ledarskap. Innan krisen är ett faktum. När det knakar i fogarna på företaget, lönsamheten sjunker...

Vad innebär Lean och Agile - Motivation.se presenterar sin nya expertskribent inom området. Med inspiration och hjälp från verktyg som används för att...

Mark Dixon: ”Kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.” Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i l...

Motivation.se har träffat författaren, föreläsaren och agile-evangelisten Tomas Gustavsson. Författaren och universitetsföreläsaren Tomas Gustavsson är...

Bob McGannon, ESI International; Åtta tillfällen då e-post inte bör användas i projektledning. När upptagna projektledare hanterar sina värdefulla personliga...

Matthew J. Ferguson, Practice Manager, ESI: "Hinder på vägen till framgångsrik coachning för morgondagens ledare". Gästskribent Matthew J. Ferguson, ESI International, reflekterar över...

Att förbereda ett team väl inför en projektutmaning, lönar sig i längden. När ett projekt ska genomföras är ett gott samarbetet i teamet...

Mark Dixon visar hur Lean Coffee inspirerar till effektivare och roligare möten. "Ingen lägger fokus på telefonerna eller sina egna datorer som annars är vanligt i möten. Diskussionen blir äkta och närvarande - en enorm skillnad i teamets energi." Som chef fattar man många beslut - det sägs att en bra chef bör...

Om inte, ta dig tid, tänk och träna på ditt ledarskap... gästskribent Ulf Bengtsson, Wenell: "Annars är risken att du blir en otränad chef som gärna undviker allt som är jobbigt". Det är inte lätt att vara chef idag, ofta är arbetsbördan...

Elisabeth Kamél; "Vi har bråttom och vi lyssnar dåligt. Vi tar i och ska göra så mycket på en gång att vi spricker." Den senaste perioden har vi kunnat läsa om ännu ett projekt som inte...

  • Motivera

Kan positivt tänkande vara någonting… negativt? Det låter kontraintuitivt, men faktum är att den rörelse inom självhjälpsindustrin som förespråkar positivt tänkande har fått utstå allt hårdare kritik på senare år. Visst ska man försöka se livet från den ljusa sidan – men att konstant tränga undan negativa tankar är direkt skadligt, menar kritikerna. Ett alternativt förhållningssätt är att anamma ”emotionell rörlighet”. Låt tankarna komma, försök inte blockera dem – men låt dem heller inte styra ditt liv.

  • Ledarskap

Har du någonsin lagt märke till hur små barn tillbringar en hel del tid åt att tala om "en dag"?
"En dag ska jag vara tillräckligt stor för att åka på den där resan.”
"En dag kommer jag att kunna fatta mina egna beslut."
"En dag kommer jag att ha en ponny."
När du är ett litet barn, vill du vara en stor vuxen. Du behöver inte ägna uppmärksamhet åt detaljerna i vuxenlivet. Du ser bara att vuxna - stora människor - får fler privilegier, får ha roligare.
Vad vi inte förstår förrän vi är vuxna är att det finns ett pris att betala för att växa upp.

  • Motivationsbloggen

Nog för att schack för tankarna till Bergman och döden, men denna ruta ska du inte ducka. Då kommer dämonerna och biter dig där bak. Schackrutan handlar om styrdokument och ramar, ledarskap och business intelligence. Men ofta kopplas styrdokument inom jämställdhet – som till exempel jämställdhetsplaner – snarare ihop med hyllvärmare än med ett företags affärsidé och kärnverksamhet.

  • Motivera

För att lyckas med det man vill i livet måste man ha en fantastiskt god självkänsla. Åtminstone är det vad vi har fått lära av självhjälpsindustrin de senaste decennierna. Problemet är att det vi tror är självkänsla ofta förvandlas till någonting helt annat – exempelvis narcissism, självupptagenhet och perfektionism. Detta kan i slutändan leda till att vi blir extremt självkritiska och känner oss otillräckliga.
På senare år har dock flera forskare föreslagit ett alternativ: Självmedkänsla.

  • Motivera

Att förändra sitt beteende är egentligen ganska enkelt – det svåra är att upprätthålla den önskade förändringen. Ofta har vi orealistiska förväntningar och överskattar vår egen förmåga till självkontroll. När vi sedan återfaller i dåliga vanor, vilket vi tenderar att göra, ser vi det som ett bevis på att vi helt enkelt inte kan förändras. Men risken för bakslag finns alltid med som en naturlig del av förändringsprocessen, och man bör räkna med att de kommer. För att lyckas med förändringen krävs det därför att man planerar för motgångarna.

  • Ledarskap

På 90-talet var koncept som knowledge management och intellektuella kapitalet i ropet. Det följdes av kompetens management samtidigt som organisatoriskt lärande och lärande organisation fick en återfödelse. Aktuellt nu är talent management. Nya koncept dyker upp hela tiden; de kommer och går. Är det kejsarens nya kläder? Något nytt och märkvärdigt som i själva verket inte är annat än nya benämningar på gamla fenomen?
Oavsett vilket så är medarbetarna företagets viktigaste tillgång. Men inte medarbetarna per se. Det är medarbetarnas förmåga att åstadkomma (mer)värde, bidra till verksamhetens utveckling och kreera innovativa erbjudanden till nytta för kunden som utgör tillgången. Det är förmågan – kompetensen, motivationen, talangen – som gör skillnaden.

  • Motivera

Alla vill bli lyckliga. Rätten att sträva efter lycka är till och med inskriven i Förenta staternas konstitution. Men vad är det vi jagar egentligen? Och hur vet vi att det vi jagar, vad den nu må vara, är värt all denna ansträngning, alla dessa våndor? Kanske är det så att lycka är en illusion och att vi istället borde sträva efter livet som sådant, att få känna oss levande.

  • Ledarskap

Som ledare kan du främja nya beteenden och individens utveckling genom att använda dig av så kallade beteendeförstärkare. Det innebär att du på olika sätt uppmärksammar och uppmuntrar beteenden som leder till goda prestationer, och som du därför vill att medarbetaren ska utveckla. Det finns generellt sett sex olika typer av beteendeförstärkare, och dessa ska vi titta närmare på här.

  • Motivationsbloggen

Visby är en förunderlig plats, det vet alla som varit här någon gång. Den gör något med sin besökare – man andas lite lättare. Det är något med havet som gör atmosfären extra syresatt. Så är det alla veckor, men just under Almedalsveckan är vi extremt många som ska andas tillsammans. Men Visby är en luttrad stad och verkar inte nämnvärt påverkad av alla oss som stretar upp och ner i gränderna, hejar på varandra, knyter nya band och debatterar om allt mellan Östersjön och den molnfria himlen.

  • Motivera

Att förändra ett beteende är något av det svåraste en människa kan göra. Alla har någonting de vill ändra på i livet – karriären, äktenskapet, dieten, privatekonomin. Även inom organisationer är förändring ibland lika nödvändigt som det är utmanande. Forskning tyder på att vi i de flesta fall misslyckas. Men egentligen är det inte förändringen i sig som är svår att uppnå, utan det svåra är att slå vakt om framstegen. Vi överskattar vår egen självkontroll, och förr eller senare återfaller vi i våra gamla vanor igen – och tror då att vi har misslyckats en gång för alla.

  • Ledning

Boken 179 år av ensamhet är sprungen ur ett skriande behov av att lyfta berättelser som sällan får höras. Antologin speglar tio kvinnors historier, tankar och strategier för att ta sig fram i den manliga bastionen Handelshögskolan. Under produktionen av boken var 32 av 35 professorer vid Handelshögskolan män - vilket också speglar hur det ser ut på chefsnivå ute i näringslivet. Hur kan vi bryta det mönstret? Vad tar man sig till när möjligheten att göra karriär är så begränsad? Hör redaktörerna till 179 år av ensamhet - Jenny Lantz och Linda Portnoff - samtala med Helena Timander och Marie Alani om boken, drivkraften bakom dess tillblivelse och hur vi kan påverka samtiden för att förändra framtiden.

  • Hälsa

I skrivande stund prunkar grönskan frisk och fräsch utanför mitt fönster. Det är ljuvligt ute i försommarens livskraftiga frodighet. Många vill ut men hinner inte. Sjukdomar och andra hinder kan också göra utevistelsen svårtillgänglig. Men misströsta inte, det räcker att vara nära ett grönområde för att vi ska få del av naturens lugnande och läkande kraft. Äntligen något vi kan få glädje av utan att behöva göra så mycket själva. Byt sjuksalen mot naturens frisk-sal!

  • Kommunicera

Det är återigen dags för vår politikervecka i Visby, Almedalen. En vecka som är så mycket mer än politik. Som är samtal, nätverkande, debatt och framåtanda. För mig som moderator är det fjärde året jag är där och det känns just nu som det roligaste och mest givande Almedalen hittills. Av flera skäl, ett är att många av de ämnen jag leder har en tydlig ambition att komma framåt i sin fråga. Inte bara se det lustfyllda i att höra två sidor tuppfäktas mot varandra, utan att på riktigt hitta fungerande lösningar för en bättre tillvaro framåt. Det är sådana samtal jag gillar att leda och vara en del av.

  • Coacha

Semester! Nästan alla längtar efter ledighet just nu. Vi är lite slitna efter en lång vinter och vår. Men innan vi får ledigt ska allt hinnas med och avslutas. På jobbet ska alla projekt komma i hamn och nya planer sättas i verket. Dessutom ska sommarfester arrangeras, utvecklingssamtalen klaras av och nya rekryteringar inför hösten planeras. På hemmaplan är det studentfirande, skolavslutningar, dagisavslutningar, sociala aktiviteter och planering inför semestrar. Det är som att allting eskalerar ända fram till semesterns första dag när vi äntligen får slappna av. Men det finns saker som kan få dig att varva ner redan innan dess.

  • Motivationsbloggen

Det som ligger närmast till hands när vi tänker trivsel på jobbet är ofta det sociala samspelet. Hur känns det att gå till fikarasten och vad pratar vi om där? Tyvärr följer alla maktordningar och normer med oss även till kaffemaskinen. Inte minst i form av lappar av typen: DIN MAMMA JOBBAR INTE HÄR! Vilket egentligen är ett uttryck för ojämlik fördelning av arbete i fikarummet.

  • Motivera

Det finns idag mycket kunskap kring hur människans motivationsmotor fungerar – så varför går vi fortfarande mest på känsla? Varför envisas vi med att motivera med externa faktorer som bonusar, när vi därmed i själva verket lägger locket på både kreativitet och driv hos individen? Varför väljer vi vägar som skapar klyftor och orättvisor, när upplevelsen av orättvisa är en av de största anledningarna till att människor aktivt vill motarbeta. Jag läser en roligt skriven bok om ett allvarligt ämne - formandet av en ny typ av ledarskap som kan ge bränsle i en värld som är svår att leva i. ”Det här vet inte näringslivet om.”, säger Tommy Lundberg.

Partners

E-bokstips

Litteraturtips