Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Kontinuerlig utvärdering av projektledarroll och gruppdynamik ger effektivare projekt. Projektledarens funktion varierar mycket beroende på projektets karakt...

Mark Dixon: "Med kortleksmetoden har man chansen att diskutera tidsuppskattningen innan projektet börjar". Post-it lappen har en mindre känd kusin, ett planeringsverktyg som kan ge...

Att planera för mycket kan vara en orsak till slöseri. Erfarenheten som projektet i sig skapar - blir den kunskap som hjälper dig att fortsätta jobba åt rätt håll. Det finns två grupper av människor: de som förstår hur en...

Mark Dixon: ”Kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.” Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i l...

Kanban - den enklaste agila metoden av dem alla? Om burkmat förändrade krigföring så har Post-It-lapparna f...

IPMA-assessor och författare Elisabeth Kamél om projektkommunikation och varför projekt är det bästa som finns. Med 15 års erfarenhet av projektledning funderar Elisabeth Kamél...

Varför uppstår bråk på jobbet? Är konfliktens orsak oklar? Lär dig förstå varför konfliktsituationer återkommer. Hur ser det ut på ditt företag? Uppstår samma typer av...

Vad krävs för att driva ett rörligt projekt? Det finns olika projektmetoder som ersätter de gamla traditionella arbetss...

Gästskribenter Jan Öhman och Mats Ragnarsson, Wenell: "Det finns mängder med utbildningar som fokuserar på hur man drar igång ett projekt - men sen då?" Hur står det till med projekten på din arbetsplats? Startas de bra...

Martin Österdahl, exekutiv producent för Eurovision och Årets projektledare 2013: "Jag gillar inte när saker är mediokra" Föreställ dig ett sinnessjukt stort projekt. Du har ett år p...

  • Ledarskap

Vad innebär det i praktiken att driva företag utifrån värderingar? Idag säger sig de flesta jobba med värderingar och kärnvärden, men hur? Och vad använder vi värderingarna till i våra verksamheter? Det satsas mycket på PR och jippon kring värdeorden när det egentligen handlar mer om beteenden och handlingar och vad vi gör i vår vardag. Värderingar fungerar både som karta och kompass - men hur får vi medarbetarna att se samma karta och följa kompassnålen i samma riktning? Marie Alani och Helena Timander samtalar med Johanna Frelin, vd på Hyper Island och Louise Ring, HR-direktör i Axfood-koncernen.

  • Motivationsbloggen

Med en del skräck, två delar spänning och en ansenlig mängd nyfikenhet gav vi oss iväg till Almedalen för allra första gången. Förväntningarna var många, oerfarenheten stor. Men någonstans måste man ju börja. Jag fyllde min väska med anteckningsblock, dator, laddarsladdar, en bunt visitkort och telefon och klev ut på Visbys kullerstenar. Så välkända för mig - men den här gången helt nya. Och jag var knappast ensam om att beträda dem…

  • Motivera

Vad det blir för spin-off i våra hjärnor när världen snurrar snabbare än ett turbotrimmat roulett-hjul? Hur skall du förhålla dig till en värld som är ”V U C A” och centrifugerar den dagliga världsbilden till en snurrig kompott av möjligheter och tankeriktningar? Var att börja? Var att sluta?

  • Ledarskap

Om jag skulle försöka beskriva Almedalen för någon som aldrig har varit här skulle jag nog säga att det är som en musikfestival, fast utan musik och om demokrati istället. Jag älskar Almedalen! Här möts många av oss som är intresserade av samhälls- och framtidsfrågor. Jag ränner Hästgatan upp och ned och möter alla möjliga inspirerande människor: politiker, opinionsbildare, lobbyister, mediapersoner, näringslivsrepresentanter, studenter och en och annan semesterfirare.

  • Motivera

Många av oss har ett stort problem som vi ständigt brottas med: Koncentrationssvårigheter. De yttre distraktionerna kan man förvisso komma undan ganska enkelt genom att logga ut från sociala medier och stänga av ljudet på telefonen. Annat är det med de inre distraktionerna - de oemotståndliga idéerna och tankarna om allt mellan himmel och jord som väller över oss när vi försöker fokusera på jobbet. Vad ska vi stackars tänkare ta oss till när vi helt enkelt inte kan sluta...tänka?

  • Kommunicera

Så hur gör du då? Du har lyckats säga något intresseväckande i början av din presentation, som du har förberett och som gör att åhörarna blir nyfikna och vill ha mer. Hur gör du för att hålla deras intresse hela vägen? 

  • Ledning

Efter att ha jobbat med fler än 200 ledningsgrupper har min kollega Per Malmberg och jag sett flera ”röda-trådar”. Dessa har vi delat med oss av i ett antal VD-seminarier med temat ”Den dolda potentialen i ledningsgruppen”. Vid vårt senaste seminarie fick jag en intressant fråga som jag grubblat på sedan dess och som jag tänkte utveckla. 

  • Ledarskap

Människan som resurs i arbetslivet har under de senaste åren fått allt sämre rykte. Människor skapar osäkerhet genom att vabba, gå med i facket eller ha åsikter i största allmänhet. Det skapar förutsättningar för att robotarna kommer att ta över allt arbete, säger förståsigpåarna. Inget blir kvar utom präster, tydligen. Men då glömmer man en grundläggande fråga - människosynen.

  • Motivera

Vissa dagar känns det som att hela världen jobbar emot dig. Det är bilkö till jobbet, datorn krånglar, den inkompetenta kollegan gör dig galen. Dessutom borde du vara mycket mer framgångsrik än vad du är, eller hur? Kort sagt: Du är frustrerad. Frustration är en känsla som kostar enorma mängder energi - helt i onödan. Men med lite träning kan du lära dig att aldrig mer bli frustrerad igen, lovar tidningen Time.

  • Ledarskap

I en tidigare artikel – Pratar vi om samma sak? – förde jag ett resonemang om ”resonans” som en grundläggande ingrediens i ledarskapet. Det handlar om att vi som ledare behöver vi skapa förutsättningar för att få andra – och då inte minst medarbetarna – med på tåget. Det handlar om att tona in den andre så att vi säkerställer ett konstruktivt samtal vari vi pratar om samma sak inom samma ramar och spelplan. 

  • HR

Human Growth Award är en nyinrättad utmärkelse som ska delas ut till Årets HR-chef. Syftet med priset är att sätta HR i rampljuset och uppmärksamma nytänkande personalchefer som har förmågan att lyfta människor och organisationer så att de når sin fulla potential. Juryn står nu beredda att ta emot nomineringar till utmärkelsen, som ska delas ut den 3 november.

  • Projektleda

Ulf Bengtsson arbetar med ledarutveckling och är själv chef på Wenell Management. Här framtidsspanar han om vad vi egentligen behöver lära oss för att utvecklas om ledare. Tänk om vi hittills tänkt helt fel? ”I dagens ledarutveckling ingår för lite träning. Istället är det mycket fokus på kunskap, och väldigt få tillfällen till att öva.”

  • Motivationsbloggen

Alexandra Thomas, Move Management: Livet bjuder på knepiga situationer när det känns som om reservtanken skvalpar ihåligt i själen. Det är trögt när bagaget blivit bortslarvat, planet försenat, man landar på fel terminal, springer i Berlin, landar i en tysk stad vid midnatt och möts av ett 14- gradigt hotellrum där man sover i jeans för att hålla värmen. Det är i de situationerna som två perspektiv måste mötas för att du ska kunna vända situationen: kämpande och möjlighetstänk. Det är också i de situationerna som du inte klarar dig utan hjälp från människor som faktiskt ser och hör.

 

  • HR

Blåa personer är analytiska, noggranna och intresserade av detaljer. De vill gärna ha tydliga ramar för sitt arbete och tycker om fakta, logik och sakliga argument. Många människor med blå personlighetsfärg arbetar som specialister av olika slag och uppskattas för sin förmåga till analys och djupdykning. Samtidigt kan de också framstå som reserverade, skeptiska och rädda för förändring.

  • Innovation

Alla offentliga verksamheter behöver ha ett strategiskt tänk kring innovationsprocessen i och utanför sin egen organisation. Genom det innovativa arbetet skapas förutsättningar för att möta utmaningar som generationsväxling, mindre skatteunderlag och ökade klyftor. "Ingen organisation kan lösa de framtida problemen själv, vi måste jobba tillsammans i olika innovationssystem", säger Södertälje Kommuns innovationsledare, Johan Brinck.

  • Ledarskap

Solstrålarna är de små tingen i vardagen som gör oss glada. En icke oväsentlig del av livets mening kan vara att lära sig ta vara på dem. Det kan vara skuggan av ett leende hos någon man möter, ett litet framsteg hos ett barn eller barnbarn, en färgnyans man inte har upptäckt förr, en smakupplevelse i den dagliga måltiden. Livet är fullt av sådana solstrålar. Konsten är att både upptäcka dem och ta vara på dem.