Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Bob McGannon, ESI International; Åtta tillfällen då e-post inte bör användas i projektledning. När upptagna projektledare hanterar sina värdefulla personliga...

Om inte, ta dig tid, tänk och träna på ditt ledarskap... gästskribent Ulf Bengtsson, Wenell: "Annars är risken att du blir en otränad chef som gärna undviker allt som är jobbigt". Det är inte lätt att vara chef idag, ofta är arbetsbördan...

När någonting går fel på jobbet så gäller den enkla regeln från Toyota: finn fem fel... I den här artikel vill jag beskriva en enkel och gammal Lean-metod som kan...

Lennart Lindberg, Omnia: ”Ofta vet inte uppdragsgivaren vad han eller hon vill. Då måste projektledaren ifrågasätta uppdraget”. (Del 2 av 2). - Finns det många frågetecken kring projektarbetet, är det...

Mark Dixon: ”Kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.” Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i l...

Justin Kan, grundaren av Justin.tv, lyfter vikten av att rannsaka sitt ledarskap. Innan krisen är ett faktum. När det knakar i fogarna på företaget, lönsamheten sjunker...

Kontinuerlig utvärdering av projektledarroll och gruppdynamik ger effektivare projekt. Projektledarens funktion varierar mycket beroende på projektets karakt...

Ulf Bengtsson på Wenell Management om de agila projektmetodernas fördelar utanför IT-sfären. Frågan om hur agila metoder kan appliceras på projekt utanför...

Gästskribent J. LeRoy Ward skriver om projektledning efter 30 år. Projektledning är ingen ny företeelse. Vissa menar att den är...

Getting Things Done, GTD, är metoden som ger dig kontroll. Jag tror knappast att jag är ensam i känslan att tiden inte rä...

  • Ledarskap

Jonas Elgquist, vd på B3IT Connexions, utsågs tidigare i år till Sveriges mest inspirerande ledare 2016. Priset delades ut av Great Place to Work, och i nomineringen nämns bland annat Elgquists sunda värderingar och entreprenörsanda. Motivation.se passade på att göra en intervju med vinnaren, som bland annat förklarar varför han ställde in företagets resa till Italien och gav pengarna till välgörenhet istället. Han berättar också om den hårda satsningen på Ironman - och om vikten av att våga vara sig själv i sitt ledarskap.

  • Projektleda

I del 2 av artikelserien om beteendemönster ska vi titta närmare på tre motivationsskapande mönstren. Är du proaktiv eller reaktiv? Vilka kriterier/värderingar styrs du av? Och i vilken riktning strävar du – till eller från? Oavsett hur ditt beteendemönster ser ut så kan du vara säker på att det medför såväl fördelar som nackdelar. I ett arbetsteam eller en projektgrupp är det därför viktigt att flera olika beteendetyper finns representerade – så att de kan komplettera varandra.

  • Ledarskap

Pernilla Dahlman, VD på Screen Interaction AB och utsedd till Årets VD i kategorin mindre företag 2015, kommer att hålla föredrag vid Motivation.se:s frukostseminarium den 14 juni. Där tänker hon bland annat berätta om hur organisationer kan skapa innovation med människan och kunden i centrum. Med anledning av detta passade vi på att göra en kort intervju med Pernilla om kultur, värderingar, mångfald och ledarskap.

  • Ledarskap

”Ledarskap är inflytande - varken mer eller mindre.” Ju mer jag talar med ledare av alla slag, desto mer påminns jag om sanningen i detta uttryck. Oavsett vem du är, oavsett i vilket sammanhang - om du utövar ett inflytande på människor så kan du leda dem.
Så frågan blir, hur kan jag få inflytande?
I själva verket får jag den frågan ganska ofta. Och jag ska berätta hemligheten till att kunna påverka här idag. Den är inte svår att förstå, och när du väl har fått den, kommer du att kunna få inflytande nästan överallt.

  • Hälsa

Tillsammans med Hälsostrategerna satsar Motivation.se nu ännu mer fördjupat på området hälsa. Lars-Göran Kjellin, läkare, strategisk hälsorådgivare och entreprenör samt Anders Wahlberg, leg. psykolog och expert på arbetsmiljö är våra nya experter som kommer att publicera högaktuella artiklar på temat strategisk hälsa, hållbara människor och lönsamhet för företag och individer inom näringsliv och offentlig sektor. Först ut är Lars-Göran Kjellin som skriver om varför hälsostrategier är avgörande för företags framtid och vilka enorma vinster som ligger i att ta ett helhetsgrepp kring hälsoomårdet med en målmedveten och mätbar strategi.

  • Hälsa

Detta är den första artikeln i en serie som har till syfte att skapa nyfikenhet och öka förståelsen för arbetsmiljöfrågor. En god arbetsmiljö är en investering för alla företag och bidrar både till ökad trivsel, ökad hälsa och högre effektivitet. Med lite mer kunskap kommer du att upptäcka att arbetsmiljön är en del som är lätt att påverka. Den första artikeln berör ett dagsaktuellt ämne kring ett nytt regelverk som är väldigt viktigt för ditt företag och din organisation.

  • Hälsa

Den moderna människan använder sin syn och hörsel väldigt flitigt, men de andra tre sinnena används inte lika ofta. Det leder till att det uppstår en slags ”trafikstockning” i hjärnan, eftersom vissa nervbanor används mindre än andra och därför blir slöa. För att hålla hjärnan fräsch är det viktigt att utsätta den för nya utmaningar och att frekvent använda alla sina sinnen i nya, ovanliga situationer. Ett enkelt sätt att göra det är att utföra små övningar i vardagen som innebär att man bryter mönstret i sina rutiner. Vad sägs om att borsta tänderna med vänster hand istället för höger – eller att blunda och känna dig fram när du ska klä på dig på morgonen?

  • Ledarskap

Självkännedom är att förstå sin personlighet och motivation, sina beteenden, vanor, känslomässiga reaktioner och tankeprocesser. Större självinsikt och mer självkännedom kan också hjälpa oss att göra bättre val, och framför allt att förstå våra beteendemässiga reaktioner. Att lära känna sig själv och sina egna känslor är därför en viktig nyckel till framgång – både privat och i arbetslivet.

  • Ledarskap

Envirotainer utvecklar, tillverkar och hyr ut kylcontainers för flygfrakt av temperaturkänsliga läkemedel och de samarbetar med 95% av världens alla läkemedelsföretag. Simon Angeldorff, vd på Envirotainer och Årets VD 2015, gästade vårt frukostseminarium och berättade hur företaget gått från att vara ett litet familjeföretag till att bli ett stort världsomspännande bolag där till exempel flytt och utbyggnad av fabriken i Rosersberg varit ett av de mest utmanande projekten.

  • Motivera

Att ge människor vad de vill ha tycks vara högsta mode nuförtiden. Genom vår frekventa användning av sökmotorer och sociala medier lämnar vi ständigt ifrån oss information om vad vi tycker om och önskar oss – sedan är det bara för företagen att mata oss med det vi efterfrågar. Samma sak sker ofta i nöjesindustrin; Melodifestivalen och liknande tillställningar förser oss med den ena musikaliska sockerchocken efter den andra, och kvaliteten tycks vara mindre viktig så länge folk får vad de vill ha. Men en sak som vi kan lära oss av kulturens värld – inte minst av rockmusiken – är att de största kreativa genierna ogärna stryker folk medhårs. Istället erbjuder de någonting bättre och mer revolutionerande – för den som har tålamod nog att lyssna.

  • Ledarskap

Pål Burman stod med fötterna i ett hav av effektivitet, storslagna projekt och framtidsplaner när det small. Tempot han höll var omänskligt högt dygnets alla tjugofyra timmar och han sprang - utan att förstå att han var på väg mot ett stup. Tills en dag när tvärniten var ett oundvikligt faktum. Precis innan han nådde stupet drog kroppen i handbromsen. Han hade fått en stroke. Nu har han en förändrad syn på livet, ledarskapet och vad som är den viktigaste parametern när ett bolags framgång mäts: lycka.

  • Hållbarhet

”Varför gör inte medarbetarna som jag bett dem? Vi har ju kommunicerat att vi vill ha en högre innovation och kreativitet på företaget men ändå så kommer det inga nya idéer.” Känner du igen frustrationen av att vilja få igenom ett nytt beteende men att det inte sker? Detta är ett vanligt scenario som vi genom vårt arbete ofta möter hos ledningsgrupper.

  • Ledarskap

Evelina Lindgren är 30 år och vd för aPak och vann utmärkelsen Årets Unga VD i höstas. I det tolfte avsnittet av Pratbart pratar hon kulturförändring, generationsskifte och ledarskap med Marie Alani och Helena Timander. ”Jag är noga med att prata mycket om att förmedla att det är viktigt att ha balans i livet. Jag tror det är viktigt att vi förmedlar de positiva sidorna med ledarskapet i ett generationsskifte så att vi hittar människor som vill axla rollen. Det är viktigt att vi har hållbara företag i Sverige och då måste vi tänka långsiktigt och se till att vi har bra ledare.” , säger hon bland annat.

  • HR

Ledarskapet är den faktor som har störst betydelse för vår trivsel på jobbet. Det visar Netigates medarbetarrapport för 2015. Undersökningen visar en positiv utveckling i det svenska arbetslivet – ledarskapet får allt högre betyg och frågor som rör stress tas på större allvar. Samtidigt krävs förbättringar på flera områden. Det finns framför allt en stor efterfrågan på mer kompetensutveckling – och bättre ventilation.

  • Motivationsbloggen

Det här är en av de första frågorna vi ställer varandra när vi träffar nya människor. Vi är starkt förknippade med vad vi jobbar med om dagarna. Detta är generellt extra tydligt bland män. Många män går in i depression när de blir pensionärer och kan uppleva en identitetskris när de inte längre kan presentera sig utifrån sitt yrke.

  • Hälsa

”Jag är så trött på att vi ska göra allt och medarbetarna bara ska sitta still och ta emot!”, hör jag många personalansvariga och flera chefer på olika nivåer säga. ”Organisationen måste agera, vi har chefer och ledare som inte ser och förstår någonting när det gäller hur vi mår. Vi ska bara leverera, men vi får inte rätt förutsättningar!”, hör jag många medarbetar säga. Vems är ansvaret för bättre organisatorisk och social hälsa egentligen?