Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Mark Dixon: "Det som ger bäst resultat är det som oftast är svårast att genomföra: att vända företagets maktpyramid upp och ner." Vem har makt över och ansvar för produkterna i ditt företag? Att...

Mark Dixon: ”Kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.” Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i l...

Att bryta tankesätt är både produktivt och nyttigt. Edward de Bonos metod ger projektet verktyg. Vi kan inte byta huvuden med varandra. Men vi kan försöka hitta...

Mark Dixon visar hur Lean Coffee inspirerar till effektivare och roligare möten. "Ingen lägger fokus på telefonerna eller sina egna datorer som annars är vanligt i möten. Diskussionen blir äkta och närvarande - en enorm skillnad i teamets energi." Som chef fattar man många beslut - det sägs att en bra chef bör...

Elisabeth Kamél; "Vi har bråttom och vi lyssnar dåligt. Vi tar i och ska göra så mycket på en gång att vi spricker." Den senaste perioden har vi kunnat läsa om ännu ett projekt som inte...

Annika Strömsten och Maria Forsgren, Wenell – om att förändra beteenden systematiskt. ”Mycket tyder på att ledare ägnar en stor del av sin tid åt ’fel’ saker - sådant som inte bidrar till resultaten.” Vad sägs om att lägga en kvart om dagen på något som...

Gästskribent Ulf Bengtsson, Wenell - 10 tydliga trender inom projektledning. Känner du igen dig? Allt fler är överens om att vi står inför en för...

Ulf Bengtsson på Wenell Management om de agila projektmetodernas fördelar utanför IT-sfären. Frågan om hur agila metoder kan appliceras på projekt utanför...

Mark Dixon: "Jag har sett för många användarberättelser där behovet har blivit en efterkonstruktion och har en tendens att se ut så här: "För att det blir bättre så…". Knappast något användbart". Användarberättelser används mer och mer inom agil...

Elisabeth Kamél: ”Vi kan välja hur vi vill se på dem vi möter, och det spelar roll vilken förväntan vi har när vi går in i mötet.” ”Det du förväntar dig är det du upplever…”...

  • Motivera

Hej! Jag är din inre röst. Din intuition. Din inre doktor. Din inneboende välvilja. Din mest innerliga och bästa vän. Jag är den som alltid vill dig väl. Jag är inte särskilt högljudd. Jag är snarare finstämd; jag gillar harmoni. Tyvärr blir jag ofta överröstad av stressens röst och orons röst. Det värsta jag vet är när jag blir överröstad av din inre kritiker. Den är intensiv och skriker oproportionerligt högt. Den klandrar dig i onödan då jag hellre vill att du slappnar av och ser din egen skönhet, godhet och storslagenhet. Jag är här för att påminna dig att du gör ditt bästa.

  • Motivationsbloggen

Talangerna söker sig främst till de stora och attraktiva företagen. Samtidigt fortsätter dessa arbetsgivare otröttligt att jobba för att attrahera ännu fler, eftersom de vill försäkra sig om att de bästa av alla sökande talanger även i framtiden ska söka sig till deras företag. Men hur är det för alla små och medelstora företag?

  • Ledarskap

I föregående artikel resonerade vi kring hur hjärnan påverkar vårt beteende när förändring är på agendan. Hjärnan gillar belöning och skyr obehag. Att hjärnan dessutom likställer osäkerhet med obehag, gör det än mer begripligt att vi kan upplevas förändringsobenägna utan att egentligen vara ovilliga till förändring. Vi är – via amygdala, hjärnans känslostruktur tillika del av reptilhjärnan – helt enkelt programmerade att undvika det som är jobbigt, besvärligt och osäkert till förmån för det som är roligt, känt och ger kortsiktig belöning.

  • Ledarskap

Internet har med tiden utvecklats från att vara något för några få forskargrupper till att bli något av en livsnödvändighet för de flesta. Men nu kommer motreaktioner. Står hela webben inför en ny fas?

  • Kommunicera

Har du tänkt på hur du ser ut på bild? Ger din bild rätt intryck av dig och får folk nyfikna på dig?
Att bygga sitt nätverk som ledare och företagare är viktigt och kan ge fler kontakter, fler kunder och ökad lönsamhet. Nätverk bara ökar i betydelse. Exempelvis så förmedlas 8 av 10 jobb via nätverk. Det är mycket.

  • Hälsa

Konkret och relevant återkoppling är livsviktigt för hjärnan. Mottagaren belönas med en härlig dopamindusch som ger energi och välmående. Men det finns fallgropar! Så, ge akt på vad och hur du berömmer – hjärnan kommer att sträva efter mer nämligen.

  • Hälsa

Med denna artikel vill jag sticka ut hakan i en fråga som har blivit en ”het potatis” i arbetslivet – det handlar om hälsoundersökningar.
Det är en tradition, inte bara i Sverige utan även internationellt, att regelbundet genomgå medicinska hälsoundersökningar.
I Sverige är det även sedan länge tradition att företag står för denna kostnad för sina anställda, och det finns uttalade eller outtalade krav på detta från såväl anställda som fack.
Det har under senare år diskuterats en hel del gällande hälsoundersökningarnas värde, och de har blivit alltmer ifrågasatta. Kritikerna menar att undersökningarna är olönsamma, medan andra anser att de är strategiskt viktiga för företagen.

  • Innovation

Att jobba med innovation i byggbranschen medför vissa speciella utmaningar, säger Hans Säll, som jobbar som affärsutvecklingschef inom NCC Infra Services. Man gör hellre mer av det man alltid gjort än att hitta nya affärer och marknader. Samtidigt finns det mycket kreativitet bland medarbetarna, och en stor del av Hans Sälls arbete handlar om att identifiera, konceptualisera och lyfta sådant som redan görs på lokal nivå. Han gillar konkretion, och ser en risk att innovationsledarskap i alltför hög grad blir ett ”buzz word” som fylls med för mycket innehåll och därmed blir luddigt.

  • Motivationsbloggen

För några veckor sedan föreläste jag om jämställdhet och jämställdhetsintegrering för en kommun i Sverige, för att publiken skulle engagera sig och inte somna fick de flera gånger under mina en och en halv timmes framförande chansen att prata med den bredvid i bikupor. När jag bad dem att prata upptäckte jag att jag uppmanade dem att prata om vad de kände kring den fakta jag presenterade. Några gånger sa jag tänkte men fler än en gång sa jag kände. Vid fjärde eller femte bikupan bröt en av cheferna in och sa: ”säg inte vad känner ni, säg vad tänker ni!”

  • Ledarskap

De flesta av oss förväntar oss en viss grad av självständighet eller autonomi i vårt arbete. Men vad innebär det egentligen, sett från såväl arbetstagarens som företagets och ledarens perspektiv? Vanligtvis beskriver vi autonomi som frihet att utveckla de arbetsuppgifter och ansvarsområden vi är anställda för att utföra. Autonomi på jobbet handlar också om när och hur vi utför våra arbetsuppgifter, samt om graden av beslut och ansvar som krävs. Känslan av autonomi kan uppfattas på många olika sätt beroende på vem du frågar, vilket gör att det inte finns någon konkret definition – men i generella ordalag betyder det att en anställd kan utöva fri vilja och självkontroll på jobbet. För de flesta individer är det viktigt att de uppfattar och tror att de har valmöjligheter och att det de gör är av egen fri vilja, samt att de äger sina egna handlingar.

  • Ledarskap

Erik Ringertz är VD på Netlight, ett IT-konsultföretag med 800 anställda. Företaget har verksamhet i Stockholm, Berlin, München, Hamburg, Oslo, Helsingfors och London. I dagarna blev han utsedd till Årets VD 2016 i kategorin Stora företag.

  • Ledarskap

Consid AB är ett företag i IT-branschen som startades år 2000. VD, och tillika en av grundarna är Peter Hellgren som just i dagarna utnämnts till Årets VD 2016 i kategorin mellanstora företag. Här kan du läsa om Peters syn på ledarskap och ta del av hans bästa tips.

  • Ledarskap
  • Ledning
  • Innovation
  • Hållbarhet

Tillsammans med Läkarmissionen har vi på Motivation.se tagit fram en film som visar hur tre företag i tre olika branscher jobbar strategiskt med FN’s globala mål i fokus. Vi har alla ansvar för att förflytta oss framåt på ett hållbart sätt och de globala målen fungerar som en bra kompass för företag som lever och verkar i en föränderlig värld. Att inte uppnå målen är inte ett alternativ – så låt oss tillsammans göra det till ett mission possible!

  • Ledarskap

Liza Jonson har varit VD på SPP Fonder i knappt sex år. Under den tiden har hon och hennes medarbetare fått företaget att blomstra och växa. Här berättar hon om sin syn på ledarskap.

  • Ledarskap

Eventet Årets VD 2016 blev en kväll full av intressanta samtal kring FN’s globala klimatmål och ledarskapet som ska ta oss in i en hållbar framtid. På scenen hölls en rad intressanta föredrag och priser till Årets VD i stora, mellanstora och små företag samt Årets Unga VD delades ut. Konferencier var Anna Bellman som ledde gästerna genom en festlig kväll. Se ett reportage av innehållet under galakvällen och ta del av stämningen på  Grand Hôtel den 14 november 2016 när Årets VD firades för femte året i rad.

  • Ledarskap

Mikael Lezdins, 30 år och VD på Energi Funktion Komfort AB, jobbar på som vanligt, dagen efter prisutdelning och Årets VD-galan. Här berättar han vad ett modernt ledarskap innebär för honom och hur framtidens ledare behöver vara.