Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Martin Österdahl, exekutiv producent för Eurovision och Årets projektledare 2013: "Jag gillar inte när saker är mediokra" Föreställ dig ett sinnessjukt stort projekt. Du har ett år p...

Gästskribent J. LeRoy Ward skriver om projektledning efter 30 år. Projektledning är ingen ny företeelse. Vissa menar att den är...

Getting Things Done, GTD, är metoden som ger dig kontroll. Jag tror knappast att jag är ensam i känslan att tiden inte rä...

Författaren Hans Jonasson; ”Business analyst-rollen kommer troligen att växa och bli mer formell inom organisationer”. Project Management Institute (PMI) startade för över fyrtio år...

Mark Dixon: "Jag har sett för många användarberättelser där behovet har blivit en efterkonstruktion och har en tendens att se ut så här: "För att det blir bättre så…". Knappast något användbart". Användarberättelser används mer och mer inom agil...

Hans Jonasson, ESI International, skriver om skillnaden mellan olika kravinsamlingsmetoder. Vad passar i era projekt? "International Institute of Business Analysis (IIBA™) har...

Mark Dixon: ”Kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.” Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i l...

Kanban - den enklaste agila metoden av dem alla? Om burkmat förändrade krigföring så har Post-It-lapparna f...

För Årets projektledare handlar ledarskap om att kunna inspirera och motivera. Hur jobbar en tjej som blivit utsedd till Årets projektledare? Svaret...

Alternativa metoder till Getting Things Done - motivation genom passion. Följer man Getting Things Done (GTD) enligt manualen så kan den ge...

  • Ledarskap

Som ledare är det din skyldighet att ge medarbetarna relevant och meningsfull feedback, vilket innefattar såväl beröm som konstruktiv kritik. Visst kan det kännas lättare att bara säga ”bra jobbat!”, men som chef har du en viktigare uppgift än så – din respons på utfört arbete ska leda till att medarbetaren korrigerar eventuella misstag och gör arbetet ännu lite bättre nästa gång.

  • Motivera

Zlatan Ibrahimovic är på många sätt ett unikum. Med en vinnarmentalitet som kan få vilken säljcoach som helst att blekna har Zlatan tagit sig hela vägen från Rosengård till Paris. Han är idag en av världens bästa fotbollsspelare. Hur gjorde han - och vad kan vi andra lära oss av den gode "Ibra"? Motivation.se vaskar fram sju lärdomar ur Zlatans karriär - och några sköna citat som förklarar vad det handlar om.

  • Coacha

Det är mer fokus på ledarskapsroller än på uppgiften att lösa själva uppdraget i verksamheten. En verksamhet som matchas i riktning mot individers upplevda prestation gör att medarbetarna också upplever ett lustfyllt arbete. Centralt är det mänskliga samspelet, att göra något tillsammans, och att få äga sin arbetsuppgift. Det menar Pär Pettersson Fil dr psykologi, forskare Kristianstad högskola och coach till hockeylaget Tre Kronor.

  • Ledarskap

Martin Geijer beskriver sig själv som en ”teatermaskin”. Han regisserar, skriver, utbildar, spelar, coachar. Och mycket genomsyras av ledarskapet – både av sig själv och av andra. Motivation.se träffade honom och pratade kreativt ledarskap, improvisation och den gränslösa fantasin som tillsammans skapar något nytt – K-ledarskap. Kom ihåg var du hörde det först…

  • HR

Det må vara sant att det bara finns en av dig och en av mig, men det finns många sätt vi kan leva våra liv på – och det är aldrig försent att välja en ny väg i livet. Att återuppfinna sig själv med jämna mellanrum är en nödvändighet för att behålla sin livskraft och motivation. Men hur går det till egentligen? Här kommer några tips på vägen.

  • Hållbarhet

Människor, motivation, beteenden, drivkrafter och ledarskap – allt är en del av företagskulturen. Men hur går vi från de flummiga orden till de konkreta värdeskapande handlingar i vardagen? Marie Alani och Helena Timander på Vision Takeoff pratar om företagskultur och värderingsarbete i praktiken. ”Vi vill bevisa en tes, avliva en myt och starta ett samtal”. Hör och se författarna till boken Lycklig lönsamhet prata om hållbarhetsarbete som en affärsmässig investering.

  • Ledarskap

Tänk dig att följande händer när du faciliterar ett möte. Sara, senior chef i organisationen, hjälper dig att hänga upp ett blädderblocksblad och viskar mycket bestämt till dig: ”Du måste få gruppen att sluta prata om det här nu!”. Sara återvänder till sin plats innan du hinner svara och gruppen väntar på nästa steg. Vad gör du?

  • Ledarskap

Jag har tidigare berättat om hur jag i slutet av december alltid gör en utvärdering av det gångna året och planerar för nästa. För mig är det en perfekt tid för eftertanke och en strategi som jag sätter högt varje år. En praxis som har tjänat mig väl. Men december är inte den enda gången som jag reflekterar strategiskt. Jag tror att det är viktigt att göra en bedömning av våra mål och prioriteringar ofta.

  • Motivera

Under sin tid som forskare på toxiner och bakterier började Marie Ryd, chefredaktör på tidskriften Holone, på allvar aktivt jobba med uppmärksamhetsträning och meditation. Till slut fick hon så många insikter kring hur hjärnans potential påverkas av växlingen mellan olika tillstånd, att hon nu ägnar sig på heltid åt att sprida den kunskapen. Tiden är förbi då vi tänkte på kroppens och känslornas samhörighet som något flummigt. Den nya forskningen är hardcore – vi kan bygga om både hjärnor och organisationer med hjälp av de nya rönen. Och till vår hjälp finns en mental tallriksmodell.

  • HR

Vem har störst chans att bli framgångsrik - den som armbågar sig fram och sätter sig själv i första rummet, eller den som tvärtom generöst delar med sig av sin kompetens utan att förvänta sig någonting tillbaka? Svaret är långt ifrån självklart, men enligt psykologen Adam Grants teori om Givers, Takers och Matchers är det faktiskt de generösa och osjälviska givarna som har bäst möjlighet att nå toppen.

  • Coacha

Under min första tid som psykolog hade jag en kvinnlig mentor som var 10 år äldre än jag. Vi träffades varje månad under fyra års tid. Vi satt hemma  i hennes soffa och drack thé från Harrods och åt små smörgåsar. Bilden och känslan har etsat sig fast hos mig och nu - 24 år senare - är jag vän och kollega med min före detta mentor. Hon har betytt otroligt mycket för mig både professionellt och privat. Jag känner stor tacksamhet för att jag fick möjlighet att samtala öppet om allt, ta del av hennes erfarenheter och bli lyssnad på. Hon lotsade mig rätt och lärde mig att utvecklas, gav mig stöd och inspiration och lät mig bli en del av hennes stora nätverk.

  • Planera

Jag tror knappast att jag är ensam i känslan att tiden inte räcker till. Det är omöjligt att lyckas vara framgångsrik i karriären , den perfekta föräldern, en underbar partner och socialt kompetent  - samtidigt.  Det gäller att hitta balansen, göra en kompromiss. Och då behöver du Getting Things Done (GTD).

  • Motivera

Ibland är livet så fullt av motgångar att man tappar tron på sig själv. Om du är arbetslös, eller om karriären står och stampar, så kanske du börjar undra om du över huvud taget kan åstadkomma någonting. I dessa lägen kan det vara bra att erinra sig tidigare framgångar för att återvinna motivationen; dra dig till minnes din högstanivå innan du stämplar dig själv som värdelös. Och kom ihåg att livskraften alltid finns kvar inom dig - det gäller bara att hitta den.

  • Ledarskap

På spelutvecklingsföretaget Massive Entertainment i Malmö jobbar 380 personer från 30 olika länder. Företaget ägs av en fransk koncern, är en mansdominerad värld och det är en utmaning att få in kvinnor. Jenny Berg Nilson, Senior Vibe Manager berättar att de ser mångfalden som en styrka, har påbörjat ett nytt stort värdegrundsarbete, och jobbar med jämställdheten. En stor utmaning i en global arbetsplatskultur. 

  • Motivera

Nej, det krävs inte mycket för att hjälpa medmänniskors motivation på traven. Å andra sidan – det krävs heller inte särskilt mycket för att snabbt och effektivt sänka den med bara några få ord. Liria Ortiz är psykolog och författare och använder metoden Motivational Interviewing tillsammans med sina klienter i förändringsprocesser - såväl individuella som organisatoriska. Som så ofta handlar det om kunskap. Och om att vara uppmärksam på hur man samtalar.

  • HR

EQ eller emotionell intelligens är det nya orangea, åtminstone när det kommer till förmågor som gör dig framgångsrik i yrkeslivet och mer tillfreds med dig själv och ditt liv. Därmed inte sagt att emotionell intelligens är en sommarfluga. Tvärtom, vetenskaplig forskning på området visar allt tydligare att individer med en kombination av högt IQ och EQ har lättare att lyckas än individer som enbart har ett högt IQ. Emotionell intelligens är här för att stanna, och det kanske bästa av allt: den går att träna upp.