Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Martin Österdahl, exekutiv producent för Eurovision och Årets projektledare 2013: "Jag gillar inte när saker är mediokra" Föreställ dig ett sinnessjukt stort projekt. Du har ett år p...

Jobba kontinuerligt för att kommunicera bättre. Jag möter människor med olika sätt att hantera sin kommunikation...

Gästskribent Anders Cöster: Projektledare – upprätthåll balansen mellan kreativitet och leveransfokus. ”Innovation” och ”kreativitet” är ord som ligger i...

Gästskribenter Jan Öhman och Mats Ragnarsson, Wenell: "Det finns mängder med utbildningar som fokuserar på hur man drar igång ett projekt - men sen då?" Hur står det till med projekten på din arbetsplats? Startas de bra...

Vill du vidareutveckla ditt agila arbetssätt? Nu kommer boken som hjälper dig på vägen. ”Det handlar om att ta fram det bästa hos teamet.” 2011 skrev Tomas Gustavsson boken Agil Projektledning. Den ligger fortfarande h...

Mark Dixon: "Det som ger bäst resultat är det som oftast är svårast att genomföra: att vända företagets maktpyramid upp och ner." Vem har makt över och ansvar för produkterna i ditt företag? Att...

När någonting går fel på jobbet så gäller den enkla regeln från Toyota: finn fem fel... I den här artikel vill jag beskriva en enkel och gammal Lean-metod som kan...

För Årets projektledare handlar ledarskap om att kunna inspirera och motivera. Hur jobbar en tjej som blivit utsedd till Årets projektledare? Svaret...

Varför uppstår bråk på jobbet? Är konfliktens orsak oklar? Lär dig förstå varför konfliktsituationer återkommer. Hur ser det ut på ditt företag? Uppstår samma typer av...

Ta kontroll över din vardag med en skräddarsydd leanmetod som du uppfinner själv. Det är populärt just nu att prata om en agil eller lean arbetsplats....

  • Motivera

Sitter du fast i ekorrhjulet? Äta, jobba, sova, dö? I så fall kanske det är dags att du hittar en aktivitet som är stimulerande men ändå fri från krav. Kort sagt: En hobby. Att ha en meningsfull hobby är ett bra sätt att koppla av, öka sitt välmående och samtidigt stimulera sin kreativitet. Det kan också vara ett sätt att utöka sitt nätverk – eller bli lämnad ifred, beroende på vad du behöver. Vilken hobby skulle få dig att må bättre?

  • Planera

För att lyckas i sitt arbete krävs det struktur, och en av grundförutsättningarna för ett strukturerat arbete är att man har koll på allt som behöver göras. Vilket kan vara väldigt svårt om uppgifterna finns utspridda bland post-it-lappar och flaggade mejl, kalendrar och halvfärdiga ”to do”-listor… Hur bringar man ordning i kaoset?

  • Ledarskap

Systemet har skapat en ekvation som inte går ihop. Chefer arbetar som chefer men upplever allt oftare att deras ledarfärdigheter inte kommer till sin rätt. Inom ledarskap har den ena trenden efter den andra avlöst varandra- men ledarskap ska aldrig vara en trend. Det vi behöver är ledarbildning, en kompetens som skapas i en reflekterande människa. Ledarbildning handlar om att medvetet gå in i ledarskapsrollen för att använda sin klokskap och ledarförmåga i skapandet av harmoni och mening för sig själv och medarbetarna i organisationen. På det sättet påverkar ledarskapet verksamheten att ta till vara på den kollektiva intelligensen som får hela organisationen att blomstra. Är våra organisationer mogna och villiga att skapa en ny typ av ledare? Om detta kommer jag att skriva i mina månatliga artiklar.

  • Projektleda

Är du en sådan som sitter i sista stund och gör klart det där som du har haft lång tid på dig att göra? Vi är många som tid efter annan drabbas av uppskjutarbeteende. ”Men jag har gott om tid!” låter det kanske i början. För att senare övergå i något som kan liknas vid panik: ”Oj, nu är det bråttom!” Det här är inget ovanligt beteende, och problemet kan uppstå av och till för många människor. Vissa dagar kan det vara väldigt svårt att få saker gjorda, medan det i andra sammanhang – och med andra uppgifter – känns lättare att bli klar i tid. Men varför skjuter vi upp saker – och hur kan vi lära oss att ta tag i uppgifterna i tid?

  • Projektleda

”Innovation” och ”kreativitet” är ord som ligger i tiden. Företag och organisationer talar gärna om dessa begrepp som nyckelfaktorer för att lyckas med ett projekt. Men när det väl kommer till kritan så är det inte ovanligt att kreativa idéer snarast betraktas som ett störningsmoment. Inte för att den rätta viljan saknas – utan för att projekt också ställer krav på att leverera i tid och att följa uppsatta mål. Frågan är – hur uppnår man rätt balans mellan kreativitet och leveransfokus? Och vad krävs av projektledaren för att upprätthålla den balansen?

  • Motivationsbloggen

När vi talar om förändring och befintliga skillnader mellan människor så är ofta tid en aspekt som diskuteras. Det ordnar sig med nästa generation, förändring måste få ta tid eller varför inte klassikern Rom byggdes inte på en dag?

  • Hälsa

Går det att lära gamla hundar att sitta? Kan man till exempel förändra sitt eget beteende så att stressen minskar, så att man mår bättre och känner sig mer vänligt stämd när motsatsen har blivit alltför vanlig? Eller kan man förändra så att den rädsla som media piskar upp inte får fäste? Det är förstås vanskligt att säga aldrig eller alltid om det ena eller det andra. En sak kan vi dock vara helt säkra på. Om vi verkligen vill kan vi förändra och lära gamla hundar både att sitta och ligga!

  • Motivera

Inom självhjälp och personlig utveckling har det länge funnits en nästan dogmatisk tro på begreppet viljestyrka. Denna egenskap, som är tätt sammanknippad med begreppet självkontroll, sägs ofta vara helt avgörande för människors framgång. Om du vill uppnå eller förändra någonting så ska du peppa upp dig själv till max och sedan gå på ren vilja. Misslyckas du? Ja, då får du skämmas lite. Då vill du inte tillräckligt mycket. Men tänk om viljestyrka i själva verket är överskattat? Tänk om vi rent av gör det svårare för oss själva när vi försöker göra saker på ren vilja?

  • Ledarskap

2016 var året flera av våra älskade musikidoler gick bort på tok för tidigt, David Bowie, Prince, Leon Russel, Leonard Cohen, George Michael, Freddie Wadling med flera. Det var ett skitår om vi tittar till läget i Syrien, hemska terroristattacker, en narcissistisk, bakåtsträvande sexist på presidentposten i det stora landet i väst med tillgången till kärnvapenkoder, Brexit, polarisar som smälter i allt högre takt, Zika virus-utbrott och främlingsrädsla och vi upplevde ett katastrofår ur ett klimatperspektiv, aldrig har det varit varmare, vi lever med politisk instabilitet och opinionsinstitut som missar det mesta ovan.

  • HR

Är du för gammal för att lyckas i karriären? Eller för att börja om på nytt? Eller för att över huvud taget förverkliga dina drömmar? Ålder är klurigt. I takt med att åren går blir vi mer erfarna och kompetenta, men samhällets negativa syn på åldrande gör att vi lätt tvivlar på om vi verkligen har samma möjligheter idag som när vi var 20 eller 25. Huruvida du är för gammal eller inte beror förstås delvis vad det är du vill uppnå, men generellt sett ger forskningen ganska hoppingivande besked till den som tror sig ha passerat sitt bäst före-datum.

  • Motivera

Emotionell intelligenskvot, EQ, kan beskrivas som förmågan att känna igen och hantera sina känslor. Forskningen visar att människor med hög EQ har större möjligheter att lyckas i karriären, bättre ledaregenskaper samt högre grad av lycka och välmående. Men lugn - den emotionella intelligensen går åtminstone delvis att träna upp genom självhjälp, coachning och kognitiv beteendeterapi.

  • Motivera

Aldrig tidigare i historien har så många människor haft så goda möjligheter att, som det heter, ”förverkliga sig själva”. Men denna nya värld där ”vem som helst kan bli vad som helst” – åtminstone i teorin – har också en mörk sida: Statusångest. För ju större möjligheter vi har att själva uppnå framgång och lycka, desto mer klandrar vi oss själva om vi inte lyckas. Inte nog med det – i ett meritokratiskt samhälle blir vi också mer dömande mot andra människor som inte har lyckats i livet.

  • Ledarskap

Vad är det som gör att du trivs på jobbet och med dina kollegor? Vad är annorlunda mellan att känna sig vingklippt och kvävd kontra att få blomstra och bidra? När upplever du passion och energi i det du gör och med dem du är tillsammans med? Vad är skillnaden som gör skillnad?

  • Ledarskap

Många gångar har jag tänkt; Hur svårt kan det vara? Varför kan inte alla bara göra som vi kommit överens om? Vad är det som gör att vissa medarbetare vill gå mot strömmen på jobbet – trots att vi som ledare tycker att vi skapar de allra bästa förutsättningar för alla? Jag har tänkt mycket på detta och det finns säkert många flera orsaker än jag kan komma på. Men eftersom beteenden är situationsutlösta blir min slutsats att situationerna har förändrats över tid. Vi blir alltmer varandras arbetsmiljö.

  • Projektleda

Så här efter årsskiftet, har du planer på att öka den personliga effektiviteten på jobbet? Tänk dig ett 2017 där du ägnar mer tid åt sysslor som ger utväxling, där 20 procent insats ger 80 procent effekt istället för tvärtom, ett förhållande som visat sig vanligt på arbetsplatser. Om du menar allvar och är beredd att jobba på en förbättring, har du den första motivationsfaktorn på plats. De övriga två handlar om att tro att det är möjligt och att undanröja hinder. Genom att använda fakta från både hjärnforskning och psykologi, ökar du chansen att lyckas

  • Motivera

Vad gör en människa originell? Hur kommer det sig att vissa har så mycket mer udda och geniala idéer än oss andra, och dessutom är så bra på att genomföra idéerna? Psykologiprofessorn och författaren Adam Grant har studerat dessa människor grundligt, och presenterar sina slutsatser i boken ”Originals: How Non-Conformists Move the World”. Grant förklarar att originella människor inte alls är de hurtiga hyperoptimister som många föreställer sig. Tvärtom – de är ofta långsamma, försiktiga och fulla av tvivel. Vilket delvis är hemligheten bakom deras framgångar.

Partners

E-bokstips

Litteraturtips