Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Elisabeth Kamél; "Vi har bråttom och vi lyssnar dåligt. Vi tar i och ska göra så mycket på en gång att vi spricker." Den senaste perioden har vi kunnat läsa om ännu ett projekt som inte...

Alternativa metoder till Getting Things Done - motivation genom passion. Följer man Getting Things Done (GTD) enligt manualen så kan den ge...

Mark Dixon: "En framgångsrik produktägare är den som kan sortera igenom alla möjliga features och välja ut de 20 procent som ger mest värde". Under våren har jag kommit i kontakt med två olika företag som...

Titta tillbaka för att komma framåt... Efter några artiklar om Lean och Agile så kanske ni tycker att jag...

Lennart Lindberg, Omnia: ”Ofta vet inte uppdragsgivaren vad han eller hon vill. Då måste projektledaren ifrågasätta uppdraget”. (Del 2 av 2). - Finns det många frågetecken kring projektarbetet, är det...

Mark Dixon: ”Kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.” Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i l...

Innovation och kreativitet kräver fritt spelrum. Som det har skrivits om tidigare på Motivation.se så är...

IPMA eller PMP – en jämförelse. Du kanske har jobbat några år som projektledare och funderar nu p...

Motivation.se har träffat författaren, föreläsaren och agile-evangelisten Tomas Gustavsson. Författaren och universitetsföreläsaren Tomas Gustavsson är...

Ta kontroll över din vardag med en skräddarsydd leanmetod som du uppfinner själv. Det är populärt just nu att prata om en agil eller lean arbetsplats....

  • Hälsa

Det är väldigt enkelt att vara lat, jag tror (eller ska jag säga "vet"?) att många är lata när ”möjligheten ges”. Detta inkluderar även mig, vilket betyder att jag inte har tänkt sätta dit dig eller någon som du känner som läser detta. Tanken är mer att belysa förbättringsområden och synliggöra vanligt ”feltänk”, som kanske beror på olika myter, önsketänkande eller att man bara är lat.

  • Motivera

Att vara neurotisk är inte särskilt roligt. Många av oss är så trötta på den ständiga oron och stressen att vi gärna skulle krypa ner i ett hål i marken och stanna där tills allt är tyst och lugnt igen... Men även neurotiska människor har faktiskt goda möjligheter att lyckas i livet. Åtminstone om de väljer rätt yrke - eller utnyttjar sin tendens till oro på rätt sätt.

  • Kommunicera

Det är så lätt att nöja sig med att sända ut, informera och jaga likes här och nu, istället för att eftersträva en långsiktig strategi - en mer långsiktig plan. Mindfulness, prioritering, fokusering. Följa twitterflödet, blogga regelbundet och beta av mejlen så att de inte läggs på hög och skapar den onödiga stressen, som ändå finns där. Har du också tänkt att du ska bli bättre på att fånga dagen och leva mer i nuet? Det är som att det aldrig varit mer aktuellt: Carpe diem. Och ändå är denna strävan så bristfällig - om den får stå för sig självt.

  • Innovation

Ewa Svensson, innovationsledare på Crearum, sitter på många stolar i sin roll. Och hon är bekväm på dem alla. "Man lär sig hela tiden nya saker, det är många skratt, många knepigheter – men en otrolig bredd! Man får väldigt mycket tillbaka och att jobba nära och coacha andra innovationsledare ger otroligt mycket tillbaka – det syns så tydliga resultat", säger hon till Motivation.se.

  • HR

Personer som är nöjda med sin chef är mindre stressade och mer motiverade än andra människor. Medarbetare som är missnöjda med chefen blir däremot olyckliga, visar undersökningen Happiness 2015 från konsultbolaget Wise Group. Det som krävs av chefen för att vi ska känna oss nöjda är framför allt tydlighet och feedback, enligt studien, som också visar att vänner, familj och kollegor är den allra viktigaste lyckofaktorn.

  • Ledarskap

Att vi blir alltmer synliga är ingen nyhet. Facebook ger oss alltmer inblick i folks privatliv. Men frågan är större än så, och kommer snart att ramma våra organisationer med full kraft. Ända sedan tjänstesamhället såg dagens ljus på 1970-talet har intresset för vad kunder har för sig varit stort. I början handlade det mest om kundenkäter och intervjuundersökningar - idag är det en jätteindustri. Och det mesta sker utan att vi märker det.

  • Motivera

Oj, vad du har bombarderats! Att du orkat kära hjärna!? Efter en blixtrande period av informationsrally i mänsklighetens historia är det nu hög tid att hitta en fredad mental rastplats att svänga in på - och vila hjärnan på en stund. Sträcka lite på hjärncellerna. Landa i sig själv. Bara vara…

  • HR

Blyghet är inte samma sak som introversion, även om de två personlighetsdragen ibland överlappar varandra. Blyga människor är rädda för att bli dömda av andra, vilket leder till att de känner osäkerhet och ångest i sociala situationer. De flesta människor är i någon utsträckning blyga - men hos vissa är problemet så stort att deras arbete och privatliv påverkas negativt. Som chef kan det vara nödvändigt att anstränga sig lite extra för att skapa en förtroendefulla relationer med blyga medarbetare. Här kommer några tips på vägen.

  • Hållbarhet

Häromveckan såg jag en rolig seriestripp som spreds via sociala media. Den första bilden visade en grupp människor som lyssnade på en talare som säger: ”Who wants change?” Alla räckte entusiastiskt upp handen. I nästa bild säger talaren: ”Who wants to change?” Alla tittar besvärat ner i marken. Hög igenkänningsfaktor! Idag handlar nästan allt i affärslivet om förmågan att förhålla sig till och anpassa sig efter en värld i ständig förändring. Vi är beroende av att kunna utvecklas, vi strävar efter kontinuerlig förbättring – men vi hatar att förändras. Knepig paradox.

  • Motivera

I sitt jobb inom praktiskt socialt arbete mötte författaren och coachen Lennart Strandberg många människor utan ork. Som inte hittade tillbaka till lust och energi – människor som helt enkelt tappat sin vilja. Det fick honom att reflektera kring begreppet och ställa sig frågan: kan man tappa sin vilja? Han sökte information kring ämnet, men hittade inget. Så han började skriva själv. Snart såg han att faktorerna Medvetenhet, Kunskap och Frihet är det som får vår vilja att fungera. Han illustrerar det genom att gå över en gata…

  • Ledarskap

Vägen till politisk framgång går via Centerpartiet. Så brukade Moderaterna resonera. Det var när Centerpartiet fanns i den politiska mitten ganska nära Socialdemokraterna. Bara när och om Centerpartiet ville amarbeta högerut kunde en borgerlig regering bli verklighet. Inför valrörelsen 2018 kan det vara dags att påminna om Moderaternas synsätt, men med ny innebörd: Vägen till en ny alliansregering går via Kristdemokraterna. Med Ebba Busch Thor som Kristdemokraternas ledare är det inte mitten utan högersidan som spökar för alliansen.

  • Ledarskap

I det åttonde avsnittet av podcasten Pratbart är temat jämställdhet och jämlikhet. Amanda Lundeteg, vd stiftelsen Allbright, och Jenny Claesson entreprenör och marknadschef på Add Gender samtalar kring förebilder, vems berättelser som får höras och hur vi måste hjälpas åt för att komma framåt. Jämställdhet är en affärsmässig fråga - jämställda företag går bevisat bättre på alla plan - ändå visar den senaste Allbright-rapporten att vi går bakåt i utvecklingen. I den här takten kommer dagens 17-åringar inte få uppleva ett jämställt arbetsliv. Och hur står sig Sverige globalt? "Vi är bra i vissa sammanhang, men vi är fortfarande odugliga. Det finns stora skamfläckar.", säger Amanda Lundeteg.

  • Hälsa

”Vi är lite speciella. Vi är inte gjorda för att leva i hierarkier. Vi mår bäst om vi får bestämma själva, men i samarbete med andra. Det är det som är innebörden av att vara mänsklig.” Citatet är hämtat ur Lasse Bergs bok Skymningssång i Kalahari. Det är den andra av tre i en svit som tar oss med på en evolutionär resa genom mänsklig utveckling. Böckerna bjuder på fascinerande, tankeväckande och många gånger både livsbejakande och humoristisk läsning. Lasse tar oss med på en resa genom många miljoner år och sätter livet här och nu i ett perspektiv som väcker intressanta frågor. Och ger många tänkbara förklaringar till mycket av det vi upplever i våra liv idag.

  • Projektleda

Vi kan inte byta huvuden med varandra. Men vi kan försöka hitta metoder för att locka våra tankar in på nya spår. Läkaren och författaren Edward de Bonos tankemetod ger gamla problem nya infallsvinklar med hjälp av sex hattar. 

  • Motivationsbloggen

Nu runt 8:e mars och internationella kvinnodagen har flertalet kvinnor som uppfunnit, innoverat, forskat och uppräckt lyfts för att visa att historien inte är så mansdominerad som den vill låta påskina. Genom att visa att det finns andra så ska kvinnors självförtroende stärkas och bana väg för fler kvinnor att utveckla sina talanger.

  • Motivera

Vänlighet och värme - "Agreeableness" - är det personlighetsdrag inom Big Five-teorin som innebär att du är sympatisk, trevlig och bra på att samarbeta. Det är det till synes en hundra procent positiv egenskap. Inte kan det finnas några nackdelar med att vara snäll, hjälpsam och empatisk? Forskningen visar dock att frågan är mer komplicerad än man kan tro. Hur förklarar man annars att sympatiska personer har lägre lön?