Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Enkel metod, lätt att komma igång - Pomodoro hjälper dig att hålla fokus. Själv upplever jag att förhalning är största tidsboven n...

Vad innebär Lean och Agile - Motivation.se presenterar sin nya expertskribent inom området. Med inspiration och hjälp från verktyg som används för att...

IPMA eller PMP – en jämförelse. Du kanske har jobbat några år som projektledare och funderar nu p...

David Garpenståhl, ledare, entreprenör och projektledare: ”Ledarskapet är det som verkligen får projekt att flyga och företag att ta fart.” Dataspel är så mycket mer än bara tidsfördriv. Det är...

Kanban - den enklaste agila metoden av dem alla? Om burkmat förändrade krigföring så har Post-It-lapparna f...

Vad krävs för att driva ett rörligt projekt? Det finns olika projektmetoder som ersätter de gamla traditionella arbetss...

Varför uppstår bråk på jobbet? Är konfliktens orsak oklar? Lär dig förstå varför konfliktsituationer återkommer. Hur ser det ut på ditt företag? Uppstår samma typer av...

Att bryta tankesätt är både produktivt och nyttigt. Edward de Bonos metod ger projektet verktyg. Vi kan inte byta huvuden med varandra. Men vi kan försöka hitta...

Kontinuerlig utvärdering av projektledarroll och gruppdynamik ger effektivare projekt. Projektledarens funktion varierar mycket beroende på projektets karakt...

Gästskribent J. LeRoy Ward skriver om projektledning efter 30 år. Projektledning är ingen ny företeelse. Vissa menar att den är...

  • Ledarskap

När media rapporterar om näringslivet så handlar det till största del om stora, börsnoterade bolag. Men de allra flesta svenska företag är av en helt annan karaktär – de är ägarledda. Och även om dessa företag inte omsätter lika mycket som de stora jättarna, har de en enorm inverkan på den svenska tillväxten. Så, vad händer när ägaren vill fasas ut ur sin ledande och operativa roll? Hur gör man detta utan att det får negativa konsekvenser? Ett sätt är att gå från ägarlett till ägarstyrt. Det kan låta som att det betyder ungefär samma sak, men skillnaden är i själva verket väldigt stor.

  • Uppleva

En genomtänkt playlist kan förändra ditt liv. Det hävdar tre amerikanska forskare, som menar att musik kan fungera som terapi och medicin för att lindra stress samt förbättra minnet och koncentrationsförmågan.

  • Coacha

Vad är utmärkande för dagens arbetsliv? Finns det några nya färdigheter som krävs för att lyckas som ledare idag? Finns det några chefsbeteenden som tidigare var viktiga men som idag rentav är kontraproduktiva? Dessa frågor kommer återkommande upp i möten med chefer, och vi ser liknande frågeställningar i media, via inlägg, debattartiklar och böcker i ämnet. Jag skulle vilja svara genom att kort beskriva förutsättningarna för många medarbetare i dagens arbetsliv.

  • Ledarskap

Många företag och organisationer har som självklar rutin att genomföra medarbetarundersökningar. Det görs om inte varje år, så vartannat. Resultatet av undersökningen ger en nulägesbild av hur till exempel organisationen, mål och styrning, vision och värderingar, ledarskapet, kommunikationen, samarbetet och kulturen fungerar. Visas ett ”bra” resultat kan ledning och chefer klappa sig på axeln. Det braiga resultatet är en bekräftelse på att de gör ett bra jobb. Om resultatet är mindre tillfredsställande ses det som ett underlag för att prioritera nya insatsområden. Cheferna – de som får sämst resultat – blir lite av syndabockar, men har ofta rationella förklaringar till att resultatet blev som det blev. Men vilken nytta gör dessa undersökningar egentligen?

  • HR

Ledarskapet är den faktor som har störst betydelse för vår trivsel på jobbet. Det visar Netigates medarbetarrapport för 2015. Undersökningen visar en positiv utveckling i det svenska arbetslivet – ledarskapet får allt högre betyg och frågor som rör stress tas på större allvar. Samtidigt krävs förbättringar på flera områden. Det finns framför allt en stor efterfrågan på mer kompetensutveckling – och bättre ventilation.

  • Hälsa

Visste du att tatueringar syns i kroppens lymfkörtlar, vårt rengöringssystem? En rättsläkare kan, utifrån lymfkörtlarna, avgöra var en person varit tatuerad och med vilka färger. Även om tatueringen, eller kroppsdelen, är avlägsnad. Det är väldigt lite vi kan göra med våra kroppar som inte lämnar spår. Detsamma gäller i allra högsta grad våra tankar.

  • Motivera

Kreativt tänkande ger oss möjligheten att spinna fler tanketrådar och väva nya nät av möjligheter, innovationer och åsikter. Hjärnan är ett fantastiskt universum!
Men - när åsikter produceras snabbare än det går att starta en digital grupp - för vad vi tror och hoppas är likasinnade - så har vi samtidigt ibland sagt adjö till perspektivens mångfald. På ett litet klick! För vad är egentligen ett tryck på sändknappen i tusentals inlägg och mikrodebatter? Det är skicka eller inte skicka. Det är ta ställning eller inte ta ställning. Det är att älska eller att inte älska. Det är att trycka - och därmed tycka. Något. Allt. Inget. Eller kanske bara för att…?

  • Ledarskap

Ibland kan man känna hur hjärnan fullständigt kokar av oroliga tankar och frenetiskt ältande. Och i dagens stressiga arbetsliv är det svårt att samla och få ordning på tankarna; nya intryck strömmar emot oss hela tiden, människor kommer och går,
men vem har tid att stanna och lyssna? För att få ordning i kaoset måste du skapa en tänkande miljö och träna upp förmågan att tänka klart. Och det finns en konkret övningsmetod – som bara tar fem minuter.

  • Motivera

Ett nytt år innebär nya möjligheter, och säkert har du funderat på vilka förändringar du vill göra i ditt liv. Kanske har du till och med avlagt ett nyårslöfte. Och visst är årsskiftet ett bra tillfälle att utvärdera det som varit och bestämma vad man skulle vilja ändra på – men det är många som lurar sig själva när de avlägger nyårslöften. För även om året är nytt så är det fortfarande samma gamla Du som ska genomföra förändringen, och förändring är svårt. Om dina planer är för storslagna så kommer du förmodligen lägga ner projektet innan januari är slut. För att lyckas bör du istället fokusera på den lilla skillnad du kan göra just idag.

  • HR

Långa arbetsdagar och många timmars flitigt övertidsarbete är någonting som vissa nästan skryter om: ”Se på mig, vilken viktig person jag är!” Hårt arbete ger status och anses visa att man är oumbärlig på jobbet. Men faktum är att de långa dagarna är dåliga för oss, på flera sätt. Inte bara för att de utgör ett allvarligt hot mot den fysiska och psykiska hälsan (och därmed mot din arbetsförmåga på längre sikt), utan också för att de utdragna arbetstimmarna skadar vår produktivitet.

  • Coacha

Utmattningssyndrom är inte bara individens eget problem. Chefer och arbetsgivare har ett stort ansvar för att förebygga sjukdomen, och även för att agera på rätt sätt om problemet ändå skulle uppstå. Dagens arbetsliv är fullt av stressmoment – högt tempo, omorganisationer, krav på ständig tillgänglighet. Som ledare och arbetsgivare måste man se till att kraven är rimliga och att medarbetarna behandlas som människor – inte som ”slit och släng”-varor. Rent konkret finns det flera åtgärder som kan vidtas inom organisationen för att förhindra att medarbetarna går in i väggen.

  • Motivera

Det finns idag mycket kunskap kring hur människans motivationsmotor fungerar – så varför går vi fortfarande mest på känsla? Varför envisas vi med att motivera med externa faktorer som bonusar, när vi därmed i själva verket lägger locket på både kreativitet och driv hos individen? Varför väljer vi vägar som skapar klyftor och orättvisor, när upplevelsen av orättvisa är en av de största anledningarna till att människor aktivt vill motarbeta. Jag läser en roligt skriven bok om ett allvarligt ämne - formandet av en ny typ av ledarskap som kan ge bränsle i en värld som är svår att leva i. ”Det här vet inte näringslivet om.”, säger Tommy Lundberg.

  • Ledarskap

Söker vi inte alla ”det goda livet”. Ett liv i lycka, harmoni och kärlek. Ett liv där vi kan vara oss själva med alla våra styrkor och tillkortakommanden. Ett liv där vi är ”bra” i både vår storhet och vår litenhet. Men i sökandet efter ”det goda livet” synes vi emellanåt tappa bort vad det är vi strävar efter. Vi försummar helt enkelt den betydande skillnaden mellan mål och medel. Då går vi i blindo.

  • Ledarskap

Vikten av att lyssna aktivt är en ofta förbisedd aspekt av kommunikation, vilket kan göra även de mest vältaliga ledarna ineffektiva och ”tondöva”. Bra ledare är goda lyssnare, så mitt budskap är enkelt – prata mindre och lyssna mer. Riktigt bra lyssnare är proaktiva, strategiska och intuitiva när de lyssnar. De har en förståelse för att kunskap och visdom inte ökar genom att man pratar mer utan genom att man lyssnar. Individer som är riktigt bra på att lyssna har en förståelse även för det som inte sägs verbalt. Varning för känsliga läsare, hårda ord följer: Vill du bli en bättre ledare? ”Håll käften” lite oftare och börja lyssna.

  • Planera

Digitaliseringens snabba framfart kommer för alltid påverka vårt beteende och våra liv. Mobila enheter och det faktum att vi ständigt är uppkopplade påverkar vårt sätt att kommunicera och interagera med andra människor. Tekniken som var tänkt att underlätta och effektivisera vår vardag, kan ibland vara själva stressmomentet. Frågan är hur vi som ledare kan utnyttja möjligheten till den effektivisering som tekniken medfört, utan att det resulterar i ökad stress? Genom att välja rätt digitala hjälpmedel och verktyg kan du både bli kvitt stressen och samtidigt bli en mer tillgänglig och effektiv ledare.

  • Ledarskap
  • Hållbarhet

I det här avsnittet av Pratbart möter vi Parul Sharma, jurist, hållbarhetsexpert och ordförande för regeringens delegation för genomförandet av de nya FN-målen och Pär Larshans, hållbarhetschef på Ragn-Sells. De samtalar med Marie Alani och Helena Timander om hur vi som företag och individer kan arbeta med de globala målen i den konkreta vardagen. Du som lyssnar får kunskap om de utmaningar vi står inför - såväl globalt som i det lilla. Alla steg som tas i rätt riktning är viktiga för en hållbar jord nu och i framtiden. Och för att resan ska lyckas behöver vi modiga ledare med den etiska kompassen påslagen i alla frågor.