Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Elisabeth Kamél; "Vi har bråttom och vi lyssnar dåligt. Vi tar i och ska göra så mycket på en gång att vi spricker." Den senaste perioden har vi kunnat läsa om ännu ett projekt som inte...

Matthew J. Ferguson, Practice Manager, ESI: "Hinder på vägen till framgångsrik coachning för morgondagens ledare". Gästskribent Matthew J. Ferguson, ESI International, reflekterar över...

Matthew J. Ferguson på ESI International skriver om att hitta rätt balans mellan önskemål och behov när nya processer införs i verksamheten. Att ta fram en ny process ger nytt liv åt organisationen med löfte...

Vad innebär Lean och Agile - Motivation.se presenterar sin nya expertskribent inom området. Med inspiration och hjälp från verktyg som används för att...

Om inte, ta dig tid, tänk och träna på ditt ledarskap... gästskribent Ulf Bengtsson, Wenell: "Annars är risken att du blir en otränad chef som gärna undviker allt som är jobbigt". Det är inte lätt att vara chef idag, ofta är arbetsbördan...

Hans Jonasson, ESI International, skriver om en effektiv kravinsamlingsmetod. I min tidigare artikel ”Business Analysis – Kravinsamling”...

Ulf Bengtsson på Wenell Management om de agila projektmetodernas fördelar utanför IT-sfären. Frågan om hur agila metoder kan appliceras på projekt utanför...

IPMA-assessor och författare Elisabeth Kamél om projektkommunikation och varför projekt är det bästa som finns. Med 15 års erfarenhet av projektledning funderar Elisabeth Kamél...

Mark Dixon: ”Kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.” Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i l...

Författaren Hans Jonasson; ”Business analyst-rollen kommer troligen att växa och bli mer formell inom organisationer”. Project Management Institute (PMI) startade för över fyrtio år...

  • Teambuilda

Att hitta på bra aktiviteter för teambuilding är inte alltid det lättaste. Risken är stor att övningen får motsatt effekt och att någon eller några i teamet känner sig exkluderade. Lyckad teambuilding bygger på att man respekterar de individuella olikheterna i gruppen - det är trots allt dessa som gör er dynamiska och kreativa.

  • HR

Framför mig står en märkbart nöjd man med pigga ögon och ett brett leende. Vi kan kalla honom Johan och vi möttes för första gången för drygt sex månader sedan i ett ledarprogram jag höll i. Johan är en framgångsrik projektledare i teknikbranschen och utvald som talang och ledarämne på sitt företag. På dessa månader har det skett en tydlig förändring hos honom. Men vägen dit har kantats av träning, träning och träning...

  • Ledarskap

Om vi kokar ner allt som ledarskap handlar om, så finner vi kommunikation som kärnan i ledarskapet. En ledare som inte kan kommunicera får det svårt – frågan är om det överhuvudtaget går att leda andra utan god kommunikation. Men vad menar vi då med denna kommunikativa förmåga? Vad innebär den i praktiken? Låt oss fortsätta långkoket… Om vi kokar ner kommunikation så kommer vi på botten av kastrullen finna resonans.

  • Kommunicera

Sju sekunder. Så lång tid tar det för en människa att fastställa sina första elva omdömen om en annan människa. Det kan kännas hemskt att det allra första intrycket har så stor betydelse - men att sticka huvudet i sanden gör inte saken bättre. Det bästa du kan göra är att ta makten över situationen och lära dig hur man gör ett gott första intryck. "Det vanligaste misstaget är att över huvud taget inte ha koll på hur människor fungerar", säger doktor i psykologi och föreläsare Angela Ahola.

  • HR

EQ påverkar din karriär. Det påverkar ditt ledarskap, hälsan, relationerna - och din känsla av tillfredsställelse och lycka. Det är också en bra buffert mot stress - sammantaget har EQ en stor betydelse för din framgång i arbetet och livet i övrigt. Allt detta visar studier gällande emotionell intelligens.

  • Motivera

Vissa sprutar ur sig idéer, medan andra begränsar sig själva. Men det finns inga genetiska förutsättningar som avgör om en människa är kreativ eller inte. Det finns många sätt att jobba upp sin kreativitet med motivation och nya tankesätt. Här kommer några enkla knep som hjälper hjärnan att skapa nya tankevägar - som leder till kreativiteten.

  • Motivera

Jag har under årens lopp haft som hobby att samla citat och aforismer. Ett citat är en upprepning av någonting klokt eller kvickt som någon sagt eller nedtecknat i det förflutna. En aforism är ett visdomsord, ofta en litterärt och elegant formulerad tanke. De bästa citaten har en oerhörd genomslagskraft och kan fortsätta att flyga genom århundraden. Redan Homeros kallade dem épea pteróenta, flygande ord.

  • Hälsa

Att få klarhet i att det är skillnad på utmattningsdepression och depression är stort. Inte minst på en personlig nivå. För 10 år sedan ville man ”bota” mig med ”lyckopiller” (en otroligt missvisande benämning) när jag själv kände att jag behövde hjälpa min splittrade hjärna på traven. Det är skönt att få belagt att det behövs olika ”behandlingar”. Depression till följd av utmattning kan vi till stor del påverka själva. Bland annat genom att ta vara på kunskap från neurovetenskapliga studier.

  • Motivationsbloggen

Det hade varit en härlig kväll med god mat, bra musik och många skratt när hela gänget till slut hade samlats framför den öppna spisen hemma hos Jack. Det blev tyst medan Jack lyfte upp sitt glas högt upp i luften. Han log genuint mot oss alla och sade: Jag vill skåla för er mina kära vänner och för alla våra drömmar som blivit sanna. Vi lyfte alla upp våra glas, skålade och drack av den goda drycken. Jack fortsatte: Låt mig berätta en historia om en ung pojke vars stora passion i livet var hästar.

  • Motivera

Hur är det, tror du på telepati mellan människor och råttor? Nej, inte jag heller. Icke desto mindre har forskningen visat att våra tankar kan påverka råttans prestation när den springer genom labyrinten. Förväntningarnas makt är stor - större än vi kan föreställa oss. Om till och med en råtta presterar bättre eller sämre beroende på vad vi förväntar oss av den, hur stor inverkan har då inte förväntningarna på människor?

  • Motivera

Det bästa sättet att förändra sitt liv och sin karriär till det bättre är att förändra sina vanor. De flesta av oss vet nog på ett ungefär vilka vanor vi borde ha. Men hur får man dem att fastna och bli ihållande? En lösning kan vara att göra det så enkelt som möjligt att hålla fast vid de nya vanorna - genom att länka samman dem med redan befintliga rutiner samt anpassa sin miljö efter det man vill uppnå.

  • Ledarskap

John Maxwell menar att det som skiljer drömmaren från den som får saker gjorda, är den positiva inställningen och attityden. För att göra verklighet av sina drömmar krävs att man vet vad man vill - och har disciplinen att genomföra planerna. Här delar Maxwell med sig av sina raka råd till dig som behöver fokusera framåt.

  • Kommunicera

Förmågan att kommunicera och bygga goda mellanmänskliga relationer är den aspekt av EQ (Emotionell Intelligenskvot) som är lättast att utveckla och förbättra, visar forskningen. Alla kan lära sig att kommunicera bättre och att föra mer konstruktiva samtal. Vi ska därför ta en närmare titt på fallgroparna som du bör undvika om du vill lyckas med kommunikationen - både på jobbet och i privatlivet.

  • Motivera

Mats Ekdahl är författaren som har jobbat som chef, ledare och redaktör i mediesfären under nästan hela sitt liv. Lika länge har han haft ett särskilt intresse för citat och genom åren har han skapat en samling som blivit både omfattande och innehållsrik - en samling som nu kommer att publiceras löpande här på Motivation.se. Det är en ära att få lyfta upp denna guldgruva till läsning. Tillsammans med Mats kommer vi så smånignom lansera en e-bok med hans klokheter och aforismer. Men vem är Mats? Vi har ställt några frågor till en man som bär på enorma mängder av livets lättaste börda: kunskap.

  • Ledarskap

” Snälla, pappa, snäääälla”, sagt av min fyraåriga son med mjuk, len barnröst i kombination med ett glatt leende och lite gosande i knät får mitt hjärta att smälta - så klart! Som småbarnsförälder utsätts jag då och då för intensiv kärleksfull lobbying från de yngsta familjemedlemmarna. Senaste i raden av övertalningskampanjer har handlat om att skaffa katt, vilket inneburit långa samtal om katters förträfflighet särskilt som trofast vän till barn. För mig har samtalen inneburit utmaningar, då det handlat om se på mig själv utifrån nya perspektiv eftersom jag alltid betraktat mig som en trogen hundmänniska. 

  • Hälsa

Det är väldigt enkelt att vara lat, jag tror (eller ska jag säga "vet"?) att många är lata när ”möjligheten ges”. Detta inkluderar även mig, vilket betyder att jag inte har tänkt sätta dit dig eller någon som du känner som läser detta. Tanken är mer att belysa förbättringsområden och synliggöra vanligt ”feltänk”, som kanske beror på olika myter, önsketänkande eller att man bara är lat.