Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Projektet Equal Business ska bana väg för kvinnorna i de mansdominerade innovationsmiljöerna. Bristen på jämställdhet i innovativa miljöer leder till l...

Alternativa metoder till Getting Things Done - motivation genom passion. Följer man Getting Things Done (GTD) enligt manualen så kan den ge...

Spar värdefull arbetstid genom tydlighet, dagordning och färre detaljdiskussioner. Att träffas och ta ett projektbeslut kan väl inte vara så sv...

Ulf Bengtsson på Wenell Management om de agila projektmetodernas fördelar utanför IT-sfären. Frågan om hur agila metoder kan appliceras på projekt utanför...

Använd rätt metoder för att hantera negativa känslor. Vi närmar oss jul och jag undrar hur det ser ut runt dig just nu? Det...

Peter Wickberg, Wenell Management: "Det första som är bra att ta reda på är vilken slags konflikt det är. Är det en sakfråga som orsakar den?". Vi människor har sedan vi började vara människor hamnat i...

Annika Strömsten och Maria Forsgren, Wenell: "Att medvetet avsätta en stund till sina medarbetare, har visat sig vara välinvesterad tid om du vill skapa värde genom andra." Tänk dig att du från och med imorgon skulle avsätta en kvart om...

Titta tillbaka för att komma framåt... Efter några artiklar om Lean och Agile så kanske ni tycker att jag...

Lennart Lindberg, Omnia: ”Det är lättare att leda en projektgrupp om målen är klara och gruppen är fokuserad” (Del 1 av 2). - Att arbeta i projekt är ett redskap för att vidareutveckla arbetet...

Elisabeth Kamél: ”Vi kan välja hur vi vill se på dem vi möter, och det spelar roll vilken förväntan vi har när vi går in i mötet.” ”Det du förväntar dig är det du upplever…”...

  • Ledning

Arbetsmöten kan kännas både kreativa, inspirerande och energigivande. Men den positiva känslan är ingen garanti för att mötet verkligen leder till konkret handling. För att det som sägs på mötet verkligen ska omsättas i praktiken krävs två saker: dokumentation och ansvarsfördelning. Det är bara genom en tydlig kommunikation som ni kan undvika stress och frustration, och samtidigt försäkra er om att mötets momentum verkligen tas tillvara.

  • Projektleda

Våra beteendemönster ger oss många ledtrådar, och faktum är att de utgör en nyckel till hur vi kan bli framgångsrikare i vår strävan att nå fram till andra. Visst vore det underbart att kunna förutse hur vårt budskap om en förändring kommer att tas emot? Eller hur reaktionen på det nya projektet kommer att bli?

  • Ledarskap

Priset är högt för en curlande chef, och en dag blev det på tok för högt för Åsa Lundborg, som en morgon vaknade döv på ena örat och förstod att en förändring måste till. Hon var chef för en avdelning i ett kaotiskt läge, med en otrygg stämning, underbemanning och hög sjukfrånvaro. På några månader lyckades hon skifta klimatet med hjälp av samarbetscoaching.

  • Innovation

Social innovation handlar om att hitta nya lösningar på samhällets utmaningar. Anna Landeborg arbetar på Mötesplats Social Innovation (MSI) och säger att det finns ett stort intresse för innovativt arbete – men det ställer också större krav på samverkan mellan olika sektorer i samhället. ”Det finns idag ingen sektor som på egen hand kan lösa de utmaningar vi står inför”, säger hon till Motivation.se.

  • Coacha

Vi lever i en tid av extrem förändring och utveckling. Världen befinner sig just nu i ett paradigmskifte där teknologin och internet påverkar våra liv på alla plan. Via transparanta sociala medier blir vi medvetna om hur alla andra har det i sina liv (tror vi). Vi jämför oss och vill bli lika framgångsrika som ”alla andra”. Samtidigt leder den nya tekniken till att företagen ställer allt högre krav på att medarbetarna ska vara snabba, effektiva och ständigt tillgängliga. Men mitt i denna utvecklingsiver glömmer vi bort en viktig sak – att människor också måste vara hållbara.

  • Ledarskap

”Älta inte i det förflutna."
Hur många av oss har inte hört den rekommendationen - särskilt efter att något dåligt har hänt oss? Många gånger skulle det vara klokt att följa det och flytta fokus till nuvarande och kommande mål. När allt kommer omkring kan en ohälsosam relation med tidigare misslyckanden förlama oss.
Men precis som med alla goda råd, bör det inte tas till ytterligheter. Jag är ett stort fan av att välja att gå vidare, men jag vet samtidigt det stora värdet av att ha tillbringat en kort tid åt att reflektera över tidigare fel på ett produktivt sätt. Varför? Eftersom det är det enda sättet att lära sig av dem.

  • Ledarskap

Ett gott självledarskap bygger på förståelse för oss själva. För att förstå oss själva behöver vi förstå vårt eget känsloliv. Vi blir alltså klokare som människor om vi förstår hur våra känslor fungerar - det handlar om emotionell självförståelse. Med en större emotionell självförståelse utvecklas vår emotionella intelligens (EQ) som i sin tur gör oss till bättre medmänniskor och ledare.
Och hur kan vi då utveckla vår emotionella självförståelse? Testa strategin – artig och kall med korten nära kroppen.

  • Ledarskap

Måste en bra ledare matcha företagets kultur? De flesta skulle nog svara ja på den frågan. Det känns ju så självklart att exempelvis handlingskraftiga ledare passar i väldigt resultatinriktade organisationer, medan ledare som är socialt skickliga gör sig bättre i mer relationsorienterade verksamheter, och så vidare.
Men en ny forskningsstudie visar att det faktiskt kan vara tvärtom – en ledare som går på tvären med organisationskulturen kan vara precis vad ett företag behöver.

  • Kommunicera

Grunden för all god kriskommunikation på Facebook måste läggas i fredstid – genom att man skapar engagemang och bygger relationer. I dagens medieklimat kan saker hända väldigt fort – och om man står handlingsförlamad när stormen bryter ut så kan skadan bli väldigt svår att reparera. Mandat och rutiner behöver därför fastställas långt innan drevet går, så att du kan agera snabbt och framgångsrikt när det väl behövs.

  • Kommunicera

Konsten att samtala och konversera är en av de viktigaste sakerna att lära sig i livet. Dessvärre präglas vårt samhälle av en snabbt ökande polarisering – en utveckling som gynnas av att våra ”samtal” i allt högre utsträckning sker via textmeddelanden. Håller vi på att glömma bort hur viktigt det är att verkligen lyssna uppmärksammat på varandra?
Som ”motgift” erbjuder skribenten och radioprataren Celeste Headlee tio tips om hur du blir bättre på att konversera. Och nej, det handlar inte om att ta till olika knep för att ”visa att man lyssnar”. För den som lyssnar på riktigt behöver inte ta till sådana trix, menar Headlee.

  • HR

Har du funderat på vad som gör att vissa människor lyckas skapa sig ett liv de är nöjda med, medan andra tycks kämpa och kämpa med en växande frustration över att aldrig nå ända fram? Vissa personer verkar ha förmågan att ta sig fram leende och småvisslande, även under de mest knepiga omständigheter, medan andra möter motstånd även i vad som verkar vara en gynnsam eller trevlig miljö. De här frågorna har engagerat forskare över hela världen och kan idag summeras under begreppet emotionell intelligens, eller EQ som vi brukar säga till vardags.

  • Hälsa

”Jag var nära att bli sjukskriven när jag i allt för stor utsträckning gjorda andra människors jobb och fick sitta sent på kvällarna med mina egna arbetsuppgifter. Jag blev ständigt avbruten och hade ingen stödjande chef som såg min situation. Det var svårt att tala öppet om detta på företaget. Till slut bad jag om hjälp och fick träffa en coach som hjälpte mig att jobba på ett effektivare sätt. Förutom samtalen vi hade, tränade jag på att införa mental ergonomi i min arbetsvardag.

Till mitt stöd hade jag ett digitalt verktyg där jag fick konkret hjälp med vad och hur jag skulle lägga upp mitt arbete. Jag övade på att planera min dag bättre, fokusera oftare på en sak i taget och säga nej till att lägga allt för mycket tid på att hjälpa andra. I takt med att min medvetenhet och tydlighet ökade blev jag mindre hård mot mig själv och det blev lättare att koncentrera mig, jobba effektivt och till och med prioritera de viktiga pauserna ibland.

Jag tar med mig viktig lärdom från min coaching och träning i mental ergonomi och idag arbetar jag mycket effektivare. Jag har lärt mig att min hälsa är viktig och att jag ska värna min tid för att fortsätta att kunna prestera på topp.”

  • Ledarskap

Chefernas arbetssituation har varit en ständig källa till bekymmer de senaste åren. Men nu ser vi en trend som kan vara räddningen för en plågad  och utsatt grupp, nämligen sekreterarnas återkomst!

  • Ledarskap

Dagens företag och dess anställda verkar och arbetar i en på många sätt turbulent och konstant föränderlig miljö. För att bibehålla konkurrensfördelar - och bara för att överleva - måste de flesta ständigt förändra sig genom ny teknik och såväl strategisk som strukturell förändring. Men varje förändring sker på bekostnad av de anställdas fokus och uppmärksamhet. Varje omorganisation skapar oro och känslor. Och oro gör omedelbart att vi tappar fokus på vår uppgift – det är inget vi styr över själva. Det sker ändå.

  • Coacha

Människan har ett djupt känt behov av samhörighet och gemenskap. Samtidigt finns det starka krafter i vårt inre – skammen och rädslan för att bli avvisad eller utstött – som hindrar oss från att nå ut till andra människor och leva våra liv fullt ut. I ett uppmärksammat TED-talk förklarar forskaren och författaren Brené Brown varför livet kräver att vi är autentiska – och vågar visa vår sårbarhet.

  • Kommunicera

Det är en del diskussioner om skärmtid för barn just nu. Hur mycket är lagom och är det bra eller dåligt att låta barn spendera tid vid skärmar? Jag låter det vara osagt men tänkte ta upp en relaterad företeelse.