Menu

Going Scrumish...

Ta Kanban till nästa steg och skapa självmotiverade arbetsgrupper med Scrum.

I senaste artikeln berättade jag om Kanban-metoden och hur den, med hjälp av den ödmjuka post-it-lappen, hjälper dig att styra upp projekt. Men post-it-lappen utgör också grunden för ytterligare en känd Agil metod: Scrum. Metoden tar sitt namn från sporten rugby där båda lag samlas tätt tillsammans när bollen sätts i spel.


Scrum är en större och mer omfattande metod än Kanban. Scrumish är ett känt begrepp för Scrum-inspirerade metoder – dvs när man inte följer alla Scrums regler.

Här tänker jag bara presentera kärnan av Scrum och hur man kan enkelt uppgradera sin Kanbanprocess till något som kan vara början till ett mer omfattande Agilt arbete i din verksamhet.

Teamet

Enligt min erfarenhet så fungerar Kanban bra på individnivå, i mindre eller större grupper där individerna kan jobba oberoende av varandra. Scrum däremot är rekommenderat för grupper som arbetar nära ihop, eller tvärfunktionella grupper (team) av cirka sju personer. I praktiken så stämmer det väldigt bra.

Jag har lyckats med scrum i team med bara fyra personer men risken är stor att de administrativa kostnaderna blir för höga. Det kan vara mer produktivt att använda Kanban istället under de omständigheterna. För många personer i teamet är inte heller bra eftersom det blir svårt för alla att hålla koll på allt. Hellre flera mindre team med sju personer som jobbar parallellt, än en stor.

Sprinten

Det tydligaste skillnaden mellan Scrum och Kanban är att Scrum bryter ner det vardagliga projektarbetet i korta etapper (sprinter) av fast längd. En sprint är normalt mellan två och fyra veckor lång, men man kan även köra kortare eller längre vid behov – så länge man vet varför man gör det. Med tanke på de timmar man behöver lägga ner för att förbereda och sedan städa upp efteråt, så är det oftast mest effektivt att hålla sig till sprinter som är minst en vecka långa.

Målet

Varje sprint börjar med ett planeringsmöte som enligt min erfarenhet oftast tar cirka fyra timmar. Alla inblandade i projektet ska vara med på mötet som alltid inleds med att bestämma ett mål för sprinten.

Målet ska helst vara något som ger ett tydligt värde till produkten, projektet eller företaget. Det ska vara så kort att man kan skriva upp det på en tavla så att alla kan ta del av det under sprintens gång. Målet används för att kunna bedöma om sprinten har lyckats eller inte – men det hjälper också till att fokusera teamet i det dagliga arbetet under sprinten. Det är därför bra att göra målet synligt på kontoret.

När alla är överens om målet så kan teamet börja definiera vilka uppgifter (stories) de ska jobba med för att nå sprintmålet. Man kartlägger vilka resurser man har tillgängliga under sprinten, samt gör en enkel uppskattning av ungefär hur lång tid det kommer att ta för att genomföra varje story.  Det är viktigt i det här mötet att alla har förstått vad det är som ska göras och att det inte saknas en viktig resurs. Det kan vara bra att fokusera på vad som ska göras i varje story istället för hur - så att man inte gräver ner sig för djupt i uppgiften under mötet.

Mötet är klart när teamet är överens om vad som ska göras och känner att de har resurserna (och tiden) för att nå målet under sprinten. Ett sätt att se på det är att teamet binder sig till ett slags avtal eller överenskommelse: “Vi lovar att leverera just de här sakerna till det här datumet.”

Vid mötets slut bokar teamet in en demosession samt avslutningsmöte som ska ske i direkt anslutning till sista dagen för sprinten.

Scrummötet

Efter planeringsmötet är teamet redo för att börja jobba på riktigt. Nu gäller det att leverera och teamet måste få jobba i fred utan störningsmoment.

Börja varje dag under sprinten med ett scrummöte där teamet samlas stående för ett kort möte (inte längre än 15 minuter).

Under mötet ska alla rapportera bara tre saker: vad de jobbade med igår, vad de tänker jobba med idag, och om det finns ett hinder som gör det svårt att genomföra uppgifterna. Det är viktigt att dessa scrummöten inte drar ut och blir en längre diskussion – ta det i så fall i ett separat möte istället. Det dagliga scrummötet används enbart för att stämma av pulsen i projektet och se till att teamet är överens om att de kommer klara sprintmålet i tid.

Scrumreglerna säger att teamet ska få jobba oavbrutet på sprintet och inget annat - ingen får ändra på de stories och mål som definierades under planeringen. Vill man som chef ändra på något, då har man brutit avtalet med teamet och teamet kan inte längre lova att leverera. Är det så pass viktigt att ändra på något (vilket händer) ska man istället avbryta sprinten och planera en ny.

Demon

När sprinten är över är det dags för demo och retrospektiv. Demomötet är en kort möte där teamet får möjlighet att visa upp det de har gjort under sprinten. Vem som helst som har intresse i projektet kan delta och syftet med mötet är att bedöma om teamet har lyckats med sprintmålet eller inte.

Mötet har också en dold agenda – om teamet har lyckats så kan de känna sig stolta men har de misslyckats så blir det tydligt för alla inblandade i det här mötet.

Retrospektiv

Efter demon är det dags att sammanfatta sprinten. Det kallas för retrospective på engelska och det ger teamet tid att reflektera över själva sprinten. Vad fungerade bra? Vad fungerade dåligt? Vad skulle ni kunna göra bättre i nästa sprint? Ett förslag är att välja tre saker som teamet ska försöka göra bättre eller annorlunda nästa gång.

Det är lätt att hoppa över en retrospektiv som oviktig. Men jag hävdar att det är just detta möte som är själen i scrum. Man får bryta alla andra scrumregler, men inte den här. Utan en retrospektiv där alla får höras så kan man aldrig förbättra och anpassa metoden till just det team och företag man jobbar i.

Slutsats

Jag tror att det finns två anledningar till att scrum fungerar så bra och har blivit så populärt. Genom att bryta ner större projekt i ett antal mindre sprinter så kan företaget anpassa sig snabbt efter föränderliga mål.

Men min erfarenhet är att det viktigaste är att teamet själv tar ansvar för arbetet. Om man låter teamet ta ansvar och lämnar dem i fred under sprinten så presterar teamet helt enkelt bättre.


Du kanske även gillar

Använd rätt metoder för att hantera negativa känslor. Vi närmar oss jul och jag undrar hur det ser ut runt dig just nu? Det...

Vad krävs för att driva ett rörligt projekt? Det finns olika projektmetoder som ersätter de gamla traditionella arbetss...

Författaren Hans Jonasson; ”Business analyst-rollen kommer troligen att växa och bli mer formell inom organisationer”. Project Management Institute (PMI) startade för över fyrtio år...

Alternativa metoder till Getting Things Done - motivation genom passion. Följer man Getting Things Done (GTD) enligt manualen så kan den ge...

Justin Kan, grundaren av Justin.tv, lyfter vikten av att rannsaka sitt ledarskap. Innan krisen är ett faktum. När det knakar i fogarna på företaget, lönsamheten sjunker...

Att planera för mycket kan vara en orsak till slöseri. Erfarenheten som projektet i sig skapar - blir den kunskap som hjälper dig att fortsätta jobba åt rätt håll. Det finns två grupper av människor: de som förstår hur en...

Vill du vidareutveckla ditt agila arbetssätt? Nu kommer boken som hjälper dig på vägen. ”Det handlar om att ta fram det bästa hos teamet.” 2011 skrev Tomas Gustavsson boken Agil Projektledning. Den ligger fortfarande h...

Martin Österdahl, exekutiv producent för Eurovision och Årets projektledare 2013: "Jag gillar inte när saker är mediokra" Föreställ dig ett sinnessjukt stort projekt. Du har ett år p...

Hans Jonasson, ESI International, skriver om skillnaden mellan olika kravinsamlingsmetoder. Vad passar i era projekt? "International Institute of Business Analysis (IIBA™) har...

David Garpenståhl, ledare, entreprenör och projektledare: ”Ledarskapet är det som verkligen får projekt att flyga och företag att ta fart.” Dataspel är så mycket mer än bara tidsfördriv. Det är...

  • Projektleda

- Jag vill bli som du när jag blir stor!
När vi är små är det inga problem, då gör vi det hela tiden; vi kopierar för att lära oss att gå. Vi faller, vi provar igen, och om igen. Något gör vi annorlunda för till slut lyckas vi, vare sig det handlar om att stå på ett ben eller att hålla i en penna och föra den på rätt sätt över papperet.
Senare i livet händer det något som får oss att göra själv, att uppfinna hjulet själva istället för att se hur andra gör. Ibland gäller det i allt, att vi till varje pris vill visa vår unika förmåga. I yrkeslivet skulle vi dock tjäna på att oftare ta efter barnens exempel – och kopiera dem som redan kan det vi vill lära oss.

  • Motivera

För att lyckas med det man vill i livet måste man ha en fantastiskt god självkänsla. Åtminstone är det vad vi har fått lära av självhjälpsindustrin de senaste decennierna. Problemet är att det vi tror är självkänsla ofta förvandlas till någonting helt annat – exempelvis narcissism, självupptagenhet och perfektionism. Detta kan i slutändan leda till att vi blir extremt självkritiska och känner oss otillräckliga.
På senare år har dock flera forskare föreslagit ett alternativ: Självmedkänsla.

  • Innovation

Inom hälso- och sjukvården finns det en stor potential för innovation – både tjänster, processer och organisation kan förbättras med hjälp av idéer från patienter, anhöriga och medarbetare. Men att stödja innovation inom offentlig förvaltning innebär också stora utmaningar, berättar Isis Amer-Wåhlin, innovationsledare vid Stockholms läns landsting, SLL. ”Ju mer man trycker på förändringen desto större blir motkraften”, förklarar hon.

  • Coacha

Stress är ett tidstypiskt problem – tempot är högre såväl på arbetet som privat. Många organisationer genomför förändringar i en takt vi inte skådat tidigare, och den nya tekniken gör oss tillgängliga för andra dygnet runt. Alla dessa faktorer sammantagna bidrar till en hög stressnivå hos många av oss, och stress är nu den vanligaste orsaken till sjukskrivning. I dagarna presenterades en ny undersökning av United Minds om stress, baserat på 4000 personer i Norden. Där framkommer att svenskarna upplever mest stress, följt av norrmännen. Varannan svensk känner arbetsrelaterad stress minst några gånger i veckan. Vi har sedan länge matats med tips och råd om hur vi bör hantera stressen, ändå tycks den öka. Vad beror det på?

  • Ledarskap

”Oavsett om vi pratar om individer eller om en hel grupp så är principen för att komma vidare densamma: lyssna, förklara och kommunicera så att alla förstår. Då skapar du en grund för god motivation.” Det säger Jan-Eric Sundgren, senior rådgivare för Volvo, som här förklarar hur man motiverar en medarbetare, vad som krävs av en god ledare – och hur han helst njuter av en ledig dag…

  • Ledarskap

I början präglades Internet av frihet och öppenhet. Men på senare år har någonting förändrats – totalitära stater, Big Data och ”Haters” har tagit över utvecklingen allt mer. Idag är nätet på väg att bli begränsat, slutet och kontrollerat. Hur länge till kan den trenden fortsätta innan vi tröttnar på alltihop?

  • Ledarskap

Som barn lekte jag med mina kompisar. Vi var ute, cyklade, byggde kojor, letade efter vackra porslinsbitar på åkern. I tonåren pratade vi. Jag minns särskilt de timslånga telefonsamtalen efter skolans slut, innan det var dags för träning. Mobiltelefoner, datorer, iPads eller appar fanns inte. Idag kan jag stilla undra hur vi klarade oss utan uppkoppling. Vanans makt är stor. Om jag mot förmodan skulle glömma mobiltelefonen när jag åker till jobbet skulle jag bildligt sett känna mig naken. Något skulle fattas mig.

  • Motivera

Alla vill bli lyckliga. Rätten att sträva efter lycka är till och med inskriven i Förenta staternas konstitution. Men vad är det vi jagar egentligen? Och hur vet vi att det vi jagar, vad den nu må vara, är värt all denna ansträngning, alla dessa våndor? Kanske är det så att lycka är en illusion och att vi istället borde sträva efter livet som sådant, att få känna oss levande.

  • Ledarskap

Både erfarenhet och forskning visar att människan är en kreativ och skapande varelse. Varje människa bär på en potential och vill bidra med sin kompetens, förmåga och sin kreativitet tillsammans med andra. Det är denna kraft som tagit hela mänskligheten från att bo i grottor till att både kunna resa runt jorden, ja till och med till månen och tillbaka, bota dödliga sjukdomar och skapa ett högt utvecklat samhälle med allt vad det innebär.
Alla människor kan alltså bli kreativa – om de får rätt förutsättningar.

  • Ledarskap

I responsen jag fick från er läsare efter förra artikeln är nyttan av att prioritera medarbetare och att vara nära dem, ett återkommande inslag. Tack för er input och för att ni delar med er av era ledarerfarenheter! Era viktiga synpunkter tar mig till ämnet i dagens artikel.
Vi har de senaste åren sett en tydlig och skrämmande utveckling - den psykiska ohälsan ökar lavinartat på våra arbetsplatser. Problemet lyfts gång på gång på arbetsplatserna och i media men vad görs konkret för att åstadkomma förändring?  Nu kommer nya föreskrifter från Arbetsmiljöverket – de är till för att hjälpa dig! Särskilt betydelsefulla är de för dig som är mellanchef.

  • HR

Vem är du? Försök att besvara den frågan utan att samtidigt inordna dig själv i en kategori. Omöjligt, eller hur? Det är just det som är dilemmat – å ena sidan vill vi bli fria från fördomar och diskriminering, å andra sidan kan vi inte sluta dela in oss själva och andra i kategorier. Helt enkelt för att vi måste kategorisera tillvaron för att kunna förstå den.

  • Motivationsbloggen

Nu kommer vi skriva konstiga sexor i våra årtal i några månader när vi försöker revidera våra femmor och ännu ett år har gått till historien. Men vad lärde vi oss 2015? Vad hände när det kommer till jämställdhet?

  • Kommunicera

Bara meter från toppen kom tårarna. Oklart om det var av trötthet eller av ren glädje. Troligt en kombination. Efter 8,5 timmars vandring, först i totalt mörker under en stjärnklar himmel i pannlampornas sken, sedan i ljuset av en magisk soluppgång, så nådde vi i TeamAronKilimanjaro till slut toppen på morgonen den 14e januari. Tillsammans.

  • Motivera

Att människor som följer sitt ”kall” i livet tenderar att vara lyckligare än andra visste du kanske redan. Men ny forskning visar att detta är ännu viktigare än man tidigare trott; människor som inte följer sitt kall är rent av mer olyckliga än dem som upplever att de inte har något kall alls. Exakt hur sambandet ser ut mellan lycka och ”kallelse” är dock inte klarlagt. En sak är emellertid säker; det finns mer än ett sätt att leda in ditt liv på den väg du var menad att gå.

  • Hälsa

Ja, du läste rätt! Jag utnämner året som vi just inlett till ett mäktigt stressår. Året då vi lär oss att bemästra stressen. Mitt i allt annat som vi behöver förhålla oss till med flyktingsituationen, de globala miljöhoten och en svajande ekonomi för många (fast Sverige går bra!). Och kanske just därför. Vi behöver lugn och tillit för att hantera de riktigt stora frågorna klokt. Och faktiskt, stressen är ett relativt litet problem och något som vi absolut själva kan påverka. Jag ska göra allt vad jag kan för att bidra med kunskap i mina artiklar. Jag hoppas att alla som behöver bemästra sin stress är beredda att göra jobbet.

  • Ledarskap

"Jag tycker mitt jobb är väldigt roligt och är passionerad i det jag gör. Bara genom att visa det, att vara passionerad och motiverad kommer man ganska långt. Men om en enskild individ inte är motiverad måste man verkligen gå till botten med varför." Läs ledarskapsintervjun med Ann Krumlinde, VD, Danske Bank Sverige - om motivation, vikten av tydliga målsättningar och vad som ger henne kickarna i vardagen.