Analys förtätar projektarbetet

Det kan kännas som att det gått inflation i yrkesrollen projektledare. Många får titeln tilldelad sig hastigt och lustigt när ett projekt seglar upp. Andra får lång och gedigen utbildning för att specialisera sig på en viss typ av projekt.
Men oavsett projektets innehåll och storlek finns ett antal egenskaper som en projektledare bör ha för att kunna göra ett bra och effektivt arbete.

• Förmåga att sätta sig in i projektets bakgrund och mål.

• Förmåga att visualisera innehåll och resultat på ett begripligt sätt.

• Planera – budget, tidshorisont, resursåtgång.

• Hålla tempot i projektet igång och motivera projektmedlemmarna att leverera.

• Se till att projektet är ordentligt förankrat i organisationen.

• Sköta all form av avrapportering, hålla koll på projektstatus och flagga för förändringar under resans gång.

• Göra sammanställning och levererar ett fullgott slutresultat.

• Dokumentera löpande, slutföra, följa upp och utvärdera projektet.

En projektledare har mycket att leva upp till. Han eller hon ska vara organisatör, målinriktad, pådrivande, visionär, god lyssnare, vara bra på att ge feedback och framför allt se när feedback behövs.  Ett projekt har dåliga utsikter om delaktighet och sammanhållning saknas i projektgruppen och det gäller att vara flexibel och kreativ när verkligheten förändras. Olika typer av projekt kräver olika typer av projektledare – det kan handla om produktutveckling, byggprojekt eller utveckla en organisation. Generella egenskaper är nästan omöjliga att specificera. Men förmåga att samverka, planera och driva projektet i mål är kompetenskrav som inte går att göra avkall på.

Hitta rätt med analys

Hur hittar du rätt projektledare till ditt projekt? Till att börja med måste du som uppdragsgivare vara klar över projektets mål och omfattning för att kunna skapa en tydlig egenskapsprofil. Gör tydligt för dig själv vilka förväntningar du har på din projektledare och vad han eller hon ska leverera. Se till att detta förmedlas med största tydlighet. Oklarheter i det här stadiet leder lätt till att projektet tappar både styrfart och riktning.

När projektet varit igång en tid är en utvärdering något som fungerar som kompass. Är ni rätt ute? Vanligast är att man avvaktar utvärderingen tills projektet är slutfört, vilket i sig inte är dåligt. Men eftersom vi lever i en föränderlig värld börjar fler och fler inse vikten av att jobba flexibelt eller agilt. Kanske krävs omedelbara förändringar i projektet för att uppnå högsta möjliga effektivitet. Att löpande ta till vara projektmedlemmars feedback ger mycket och är viktigt ur många aspekter. Det skapar delaktighet att kunna påverka och arbetsgruppen blir mer fokuserad och målinriktad, vilket i sig ökar både effektivitet och kreativitet.  Med analyser som sker under arbetets gång får du också snabbare syn på utvecklingsområden och riskerar inte att lägga energi på fel saker. Projektledarens roll och insats kan formas med större precision och chansen att hålla projektet på rätt bana ökar betydligt.

Det finns företag som utvecklat bra modeller för projektledaranalyser och gruppklimatanalyser. Analysen tar fram starka och svaga sidor hos både projektledare och projektgrupp och hittar förbättringsområden. Om båda analyserna görs samtidigt är chansen större att gruppen motiveras att genomföra analysen. Dessutom signalerar projektledaren att utvecklingen av projektarbetet är något som gruppen och projektledaren utför tillsammans. Det fördjupar känslan av samarbete och stärker gruppen ytterligare.

Vill du inte anlita ett externt bolag för att få hjälp med utvärdering kommer du långt med en whiteboard, några Post it-block och en engagerad projektgrupp. Sätt er ner tillsammans och avsätt tid att fritt prata om fördelar och nackdelar med arbetssituationen som råder. Resultatet blir garanterat nöjdare medarbetare, klarare projektmål och en roligare vardag. Som en bonus kommer du också att få större effektivitet som resultat.

När människor är med och påverkar blir engagemanget automatiskt större. Svårare än så behöver det inte vara.