Facilitera styrda workshops

Artikel av Hans Jonasson, ESI International, författare till Determining Project Requirements

I litteraturen har denna teknik många namn, jag väljer att kalla den Styrd workshop som är PMI:s namn för tekniken. Den kallas också ofta JAD® (Joint Application Design, eller Development). Enkelt beskrivet är det ett möte där intressenter med hjälp av en neutral facilitator arbetar mot att komma fram till ett gemensamt kravpaket (eller egentligen vad som helst där man vill uppnå en gemensam uppfattning).

Tekniken utvecklades av IBM under 1970- talet och blev till viss del populär när James Martin använde den för RAD (Rapid Application Development). Styrda workshops är mest effektiva i en miljö där man har flera intressenter med skilda åsikter och idéer om vilka krav som ska ställas på t ex en produkt. En Styrd workshop hjälper gruppen att nå ett gemensamt beslut och ökar känslan av ägandeskap hos deltagarna.

Så vad är Styrda workshops för något? Om vi exempelvis tittar på ett IT-projekt inleds det oftast med ett möte med sponsor(er) och huvudintressent(er).  De ger oss några mål och vi skickas ut för att starta upp projektet. Vi går sedan in i ”intervjucirkeln” där vi pratar med inköpsavdelningen, finansavdelningen, logistikavdelningen och så vidare. Därefter låser vi in oss och försöker sammanställa allt vi lärt oss, identifiera kravkonflikter och lägga upp en plan för hur vi skall hantera dem.

I bästa fall blir det några rundor till med intressenterna och vi når ett gemensamt mål. I värsta fall fattar projektledaren själv beslut om kraven och justerar dem så att de passar ihop. Detta leder för det mesta till en produkt som inte passar kunden.

Strukturerade möten

I stället för att intervjua intressenterna enskilt kan man använda sig av Styrda workshops. Här för man samman intressenterna i strukturerade möten där de, med hjälp av en facilitator, når en överenskommelse om t ex produktkrav. Genom att låta intressenterna diskutera och bilda enighet kring kraven sinsemellan når vi ett mer utbrett ägandeskap för projektet redan från början. Om du dessutom väljer att använda prototyper och modeller under dessa möten så ökar förståelsen av produkten.

En Styrd workshop bör ses som ett projekt i sig själv och därför behövs en projektplan som kan delas in i fyra faser:
 

1. Åtagande: Sponsorn och andra intressenter fattar beslut om att Styrda workshops är rätt teknik och tillhandahåller resurser för dessa.
2. Planering: Sätta mål, skapa en agenda, bestämma plats, dokumentera roller och ansvarsområden etc.
3. Möten: Genomförandet av Styrda workshops.
4. Återkoppling: Dokumentera resultatet av varje workshop och utvärdera processer.

Låt oss titta lite mer detaljerat på varje steg:

Åtagande

En Styrd workshop kräver ett stort engagemang från kunder, utvecklare och projektgruppen. Styrda workshops kan vara dyra och kan ta mycket tid i anspråk från intressenterna. Om kunden inte ser värdet av denna teknik är det förmodligen bäst att använda sig av en annan teknik.

Den här fasen är vad vi ibland kallar projektinitiering och skall leverera en formell beskrivning av projektet med klara mål, samt omfattningen av arbete, antaganden och begränsningar.

Det är viktigt att huvudintressenterna både förstår och stöder workshoparna. Denna teknik bygger på att rätt personer deltar i mötena och dessa fungerar bara om organisationen står bakom dem.

Planering

Eftersom workshopen är en del av projektet behöver den naturligtvis också en plan. Då det för det mesta handlar om många deltagare från flera organisationer måste vi exempelvis ha en klar kommunikationsplan, en tidsplan och en budget. Kostnaderna för en workshop kan bestå av:

• Lokalhyra
• Professionell facilitator
• Resekostnader
• Deltagarnas tid

Det är viktigt att identifiera ansvarsområden och roller. Facilitator, sekreterare, system användare är några av de vanligaste rollerna. För större workshops skall även en riskanalys göras och delas med intressenterna. Försök att hålla mötena på neutral mark, där avbrott och arbetsfrågor minimeras. Rummet måste möbleras på ett sätt som uppmuntrar till kommunikation.

I denna figur kan man se den traditionella U-formade konfigurationen. Denna uppmuntrar fri konversation, alla deltagare kan se varandra och det finns ingen direkt rangordning.

Mötet

Själva mötet fokuseras på att samla in krav. Men innan kravinsamlingen kan börja så måste vi lägga grunderna till ett bra möte. De följande punkterna måste gås igenom i början:

• Mål för mötet
• Genomgång av agenda
• Introduktion
• Grundregler för mötet
• Ice-breaker för att lära känna varandra

Facilitator

Facilitatorn är nyckelpersonen för en lyckat styrd workshop. Facilitatorn har till huvuduppgift att skapa en miljö där gruppen kan arbeta tillsammans på ett sätt som gör att man kan nå målen med mötet. Facilitatorn är inte en beslutsfattare, utan skall skapa en miljö där alla är bekväma med att diskutera olika punkter i en miljö där grundregler följs och där mötets mål står i fokus.

Eftersom styrda workshops skall skapa enighet uppstår ofta emotionella diskussioner. Då detta är helt okej måste facilitatorn hålla utkik och notera i minnet eventuella deltagare som inte aktivt deltar, pratar för mycket, inte kan hålla sig till ämnet eller som är otrevliga. En god facilitator pratar med alla deltagare innan mötet för att lära känna dem och delge dem de grundregler som skall upprätthållas under mötet.

Det är normalt att konflikter kan uppstå i dessa situationer och dessa kan vara produktiva, men det finns en gräns mellan olika professionella åsikter och personliga attacker. De senare måste hanteras av facilitatorn. Att kunna läsa av gruppen, att se när någon blir obekväm och att ha en känsla för när en diskussion inte längre är produktiv, är egenskaper som vi skall söka efter i en kompetent facilitator.

Facilitatorn måste inte vara expert på det område som diskuteras, men det hjälper om han/hon har tillräckligt med bakgrundskunskaper för att kunna föra en intelligent konversation om de ämnen som hanteras. Att vara för stor sakexpert kan vara en nackdel. Det kan bli frestande att ge sig in i diskussion om detaljerna i beslutsprocessen och det är inte facilitatorns roll.

Det är naturligtvis möjligt att hyra in en konsult för att facilitera men om du beslutar dig för att använda en befintlig resurs måste den personen utbildas. Det finns många bra kurser i facilitering och därefter krävs övning. Börja med små, mindre kritiska projekt tills dess att personen blir bekväm i rollen.

Återkoppling

I slutet av workshopen skall normala avslutningsaktiviteter genomföras. Gå igenom handlingspunkter och problem. Sedan skall naturligtvis en processutvärdering göras för att se vad som kan göras bättre nästa gång.

Sammanfattning

Några tankar kring hur en Styrd workshop kan förbättras:

• Se till att deltagarna har stöd från sin organisation i att fatta beslut för sin avdelning
• Utbilda deltagarna i de tekniker som skall användas i workshopen.
• Avsätt tillräckligt med tid för att planera workshopen. En workshop som är förvirrande kan snabbt förstöra en kundrelation.
• Välj en stark, neutral facilitator som är där för att få deltagarna att nå sina mål.
• Använd en bra protokollförare som dokumenterar alla beslut och diskussioner.
• Säkerställ att du har beslutsfattarnas stöd i processen.

Om du planerar detta på rätt sätt kan du se fram emot många framgångsrika Styrda workshops i framtiden.

För mer information om business analysis och facilitering, se www.esi-intl.se