Gör kravinsamlingen så effektiv som möjligt

Artikel av Hans Jonasson, ESI International. Författare till ”Determining Project Requirements”.

För en mer generell översikt av IIBA och dess kunskapsområden rekommenderar jag artikeln ”Business Analysis – Vad är det och hur påverkar det oss?”.

Först en definition. Vad menar vi med kravinsamling?

I detta sammanhang rör det sig om att utforska, upptäcka, ”dra ut” och dokumentera information från olika intressenter. I en del fall kan detta vara ganska lätt då intressenterna vet precis vad de vill ha, men väldigt ofta måste Business Analytikern hjälpa intressenterna att ”upptäcka” vad de vill ha.

Att välja rätt teknik för kravinsamling kräver mer tid och tankeverksamhet än vad man kan tro. Ofta väljer vi den teknik vi använt förr och som vi är bekväma med. Det är ofta bäst att utvärdera intressenterna först, studera deras begränsningar, kommunikationssätt och preferenser.

IIBA har identifierat ett flertal tekniker för kravinsamling. Oftast vill vi använda en kombination av dessa. Nedan följer en summering av dessa tekniker.

Dokumentanalys

Denna teknik används oftast när vi får en kundbeställning och där kundbehovet och kraven är detaljerade inom beställningen. Dokumentanalys används även när det finns mycket tillgänglig dokumentation, till exempel marknadsanalyser, affärsstudier och systemdokumentation.

Det är ofta bra att inleda med dokumentanalys så vi förstår bakgrunden till det nuvarande projektet. Men, en dokumentanalys måste nästan alltid kompletteras med andra tekniker.

Gränssnittsanalys

De flesta system har gränssnitt gentemot andra system och systemanvändare. Information skall delas med andra system och användare måste nå information i systemet på ett logiskt sätt.

Gränssnittsanalys fokuserar på att förstå de olika gränssnitten och att identifiera kraven för dessa. Fokus ligger mer på att förstå omgivningen än att förstå de interna processerna av själva systemet.

En av svårigheterna med gränssnittsanalys är att projektkunden inte alltid har full förståelse för gränssnitt och dess olika beroendeförhållanden. Dessutom kan intressenter från angränsande system vara oinsatta i, och även ointresserade av, projektet. Så en del i gränssnittsanalysen är ofta att studera organisationens övergripande systemarkitektur (Enterprise Architecture).

Intervjuer

Detta är nog den mest vanligt förekommande tekniken för kravinsamling. Den är lättplanerad och lätt att genomföra. Men det betyder inte alltid att det är den bästa. För att vara framgångsrik måste personen som utför intervjun vara organiserad, ha bra kommunikationsförmåga och ha en bra förståelse av affärsområdet.

Denna teknik fungerar bäst när vi har få intressenter. Men med för många intressenter skapar man ofta svårlösta konflikter.

En ”best practice” är att man har två Business Analytiker i intervjun. Detta gör processen mer formell, det underlättar dokumentationen och minskar risken för missförstånd. Det är dessutom fördelaktigt att ha förberedda frågor innan intervjun och att helst ge dessa till den som ska bli intervjuad innan mötet. Detta får dig att se mer förberedd ut och det hjälper intressenten att förbereda sig.

Observation

Denna form av kravinsamling kan utföras aktivt (samtal med användaren) eller passivt (video eller studera på distans). Denna teknik är mest effektiv för att förstå vad användarna gör och vad de har problem med. Det hjälper Business Analytikern att hitta saker som användaren kanske inte är medveten om och som därför kanske missas helt i en intervju.
Var medveten om att när någon står under observation så har de en tendens att agera annorlunda. För det mesta koncentrerar de sig mer på att göra allting rätt.

Observationstekniken har dessutom den fördelen att den ger praktiska exempel och kan öka Business Analytikerns förståelse för affärsområdet.

Prototyp

Prototyp är en populär teknik för att samla in användarkrav. Den kan anta många olika former, allt från pappersprototyper till sofistikerade system. Beroende på miljö kan en prototyp tillverkas snabbt, lätt och billigt, men den kan också vara så komplicerad att den blir ett projekt i sig. Det finns många anledningar för att skapa en prototyp. Den kan till exempel hjälpa oss att förstå en komplex situation samt minska abstrakt dokumentation genom att visa konkret tillämpning.

Det finns två huvudkategorier av prototyper: ”slit och släng” och evolutionär. ”Slit och släng”  är snabbare och mer flexibel, men man får börja om från början när prototypen är färdig. Evolutionär utvecklas mot den slutgiltiga produkten så det arbete du gör tidigt kommer att användas även senare. Men det betyder att man måste följa regler och vara organiserad från början, vilket ökar kostnaden. Tillgängliga verktyg och kundens förväntningar brukar driva riktningen för prototypen.

Styrda workshops och fokusgrupper

Här fokuserar jag på styrda workshops. Dessa är väldigt lika fokusgrupper, men den största skillnaden är att man i fokusgrupper tar fram idéer utan att nödvändigtvis använda dem i utvecklingen. Man får bara en generell överblick på vad användarna, eller en viss typ av användare, är intresserade av. Styrda workshops är mer beslutsfattande där gruppen bygger en gemensam syn på systemkrav.

Den styrda workshopen, eller JAD® (Joint Application Design) som den ofta kallas, är ett möte dit du bjuder in representanter från de olika intressenterna och med hjälp av en neutral facilitator fattar beslut om krav, mål, eller design. Denna teknik utvecklades av IBM i slutet av 1970-talet och har sedan dess blivit populär inom många företag och organisationer.

JAD fungerar bäst i en miljö där du har flera intressenter som har olika åsikter om vad som behövs göras. Workshopen hjälper dem att fatta beslut och skapar en känsla av ägandeskap hos deltagarna.

Huvudpersoner i en JAD workshop är facilitator, sekreterare, kunder, exportör, utvecklare och sponsor (som ofta bara deltar i början och i slutet).

Vi skall utveckla tankarna om styrda workshops ytterligare i en framtida artikel.

Enkäter

En enkät kan genomföras som en intervju, i ett möte med intressenten, men här syftar jag på en skriftlig enkät som skickas ut till intressenterna och sedan sammanställs. Enkäter är till speciellt stor hjälp när vi har många intressenter, när det är svårt att nå dem och/eller de är geografiskt utspridda.

Trots sina fördelar med att nå stora grupper har enkäter också en del klara nackdelar. Ibland kan det vara svårt att tolka svaren från intressenterna och man har oftast en mycket liten möjlighet att ställa förtydligande frågor. Det kan också vara svårt att få enkäterna ifyllda.

Några punkter att tänka på gällande enkäter är:

• Ha ett klart mål och en väldefinierad intressentgrupp.
• Håll den så kort som möjligt och informera om enkätens längd.
• Motivera intressenten.
• Var realistisk. Man kan inte nå hela vägen fram med en enkät.
• Förstå språkkunskaperna och utbildningsnivån hos de som genomför enkäten. De har ingen möjlighet att ställa klargörande frågor.
   

Brainstorming

Brainstorming kan vara en del av flera av de tidigare beskrivna teknikerna. Huvudmålet med brainstorming är att skapa en lista med idéer på kort tid. För att lyckas måste vi ha ett klart och förståeligt mål om vad vi brainstormar kring. Vi måste också ha en miljö som präglas av acceptans. Analys och kritik kommer senare. Se till att alla idéer som dokumenteras passar inom brainstormingens ramar.

Sammanfattningsvis finns det många tekniker för att samla in krav. Alla passar bra i några fall, ingen passar alltid i alla. Analysera intressenterna för att få fram vad de föredrar och säkerställ vilken grad av kapacitet din organisation har för att kunna genomföra dessa.

Mer information om business analysis finns här!

Lycka till!