Klara projektdirektiv innan sjösättning

Projektarbetet inleds med en idéfas och arbetet med att precisera uppdraget. Då är idéerna vaga och grovt tillyxade. Finns det många frågetecken, är det viktigt att göra en förstudie. Innan projektarbetet drar igång ska projektdirektiv, eller en projektbeskrivning, finnas klar. Här behövs det också en ordentlig dialog kring vad uppdragsgivaren vill, vilka motiv han eller hon har och vilka förväntningar som finns på resultatet.

- Ofta vet inte uppdragsgivaren det. Då måste den tilltänkta projektledaren vara besvärlig och ifrågasätta uppdraget, så att allt blir helt klart för projektledaren. Det behövs också tillräckligt med tid för förberedelserna. Risken är annars att premisserna, som projektarbetet grundar sig på, är felaktiga.

Lennart fick en gång i uppdrag att göra en förstudie till ett projekt för en stor organisation. Det var ett utvecklingsprojekt inom IT. Projektarbetet skulle ha tagit tre år, men efter fem år hade man fortfarande inte lyckats leverera, trots en tydlig kravspecifikation. Den förste projektledaren hoppade av efter några veckor, när han insåg att projektet var omöjligt att genomföra. En ny projektledare tillsattes och projektet löpte på.

En skandal

Efter fem år fick Lennart uppdraget att göra en utvärdering av ett antal projekt hos uppdragsgivaren, bland annat detta. Sedan fortsatte utvecklingsarbetet i ytterligare två år. Det enda som hade hänt var att kunden hade fått ett antal utkast som inte uppfyllde kravspecifikationen. Men ingen lösning var klar. Flera 10-tals miljoner kronor hade satsats. Projektet var ett totalt misslyckande. Det lades ned och arbetet startade från början, på ett mer realistiskt spår.

- Innan projektet drar igång måste  projektet förberedas, säger Lennart. Nu ska det tas fram mål för projektet och bestämmas vilket slags projekt det ska bli och vilka avgränsningar som ska gälla.

- Att arbeta i grupp innebär, för projektledaren, att delegera uppgifter hela tiden. Utmaningen för projektledaren är att engagera projektmedarbetarna, att förmedla en klar bild av uppgiften och få medarbetarna att känna motivation och att de verkligen vill prioritera projektarbetet. En projektledare bör inte vara en hög chef, utan en kompetent ledare, som kan kommunicera.

Projektplanen, som beskriver projektgruppens arbete för att genomföra projektets mål, är gruppens interna arbetsdokument. Det skapas inom projektgruppen. Planen måste hållas aktuell, eftersom det händer saker hela tiden i omvärlden, som påverkar projektarbetet. Gruppen måste vara flexibel och projektplanen måste vara ett levande, och samtidigt, styrande dokument.

Något annorlunda

- Avrapporteringen och avslutningen av ett projekt är viktiga moment, som bör uppmärksammas ordentligt, säger Lennart. Uppföljning ska ingå i projektplaneringen och vara kopplad till projektmålet. En ordentlig utvärdering av resultatet ska sen också göras mot uppdragsgivarens direktiv. Frågor som projektledaren kan ställa är: ”Nådde vi fram till målet för projektet?” ”Kunde projektgruppen ha jobbat och kommit fram till något annorlunda”?

- Risken, när ett projekt närmar sig sin avslutning, är att alla i projektgruppen är trötta. Men bara en liten investering på ett par timmar är en värdefull insats. För att runda av ett projekt. Då blir det också lättare – och effektivare – att gå in i nya projektgrupper senare.

Om Lennart

Lennart Lindberg, konsult på Omnia Utvecklingskonsulter, samarbetar med flera andra konsultföretag. Bland annat genomför han regelbundet projektledarutbildningar för IFL på Handelshögskolan i Stockholm. Han har också medverkat i boken ”Effektivt projektarbete” av Jan Wisén och Börje Lindblom (Norstedts 1993-2009) och har själv – tillsammans med Gudrun Westerberg – skrivit boken ”Samverkansprojekt” (Försäkringskasseförbundets förlag).

Fotograf:  Per Asplund