Konflikten som möjlighet

Artikel av Steve Kirk, ESI, International

Om konflikten kvävs helt blir ditt team apatiskt eller frustrerat och det finns en risk för att "grupptänkande" uppstår. Om du, å andra sidan, tillåter att konflikten eskalerar utom kontroll kommer du att ha stridande fraktioner som glömt vad du försökt uppnå i deras önskan att ta kål på varandra. Båda dessa två sista scenarier är klart dysfunktionella team, och därför finns behov av en hälsosam nivå av kritik och analys.

Hur du hanterar konflikter beror på din omsorg om den andra personen samt omsorg om dig själv. Om du exempelvis vill hävda din egen position och ignorera den andra personen, kan du inta en tvingande attityd. Men om du sätter den andra personen främst och ignorerar dina egna behov och önskemål bör du inta en tillmötesgående inställning. Eller så kan du fördröja eller ignorera konflikten helt och anta en undvikande hållning.

Vad är då rätt?

Som alltid när det gäller ledarskapsfrågor – det beror på.
Om du värdesätter relationen mer än resultatet av konflikten, kan en tillåtande stil vara lämplig. Men om ditt projekt är beroende av att du vinner argumentationen kan du anta en tvingande attityd.

Och om du behöver en förhala det hela för att få mer information om konflikten, kan det vara bäst att inta en undvikande inställning inledningsvis – det kan visa sig vara en bra taktik.

Ofta är det bästa sättet att lösa konflikter att försöka hitta den lösning som är bäst för både dig och motparten. Denna samarbetsstil har till avsikt att hitta ett svåruppnåeligt win-win-resultat och utgör grunden i modern förhandlingsteknik. Hellre än att presentera din ståndpunkt i det ämne som avhandlas och sedan få motparten att göra detsamma och slutligen kompromissa någonstans mittemellan, handlar detta synsätt om att utforska intresset hos de människor som förhandlar. Det handlar om att titta på olika valmöjligheter som kan möta dina och motpartens intressen.

Och där du verkligen måste kunna kompromissa (pris är ett typexempel) handlar det om att kunna enas om en rättvis, oberoende åtgärd. Liksom de andra ledaregenskaper som jag har talat om här är förhandling något man kan lära sig och som definitivt bör praktiseras, eftersom det är toppen när man ska lappa ihop relationer och lösa konflikter i allmänhet.

Förändring är oundviklig – det är naturligt att känna motstånd

Hittills har jag tittat på de ledaregenskaper du vanligtvis skulle vilja ha i din projektgrupp. Men avslutningsvis vill jag tala om en teknik som du kan använda med kunder och användare i ditt projekt.

Hur ofta har du varit inblandad i ett projekt där projektgruppen stolt presenterat resultatet till användarna (ett nytt IT-system, eller en ny affärsprocess) men bara blivit ignorerade, förlöjligade och allmänt illa bemötta? "Varför är de så negativa?", undrar vi. "Vi försöker ju bara hjälpa dem."

Det handlar om enkel psykologi. Inom all affärsförändring är den initiala reaktionen nekande. Även om ditt projekt kommer att innebära ett bättre system eller process, är den naturliga reaktionen bland dina användare att hålla fast vid sådant som de kan och strunta i ditt projekt så länge som möjligt. Tröghet är en mäktig kraft och du måste engagera dig och kommunicera i ett tidigt skede för att ta er förbi detta stadium.

I takt med att du pressar på alltmer bör du vara beredd på att folk sätter klackarna i backen för att hålla sig fast vid de gamla sätten. Varje upplevd svaghet i det du erbjuder kommer att utnyttjas och du kommer utan tvekan att få höra den underbara frasen "Det har vi provat innan och det fungerar inte." Det värsta du kan göra är att ignorera detta. Hur frustrerande det än är måste du ta tjuren vid hornen och övertyga dina användare om att förändringen ligger i deras eget intresse. Om du förväntar dig att kompromisser måste göras måste du självklart vara brutalt ärlig om detta, annars kommer det att slå tillbaka senare.

Till slut kommer attityden att vändas och du får bekräftelse på att din förändring är nödvändig (eller åtminstone blir accepterad). Äntligen finns det ljus i slutet av tunneln! Nu är det dags att dra ett streck över det gamla sättet att göra saker och börja genomföra din förändring.

I acceptansskedet arbetas detaljerna ut kring vad förändringen innebär för varje individ och du måste stödja dem när de försöker anpassa sig och komma underfund med vad det är som händer. Slutligen, i stödskedet, måste du förstärka förändringen genom att belöna framgång och säkerställa att dina användare inte glider tillbaka in i gamla hjulspår. Ta med andra ord inte bort foten från gaspedalen ännu.

Vem kan hjälpa dig i ledarskapet?

Känns det överväldigande? Det finns mycket att ta på sitt ansvar och bygga in i din arbetsbeskrivning som projektledare. Så tänk på hur du kan delegera en del av detta ansvar till andra i din projektorganisation.

Det är här som en duktig projektsponsor verkligen kan göra en insats.

Om de människorna är den sanna drivkraften bakom ditt projekt bör de kunna precisera visionen och hjälpa till att bygga upp engagemanget hos medarbetarna. De ska kunna motivera och inspirera dem under projektet för att övervinna de oundvikliga motgångar som med all säkerhet kommer. De bör kunna stödja dig i att lösa konflikter och hantera personliga problem inom teamet. De bör i alla fall erkänna vikten av att införliva ledarskapsaktiviteter såsom teambuilding, förändringsledning och kommunikation i din projektplan och budget.

Jag är också en stark förespråkare av att ha en bra Business Analyst i ditt projekt. En Business Analyst kan fungera som en "förändringsagent" och jobba med dina användare och kunder för att gå igenom de olika stadierna i förändringsprocessen. De kan också bidra till planeringen av denna del av projektet efter som de förhoppningsvis kommer att ha erfarenheter av andra projekt och ge råd om vad som fungerar och vad som inte gör det för att hjälpa användare att övervinna motståndet mot förändringar och istället ta emot det med öppna armar.

De saknade ingredienserna i ditt projekt

Om ditt projekt inte utvecklas så bra som du vill och du redan följer företagets projektledningsmetodik – är det ditt ledarskap som kanske inte håller måttet? Tar du verkligen hänsyn till de frågor som nämnts ovan? Om inte - föreslår jag att du tar en ordentlig titt på några av dessa verktyg och tekniker för att jag tror jag vet vad du saknar: people power!