Möten som blir effektiva

En stor del av projektledarens vardag är möten. Det är avstämningsmöten, styrgruppsmöten, informationsmöten, uppföljningsmöten, planeringsmöten.

Att hitta effektiva mötesformer sparar därför mycket värdefull tid och påverkar projektets utveckling framåt.  Det finns många metoder och tankar kring hur man ska få olika mötesformer att bli effektiva.

Här är några användbara tips som kan göra dina möten effektivare:

• Sätt en dagordning inför varje möte. Det låter säkert som en självklarhet för många, men är faktiskt vanligt att man bara ”kör på”. I dagordningen ska framgå vilka punkter som ska tas upp, om eventuella beslut ska fattas och självklart också vad som är syftet med just det här mötet. Innan ni drar igång, gå igenom dagordningen med mötesgruppen så att alla vet vad de kan förvänta sig.
   
• Undvik att alla pratar samtidigt eller bara pratar rakt ut. Ha som rutin att alla ber om ordet innan de börjar prata. Det låter som det enklaste och självklaraste, men faktum är att det är väldigt vanligt att möten övergår i allmän diskussion. Om mötet sker under helt fria former är dessutom risken stor att det bara blir de dominanta medlemmarna som hörs. Glöm aldrig att mötets grundsyfte är att utbyta tankar, idéer och skapa delaktighet. Att diskutera fram underlag som sen blir avgörande för vilka beslut som ska tas för att föra projektet vidare mot målet. Här är delaktigheten från alla i projektgruppen viktig. Om bara de med starkast röster får ordet, kommer projektet snart att tappa styrfart. Var lyhörd för hur mötet utvecklar sig. Är det nödvändigt att ta fram en struktur som gör att alla runt bordet känner sig delaktiga? Ska forumet brytas ner i mindre format?
   
• Att gå laget runt fungerar inte särskilt bra, speciellt inte om det handlar om en stor projektgrupp. Det brukar sluta med att de sista personerna inte hinns med. Vill man ändå låta var och en prata, se till att ge alla lika mycket tid. Om alla får ha ordet i fem minuter, måste den tiden respekteras av gruppen.
   
• Var också uppmärksam på om gruppen kommer tillbaka till samma punkter eller problem upprepade gånger. Det kan bli aktuellt att avbryta och styra in på andra spår för att inte fastna i detaljer. Detaljdiskussioner blir sällan givande i större forum och får ofta som resultat att vissa medlemmar känner att de slösar bort dyrbar arbetstid. Det kan dock vara bra att reflektera över varför samma ämnen kommer upp till diskussion i gruppen. Är det något som är oklart? Finns det osäkerhet kring vissa delar av projektet? Har du som projektledare varit tillräckligt tydlig eller behöver du utvärdera och förändra något? Här har du också hjälp av en tydlig dagordning att hänvisa till.
   
• Vad är syftet med mötet? Vad ska beslutas? Se till att det är gjort innan mötestiden löpt ut. Om förutsättningarna förändras under mötets gång så att de planerade besluten inte kan tas, diskutera igenom vilka åtgärder som krävs för att kunna fatta beslutet inom en snar framtid. Skriv ner åtgärderna och följ upp. Beslut som skjuts upp tenderar att bli svårare att fatta med tiden. Låt det inte bli några tveksamheter här eftersom det påverkar projektgruppen negativt. Om det blir oklart vad som gäller blir målet i projektet också luddigt, vilket ofelbart leder till minskad produktivitet och tappad styrfart.
   
• Tidsbestäm mötet i förväg. Och håll dig kort. Allt fler inspireras av den agila utvecklingsmetoden Scrum, vars mötesformer visat sig mycket effektiva. Scrum (ordet är hämtat från rugbyn och syftar på momentet där bollen sätts i spel) förordar 15-minutersmöten varje morgon där projektmedlemmarna snabbt redogör för vad de gjort sen föregående möte, vilka problem som eventuellt kan komma i vägen för leverans samt vad de avser göra fram till nästa möte. Ett effektivt sätt att löpande följa upp projektets framsteg.
   
• Sammanfatta alltid innan ni bryter upp.  Tala klart och tydligt om vad du upplever att ni kommit fram till. Stäm av din uppfattning med gruppens. På det sättet lämnar alla medlemmar rummet med ungefär samma bild av mötet.