Använd rätt kommunikationskanal

Artikel av Bob McGannon, ESI International

Vi frestas att försöka spara tid och pengar genom att förekomma personliga möten eller organisera konferenssamtal, för att i stället skicka snabba, billiga e-postmeddelanden. Gör  inte det! Att skicka e-post är förknippat med faror och bedrägliga kostnader på grund av kommunikationsmissar och missförstånd.

Här är åtta fall då e-post inte bör användas som främsta kommunikationskanal.

1) När du ska engagera dig i debatter, hitta nya lösningar eller hantera klagomål
Agendan för ditt möte eller målsättning bör vara det som främst avgör när e-post (eller annan media) ska användas. Du kommer helt enkelt inte att lyckas nå dina mål om du använder ett ”low touch”-verktyg när du egentligen behöver en verkligt interaktiv process för att nå dem.

2) När du ska förändra arbetsuppgifterna för eller ge nya uppgifter till en teammedlem
När nya arbetsuppgifter dyker upp kan medlemmarna i teamet ha frågor om projektets karaktär och status eller om förhållandet mellan det egna arbetet och andra medlemmars jobb. Att bekräfta ett uppdrag via e-post är ett praktiskt alternativ.

Men när du fördelar uppgifter måste en interaktiv diskussion ske för att säkerställa att inte tid och pengar går åt och resulterar i en slutprodukt som är annorlunda än den som krävs. Dessutom kan både värdet och produktiviteten hos en gruppmedlem förbättras om han eller hon känner sig mer integrerade i teamet och fullt ut förstår betydelsen av det man själv ska bidra med till projektet och den verksamhet det gäller. En bättre kommunikation är nödvändigt för att maximera sannolikheten av detta mervärde.

3) Vid allt annat än en lugnande lägesrapport till din sponsor. En klok projektledare tar alla chanser att se till att sponsorn verkligen förstår projektets status fullt ut. Interaktiva diskussioner med denna viktiga intressent kan garantera denna förståelse, och kan också ge en möjlighet att säkerställa att intressentens uppfattning är tydlig och i linje med verkligheten.

Potentiella risker, affärstrender och personalstatus (som inte bör diskuteras i en offentligt tillgänglig statusrapport) kan också diskuteras vid personliga samtal med sponsorn.

4) Varje gång en ändring görs i begränsningstriangeln. Betydelsen av ändringar i begränsningstriangeln kan lätt underskattas av projektledaren, särskilt om han eller hon inte har så lång teknisk erfarenhet på området ifråga.

Gruppmedlemmarnas åsikter kan, liksom rykten, lätt sprida sig när dessa viktiga projektförändringar görs. Den proaktive projektledaren ser till att dessa förändringar kommuniceras fullt ut och att medlemmarna i gruppen verkligen fått förståelse för dem. Det är mycket osannolikt att ett e-postmeddelande kan uppnå detta.

5) När betydelsefulla nya teammedlemmar ska introduceras i projektgruppen. Gruppdynamiken kan förändras avsevärt när en ny medarbetare introduceras. Nya gruppmedlemmar kan föra med sig bättre moral och förtroende till en grupp, eller sänka teamets effektivitet.

En framgångsrik projektledare är ständigt medveten om hur projektgrupperna mår. Eftersom nya gruppmedlemmar kan betyda stora förändringar föredrar de flesta projektledare att introducera nykomlingarna med hjälp av ett interaktivt förhållningssätt. Detta hjälper projektledaren att snabbare och bättre förstå hur en ny medarbetare kommer att uppfattas.

6) När det är motiverat att klargöra kraven. Krav som inte till fullo förstås av kunder eller tekniskt inriktade teammedlemmar är rena undergången för många projektledare. Att se till att krav och deras konsekvenser, kostnader och integration med kundens affärsprocesser är tydligt förstådda är absolut nödvändigt om ett projekt ska kunna gå vidare på ett framgångsrikt sätt. Om dessa förtydliganden inte hanteras på ett mycket interaktivt kommunikativt sätt är risken stor att projektet misslyckas.

7) När frågor kring milstolpsbeslut ska diskuteras. Hur projektet och projektledarens beredskap uppfattas står i rampljuset när en milstolpe (stage gate) bestäms. Alla intressenter – styrgrupp, sponsor och gruppmedlemmar – bör informeras, med förtroende och beredskap att fortsätta framåt. Detta behov av fokuserad kommunikation under milstolsprocessen överstiger vida möjligheten att kommunicera via e-post.

8) När kvalitetstester eller utvärderingsresultat som inte är perfekta ska rapporteras. Då testerna normalt utförs direkt innan installation eller genomförande av projektets produkt är tid och schemaläggning av yttersta vikt. En ökad uppmärksamhet kommer att ägnas resultaten från testerna tillsammans med större oro.

Några aktörer kommer att vara angelägna om att gå vidare till nästa steg, andra kommer att vilja ta det mycket försiktigt för att säkerställa att produkten är helt klar. Att hantera denna myriad av känslor och punkter kräver omfattande kommunikation som inte kan levereras via e-post.

Genomförandet av dessa rekommendationer kräver ytterligare arbete på kort sikt. Men att närma sig dessa scenarion via e-post utsätter projektet för risk och kommer att kosta mer i längden.

E-post är ett fantastiskt och effektivt verktyg för att bekräfta mer komplicerad kommunikation, inte för att leverera den. E-post är toppen för att hålla register men inte för att etablera en lämplig uppfattning i en viss fråga. Att använda e-post i stor utsträckning men ändå på ett klokt vis är det bästa sättet att utnyttja detta effektiva, men inte alltid det mest effektiva, kommunikationsverktyg.