Menu

Facilitator maximerar nyttan med mötet

Håll den röda mötestråden och skapa engagemang hos deltagarna.

Med hjälp av en professionell mötesfacilitator kan ett enskilt möte eller en hel konferens bli mer inspirerande, effektivt och målinriktat. En av facilitatorns viktigaste roller är att agera oberoende mötesledare och att ständigt föra mötet framåt mot ett gemensamt, förutbestämt mål. Facilitatorn hjälper mötesdeltagarna att känna sig delaktiga, hålla motivationen uppe och att behålla mötets röda tråd.


En professionell mötesledare, en facilitator, är en extern resurs som kan vara till stor nytta vid större möten och konferenser. Facilitatorn hjälper bland annat gruppen att konkretisera vägen mot det gemensamma målet.

- En professionell mötesfacilitator har som främsta uppgift att bana väg för ett givande möte som ger utdelning för samtliga inblandade. Facilitatorn fyller en viktig funktion som oberoende extern part som inte tar med sig några värderingar, outtalade förväntningar eller fördomar med sig in i mötet, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Mötesledare som avlastar chefen

Särskilt på långa konferenser är det lätt att tappa fokus eller halka in på ett sidospår. Då kan en facilitator agera vägvisare genom att få gruppen att fokusera på agendan och återgå till huvudfrågan. Att uppmuntra alla mötesdeltagare till delaktighet och kreativitet och, inte minst, att hålla inspirationen och motivationen uppe bland mötesdeltagarna, är andra viktiga uppgifter för en facilitator.

Facilitatorn fyller en viktig funktion som oberoende extern part som inte tar med sig några värderingar, outtalade förväntningar eller fördomar med sig in i mötet.  Som chef är det naturligt att ta på sig en ledande roll även i en mötessituation. Det finns dock flera fördelar med att luta sig tillbaka och låta en facilitator ta över uppdraget att leda ett möte.

Facilitatorn förhåller sig neutral till de ämnen som diskuteras, kan betrakta sammanhanget ur ett externt perspektiv och har inga egna preferenser eller något egenintresse vad gäller de frågor som tas upp på agendan.  Facilitatorn har förmånen att fullt ut fokusera på att underlätta och främja processen, vilket också tenderar att skapa ett öppet och kreativt mötesklimat där deltagarna vågar dela med sig av sina åsikter utan att riskera att dömas eller kategoriseras. Som chef blir du istället en i gruppen och kan fokusera på att delta i diskussioner och fokusera på sakfrågor snarare än att hålla i agendan.

Håller dialogen levande och bekräftar mötesdeltagare

- En professionell facilitator ska se till att hålla dialogen levande, kunna se och bekräfta alla mötesdeltagare, bland annat genom att fördela ordet jämnt mellan olika individer, tona ner mötesdeltagare som har en benägenhet att ta stort utrymme och uppmuntra andra som sällan gör sin röst hörd, säger Caroline Dunne.

Facilitatorn har en ”verktygslåda” med metoder och tekniker som kan tillämpas i olika typer av möten. Det finns en mängd tekniker som kan användas för att föra vidare dialogen och se till att ett möte verkligen ger resultat. Facilitatorn ska spegla och bekräfta gruppens agerande och kan också bidra till att, på ett pedagogiskt sätt, visualisera och illustrera komplexa sammanhang och processer. De sammanfattar, konkretiserar och hittar kärnan i diskussioner som förs och ger kontinuerlig feedback till mötesdeltagarna, vilket säkerställer att alla är med på spåret och känner sig delaktiga.


Du kanske även gillar

Kvinnor i fören – konferensen som sprudlar av idéer Konferensen Kvinnor i fören arrangeras för fjärde året i...

Gästskribenterna Alexandra Thomas och Jonas Roth: ”En facilitator är övertygad om att flera hjärnor är bättre än en.” Tänk dig att följande händer när du faciliterar ett mö...

Förberedelser i god tid skapar rätt förutsättningar för långväga affärsresor. När du ska åka på långresa i tjänsten behöver...

… men glöm inte att gömma ikonen för e-post från jobbet… Din smartphone kan vara ett utmärkt redskap för att förhöja...

Tips och tekniker för att variera mötesmetoderna. Den som vill anta utmaningen att arrangera framgångsrika möten beh...

Mötestekniker ger nytt liv till företagets möteskultur - testa en ny metod på konferensen. Det är lätt att möteskulturen i en organisation utvecklas enligt...

Bli mätt på mat och upplevelser. Paris behöver ju inte någon närmare presentation. Alla har nog...

Konferenser flyttar utomlands igen. Flygresandet i Sverige ökade kraftigt under 2010, totalt flög 28,5...

Affärsresenärernas krav skärps i takt med att fler övergår till onlinebokning. Allt fler affärsresor bokas på nätet, dels på...

Vår expert på Sälj, Max Söderpalm, tipsar om hur du bokar lyckade säljmöten. Många har hört av sig och vill ha hjälp med tips om hur man...

  • Ledarskap

Svenska Filminstitutet vd Anna Serner har sopat banan med sitt jämställdhetsarbete som har gjort avtryck ända bort i Hollywood. Hur kommer det sig att ett filminstitut i ett litet land på norra halvklotet är på allas läppar när det kommer till just jämställdhet? På vårt Lunch & Learn berättar hon med stor inlevelse om hur resan sett ut hittills och vad som krävs för att få en verklig förändring. Jämställdhet är business, hårt arbete och en medveten strategi som kräver allas engagemang.

  • Ledning

Arbetsmöten kan kännas både kreativa, inspirerande och energigivande. Men den positiva känslan är ingen garanti för att mötet verkligen leder till konkret handling. För att det som sägs på mötet verkligen ska omsättas i praktiken krävs två saker: dokumentation och ansvarsfördelning. Det är bara genom en tydlig kommunikation som ni kan undvika stress och frustration, och samtidigt försäkra er om att mötets momentum verkligen tas tillvara.

  • Projektleda

Våra beteendemönster ger oss många ledtrådar, och faktum är att de utgör en nyckel till hur vi kan bli framgångsrikare i vår strävan att nå fram till andra. Visst vore det underbart att kunna förutse hur vårt budskap om en förändring kommer att tas emot? Eller hur reaktionen på det nya projektet kommer att bli?

  • Ledarskap

Priset är högt för en curlande chef, och en dag blev det på tok för högt för Åsa Lundborg, som en morgon vaknade döv på ena örat och förstod att en förändring måste till. Hon var chef för en avdelning i ett kaotiskt läge, med en otrygg stämning, underbemanning och hög sjukfrånvaro. På några månader lyckades hon skifta klimatet med hjälp av samarbetscoaching.

  • Innovation

Social innovation handlar om att hitta nya lösningar på samhällets utmaningar. Anna Landeborg arbetar på Mötesplats Social Innovation (MSI) och säger att det finns ett stort intresse för innovativt arbete – men det ställer också större krav på samverkan mellan olika sektorer i samhället. ”Det finns idag ingen sektor som på egen hand kan lösa de utmaningar vi står inför”, säger hon till Motivation.se.

  • Coacha

Vi lever i en tid av extrem förändring och utveckling. Världen befinner sig just nu i ett paradigmskifte där teknologin och internet påverkar våra liv på alla plan. Via transparanta sociala medier blir vi medvetna om hur alla andra har det i sina liv (tror vi). Vi jämför oss och vill bli lika framgångsrika som ”alla andra”. Samtidigt leder den nya tekniken till att företagen ställer allt högre krav på att medarbetarna ska vara snabba, effektiva och ständigt tillgängliga. Men mitt i denna utvecklingsiver glömmer vi bort en viktig sak – att människor också måste vara hållbara.

  • Ledarskap

”Älta inte i det förflutna."
Hur många av oss har inte hört den rekommendationen - särskilt efter att något dåligt har hänt oss? Många gånger skulle det vara klokt att följa det och flytta fokus till nuvarande och kommande mål. När allt kommer omkring kan en ohälsosam relation med tidigare misslyckanden förlama oss.
Men precis som med alla goda råd, bör det inte tas till ytterligheter. Jag är ett stort fan av att välja att gå vidare, men jag vet samtidigt det stora värdet av att ha tillbringat en kort tid åt att reflektera över tidigare fel på ett produktivt sätt. Varför? Eftersom det är det enda sättet att lära sig av dem.

  • Ledarskap

Ett gott självledarskap bygger på förståelse för oss själva. För att förstå oss själva behöver vi förstå vårt eget känsloliv. Vi blir alltså klokare som människor om vi förstår hur våra känslor fungerar - det handlar om emotionell självförståelse. Med en större emotionell självförståelse utvecklas vår emotionella intelligens (EQ) som i sin tur gör oss till bättre medmänniskor och ledare.
Och hur kan vi då utveckla vår emotionella självförståelse? Testa strategin – artig och kall med korten nära kroppen.

  • Ledarskap

Måste en bra ledare matcha företagets kultur? De flesta skulle nog svara ja på den frågan. Det känns ju så självklart att exempelvis handlingskraftiga ledare passar i väldigt resultatinriktade organisationer, medan ledare som är socialt skickliga gör sig bättre i mer relationsorienterade verksamheter, och så vidare.
Men en ny forskningsstudie visar att det faktiskt kan vara tvärtom – en ledare som går på tvären med organisationskulturen kan vara precis vad ett företag behöver.

  • Kommunicera

Grunden för all god kriskommunikation på Facebook måste läggas i fredstid – genom att man skapar engagemang och bygger relationer. I dagens medieklimat kan saker hända väldigt fort – och om man står handlingsförlamad när stormen bryter ut så kan skadan bli väldigt svår att reparera. Mandat och rutiner behöver därför fastställas långt innan drevet går, så att du kan agera snabbt och framgångsrikt när det väl behövs.

  • Kommunicera

Konsten att samtala och konversera är en av de viktigaste sakerna att lära sig i livet. Dessvärre präglas vårt samhälle av en snabbt ökande polarisering – en utveckling som gynnas av att våra ”samtal” i allt högre utsträckning sker via textmeddelanden. Håller vi på att glömma bort hur viktigt det är att verkligen lyssna uppmärksammat på varandra?
Som ”motgift” erbjuder skribenten och radioprataren Celeste Headlee tio tips om hur du blir bättre på att konversera. Och nej, det handlar inte om att ta till olika knep för att ”visa att man lyssnar”. För den som lyssnar på riktigt behöver inte ta till sådana trix, menar Headlee.

  • HR

Har du funderat på vad som gör att vissa människor lyckas skapa sig ett liv de är nöjda med, medan andra tycks kämpa och kämpa med en växande frustration över att aldrig nå ända fram? Vissa personer verkar ha förmågan att ta sig fram leende och småvisslande, även under de mest knepiga omständigheter, medan andra möter motstånd även i vad som verkar vara en gynnsam eller trevlig miljö. De här frågorna har engagerat forskare över hela världen och kan idag summeras under begreppet emotionell intelligens, eller EQ som vi brukar säga till vardags.

  • Hälsa

”Jag var nära att bli sjukskriven när jag i allt för stor utsträckning gjorda andra människors jobb och fick sitta sent på kvällarna med mina egna arbetsuppgifter. Jag blev ständigt avbruten och hade ingen stödjande chef som såg min situation. Det var svårt att tala öppet om detta på företaget. Till slut bad jag om hjälp och fick träffa en coach som hjälpte mig att jobba på ett effektivare sätt. Förutom samtalen vi hade, tränade jag på att införa mental ergonomi i min arbetsvardag.

Till mitt stöd hade jag ett digitalt verktyg där jag fick konkret hjälp med vad och hur jag skulle lägga upp mitt arbete. Jag övade på att planera min dag bättre, fokusera oftare på en sak i taget och säga nej till att lägga allt för mycket tid på att hjälpa andra. I takt med att min medvetenhet och tydlighet ökade blev jag mindre hård mot mig själv och det blev lättare att koncentrera mig, jobba effektivt och till och med prioritera de viktiga pauserna ibland.

Jag tar med mig viktig lärdom från min coaching och träning i mental ergonomi och idag arbetar jag mycket effektivare. Jag har lärt mig att min hälsa är viktig och att jag ska värna min tid för att fortsätta att kunna prestera på topp.”

  • Ledarskap

Chefernas arbetssituation har varit en ständig källa till bekymmer de senaste åren. Men nu ser vi en trend som kan vara räddningen för en plågad  och utsatt grupp, nämligen sekreterarnas återkomst!

  • Ledarskap

Dagens företag och dess anställda verkar och arbetar i en på många sätt turbulent och konstant föränderlig miljö. För att bibehålla konkurrensfördelar - och bara för att överleva - måste de flesta ständigt förändra sig genom ny teknik och såväl strategisk som strukturell förändring. Men varje förändring sker på bekostnad av de anställdas fokus och uppmärksamhet. Varje omorganisation skapar oro och känslor. Och oro gör omedelbart att vi tappar fokus på vår uppgift – det är inget vi styr över själva. Det sker ändå.

  • Coacha

Människan har ett djupt känt behov av samhörighet och gemenskap. Samtidigt finns det starka krafter i vårt inre – skammen och rädslan för att bli avvisad eller utstött – som hindrar oss från att nå ut till andra människor och leva våra liv fullt ut. I ett uppmärksammat TED-talk förklarar forskaren och författaren Brené Brown varför livet kräver att vi är autentiska – och vågar visa vår sårbarhet.