Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Annika Engström, forskare vid Tekniska Högskolan i Jönköping: ”Lärandet sker i spänningsfältet, i mellanrummet mellan önskan om struktur och den oförutsägbara verkligheten." Forskaren Annika Engström har fått förfrågningar och...

Åsa Lindell, mötesledare på Meetmarket: "Det är ont om utbildade mötesledare". Företag och organisationer använder minst 25 procent av arbetstiden...

Utställningar för alla smaker. Att Sverige är vackert och fantastiskt på många sätt och...

Anna Hermes: "Delaktighet och engagemang kommer genom möten och events" Många företag brister i att involvera sina anställda i fö...

Spar värdefull arbetstid genom tydlighet, dagordning och färre detaljdiskussioner. Att träffas och ta ett projektbeslut kan väl inte vara så sv...

Vårt sätt att kategorisera tiden kan få oss att skjuta upp arbetet, visar forskningen. Har du problem med prokrastinering? Det kan bero på att du kategoriserar...

Motivation.se ger dig en guide till Skype-etikett. Möten över Skype blir allt vanligare. Och när tekniken fungerar...

Artikelserie - del 3 av 3. Bengt Karlöf: "Man kan med fog påstå att management är ett så komplext ämne att det inte enkelt låter sig behandlas med sedvanlig vetenskaplig metodik - mycket beroende på att management är en yrkesroll snarare än en vetenskap". Om man utgår från att management består av de tre...

… men glöm inte att gömma ikonen för e-post från jobbet… Din smartphone kan vara ett utmärkt redskap för att förhöja...

Håll den röda mötestråden och skapa engagemang hos deltagarna. Med hjälp av en professionell mötesfacilitator kan ett enskilt m...

  • HR

I en globaliserad värld utgör vår del av planeten en tämligen liten del av något mycket större som vi alla måste förhålla oss till. Hela vårt samhälle är idag i allra högsta grad beroende av att öppna upp, snarare än stänga ute, för att fungera i en alltmer oviss framtid. De flesta företag på den svenska arbetsmarknaden säger sig förstå styrkan i mångfald, ändå går utvecklingen på området med en snigels hastighet. Det finns ett uppenbart glapp mellan insikt och praktisk handling – diskriminering är fortfarande ett stort problem. Forskning visar att kreativitet, innovation, trivsel och öppenhet ökar när olika sorters människor möts på jobbet – ändå finns de omedvetna fördomarna som ett filter och saktar ner den positiva utvecklingen. Vad kan vi göra åt det? Det börjar kanske, som alltid, med människan? Vilka fyller vi våra bolag med? Vi träffade Åsa Edman Källströmer, VD på rekryteringsföretaget TNG som jobbar med att göra skillnad med en fördomsfri rekryteringsprocess.

  • Projektleda

- Jag vill bli som du när jag blir stor!
När vi är små är det inga problem, då gör vi det hela tiden; vi kopierar för att lära oss att gå. Vi faller, vi provar igen, och om igen. Något gör vi annorlunda för till slut lyckas vi, vare sig det handlar om att stå på ett ben eller att hålla i en penna och föra den på rätt sätt över papperet.
Senare i livet händer det något som får oss att göra själv, att uppfinna hjulet själva istället för att se hur andra gör. Ibland gäller det i allt, att vi till varje pris vill visa vår unika förmåga. I yrkeslivet skulle vi dock tjäna på att oftare ta efter barnens exempel – och kopiera dem som redan kan det vi vill lära oss.

  • Motivera

För att lyckas med det man vill i livet måste man ha en fantastiskt god självkänsla. Åtminstone är det vad vi har fått lära av självhjälpsindustrin de senaste decennierna. Problemet är att det vi tror är självkänsla ofta förvandlas till någonting helt annat – exempelvis narcissism, självupptagenhet och perfektionism. Detta kan i slutändan leda till att vi blir extremt självkritiska och känner oss otillräckliga.
På senare år har dock flera forskare föreslagit ett alternativ: Självmedkänsla.

  • Innovation

Inom hälso- och sjukvården finns det en stor potential för innovation – både tjänster, processer och organisation kan förbättras med hjälp av idéer från patienter, anhöriga och medarbetare. Men att stödja innovation inom offentlig förvaltning innebär också stora utmaningar, berättar Isis Amer-Wåhlin, innovationsledare vid Stockholms läns landsting, SLL. ”Ju mer man trycker på förändringen desto större blir motkraften”, förklarar hon.

  • Coacha

Stress är ett tidstypiskt problem – tempot är högre såväl på arbetet som privat. Många organisationer genomför förändringar i en takt vi inte skådat tidigare, och den nya tekniken gör oss tillgängliga för andra dygnet runt. Alla dessa faktorer sammantagna bidrar till en hög stressnivå hos många av oss, och stress är nu den vanligaste orsaken till sjukskrivning. I dagarna presenterades en ny undersökning av United Minds om stress, baserat på 4000 personer i Norden. Där framkommer att svenskarna upplever mest stress, följt av norrmännen. Varannan svensk känner arbetsrelaterad stress minst några gånger i veckan. Vi har sedan länge matats med tips och råd om hur vi bör hantera stressen, ändå tycks den öka. Vad beror det på?

  • Ledarskap

”Oavsett om vi pratar om individer eller om en hel grupp så är principen för att komma vidare densamma: lyssna, förklara och kommunicera så att alla förstår. Då skapar du en grund för god motivation.” Det säger Jan-Eric Sundgren, senior rådgivare för Volvo, som här förklarar hur man motiverar en medarbetare, vad som krävs av en god ledare – och hur han helst njuter av en ledig dag…

  • Ledarskap

I början präglades Internet av frihet och öppenhet. Men på senare år har någonting förändrats – totalitära stater, Big Data och ”Haters” har tagit över utvecklingen allt mer. Idag är nätet på väg att bli begränsat, slutet och kontrollerat. Hur länge till kan den trenden fortsätta innan vi tröttnar på alltihop?

  • Ledarskap

Som barn lekte jag med mina kompisar. Vi var ute, cyklade, byggde kojor, letade efter vackra porslinsbitar på åkern. I tonåren pratade vi. Jag minns särskilt de timslånga telefonsamtalen efter skolans slut, innan det var dags för träning. Mobiltelefoner, datorer, iPads eller appar fanns inte. Idag kan jag stilla undra hur vi klarade oss utan uppkoppling. Vanans makt är stor. Om jag mot förmodan skulle glömma mobiltelefonen när jag åker till jobbet skulle jag bildligt sett känna mig naken. Något skulle fattas mig.

  • Motivera

Alla vill bli lyckliga. Rätten att sträva efter lycka är till och med inskriven i Förenta staternas konstitution. Men vad är det vi jagar egentligen? Och hur vet vi att det vi jagar, vad den nu må vara, är värt all denna ansträngning, alla dessa våndor? Kanske är det så att lycka är en illusion och att vi istället borde sträva efter livet som sådant, att få känna oss levande.

  • Ledarskap

Både erfarenhet och forskning visar att människan är en kreativ och skapande varelse. Varje människa bär på en potential och vill bidra med sin kompetens, förmåga och sin kreativitet tillsammans med andra. Det är denna kraft som tagit hela mänskligheten från att bo i grottor till att både kunna resa runt jorden, ja till och med till månen och tillbaka, bota dödliga sjukdomar och skapa ett högt utvecklat samhälle med allt vad det innebär.
Alla människor kan alltså bli kreativa – om de får rätt förutsättningar.

  • Ledarskap

I responsen jag fick från er läsare efter förra artikeln är nyttan av att prioritera medarbetare och att vara nära dem, ett återkommande inslag. Tack för er input och för att ni delar med er av era ledarerfarenheter! Era viktiga synpunkter tar mig till ämnet i dagens artikel.
Vi har de senaste åren sett en tydlig och skrämmande utveckling - den psykiska ohälsan ökar lavinartat på våra arbetsplatser. Problemet lyfts gång på gång på arbetsplatserna och i media men vad görs konkret för att åstadkomma förändring?  Nu kommer nya föreskrifter från Arbetsmiljöverket – de är till för att hjälpa dig! Särskilt betydelsefulla är de för dig som är mellanchef.

  • HR

Vem är du? Försök att besvara den frågan utan att samtidigt inordna dig själv i en kategori. Omöjligt, eller hur? Det är just det som är dilemmat – å ena sidan vill vi bli fria från fördomar och diskriminering, å andra sidan kan vi inte sluta dela in oss själva och andra i kategorier. Helt enkelt för att vi måste kategorisera tillvaron för att kunna förstå den.

  • Motivationsbloggen

Nu kommer vi skriva konstiga sexor i våra årtal i några månader när vi försöker revidera våra femmor och ännu ett år har gått till historien. Men vad lärde vi oss 2015? Vad hände när det kommer till jämställdhet?

  • Kommunicera

Bara meter från toppen kom tårarna. Oklart om det var av trötthet eller av ren glädje. Troligt en kombination. Efter 8,5 timmars vandring, först i totalt mörker under en stjärnklar himmel i pannlampornas sken, sedan i ljuset av en magisk soluppgång, så nådde vi i TeamAronKilimanjaro till slut toppen på morgonen den 14e januari. Tillsammans.

  • Motivera

Att människor som följer sitt ”kall” i livet tenderar att vara lyckligare än andra visste du kanske redan. Men ny forskning visar att detta är ännu viktigare än man tidigare trott; människor som inte följer sitt kall är rent av mer olyckliga än dem som upplever att de inte har något kall alls. Exakt hur sambandet ser ut mellan lycka och ”kallelse” är dock inte klarlagt. En sak är emellertid säker; det finns mer än ett sätt att leda in ditt liv på den väg du var menad att gå.

  • Hälsa

Ja, du läste rätt! Jag utnämner året som vi just inlett till ett mäktigt stressår. Året då vi lär oss att bemästra stressen. Mitt i allt annat som vi behöver förhålla oss till med flyktingsituationen, de globala miljöhoten och en svajande ekonomi för många (fast Sverige går bra!). Och kanske just därför. Vi behöver lugn och tillit för att hantera de riktigt stora frågorna klokt. Och faktiskt, stressen är ett relativt litet problem och något som vi absolut själva kan påverka. Jag ska göra allt vad jag kan för att bidra med kunskap i mina artiklar. Jag hoppas att alla som behöver bemästra sin stress är beredda att göra jobbet.