Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Lina Axelsson Kihlblom, rektor på Ronnaskolan: "Det finns enorma möjligheter att påverka i offentlig sektor!" Har chefer i offentlig sektor någon egentlig möjlighet att på...

Hängivenhet till målet gör resan dit effektivare. Det är lätt att skjuta på saker, även livsavgörande...

Bristande kommunikation försvårar företagens förändringsprocesser.

 
I en värld som befinner sig i ständig förändring gä...

Skön stad som ger mersmak. Kanske är chokladen, ölen, musslorna och serierna de främsta...

Förlegad teknik kostar dyrbar arbetstid - satsa på lösningar i Molnet. En undersökning som gjorts på uppdrag av Canon visar att en stor del...

Håll möten på stående fot eller byt mötesmiljö - spara pengar. Innan man inleder ett internt möte bör man ställa ett par fr...

Här är de bästa tidpunkterna för att jobba, tänka, mejla och dricka kaffe... Hur ska man planera sin arbetsdag för att få ut maximalt av sin tid...

Mötestekniker ger nytt liv till företagets möteskultur - testa en ny metod på konferensen. Det är lätt att möteskulturen i en organisation utvecklas enligt...

Konferenser flyttar utomlands igen. Flygresandet i Sverige ökade kraftigt under 2010, totalt flög 28,5...

Pauline Eriksson: "Vi har alltid tillräckligt med tid, så länge vi bara utnyttjar den rätt". Så otroligt mycket runtomkring oss kretsar kring maximerad produktivitet...

  • Hälsa

I föregående artikel gav jag en bakgrund till vad hälsa är samt började belysa detta område för företag. Nu går vi vidare och pratar om vinster med hälsoarbetet, omvärldsanalys samt lite tankar kring sättet att arbeta med frågan. De största ohälsofrågorna för företag idag är stress och psykosocialt relaterade tillstånd. Ett konkret faktum är att sjukskrivningstalen ökar lavinartat – men det finns också en dold utveckling i våra organisationer. Stora förluster görs dagligen i form av ineffektivitet, brist på individuell motivation och energilöshet hos människor. Människor som mår dåligt blir inte alltid sjukskrivna.

  • Ledarskap

Det har kommit ett nytt regelverk (AFS 2015:4) som inskärper vikten att kunna förebygga och hantera mobbning. Det innebär att du ska ha en skriftlig plan för hur rutinerna ser ut och för vem som ska informeras då kränkande särbehandling förekommer. Det ska också finnas nedskrivna rutiner för hur denna information ska hanteras och vad mottagaren ska göra med informationen. Det ska också framgå hur och var de utsatta ska få hjälp. Slutligen ska alla arbetstagare känna till dessa rutiner.

  • Ledarskap

Jonas Elgquist, vd på B3IT Connexions, utsågs tidigare i år till Sveriges mest inspirerande ledare 2016. Priset delades ut av Great Place to Work, och i nomineringen nämns bland annat Elgquists sunda värderingar och entreprenörsanda. Motivation.se passade på att göra en intervju med vinnaren, som bland annat förklarar varför han ställde in företagets resa till Italien och gav pengarna till välgörenhet istället. Han berättar också om den hårda satsningen på Ironman - och om vikten av att våga vara sig själv i sitt ledarskap.

  • Projektleda

I del 2 av artikelserien om beteendemönster ska vi titta närmare på tre motivationsskapande mönstren. Är du proaktiv eller reaktiv? Vilka kriterier/värderingar styrs du av? Och i vilken riktning strävar du – till eller från? Oavsett hur ditt beteendemönster ser ut så kan du vara säker på att det medför såväl fördelar som nackdelar. I ett arbetsteam eller en projektgrupp är det därför viktigt att flera olika beteendetyper finns representerade – så att de kan komplettera varandra.

  • Ledarskap

Pernilla Dahlman, VD på Screen Interaction AB och utsedd till Årets VD i kategorin mindre företag 2015, kommer att hålla föredrag vid Motivation.se:s frukostseminarium den 14 juni. Där tänker hon bland annat berätta om hur organisationer kan skapa innovation med människan och kunden i centrum. Med anledning av detta passade vi på att göra en kort intervju med Pernilla om kultur, värderingar, mångfald och ledarskap.

  • Ledarskap

”Ledarskap är inflytande - varken mer eller mindre.” Ju mer jag talar med ledare av alla slag, desto mer påminns jag om sanningen i detta uttryck. Oavsett vem du är, oavsett i vilket sammanhang - om du utövar ett inflytande på människor så kan du leda dem.
Så frågan blir, hur kan jag få inflytande?
I själva verket får jag den frågan ganska ofta. Och jag ska berätta hemligheten till att kunna påverka här idag. Den är inte svår att förstå, och när du väl har fått den, kommer du att kunna få inflytande nästan överallt.

  • Hälsa

Tillsammans med Hälsostrategerna satsar Motivation.se nu ännu mer fördjupat på området hälsa. Lars-Göran Kjellin, läkare, strategisk hälsorådgivare och entreprenör samt Anders Wahlberg, leg. psykolog och expert på arbetsmiljö är våra nya experter som kommer att publicera högaktuella artiklar på temat strategisk hälsa, hållbara människor och lönsamhet för företag och individer inom näringsliv och offentlig sektor. Först ut är Lars-Göran Kjellin som skriver om varför hälsostrategier är avgörande för företags framtid och vilka enorma vinster som ligger i att ta ett helhetsgrepp kring hälsoomårdet med en målmedveten och mätbar strategi.

  • Hälsa

Detta är den första artikeln i en serie som har till syfte att skapa nyfikenhet och öka förståelsen för arbetsmiljöfrågor. En god arbetsmiljö är en investering för alla företag och bidrar både till ökad trivsel, ökad hälsa och högre effektivitet. Med lite mer kunskap kommer du att upptäcka att arbetsmiljön är en del som är lätt att påverka. Den första artikeln berör ett dagsaktuellt ämne kring ett nytt regelverk som är väldigt viktigt för ditt företag och din organisation.

  • Hälsa

Den moderna människan använder sin syn och hörsel väldigt flitigt, men de andra tre sinnena används inte lika ofta. Det leder till att det uppstår en slags ”trafikstockning” i hjärnan, eftersom vissa nervbanor används mindre än andra och därför blir slöa. För att hålla hjärnan fräsch är det viktigt att utsätta den för nya utmaningar och att frekvent använda alla sina sinnen i nya, ovanliga situationer. Ett enkelt sätt att göra det är att utföra små övningar i vardagen som innebär att man bryter mönstret i sina rutiner. Vad sägs om att borsta tänderna med vänster hand istället för höger – eller att blunda och känna dig fram när du ska klä på dig på morgonen?

  • Ledarskap

Självkännedom är att förstå sin personlighet och motivation, sina beteenden, vanor, känslomässiga reaktioner och tankeprocesser. Större självinsikt och mer självkännedom kan också hjälpa oss att göra bättre val, och framför allt att förstå våra beteendemässiga reaktioner. Att lära känna sig själv och sina egna känslor är därför en viktig nyckel till framgång – både privat och i arbetslivet.

  • Ledarskap

Envirotainer utvecklar, tillverkar och hyr ut kylcontainers för flygfrakt av temperaturkänsliga läkemedel och de samarbetar med 95% av världens alla läkemedelsföretag. Simon Angeldorff, vd på Envirotainer och Årets VD 2015, gästade vårt frukostseminarium och berättade hur företaget gått från att vara ett litet familjeföretag till att bli ett stort världsomspännande bolag där till exempel flytt och utbyggnad av fabriken i Rosersberg varit ett av de mest utmanande projekten.

  • Motivera

Att ge människor vad de vill ha tycks vara högsta mode nuförtiden. Genom vår frekventa användning av sökmotorer och sociala medier lämnar vi ständigt ifrån oss information om vad vi tycker om och önskar oss – sedan är det bara för företagen att mata oss med det vi efterfrågar. Samma sak sker ofta i nöjesindustrin; Melodifestivalen och liknande tillställningar förser oss med den ena musikaliska sockerchocken efter den andra, och kvaliteten tycks vara mindre viktig så länge folk får vad de vill ha. Men en sak som vi kan lära oss av kulturens värld – inte minst av rockmusiken – är att de största kreativa genierna ogärna stryker folk medhårs. Istället erbjuder de någonting bättre och mer revolutionerande – för den som har tålamod nog att lyssna.

  • Ledarskap

Pål Burman stod med fötterna i ett hav av effektivitet, storslagna projekt och framtidsplaner när det small. Tempot han höll var omänskligt högt dygnets alla tjugofyra timmar och han sprang - utan att förstå att han var på väg mot ett stup. Tills en dag när tvärniten var ett oundvikligt faktum. Precis innan han nådde stupet drog kroppen i handbromsen. Han hade fått en stroke. Nu har han en förändrad syn på livet, ledarskapet och vad som är den viktigaste parametern när ett bolags framgång mäts: lycka.

  • Hållbarhet

”Varför gör inte medarbetarna som jag bett dem? Vi har ju kommunicerat att vi vill ha en högre innovation och kreativitet på företaget men ändå så kommer det inga nya idéer.” Känner du igen frustrationen av att vilja få igenom ett nytt beteende men att det inte sker? Detta är ett vanligt scenario som vi genom vårt arbete ofta möter hos ledningsgrupper.

  • Ledarskap

Evelina Lindgren är 30 år och vd för aPak och vann utmärkelsen Årets Unga VD i höstas. I det tolfte avsnittet av Pratbart pratar hon kulturförändring, generationsskifte och ledarskap med Marie Alani och Helena Timander. ”Jag är noga med att prata mycket om att förmedla att det är viktigt att ha balans i livet. Jag tror det är viktigt att vi förmedlar de positiva sidorna med ledarskapet i ett generationsskifte så att vi hittar människor som vill axla rollen. Det är viktigt att vi har hållbara företag i Sverige och då måste vi tänka långsiktigt och se till att vi har bra ledare.” , säger hon bland annat.

  • HR

Ledarskapet är den faktor som har störst betydelse för vår trivsel på jobbet. Det visar Netigates medarbetarrapport för 2015. Undersökningen visar en positiv utveckling i det svenska arbetslivet – ledarskapet får allt högre betyg och frågor som rör stress tas på större allvar. Samtidigt krävs förbättringar på flera områden. Det finns framför allt en stor efterfrågan på mer kompetensutveckling – och bättre ventilation.