Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Hälften av alla möten är meningslösa, säger svenska chefer i en undersökning. Svenska chefer tycker att hälften av alla möten de deltar i är...

Håll möten på stående fot eller byt mötesmiljö - spara pengar. Innan man inleder ett internt möte bör man ställa ett par fr...

45 procent av de svenska personalcheferna tror på delat ledarskap, enligt en ny undersökning. Nästan varannan personalchef är positiv till delat ledarskap och...

Resias trendbarometer spår att all inclusive-resor, kryssningar och långresor fortsätter att öka. När vi tar paus från jobbet vill vi resa igen - resandet tog å...

Vår expert på Sälj, Max Söderpalm, tipsar om hur du bokar lyckade säljmöten. Många har hört av sig och vill ha hjälp med tips om hur man...

Vanligt att ta med sig jobbet på resan. Kameran och mobilen står högst upp på packningslistan ö...

Lättare att koppla av när du har koll på läget. Barn, landet, resor och umgänge – det är mycket som ska in...

Det bli allt vanligare att anställda belönas med volontärresor. Ett växande antal innovativa företag använder sig av volont...

Hur gör man - fixar själv eller tar hjälp? Att göra något festligt tillsammans i arbetsgruppen, på...

Den evigt turistfyllda staden. Vad vill du göra i Rom? Se alla sevärdheter? Äta gott? Mysa med...

  • Motivera

Naturen gav oss den fantastiska möjligheten att tänka och skapa våra virtuella tankevärldar med hjärnan. Denna härligt röriga och smarta kombo av 100 miljarder neuroner där alla våra kalkyleringar, planeringar och livsfunderingar bor. Ett med tiden alltmer personligt inrett huvudkontor där vi kan bygga scenarier om framtiden och relatera till dåtiden. Och där allt annat som kommunikation, överlevnadsstrategier, statusmarkörer och personligt ledarskap knådas och bearbetas. Rädslor, glädje och eufori. Ditt eget du!

  • Kommunicera

Oavsett om du har titeln säljare på ditt visitkort eller inte -så är du säljare. Varje dag försöker du få någon att köpa dina idéer, förbättringsförslag, tjänster, produkter eller middagstips. Om du lyckas sälja in det du vill till den du vill handlar mycket om din trovärdighet och om du lyckas sälja in dig själv.

  • Motivera

Har du ett mål som du vill uppnå? Funderar du på hur man hittar motivation och disciplin nog för att verkligen nå hela vägen fram? Att vara hängiven och dedikerad är inte detsamma som att jobba ihjäl sig. Det viktiga är att du gör någonting varje dag – om det så bara är ett enda spadtag. Unna dig gärna vilodagar, men inte nolldagar – se till att ditt liv blir en obruten kedja av positiva åtgärder som till slut ger resultat.

  • HR

Att Sverige ofta används som testland för nya trender är inte så konstigt. Vi anpassar oss efter händelser i omvärlden och tar lätt till oss förändringar. Det gäller även på arbetsmarknaden. Världen förändras i snabbare takt än någonsin. Den stora utmaningen idag för företagen är att säkerställa arbetsglädje, ledarskapskvalitet och lärande i en tid när förändring är normen. Kan vi hitta en magisk formel för att säkra detta? Och finns det en universalformel?

  • Motivera

Nyfikenhet är inte bara nyckeln till kreativitet – det är också ett sätt att leva sitt liv till fullo som intellektuell varelse. Forskningen visar att nyfikenhet under vissa omständigheter kan fylla igen gapet mellan de normalbegåvade och de superbegåvade. Att vara nyfiken är alltid ett val – och kan lätt förvandlas till en god vana som man har glädje av både i yrkeslivet och privat.

  • Motivera

Detta är min hyllning till ensamheten. Räds den inte, min vän. Ty den är en gåva. Liksom du. Och om du vill fortsätta att vara en gåva för världen, så behöver du behandla dig själv värdigt och ärligt. Det mest grundläggande steget i denna goda självbehandling är att ge dig själv den stillsamma typ av egentid som gör att du kan höra din inre röst; din bästa vän, din inre doktor, ditt eget orakel.

  • Motivationsbloggen

Har ni hört berättelsen om grodorna som ordnade en tävling i vem som först kunde ta sig upp i vattentornet? Alla grodorna kastade sig upp för väggarna på vattentornet men när de hörde publiken ropa att det var för högt eller för svårt så ramlade de en efter en ner från tornet. Då ropade publiken mer och skrek till grodorna att det var för högt, att det var vansinne och att de skulle ge upp vilket alla grodor också gjorde. Alla utom en. Den groda som tog sig hela vägen upp var döv och kunde inte höra publikens vrål.

  • HR

Social kompetens är en egenskap som ofta efterfrågas i jobbannonser. Men vad innebär det egentligen att vara socialt kompetent? Är det att vara festens medelpunkt och ständigt ha ett bländande vitt leende? Är det att snacka mer, högre och självsäkrare än alla andra? Eller är det någonting helt annat?

  • Teambuilda

Jämställdhet är en fråga som ständigt är på tapeten i Sverige, och de flesta företagare och chefer vill nog dra sitt strå till stacken. Att sätta ihop mixade arbetsteam är dock inte alltid lika lätt som det låter, bland annat för att vissa branscher är väldigt homogena. Är det värt ”besväret” att skapa en könsmixad arbetsplats? Och är politisk korrekthet verkligen bra för verksamheten?

  • Hälsa

Jag har många gånger reflekterat över begreppet ”less is more” och undrat. Vad innebär det egentligen? Hur hänger det samman? Har haft svårt att hitta en verklighetsförankring i uttrycket och ofta avfärdat det som ett rent talesätt. Men i sommar har jag verkligen upplevt hur mindre kan vara mer. Och ge mer.

  • Projektleda

Allt fler är överens om att vi står inför en förändring i sättet att se på och arbeta i projekt och organisationer. Trender kommer och går men det finns några som kommer att bestå och förstärkas i framtiden. Exempel på sådana är globaliseringen, den instabila ekonomin, den allt snabbare förändringstakten och den virtuella verkligheten. Som någon sa “Så långsamt som allt går idag, så långsamt kommer det inte att gå i morgon och aldrig mer i framtiden!”

  • HR

Meditation, det är väl ingenting för dig? Du är ju varken hippie, New Age-flummare eller buddhist. Nej, meditation har inte världens bästa rykte. Men det finns en fördel med att meditera: Det fungerar. Forskningen visar att meditation hjälper mot ångest och depression, samt stärker vår förmåga att fatta beslut och känna medlidande. Men vad är meditation egentligen, och hur går det till?

  • Ledarskap

När min son fyllde sex år fick han en bok – med titeln ”Meningen med livet” – av en kär vän. Strålande, tänkte jag, den där boken är nog minst lika mycket till mig som till min son… och nu kanske svaret kommer på den stora frågan: Vad är meningen med livet! Innan vi började läsa frågade jag sonen: Vad är meningen med livet? Vad menar du? frågade han tillbaka. Jag förklarade vad jag menade med ”mening” och landade i en ny fråga: Varför lever vi? Han blev tyst en stund, varpå han svarade: Men, mamma det är ju enkelt, meningen med livet är att uppleva livet.

  • Motivera

Många chefer är väldigt bra på att säga till medarbetarna vad de gör för fel. Det kan förstås vara nödvändigt ibland, men en mer långsiktig metod är att fokusera på vad de gör rätt. Positiv förstärkning är ett psykologiskt knep som innebär att man uppmuntrar ett beteende genom att låta det följas av en positiv konsekvens, exempelvis i form av omedelbar positiv feedback.

  • Hållbarhet

Nej, det här är inte en krönika om föräldraskap eller barns utveckling. Den här texten handlar om hur man bygger en säljdriven, handlingskraftig, och resultatorienterad affärsverksamhet. Men det paradoxala är att barnens sätt att lära och utvecklas även är de mest kraftfulla verktygen för att bygga en affärsmässig kultur. Det är inte för inte som buzzwords som ”gamification” och ”storytelling” ligger i tiden.

  • Hälsa

Lekfullhet förbättrar kapaciteten att uppfinna, kreera, ta till sig och hantera förändring. Det är inte bara en flykt. Leken kan hjälpa oss att hantera svårigheter och motsättningar. Och ofta, kan det vara en väg ut ur våra problem”. Stuart Brown, National Institute for Play.