Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

"Det krävs även kontinuerligt arbete för att skapa gemensamma värderingar och en samsyn". Hur skapar och bygger man ett företag som håller sig starkt och...

Niklas Lindberg, gästskribent: 6 enkla tips – så tar du kontroll över inkorgen. Några av de vanligaste tids- och energitjuvarna vi upplever i vår...

Kvinnor i fören – konferensen som sprudlar av idéer Konferensen Kvinnor i fören arrangeras för fjärde året i...

Sköt arbetsorderhantering och tidrapportering via smarta mobiler - tips från Mikael Nilebacke, vd på Erisma. Mobila lösningar, mjukvara för mobila datorer och smarta mobiler, har...

Ta kontroll över din vardag med en skräddarsydd leanmetod som du uppfinner själv. Det är populärt just nu att prata om en agil eller lean arbetsplats....

Skön stad som ger mersmak. Kanske är chokladen, ölen, musslorna och serierna de främsta...

"Det är i det lilla det stora uppenbarar sig. Tar vi inte de första små stegen får vi inte uppleva det stora. Då blir det bara mer galenskap." Den psykiska ohälsan ökar. Det är hög tid att vi tar den p...

Prokrastinering är ett beteende som går att förändra, säger Alexander Rozental, författare till boken "Dansa på deadline". De flesta av oss faller ibland för frestelsen att skjuta upp en svår...

En trigger hjälper dig att ladda mentalt inför mötet Gör som elitidrottarna inför ett viktigt lopp, skaffa dig en egen...

Kjell Lindström: "Sverige har kanske världens bästa chefer - men vi håller på att förstöra chefsrollen totalt". Verklighetens organisationer ser inte längre ut som vi förestä...

  • Planera

”What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” Men om vi lägger all tid på de brådskande sakerna glömmer vi bort att arbeta med det verkligt viktiga. Så ser vardagen ut för många av oss. David Stiernholm vill lära oss att bli bättre på att prioritera och i sin handfasta föreläsning visar han hur vi kan formulerar specifika, mätbara och tidsbestämda mål - som gör det lättare för oss att prioritera rätt. Och det lätt…

  • Ledarskap

Ofta möter vi Kattis Ahlström i teverutan. Men hon är också en av medlemmarna i juryn för utmärkelsen Årets VD 2016. 14 november får vi veta vilka som utsetts till Årets VD-pristagare, men till dess kan vi ta del av Kattis tankar om ledarskap och om vd-rollen.

  • Ledarskap

Under senare tid har ”entreprenörskap” varit ett omskrivet tema med återkommande frågor som: Vad är nyckeln? Hur blir en entreprenör en entreprenör? Är det kreativitet, uppfinningsrikedom eller innovationsförmåga? Är det en medfödd egenskap få förunnad eller en förmåga vi alla kan utveckla? Vad behöver vi fokusera på för att stimulera entreprenörskap i företag, organisationer och samhälle?

  • Hälsa

De nya föreskrifterna från Arbetsmiljöverket sätter mental arbetsmiljö på kartan på ett nytt sätt. Mycket är egentligen inte nytt men man förstärker vikten av att ha koll på den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det behövs verkligen! Men vad innebär det egentligen och hur gör man för att anpassa verksamheten så att den lever upp till kraven?

  • Motivera

Att få nej, bli avvisad och bortvald, är bland det mest smärtsamma vi människor vet. Ändå är det en så naturlig del av livet; hela samhället är uppbyggt kring situationer och moment där risken att få ett nej är minst lika stor som chansen att få ett ja. Vem vet hur många gånger vi blir avvisade under en livstid – i kärleken, i arbetslivet och karriären, i våra försök att uppnå lycka och förverkliga våra drömmar. Ingen tycker om att få nobben, och vissa tar det nog extra hårt. Men det finns sätt att hantera smärtan och se till att besvikelsen inte får för stora proportioner.

  • Motivationsbloggen

Jag har arbetat professionellt med jämställdhet sedan 2009 och jag tänkte ta tillfället i akt och dela med mig lite om hur det varit.
Först när jag startade eget företag så besökte jag en av alla dessa stödinstanser som finns. Kostnadsfritt och tillgängligt, i alla fall för oss i större städer, toppen. Tyvärr så var genuskompetensen begränsad och jag fick många frågor om hur jag tänkte med barn nu när jag skulle starta eget… Dessutom fick min budget underkänt, den var för realistisk, ”gör den mer manlig”. Så män är orealistiska?!

  • Kommunicera

Det finns många likheter mellan att vara ledare och elitidrottare - det finns som ledare mycket att lära av idrotten. Men det finns också en stor skillnad i hur idrottare och ledare prioriterar. Medan träning är basfundamentet i all idrott ser vi som ledare oftast inte vitsen i träningarna alls utan går direkt på match - och förväntar oss ändå minst medaljplats. Detta märks tydligt när ledare ska kommunicera och försöka övertyga.

  • Projektleda

Ibland är det svårt att komma över kommentarer och händelser som inträffar. Till exempel om du skulle få en syrlig kommentar om att jobbet som du just avslutat inte gick så bra. Oavsett om du tycker att den som sade det har fel, eller om du kanske tycker att hen har rätt, så ligger det där och gnager. För att kunna hantera sina motgångar måste man ta makten över sin inre röst – och lära sig att det vi kallar ”misslyckanden” istället kan betraktas som användbar feedback.

  • Ledarskap

Det har gått två år sedan Ida Backlund fick utmärkelsen Årets VD. Då var hon vd i sitt eget bolag Rapunzel of Sweden, som hon hade startat sju år tidigare. Ett företag som mycket framgångsrikt säljer löshår och peruker och som också tar socialt ansvar.

  • HR

Att hitta en bra balans mellan jobb och fritid är väldigt viktigt om man vill undvika stress och utbrändhet. Frågan är emellertid hur vi uppnår denna balans. Ofta försöker vi göra det genom att dra en strikt gräns mellan arbetstid och ledig tid, men enligt ny forskning leder det bara till ännu mer stress. Istället bör vi sikta på att integrera de två, menar forskarna.

  • Ledarskap

Förändringsprocesser innebär inte sällan att organisationen upplever ett visst motstånd från medarbetarna. Kanske är förändringen inte önskad eller kanske har man från ledningens sida inte varit tydlig nog med varför den ska implementeras. Om så är fallet, hur kan man vända denna situation till något positivt och utvecklande för verksamheten?
I den här artikeln ska vi titta närmare på ett framgångsrikt tillvägagångssätt för att bemöta och hantera motstånd vid förändring. Vi tar också hjälp av ett arbetsplatsexempel för att se vilken effekt motstånd har på arbetsmiljön.

  • Coacha

”Man ska alltid ha en plan B!” Det låter som ett väldigt gott råd, eller hur? Men vid närmare eftertanke så är det kanske inte alltid så bra att planera för ett eventuellt misslyckande. Ny forskning visar nämligen att förekomsten av en plan B minskar rädslan för de negativa känslor vi förväntar oss vid ett misslyckande. Därmed minskar också drivkraften att lyckas, menar forskarna. Detta gäller emellertid bara vissa typer av prestationer.

  • Ledarskap

Första gången utmärkelsen Årets VD delades ut, var SPP:s dåvarande vd Sarah McPhee en av de prisbelönta. Hon blev Årets VD 2012, i kategorin mellanstora företag. Utmärkelsen fick henne att reflektera över sitt eget ledarskap. Här kan du läsa mer om hennes syn på vad ett gott och hållbart ledarskap egentligen innebär.

  • Ledarskap

Psykisk ohälsa i form av stress och utbrändhet är ett växande problem i dagens arbetsliv. Vad beror det på? I USA använder man akronymen PAID för att förklara vad det handlar om. PAID står för Pressure, Always on, Information overload och Distractions. Enligt denna teori så beror alltså ohälsan på att vi är pressade, alltid ska vara tillgängliga, har ett överskott av information samt utsätts för alltför många störningar och distraktioner. I den här artikeln ska vi titta närmare på dessa fyra delförklaringar.

  • Ledarskap

De flesta är nog överens om att en positiv arbetskultur är ett eftersträvansvärt mål. Men kan man verkligen ”bestämma” att de anställda ska vara positiva? Frågan har aktualiserats i USA efter att en positivitets-policy på ett företag underkänts för att den bryter mot nationella arbetsrättsregler. Juridiken åsido har beslutet väckt en diskussion om huruvida positivt tänkande kan ”beordras” uppifrån – eller om det snarare har motsatt effekt. Vad får det för konsekvenser när arbetsgivaren försöker styra medarbetarens känslor?

  • Ledarskap

I de två första delarna av den här artikelserien har vi konstaterat att framgång på lång sikt avgörs av det du gör på kort sikt, dag för dag. I den tredje delen ska vi titta närmare på ännu en viktig aspekt i livet som behöver skötas om dagligen: Mänskliga relationer. Genom att etablera och värdesätta goda relationer kan vi uträtta stora saker i livet. Här kommer därför fyra tips på hur du bevarar och utvecklar relationer till familj, vänner, kollegor – och främlingar.