Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Konferenser flyttar utomlands igen. Flygresandet i Sverige ökade kraftigt under 2010, totalt flög 28,5...

Här kommer några annorlunda tips kring ett drömresmål för många... Är du sugen på att åka till Japan? Varför inte göra...

”Facilitatorns förhållningsätt är att tydligt skilja mellan sak- och processfrågor.” I artikeln Inte ett möte till... skrev Alexandra Thomas och Jonas Roth om...

"Det är i det lilla det stora uppenbarar sig. Tar vi inte de första små stegen får vi inte uppleva det stora. Då blir det bara mer galenskap." Den psykiska ohälsan ökar. Det är hög tid att vi tar den p...

Mässor en utmärkt plats att knyta nya kontakter. Snart är det semestertider och inte många av oss tänker p...

Förlegad teknik kostar dyrbar arbetstid - satsa på lösningar i Molnet. En undersökning som gjorts på uppdrag av Canon visar att en stor del...

Att motivera medarbetarna är en ledares viktigaste utmaning. Delaktighet och insikt i helheten är viktiga delar för att individen...

Mark Dixon: ”Kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.” Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i l...

Låt teamet utvecklas tillsammans med metoden OpenAgile. OpenAgile är en vidareutveckling av IT-sfärens arbetsmetoder. Syftet...

Lättare att koppla av när du har koll på läget. Barn, landet, resor och umgänge – det är mycket som ska in...

  • Ledarskap

Hur många dignar inte redan under bördan av att sträva efter perfektion? Den perfekta karriären, relationen, inredningen och träningsrundan. Att istället vara mer av en Real Model snarare än en Role Model – hur låter det alternativet? En människa av kött och blod som både kan älska sitt jobb och slita sitt hår. Som förvisso är en skicklig ledare men också älskar att paddla kajak. Som läser både managementböcker och deckare. Som är på jobbet med hela sig - och därmed bidrar till att öka mångfalden i ledarskapet.

  • Ledarskap

Svenska Filminstitutet vd Anna Serner har sopat banan med sitt jämställdhetsarbete som har gjort avtryck ända bort i Hollywood. Hur kommer det sig att ett filminstitut i ett litet land på norra halvklotet är på allas läppar när det kommer till just jämställdhet? På vårt Lunch & Learn berättar hon med stor inlevelse om hur resan sett ut hittills och vad som krävs för att få en verklig förändring. Jämställdhet är business, hårt arbete och en medveten strategi som kräver allas engagemang.

  • Ledning

Arbetsmöten kan kännas både kreativa, inspirerande och energigivande. Men den positiva känslan är ingen garanti för att mötet verkligen leder till konkret handling. För att det som sägs på mötet verkligen ska omsättas i praktiken krävs två saker: dokumentation och ansvarsfördelning. Det är bara genom en tydlig kommunikation som ni kan undvika stress och frustration, och samtidigt försäkra er om att mötets momentum verkligen tas tillvara.

  • Projektleda

Våra beteendemönster ger oss många ledtrådar, och faktum är att de utgör en nyckel till hur vi kan bli framgångsrikare i vår strävan att nå fram till andra. Visst vore det underbart att kunna förutse hur vårt budskap om en förändring kommer att tas emot? Eller hur reaktionen på det nya projektet kommer att bli?

  • Ledarskap

Priset är högt för en curlande chef, och en dag blev det på tok för högt för Åsa Lundborg, som en morgon vaknade döv på ena örat och förstod att en förändring måste till. Hon var chef för en avdelning i ett kaotiskt läge, med en otrygg stämning, underbemanning och hög sjukfrånvaro. På några månader lyckades hon skifta klimatet med hjälp av samarbetscoaching.

  • Innovation

Social innovation handlar om att hitta nya lösningar på samhällets utmaningar. Anna Landeborg arbetar på Mötesplats Social Innovation (MSI) och säger att det finns ett stort intresse för innovativt arbete – men det ställer också större krav på samverkan mellan olika sektorer i samhället. ”Det finns idag ingen sektor som på egen hand kan lösa de utmaningar vi står inför”, säger hon till Motivation.se.

  • Coacha

Vi lever i en tid av extrem förändring och utveckling. Världen befinner sig just nu i ett paradigmskifte där teknologin och internet påverkar våra liv på alla plan. Via transparanta sociala medier blir vi medvetna om hur alla andra har det i sina liv (tror vi). Vi jämför oss och vill bli lika framgångsrika som ”alla andra”. Samtidigt leder den nya tekniken till att företagen ställer allt högre krav på att medarbetarna ska vara snabba, effektiva och ständigt tillgängliga. Men mitt i denna utvecklingsiver glömmer vi bort en viktig sak – att människor också måste vara hållbara.

  • Ledarskap

”Älta inte i det förflutna."
Hur många av oss har inte hört den rekommendationen - särskilt efter att något dåligt har hänt oss? Många gånger skulle det vara klokt att följa det och flytta fokus till nuvarande och kommande mål. När allt kommer omkring kan en ohälsosam relation med tidigare misslyckanden förlama oss.
Men precis som med alla goda råd, bör det inte tas till ytterligheter. Jag är ett stort fan av att välja att gå vidare, men jag vet samtidigt det stora värdet av att ha tillbringat en kort tid åt att reflektera över tidigare fel på ett produktivt sätt. Varför? Eftersom det är det enda sättet att lära sig av dem.

  • Ledarskap

Ett gott självledarskap bygger på förståelse för oss själva. För att förstå oss själva behöver vi förstå vårt eget känsloliv. Vi blir alltså klokare som människor om vi förstår hur våra känslor fungerar - det handlar om emotionell självförståelse. Med en större emotionell självförståelse utvecklas vår emotionella intelligens (EQ) som i sin tur gör oss till bättre medmänniskor och ledare.
Och hur kan vi då utveckla vår emotionella självförståelse? Testa strategin – artig och kall med korten nära kroppen.

  • Ledarskap

Måste en bra ledare matcha företagets kultur? De flesta skulle nog svara ja på den frågan. Det känns ju så självklart att exempelvis handlingskraftiga ledare passar i väldigt resultatinriktade organisationer, medan ledare som är socialt skickliga gör sig bättre i mer relationsorienterade verksamheter, och så vidare.
Men en ny forskningsstudie visar att det faktiskt kan vara tvärtom – en ledare som går på tvären med organisationskulturen kan vara precis vad ett företag behöver.

  • Kommunicera

Grunden för all god kriskommunikation på Facebook måste läggas i fredstid – genom att man skapar engagemang och bygger relationer. I dagens medieklimat kan saker hända väldigt fort – och om man står handlingsförlamad när stormen bryter ut så kan skadan bli väldigt svår att reparera. Mandat och rutiner behöver därför fastställas långt innan drevet går, så att du kan agera snabbt och framgångsrikt när det väl behövs.

  • Kommunicera

Konsten att samtala och konversera är en av de viktigaste sakerna att lära sig i livet. Dessvärre präglas vårt samhälle av en snabbt ökande polarisering – en utveckling som gynnas av att våra ”samtal” i allt högre utsträckning sker via textmeddelanden. Håller vi på att glömma bort hur viktigt det är att verkligen lyssna uppmärksammat på varandra?
Som ”motgift” erbjuder skribenten och radioprataren Celeste Headlee tio tips om hur du blir bättre på att konversera. Och nej, det handlar inte om att ta till olika knep för att ”visa att man lyssnar”. För den som lyssnar på riktigt behöver inte ta till sådana trix, menar Headlee.

  • HR

Har du funderat på vad som gör att vissa människor lyckas skapa sig ett liv de är nöjda med, medan andra tycks kämpa och kämpa med en växande frustration över att aldrig nå ända fram? Vissa personer verkar ha förmågan att ta sig fram leende och småvisslande, även under de mest knepiga omständigheter, medan andra möter motstånd även i vad som verkar vara en gynnsam eller trevlig miljö. De här frågorna har engagerat forskare över hela världen och kan idag summeras under begreppet emotionell intelligens, eller EQ som vi brukar säga till vardags.

  • Hälsa

”Jag var nära att bli sjukskriven när jag i allt för stor utsträckning gjorda andra människors jobb och fick sitta sent på kvällarna med mina egna arbetsuppgifter. Jag blev ständigt avbruten och hade ingen stödjande chef som såg min situation. Det var svårt att tala öppet om detta på företaget. Till slut bad jag om hjälp och fick träffa en coach som hjälpte mig att jobba på ett effektivare sätt. Förutom samtalen vi hade, tränade jag på att införa mental ergonomi i min arbetsvardag.

Till mitt stöd hade jag ett digitalt verktyg där jag fick konkret hjälp med vad och hur jag skulle lägga upp mitt arbete. Jag övade på att planera min dag bättre, fokusera oftare på en sak i taget och säga nej till att lägga allt för mycket tid på att hjälpa andra. I takt med att min medvetenhet och tydlighet ökade blev jag mindre hård mot mig själv och det blev lättare att koncentrera mig, jobba effektivt och till och med prioritera de viktiga pauserna ibland.

Jag tar med mig viktig lärdom från min coaching och träning i mental ergonomi och idag arbetar jag mycket effektivare. Jag har lärt mig att min hälsa är viktig och att jag ska värna min tid för att fortsätta att kunna prestera på topp.”

  • Ledarskap

Chefernas arbetssituation har varit en ständig källa till bekymmer de senaste åren. Men nu ser vi en trend som kan vara räddningen för en plågad  och utsatt grupp, nämligen sekreterarnas återkomst!

  • Ledarskap

Dagens företag och dess anställda verkar och arbetar i en på många sätt turbulent och konstant föränderlig miljö. För att bibehålla konkurrensfördelar - och bara för att överleva - måste de flesta ständigt förändra sig genom ny teknik och såväl strategisk som strukturell förändring. Men varje förändring sker på bekostnad av de anställdas fokus och uppmärksamhet. Varje omorganisation skapar oro och känslor. Och oro gör omedelbart att vi tappar fokus på vår uppgift – det är inget vi styr över själva. Det sker ändå.