Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Det bli allt vanligare att anställda belönas med volontärresor. Ett växande antal innovativa företag använder sig av volont...

Enkel metod, lätt att komma igång - Pomodoro hjälper dig att hålla fokus. Själv upplever jag att förhalning är största tidsboven n...

Göteborgsmässa lyfter CSR och hållbart resande. De etiska frågorna står åter i fokus på TUR-mässan...

Organisationskonsulten Liv Cardell; "Det går inte att beordra, informera eller besluta fram en förändrad företagskultur". Att genomföra större förändring i en verksamheten krä...

När någonting går fel på jobbet så gäller den enkla regeln från Toyota: finn fem fel... I den här artikel vill jag beskriva en enkel och gammal Lean-metod som kan...

Kjell Lindström: "Sverige har kanske världens bästa chefer - men vi håller på att förstöra chefsrollen totalt". Verklighetens organisationer ser inte längre ut som vi förestä...

… men glöm inte att gömma ikonen för e-post från jobbet… Din smartphone kan vara ett utmärkt redskap för att förhöja...

Affärssystem och uppkoppling påverkar effektiviteten på jobbet och ökar stressen. Idag är trycket större på de flesta arbetsplatser än det n...

”Facilitatorns förhållningsätt är att tydligt skilja mellan sak- och processfrågor.” I artikeln Inte ett möte till... skrev Alexandra Thomas och Jonas Roth om...

Anna Hermes ger fem tips som förenklar höstens eventplanering. Visst är det härligt att få upp farten. Mycket står p...

  • Motivera

”Egentligen tror vi inte på lyckan”. Så inleds förordet till boken Lycka på fullt allvar och påståendet väcker onekligen en del frågor. I ett samtal med författarna - psykologen Katarina Blom och journalisten Sara Hammarkrantz – får jag svar på många av dem. Vi pratar bland annat om hur positiv psykologi kan öppna upp våra psyken och ge oss tillgång till en större del av oss själva. Och det slitna ordet ”lycka” fylls med en ny definition som gör det lättare att förhålla sig till tillståndet – och ta det på allvar.

  • Kommunicera

Vi får den uppmärksamhet vi förtjänar. Om du är intressant så kommer folk att lyssna. Så enkelt -  och så svårt - är det. Gå till dig själv. När du ska lyssna på någon som inte direkt faller dig i smaken, eller där ämnet inte känns topprioriterat just nu, så börjar du direkt tänka på annat. Eller hur? Tankarna flyger iväg och det är en kort väg till att ta upp mobilen för att kolla mejlen och utnyttja tiden på bättre sätt. Samma sak är det när andra ska lyssna på dig.

  • Coacha

Vi lever i en tid av ständiga förändringar inom alla områden. Förändringen är närvarande överallt - i teknik, globalisering, politik och samhällsutveckling. Vi har idag också tuffare krav på lönsamhet i företagsvärlden och konkurrensen är stenhård. Parallellt med detta går vi även kontinuerligt igenom privata förändringar. Livet drabbar oss - oavsett hur snabbt världen snurrar eller hur stora externa krav vi har på oss. Den privata sfären är fylld med massor av utmaningar -  förluster av nära och kära, fysiska och psykiska sjukdomar, separationer, arbetslöshet, eller ekonomiska bekymmer. Ingen människa är förskonad. Men hur hanterar vi dessa kriser ?

  • Ledarskap

Stort politiskt ledarskap kan vara att inta positioner som inte alltid är populära. Ett aktuellt exempel: Att varken allianspartierna eller Socialdemokraterna vill samarbeta med Sverigedemokraterna är huvudanledningen till Decemberöverenskommelsen. Genom att alliansens partier förbinder sig att inte rösta på sin egen ekonomiska politik i Riksdagen kan minoritetsregeringen fortsätta styra. Detta har partieliterna bestämt. På andra håll är DÖ både impopulär och obegriplig.

  • Ledning

På eventet Årets VD i höstas presenterade Motivation.se, i samarbete med Ledarskaparna, resultatet av undersökningen VD Barometern 2014. 90 tillfrågade vd:ar hade besvarat ett antal frågor om hållbarhet, lönsamhet och arbetsbelastning i vardagen. Bland annat visade svaren ett intressant glapp i relationen mellan tillväxt och medarbetarengagemang, men också att många inte tycker sig se en given koppling mellan hållbarhet och lönsamhet. Mats Frid, en av initiativtagarna bakom undersökningen, ville veta mer: hur kan man hitta goda exempel på vd:ar som jobbar framgångsrikt med hållbarhet på ett konstruktivt sätt? Han djupintervjuade ett antal vd:ar från skilda branscher, men som har en gemensam nämnare: alla var nominerade till Årets VD 2014. Hans intressanta slutsats är att det finns en stark koppling mellan hållbarhet och kreativitet…

  • Ledarskap

De senaste 20 åren har handlat mest om nedskärningar, system och kontroll. Men nu ska det bli en ändring. Kontrollsamhället ifrågasätts alltmer av inflytelserika politiker och forskare. Och lösningen är att återupprätta statusen hos en kuvad skara - de yrkeskunniga.

  • Kommunicera

Ditt professionella rykte är på många sätt det viktigaste du har i karriären. Trots det är få människor medvetna om hur deras eget rykte ser ut och hur de själva kan utveckla det.
Per Frykman driver företaget Your Professional Reputation tillsammans med Karin Sandin och samarbetspartners. Han menar att fler borde tänka på hur deras rykte påverkar deras professionella liv, vare sig du är anställd eller entreprenör. "Ditt rykte går ju alltid före dig", säger han till Motivation.se.

  • HR

Är det bara jag, eller har du läst något positivt om chefskapet på senaste? Är det bara jag, eller har du sett någon rapport om fördelarna om att vara chef? Är det bara jag, eller har du sett någon artikel om en glad, välmående chef nyligen. Anyone? Är det inte dags att vända på den trenden? För det speglar ju inte verkligheten.

  • Ledarskap

Hur får du andra att göra som du vill? Ja, det är sannolikt en fråga som många skulle vilja ha svaret på. Det är nog till och med en och annan som gärna skulle vilja gå just den kursen. Tänk vad mycket enklare livet skulle bli om vi visste vad vi skulle göra för att få andra dit vi själva vill. Samtidigt är det en rätt provocerande fråga och det ligger nära till hands att tycka att bara tanken, på att vilja få andra människor dit vi själva vill, synes vara rätt manipulativ.

  • Projektleda

Att få möjligheten att gå utbildningar på jobbet är inspirerande och givande. Men hur lyckas man förförlytta sina nyvunna kunskaper, insikter och redskap in i en arbetsvardag? Det är lätt att den energin läcker ut mellan alla måsten och möten. Maria Forsgren och Annika Strömsten har många goda råd kring hur du kan jobba med träning och uthållighet – och få dina nya ledarskapstankar att bli till verklighet.

  • HR

Lönesättning är i allra högsta grad en fråga om psykologi. Sambandet mellan lön och motivation är komplicerat - det viktigaste är inte den faktiska lönenivån, utan hur medarbetaren upplever lönen och löneprocessen. Som lönesättande chef har man därför ett stort ansvar som kräver att man har en policy och tydliga kriter att utgå ifrån. "En medarbetare kan uppleva samma lön som rättvis eller orättvis beroende på hur processen har sett ut", säger Karin Karlström, psykolog och utredare på Saco.

  • Kommunicera

Att vara pirrig när du ska tala inför större grupper är bra, att vara förlamad av nervositet är riktigt dåligt. Känner du igen dig? Det är det många som gör... Men det finns metoder för att minska stresspåslaget och bli kompis med rampljuset. Första delen i Anna Bellmans serie om presentationsteknik foksuerar på det som drabbar så många: nervositet. Anna delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Ledarskap

Gott ledarskap, medvetet hållbarhetstänk, ansvarsfullt företagande - det har blivit dags att nominera till Årets VD 2015. Den 9 november kommer utmärkelsen att delas ut på Berns Salonger i Stockholm och för fjärde året i rad uppmärksammas därmed goda exempel på vd:ar som driver sina organisationer och svenskt näringsliv framåt. Nu kan du nominera din vd-kandidat i kategorierna mindre, mellanstora, stora bolag samt Årets Unga VD. Vinnarna kommer att utses av en namnkunnig jury och presenteras på eventet på Berns i höst.

  • Innovation

Martin William-Olsson, innovationsledare på SEB, ser många utmaningar i att prioritera rätt, bibehålla de positiva effekterna som redan har uppnåtts - och samtidigt höja värdet på och accelerera antalet innovationslanseringar. Och för honom är innovation samma sak som överlevnad. "På sikt är jag övertygad om att de företag som på ett effektivt sätt lyckas integrera sitt innovationsarbete med den ordinära verksamheten, är de som kommer att stå starka och kunna parera omvärldens ständigt ökande förändringstryck.”

  • HR

Nu när vi klivit in i maj månad är det säkert en och annan som tvingats inse att det inte blev något med det där nyårslöftet i år heller. Träna mera, äta nyttigare, sluta röka, dricka mindre… Vad det än är vi vill förändra hos oss själva, som vi i grund och botten vet skulle få oss att må bättre – tycks den dåliga vanan ha en nästan magisk kraft att fortsätta leva sitt eget liv, utanför vår kontroll.

  • Motivera

Övning ger färdighet, brukar man ju säga. Att träning och övning är viktigare än talang är en populär uppfattning. Ni som känner till den berömda teorin om att det krävs 10 000 timmars övning för att bli expert är säkert också bekanta med uttrycket "Deliberate Practice", alltså fokuserad, medveten träning. Men vad innebär det i praktiken? Hur ska man träna för att verkligen bli bättre på någonting?