Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

45 procent av de svenska personalcheferna tror på delat ledarskap, enligt en ny undersökning. Nästan varannan personalchef är positiv till delat ledarskap och...

ACT - ett kraftfullt verktyg för organisationer som vill åstadkomma förändring. ACT, Acceptance and commitment therapy, kallas ofta för den tredje v...

Föränderlig marknad och modiga kunder kräver nytänkande säljmetoder. En marknad där förutsättningarna hela tiden förändras...

Fem frågor till trendspanaren Göran Adlén – vår nästa Lunch & Learn-föreläsare. ”Glöm bort allt du lärt dig” är trendspanaren G...

Hur gör man - fixar själv eller tar hjälp? Att göra något festligt tillsammans i arbetsgruppen, på...

Magnus Bornäs på Life Group delar med sig av sina bästa tips för ökad effektivtet. Det går att hitta balansen mellan ett stressigt yrkesliv och en fullsp...

Tredje artikeln från gästskribenterna Alexandra Thomas och Jonas Roth: ”En facilitator är övertygad om att flera hjärnor är bättre än en.” Tänk dig att följande händer när du faciliterar ett mö...

Pauline Eriksson: "Vi har alltid tillräckligt med tid, så länge vi bara utnyttjar den rätt". Så otroligt mycket runtomkring oss kretsar kring maximerad produktivitet...

Anneli Godman: "Hjärnans arbetsminne har begränsat med resurser och behöver pauser, för de flesta varje timme, för att orka hålla fokus på det som sker för stunden." I mina samtal med högpresterande personer kommer ofta det här med...

Vanligt att ta med sig jobbet på resan. Kameran och mobilen står högst upp på packningslistan ö...

  • Ledarskap

Vad innebär det i praktiken att driva företag utifrån värderingar? Idag säger sig de flesta jobba med värderingar och kärnvärden, men hur? Och vad använder vi värderingarna till i våra verksamheter? Det satsas mycket på PR och jippon kring värdeorden när det egentligen handlar mer om beteenden och handlingar och vad vi gör i vår vardag. Värderingar fungerar både som karta och kompass - men hur får vi medarbetarna att se samma karta och följa kompassnålen i samma riktning? Marie Alani och Helena Timander samtalar med Johanna Frelin, vd på Hyper Island och Louise Ring, HR-direktör i Axfood-koncernen.

  • Motivationsbloggen

Med en del skräck, två delar spänning och en ansenlig mängd nyfikenhet gav vi oss iväg till Almedalen för allra första gången. Förväntningarna var många, oerfarenheten stor. Men någonstans måste man ju börja. Jag fyllde min väska med anteckningsblock, dator, laddarsladdar, en bunt visitkort och telefon och klev ut på Visbys kullerstenar. Så välkända för mig - men den här gången helt nya. Och jag var knappast ensam om att beträda dem…

  • Motivera

Vad det blir för spin-off i våra hjärnor när världen snurrar snabbare än ett turbotrimmat roulett-hjul? Hur skall du förhålla dig till en värld som är ”V U C A” och centrifugerar den dagliga världsbilden till en snurrig kompott av möjligheter och tankeriktningar? Var att börja? Var att sluta?

  • Ledarskap

Om jag skulle försöka beskriva Almedalen för någon som aldrig har varit här skulle jag nog säga att det är som en musikfestival, fast utan musik och om demokrati istället. Jag älskar Almedalen! Här möts många av oss som är intresserade av samhälls- och framtidsfrågor. Jag ränner Hästgatan upp och ned och möter alla möjliga inspirerande människor: politiker, opinionsbildare, lobbyister, mediapersoner, näringslivsrepresentanter, studenter och en och annan semesterfirare.

  • Motivera

Många av oss har ett stort problem som vi ständigt brottas med: Koncentrationssvårigheter. De yttre distraktionerna kan man förvisso komma undan ganska enkelt genom att logga ut från sociala medier och stänga av ljudet på telefonen. Annat är det med de inre distraktionerna - de oemotståndliga idéerna och tankarna om allt mellan himmel och jord som väller över oss när vi försöker fokusera på jobbet. Vad ska vi stackars tänkare ta oss till när vi helt enkelt inte kan sluta...tänka?

  • Kommunicera

Så hur gör du då? Du har lyckats säga något intresseväckande i början av din presentation, som du har förberett och som gör att åhörarna blir nyfikna och vill ha mer. Hur gör du för att hålla deras intresse hela vägen? 

  • Ledning

Efter att ha jobbat med fler än 200 ledningsgrupper har min kollega Per Malmberg och jag sett flera ”röda-trådar”. Dessa har vi delat med oss av i ett antal VD-seminarier med temat ”Den dolda potentialen i ledningsgruppen”. Vid vårt senaste seminarie fick jag en intressant fråga som jag grubblat på sedan dess och som jag tänkte utveckla. 

  • Ledarskap

Människan som resurs i arbetslivet har under de senaste åren fått allt sämre rykte. Människor skapar osäkerhet genom att vabba, gå med i facket eller ha åsikter i största allmänhet. Det skapar förutsättningar för att robotarna kommer att ta över allt arbete, säger förståsigpåarna. Inget blir kvar utom präster, tydligen. Men då glömmer man en grundläggande fråga - människosynen.

  • Motivera

Vissa dagar känns det som att hela världen jobbar emot dig. Det är bilkö till jobbet, datorn krånglar, den inkompetenta kollegan gör dig galen. Dessutom borde du vara mycket mer framgångsrik än vad du är, eller hur? Kort sagt: Du är frustrerad. Frustration är en känsla som kostar enorma mängder energi - helt i onödan. Men med lite träning kan du lära dig att aldrig mer bli frustrerad igen, lovar tidningen Time.

  • Ledarskap

I en tidigare artikel – Pratar vi om samma sak? – förde jag ett resonemang om ”resonans” som en grundläggande ingrediens i ledarskapet. Det handlar om att vi som ledare behöver vi skapa förutsättningar för att få andra – och då inte minst medarbetarna – med på tåget. Det handlar om att tona in den andre så att vi säkerställer ett konstruktivt samtal vari vi pratar om samma sak inom samma ramar och spelplan. 

  • HR

Human Growth Award är en nyinrättad utmärkelse som ska delas ut till Årets HR-chef. Syftet med priset är att sätta HR i rampljuset och uppmärksamma nytänkande personalchefer som har förmågan att lyfta människor och organisationer så att de når sin fulla potential. Juryn står nu beredda att ta emot nomineringar till utmärkelsen, som ska delas ut den 3 november.

  • Projektleda

Ulf Bengtsson arbetar med ledarutveckling och är själv chef på Wenell Management. Här framtidsspanar han om vad vi egentligen behöver lära oss för att utvecklas om ledare. Tänk om vi hittills tänkt helt fel? ”I dagens ledarutveckling ingår för lite träning. Istället är det mycket fokus på kunskap, och väldigt få tillfällen till att öva.”

  • Motivationsbloggen

Alexandra Thomas, Move Management: Livet bjuder på knepiga situationer när det känns som om reservtanken skvalpar ihåligt i själen. Det är trögt när bagaget blivit bortslarvat, planet försenat, man landar på fel terminal, springer i Berlin, landar i en tysk stad vid midnatt och möts av ett 14- gradigt hotellrum där man sover i jeans för att hålla värmen. Det är i de situationerna som två perspektiv måste mötas för att du ska kunna vända situationen: kämpande och möjlighetstänk. Det är också i de situationerna som du inte klarar dig utan hjälp från människor som faktiskt ser och hör.

 

  • HR

Blåa personer är analytiska, noggranna och intresserade av detaljer. De vill gärna ha tydliga ramar för sitt arbete och tycker om fakta, logik och sakliga argument. Många människor med blå personlighetsfärg arbetar som specialister av olika slag och uppskattas för sin förmåga till analys och djupdykning. Samtidigt kan de också framstå som reserverade, skeptiska och rädda för förändring.

  • Innovation

Alla offentliga verksamheter behöver ha ett strategiskt tänk kring innovationsprocessen i och utanför sin egen organisation. Genom det innovativa arbetet skapas förutsättningar för att möta utmaningar som generationsväxling, mindre skatteunderlag och ökade klyftor. "Ingen organisation kan lösa de framtida problemen själv, vi måste jobba tillsammans i olika innovationssystem", säger Södertälje Kommuns innovationsledare, Johan Brinck.

  • Ledarskap

Solstrålarna är de små tingen i vardagen som gör oss glada. En icke oväsentlig del av livets mening kan vara att lära sig ta vara på dem. Det kan vara skuggan av ett leende hos någon man möter, ett litet framsteg hos ett barn eller barnbarn, en färgnyans man inte har upptäckt förr, en smakupplevelse i den dagliga måltiden. Livet är fullt av sådana solstrålar. Konsten är att både upptäcka dem och ta vara på dem.