Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Inspirerande storstad inom räckhåll. Det finns de som säger att Berlin är Europas New York. Och oavsett om...

En artikel ur vårt arkiv varje dag - fram till jul. Häng med vår julkalender från början. Det är inte bara barn som uppskattar julkalendrar. Nu kan du räkna...

Kontorslandskapet kan vara både bra och dåligt - beroende på dess utformning, menar forskare. Kan kontorslandskapets utformning påverka medarbetarnas hälsa,...

Bli mätt på mat och upplevelser. Paris behöver ju inte någon närmare presentation. Alla har nog...

Kjell Lindström: "Sverige har kanske världens bästa chefer - men vi håller på att förstöra chefsrollen totalt". Verklighetens organisationer ser inte längre ut som vi förestä...

Förlegad teknik kostar dyrbar arbetstid - satsa på lösningar i Molnet. En undersökning som gjorts på uppdrag av Canon visar att en stor del...

Lina Axelsson Kihlblom, rektor på Ronnaskolan: "Det finns enorma möjligheter att påverka i offentlig sektor!" Har chefer i offentlig sektor någon egentlig möjlighet att på...

Affärsresenärernas krav skärps i takt med att fler övergår till onlinebokning. Allt fler affärsresor bokas på nätet, dels på...

En trigger hjälper dig att ladda mentalt inför mötet Gör som elitidrottarna inför ett viktigt lopp, skaffa dig en egen...

Affärsresor utomlands ökade med 42 % under 2010. Svenskarna vill utomlands igen. Enligt försäljningsstatistik fr...

  • Hälsa

Det är väldigt enkelt att vara lat, jag tror (eller ska jag säga "vet"?) att många är lata när ”möjligheten ges”. Detta inkluderar även mig, vilket betyder att jag inte har tänkt sätta dit dig eller någon som du känner som läser detta. Tanken är mer att belysa förbättringsområden och synliggöra vanligt ”feltänk”, som kanske beror på olika myter, önsketänkande eller att man bara är lat.

  • Motivera

Att vara neurotisk är inte särskilt roligt. Många av oss är så trötta på den ständiga oron och stressen att vi gärna skulle krypa ner i ett hål i marken och stanna där tills allt är tyst och lugnt igen... Men även neurotiska människor har faktiskt goda möjligheter att lyckas i livet. Åtminstone om de väljer rätt yrke - eller utnyttjar sin tendens till oro på rätt sätt.

  • Kommunicera

Det är så lätt att nöja sig med att sända ut, informera och jaga likes här och nu, istället för att eftersträva en långsiktig strategi - en mer långsiktig plan. Mindfulness, prioritering, fokusering. Följa twitterflödet, blogga regelbundet och beta av mejlen så att de inte läggs på hög och skapar den onödiga stressen, som ändå finns där. Har du också tänkt att du ska bli bättre på att fånga dagen och leva mer i nuet? Det är som att det aldrig varit mer aktuellt: Carpe diem. Och ändå är denna strävan så bristfällig - om den får stå för sig självt.

  • Innovation

Ewa Svensson, innovationsledare på Crearum, sitter på många stolar i sin roll. Och hon är bekväm på dem alla. "Man lär sig hela tiden nya saker, det är många skratt, många knepigheter – men en otrolig bredd! Man får väldigt mycket tillbaka och att jobba nära och coacha andra innovationsledare ger otroligt mycket tillbaka – det syns så tydliga resultat", säger hon till Motivation.se.

  • HR

Personer som är nöjda med sin chef är mindre stressade och mer motiverade än andra människor. Medarbetare som är missnöjda med chefen blir däremot olyckliga, visar undersökningen Happiness 2015 från konsultbolaget Wise Group. Det som krävs av chefen för att vi ska känna oss nöjda är framför allt tydlighet och feedback, enligt studien, som också visar att vänner, familj och kollegor är den allra viktigaste lyckofaktorn.

  • Ledarskap

Att vi blir alltmer synliga är ingen nyhet. Facebook ger oss alltmer inblick i folks privatliv. Men frågan är större än så, och kommer snart att ramma våra organisationer med full kraft. Ända sedan tjänstesamhället såg dagens ljus på 1970-talet har intresset för vad kunder har för sig varit stort. I början handlade det mest om kundenkäter och intervjuundersökningar - idag är det en jätteindustri. Och det mesta sker utan att vi märker det.

  • Motivera

Oj, vad du har bombarderats! Att du orkat kära hjärna!? Efter en blixtrande period av informationsrally i mänsklighetens historia är det nu hög tid att hitta en fredad mental rastplats att svänga in på - och vila hjärnan på en stund. Sträcka lite på hjärncellerna. Landa i sig själv. Bara vara…

  • HR

Blyghet är inte samma sak som introversion, även om de två personlighetsdragen ibland överlappar varandra. Blyga människor är rädda för att bli dömda av andra, vilket leder till att de känner osäkerhet och ångest i sociala situationer. De flesta människor är i någon utsträckning blyga - men hos vissa är problemet så stort att deras arbete och privatliv påverkas negativt. Som chef kan det vara nödvändigt att anstränga sig lite extra för att skapa en förtroendefulla relationer med blyga medarbetare. Här kommer några tips på vägen.

  • Hållbarhet

Häromveckan såg jag en rolig seriestripp som spreds via sociala media. Den första bilden visade en grupp människor som lyssnade på en talare som säger: ”Who wants change?” Alla räckte entusiastiskt upp handen. I nästa bild säger talaren: ”Who wants to change?” Alla tittar besvärat ner i marken. Hög igenkänningsfaktor! Idag handlar nästan allt i affärslivet om förmågan att förhålla sig till och anpassa sig efter en värld i ständig förändring. Vi är beroende av att kunna utvecklas, vi strävar efter kontinuerlig förbättring – men vi hatar att förändras. Knepig paradox.

  • Motivera

I sitt jobb inom praktiskt socialt arbete mötte författaren och coachen Lennart Strandberg många människor utan ork. Som inte hittade tillbaka till lust och energi – människor som helt enkelt tappat sin vilja. Det fick honom att reflektera kring begreppet och ställa sig frågan: kan man tappa sin vilja? Han sökte information kring ämnet, men hittade inget. Så han började skriva själv. Snart såg han att faktorerna Medvetenhet, Kunskap och Frihet är det som får vår vilja att fungera. Han illustrerar det genom att gå över en gata…

  • Ledarskap

Vägen till politisk framgång går via Centerpartiet. Så brukade Moderaterna resonera. Det var när Centerpartiet fanns i den politiska mitten ganska nära Socialdemokraterna. Bara när och om Centerpartiet ville amarbeta högerut kunde en borgerlig regering bli verklighet. Inför valrörelsen 2018 kan det vara dags att påminna om Moderaternas synsätt, men med ny innebörd: Vägen till en ny alliansregering går via Kristdemokraterna. Med Ebba Busch Thor som Kristdemokraternas ledare är det inte mitten utan högersidan som spökar för alliansen.

  • Ledarskap

I det åttonde avsnittet av podcasten Pratbart är temat jämställdhet och jämlikhet. Amanda Lundeteg, vd stiftelsen Allbright, och Jenny Claesson entreprenör och marknadschef på Add Gender samtalar kring förebilder, vems berättelser som får höras och hur vi måste hjälpas åt för att komma framåt. Jämställdhet är en affärsmässig fråga - jämställda företag går bevisat bättre på alla plan - ändå visar den senaste Allbright-rapporten att vi går bakåt i utvecklingen. I den här takten kommer dagens 17-åringar inte få uppleva ett jämställt arbetsliv. Och hur står sig Sverige globalt? "Vi är bra i vissa sammanhang, men vi är fortfarande odugliga. Det finns stora skamfläckar.", säger Amanda Lundeteg.

  • Hälsa

”Vi är lite speciella. Vi är inte gjorda för att leva i hierarkier. Vi mår bäst om vi får bestämma själva, men i samarbete med andra. Det är det som är innebörden av att vara mänsklig.” Citatet är hämtat ur Lasse Bergs bok Skymningssång i Kalahari. Det är den andra av tre i en svit som tar oss med på en evolutionär resa genom mänsklig utveckling. Böckerna bjuder på fascinerande, tankeväckande och många gånger både livsbejakande och humoristisk läsning. Lasse tar oss med på en resa genom många miljoner år och sätter livet här och nu i ett perspektiv som väcker intressanta frågor. Och ger många tänkbara förklaringar till mycket av det vi upplever i våra liv idag.

  • Projektleda

Vi kan inte byta huvuden med varandra. Men vi kan försöka hitta metoder för att locka våra tankar in på nya spår. Läkaren och författaren Edward de Bonos tankemetod ger gamla problem nya infallsvinklar med hjälp av sex hattar. 

  • Motivationsbloggen

Nu runt 8:e mars och internationella kvinnodagen har flertalet kvinnor som uppfunnit, innoverat, forskat och uppräckt lyfts för att visa att historien inte är så mansdominerad som den vill låta påskina. Genom att visa att det finns andra så ska kvinnors självförtroende stärkas och bana väg för fler kvinnor att utveckla sina talanger.

  • Motivera

Vänlighet och värme - "Agreeableness" - är det personlighetsdrag inom Big Five-teorin som innebär att du är sympatisk, trevlig och bra på att samarbeta. Det är det till synes en hundra procent positiv egenskap. Inte kan det finnas några nackdelar med att vara snäll, hjälpsam och empatisk? Forskningen visar dock att frågan är mer komplicerad än man kan tro. Hur förklarar man annars att sympatiska personer har lägre lön?