Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Vanligt att ta med sig jobbet på resan. Kameran och mobilen står högst upp på packningslistan ö...

Motivation.se har pratat med Helén Vedle som arrangerar kurser i effektiv e-posthantering. E-post är ett smart jobbverktyg som förenklar kommunikationen och kan...

Förberedelser i god tid skapar rätt förutsättningar för långväga affärsresor. När du ska åka på långresa i tjänsten behöver...

Gästskribenterna Alexandra Thomas och Jonas Roth: ”En facilitator är övertygad om att flera hjärnor är bättre än en.” Tänk dig att följande händer när du faciliterar ett mö...

Skjuter du saker på framtiden? Du är inte ensam. Men det finns faktiskt sätt att vara effektiv medan man gör det. "Jag ska bara…" Känns det igen? Innan jag tar tag i den d...

Konferenser flyttar utomlands igen. Flygresandet i Sverige ökade kraftigt under 2010, totalt flög 28,5...

Processförbättringar kan öka lönsamheten. Vad som görs i organisationen, är viktigare än hur det görs...

Bristande kommunikation försvårar företagens förändringsprocesser.

 
I en värld som befinner sig i ständig förändring gä...

Enkel metod, lätt att komma igång - Pomodoro hjälper dig att hålla fokus. Själv upplever jag att förhalning är största tidsboven n...

Resias trendbarometer spår att all inclusive-resor, kryssningar och långresor fortsätter att öka. När vi tar paus från jobbet vill vi resa igen - resandet tog å...

  • Motivationsbloggen

I ett samtal häromdagen kom det fram att den jag pratade med känner sig som en grå mus ibland. Andra gånger är hen en briljant Bagheera som äger hela scenen. Alla rädslor är försvunna och den egna förmågan inspirerar människor till andnöd. Den naturliga följdfrågan blir förstås: vad skapar den tysta musen och när kommer Bagheera?

  • Motivera

Vi lever i en ny tid. Och så plötsligt – en ny tid igen! När drönare flyger in med Amazons bokpaket, pyttesmå innovationer knackar på nanodörren och digitaliseringen sprutar ut nya affärsmodeller på löpande band så ändras allt och hela tiden. Från steg – till steglöst.

  • HR

Medarbetarskap är ett hett ämne som är på tapeten i många organisationer, men vad innebär det egentligen - och visst är det dubbeltydigt? Å ena sidan vill vi att våra medarbetare ska ta ett stort eget ansvar på arbetet och bidra till ett gott arbetsklimat, men å andra sidan betyder det att vi som chefer måste delegera och släppa ifrån oss ansvar.
I den första av två artiklar om medarbetarskap ska vi titta närmare på varför detta begrepp blir allt viktigare i ett alltmer dynamiskt arbetsliv.

  • Projektleda

Har du också funderat vad det är som gör att vissa människor alltid ser så lyckliga och glada ut? Varför de ler och alltid är vänliga? Varför de alltid har ett vänligt ord på vägen till sina medmänniskor? Vad det är som gör att de orkar? Att de inte lika ofta tappar humöret eller verkar håglösa?

  • Planera

Hur skapar vi mer struktur i vårt arbetssätt? Hur prioriterar vi vad som ska göras och varför är det viktigt? David Stiernholm reser land och rike runt och föreläser och undervisar om hur vi bättre kan organisera vår vardag. Han kallar sig struktör, än så länge Sveriges enda sådan. Den 8 septemer kommer han till vårt Lunch & Learn med sin föreläsning Prioritera rätt lätt. "Ju mer vi kan strukturera allt det där som bara måste fungera, desto mer kan vi ägna oss åt kreerandet.", säger han.

  • Planera

Frågan om aktivitetsbaserat arbetssätt kommer allt oftare till oss som jobbar med effektivitet, och det för det mesta med stor oro för hur det kommer att fungera. Ingen egen arbetsplats, ”pappersfritt”, små förvaringsutrymmen, kommer att bli störd, lyssna på musik, mat vid skrivbordet, ”clean desk” och en hel del andra frågor dyker snabbt upp för de som står inför den här förändringen. Några har redan kommit en bit på väg genom att ha jobbat i öppna kontor (med egen arbetsplats) medan andra går direkt från ett eget kontorsrum till att jobba aktivitetsbaserat.

  • Ledarskap

Hösten är i antågande, och med den lär förkylningarna komma som ett brev på posten. Men sjukfrånvarons omfattning beror inte bara på hur mycket handsprit ni använder på arbetsplatsen, utan också på hur sammansvetsat ert team är. En ny undersökning visar nämligen att människor är mer benägna att stanna hemma från jobbet om deras medarbetare ofta gör det. Detta gäller dock inte i team som är tätt sammankopplade och som bygger sina relationer på ömsesidig tillit.

  • Coacha

Känns det trögt och omotiverat att sätta igång igen efter sommarens semester?
Har du varit mobilfri, fri från mailen, fri från att fatta beslut och prestera hela tiden? Kanske har du legat i hängmattan och inte gjort så mycket, kanske har du tagit promenader på stranden eller strosat runt i naturen. Och funderat på dagens viktigaste fråga: ”Vad ska vi ha till middag idag?”
Du har varit i nuet och din hjärna har lugnat ner sig och fått kontroll på tankarna.
Möjligen har du till och med haft lite tråkigt på slutet av semestern och känt behov av att göra någonting.
Du kanske har fått nya idéer och tankar om ditt liv och arbete?

  • Projektleda

Än så länge finns det ingen app som kan hjälpa oss att se in i framtiden. Osäkerhet är något vi måste leva med och vi kan inte avgöra hur saker och ting kommer att förändras över tid – hur mycket vi än kontrollerar, styr och skapar regelverk. Varför är det så svårt för oss att förhålla oss till ovissheten i projektvärlden? Den frågan, och många andra, ställer sig författarna Mats Ragnarsson och Lars Marmgren i boken ”Att leda osäkra och komplexa projekt”. Jag träffade Mats Ragnarsson och pratade ledarskap, leverans, mänskligt välmående – och myror.

  • Ledarskap

Psykisk ohälsa, inte minst i form av stress och utmattningssyndrom, är ett stort problem i vårt arbetsliv. Stressen leder till att vi lätt blir självcentrerade och frustrerade, och i allra värsta fall slår den ut vår förmåga fullständigt. När vi är stressade så luras vi av våra egna tankar till att bli rädda. Vissa människor använder alkohol och droger, eller andra former av missbruk, för att kunna slappna av och få tyst på de påträngande tankarna. Det är ett mycket destruktivt sätt att hantera problemet, och som ledare är det viktigt att man känner till varningssignalerna om en medarbetare skulle drabbas av sådana problem.

  • Ledarskap

Evelina Lindgren är 30 år och vd för aPak och vann utmärkelsen Årets Unga VD i höstas. I det tolfte avsnittet av Pratbart pratar hon kulturförändring, generationsskifte och ledarskap med Marie Alani och Helena Timander. ”Jag är noga med att prata mycket om att förmedla att det är viktigt att ha balans i livet. Jag tror det är viktigt att vi förmedlar de positiva sidorna med ledarskapet i ett generationsskifte så att vi hittar människor som vill axla rollen. Det är viktigt att vi har hållbara företag i Sverige och då måste vi tänka långsiktigt och se till att vi har bra ledare.” , säger hon bland annat.

  • Motivationsbloggen

Under många år arbetade jag som brevbärare i en lokal under Kungliga Tennishallen på Gärdet. Lokalen var stor och vi hade en bastu vilket kändes lyxigt, men det som utmärkte den var att den saknade fönster. Det är konstigt att inte se väder och dygnet skifta. Den fönsterruta jag tar upp här är dock en metafor så det hade fungerat alldeles utmärkt att knalla in där och se hur vår fönsterruta såg ut.

  • Innovation

Philip Engström är innovationsledare på IT-konsultbolaget Cybercom, som hjälper företag att tillvarata den digitala världens möjligheter. Han arbetar både strategiskt och operativt, och tycker om såväl tekniska som ledarskapsrelaterade utmaningar. Mindre roligt är det när innovationsarbetet inte får den uppmärksamhet och det mandat det förtjänar i organisationen – men nu börjar allt fler företag förstå hur viktigt innovation är och att ordet måste omsättas i handling. Det är då man kan utveckla nya lösningar – som ibland förefaller som ren magi.

  • Hälsa

Jag har funderat en hel del över ordet lagom. Det är ett ord som fått onödigt negativ klang. I betydelsen lagom ligger att det är den mängd som det ska vara, till skillnad från motsatsen när något är i olag och det råder obalans. Det är mycket som är i olag och inte som det ska vara i dagens arbets- och livssituation. Tänk om det är så att stressen och den psykiska ohälsan ökade samtidigt som vi började smutskasta ordet lagom?

  • Coacha

Stress är ett tidstypiskt problem – tempot är högre såväl på arbetet som privat. Många organisationer genomför förändringar i en takt vi inte skådat tidigare, och den nya tekniken gör oss tillgängliga för andra dygnet runt. Alla dessa faktorer sammantagna bidrar till en hög stressnivå hos många av oss, och stress är nu den vanligaste orsaken till sjukskrivning. I dagarna presenterades en ny undersökning av United Minds om stress, baserat på 4000 personer i Norden. Där framkommer att svenskarna upplever mest stress, följt av norrmännen. Varannan svensk känner arbetsrelaterad stress minst några gånger i veckan. Vi har sedan länge matats med tips och råd om hur vi bör hantera stressen, ändå tycks den öka. Vad beror det på?

  • Planera

Effektivitet är ett ord som i stort sett används dagligen i arbetslivet, men vad betyder det egentligen? Forskaren och författaren Niklas Modig menar att de allra flesta organisationer har missförstått begreppet. De lägger fullt fokus på individuell och funktionell effektivitet – som om verksamheten bestod av olika ”öar”. Detta leder till att nya problem uppstår, vilket kallas för ”Effektivitetsparadoxen”. I den här föreläsningen förklarar Niklas Modig vad det här fenomenet beror på, och hur vi bör förändra vår syn på effektivitet.