Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Motivation.se har pratat med Helén Vedle som arrangerar kurser i effektiv e-posthantering. E-post är ett smart jobbverktyg som förenklar kommunikationen och kan...

Hängivenhet till målet gör resan dit effektivare. Det är lätt att skjuta på saker, även livsavgörande...

Ett nytt och annorlunda sätt att ta sig till skärgården – båtpool. ”Ett nytt enkelt och modernt båtliv” – så...

Annika Steiber, talare på Årets VD: ” Ett helhetsgrepp krävs för snabbhet, proaktivitet, innovation och effektivitet.” Innovation är ett hett ämne i dagens näringsliv. Alla vill vara...

HR-året 2013, del 3: Företagskulturen viktigare än någonsin. I ett samhälle där såväl kunder som eftertraktade talanger...

Mark Dixon visar hur Lean Coffee inspirerar till effektivare och roligare möten. "Ingen lägger fokus på telefonerna eller sina egna datorer som annars är vanligt i möten. Diskussionen blir äkta och närvarande - en enorm skillnad i teamets energi." Som chef fattar man många beslut - det sägs att en bra chef bör...

Anneli Godman: "Hjärnans arbetsminne har begränsat med resurser och behöver pauser, för de flesta varje timme, för att orka hålla fokus på det som sker för stunden." I mina samtal med högpresterande personer kommer ofta det här med...

Här kommer några annorlunda tips kring ett drömresmål för många... Är du sugen på att åka till Japan? Varför inte göra...

Föränderlig marknad och modiga kunder kräver nytänkande säljmetoder. En marknad där förutsättningarna hela tiden förändras...

Britta Lejon, ordförande ST: "Chefer måste få bättre förutsättningar att leda." Befria cheferna från de tidskrävande administrativa uppgifterna -...

  • Motivera

Hej! Jag är din inre röst. Din intuition. Din inre doktor. Din inneboende välvilja. Din mest innerliga och bästa vän. Jag är den som alltid vill dig väl. Jag är inte särskilt högljudd. Jag är snarare finstämd; jag gillar harmoni. Tyvärr blir jag ofta överröstad av stressens röst och orons röst. Det värsta jag vet är när jag blir överröstad av din inre kritiker. Den är intensiv och skriker oproportionerligt högt. Den klandrar dig i onödan då jag hellre vill att du slappnar av och ser din egen skönhet, godhet och storslagenhet. Jag är här för att påminna dig att du gör ditt bästa.

  • Motivationsbloggen

Talangerna söker sig främst till de stora och attraktiva företagen. Samtidigt fortsätter dessa arbetsgivare otröttligt att jobba för att attrahera ännu fler, eftersom de vill försäkra sig om att de bästa av alla sökande talanger även i framtiden ska söka sig till deras företag. Men hur är det för alla små och medelstora företag?

  • Ledarskap

I föregående artikel resonerade vi kring hur hjärnan påverkar vårt beteende när förändring är på agendan. Hjärnan gillar belöning och skyr obehag. Att hjärnan dessutom likställer osäkerhet med obehag, gör det än mer begripligt att vi kan upplevas förändringsobenägna utan att egentligen vara ovilliga till förändring. Vi är – via amygdala, hjärnans känslostruktur tillika del av reptilhjärnan – helt enkelt programmerade att undvika det som är jobbigt, besvärligt och osäkert till förmån för det som är roligt, känt och ger kortsiktig belöning.

  • Ledarskap

Internet har med tiden utvecklats från att vara något för några få forskargrupper till att bli något av en livsnödvändighet för de flesta. Men nu kommer motreaktioner. Står hela webben inför en ny fas?

  • Kommunicera

Har du tänkt på hur du ser ut på bild? Ger din bild rätt intryck av dig och får folk nyfikna på dig?
Att bygga sitt nätverk som ledare och företagare är viktigt och kan ge fler kontakter, fler kunder och ökad lönsamhet. Nätverk bara ökar i betydelse. Exempelvis så förmedlas 8 av 10 jobb via nätverk. Det är mycket.

  • Hälsa

Konkret och relevant återkoppling är livsviktigt för hjärnan. Mottagaren belönas med en härlig dopamindusch som ger energi och välmående. Men det finns fallgropar! Så, ge akt på vad och hur du berömmer – hjärnan kommer att sträva efter mer nämligen.

  • Hälsa

Med denna artikel vill jag sticka ut hakan i en fråga som har blivit en ”het potatis” i arbetslivet – det handlar om hälsoundersökningar.
Det är en tradition, inte bara i Sverige utan även internationellt, att regelbundet genomgå medicinska hälsoundersökningar.
I Sverige är det även sedan länge tradition att företag står för denna kostnad för sina anställda, och det finns uttalade eller outtalade krav på detta från såväl anställda som fack.
Det har under senare år diskuterats en hel del gällande hälsoundersökningarnas värde, och de har blivit alltmer ifrågasatta. Kritikerna menar att undersökningarna är olönsamma, medan andra anser att de är strategiskt viktiga för företagen.

  • Innovation

Att jobba med innovation i byggbranschen medför vissa speciella utmaningar, säger Hans Säll, som jobbar som affärsutvecklingschef inom NCC Infra Services. Man gör hellre mer av det man alltid gjort än att hitta nya affärer och marknader. Samtidigt finns det mycket kreativitet bland medarbetarna, och en stor del av Hans Sälls arbete handlar om att identifiera, konceptualisera och lyfta sådant som redan görs på lokal nivå. Han gillar konkretion, och ser en risk att innovationsledarskap i alltför hög grad blir ett ”buzz word” som fylls med för mycket innehåll och därmed blir luddigt.

  • Motivationsbloggen

För några veckor sedan föreläste jag om jämställdhet och jämställdhetsintegrering för en kommun i Sverige, för att publiken skulle engagera sig och inte somna fick de flera gånger under mina en och en halv timmes framförande chansen att prata med den bredvid i bikupor. När jag bad dem att prata upptäckte jag att jag uppmanade dem att prata om vad de kände kring den fakta jag presenterade. Några gånger sa jag tänkte men fler än en gång sa jag kände. Vid fjärde eller femte bikupan bröt en av cheferna in och sa: ”säg inte vad känner ni, säg vad tänker ni!”

  • Ledarskap

De flesta av oss förväntar oss en viss grad av självständighet eller autonomi i vårt arbete. Men vad innebär det egentligen, sett från såväl arbetstagarens som företagets och ledarens perspektiv? Vanligtvis beskriver vi autonomi som frihet att utveckla de arbetsuppgifter och ansvarsområden vi är anställda för att utföra. Autonomi på jobbet handlar också om när och hur vi utför våra arbetsuppgifter, samt om graden av beslut och ansvar som krävs. Känslan av autonomi kan uppfattas på många olika sätt beroende på vem du frågar, vilket gör att det inte finns någon konkret definition – men i generella ordalag betyder det att en anställd kan utöva fri vilja och självkontroll på jobbet. För de flesta individer är det viktigt att de uppfattar och tror att de har valmöjligheter och att det de gör är av egen fri vilja, samt att de äger sina egna handlingar.

  • Ledarskap

Erik Ringertz är VD på Netlight, ett IT-konsultföretag med 800 anställda. Företaget har verksamhet i Stockholm, Berlin, München, Hamburg, Oslo, Helsingfors och London. I dagarna blev han utsedd till Årets VD 2016 i kategorin Stora företag.

  • Ledarskap

Consid AB är ett företag i IT-branschen som startades år 2000. VD, och tillika en av grundarna är Peter Hellgren som just i dagarna utnämnts till Årets VD 2016 i kategorin mellanstora företag. Här kan du läsa om Peters syn på ledarskap och ta del av hans bästa tips.

  • Ledarskap
  • Ledning
  • Innovation
  • Hållbarhet

Tillsammans med Läkarmissionen har vi på Motivation.se tagit fram en film som visar hur tre företag i tre olika branscher jobbar strategiskt med FN’s globala mål i fokus. Vi har alla ansvar för att förflytta oss framåt på ett hållbart sätt och de globala målen fungerar som en bra kompass för företag som lever och verkar i en föränderlig värld. Att inte uppnå målen är inte ett alternativ – så låt oss tillsammans göra det till ett mission possible!

  • Ledarskap

Liza Jonson har varit VD på SPP Fonder i knappt sex år. Under den tiden har hon och hennes medarbetare fått företaget att blomstra och växa. Här berättar hon om sin syn på ledarskap.

  • Ledarskap

Eventet Årets VD 2016 blev en kväll full av intressanta samtal kring FN’s globala klimatmål och ledarskapet som ska ta oss in i en hållbar framtid. På scenen hölls en rad intressanta föredrag och priser till Årets VD i stora, mellanstora och små företag samt Årets Unga VD delades ut. Konferencier var Anna Bellman som ledde gästerna genom en festlig kväll. Se ett reportage av innehållet under galakvällen och ta del av stämningen på  Grand Hôtel den 14 november 2016 när Årets VD firades för femte året i rad.

  • Ledarskap

Mikael Lezdins, 30 år och VD på Energi Funktion Komfort AB, jobbar på som vanligt, dagen efter prisutdelning och Årets VD-galan. Här berättar han vad ett modernt ledarskap innebär för honom och hur framtidens ledare behöver vara.