Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Dåligt planerade arbetsdagar orsakar ineffektivitet, säger Kompetensakademins Michael Alphov. Svenska tjänstemän förlorar tid och energi genom att inte...

Tema:Stress - Multitasking, en motsägelsefull aktivitet utifrån ett hjärnperspektiv. Multitasking är ett ord som har hängt med ett tag men som på...

Konferenser flyttar utomlands igen. Flygresandet i Sverige ökade kraftigt under 2010, totalt flög 28,5...

Fem frågor till trendspanaren Göran Adlén – vår nästa Lunch & Learn-föreläsare. ”Glöm bort allt du lärt dig” är trendspanaren G...

Anna Hermes: Behåll lugnet och värna om era viktiga relationer. Nu när de flesta av oss är tillbaka från semestern och vi...

”Facilitatorns förhållningsätt är att tydligt skilja mellan sak- och processfrågor.” I artikeln Inte ett möte till... skrev Alexandra Thomas och Jonas Roth om...

Så får du ut mesta möjliga av investeringen när du anlitar en föreläsare. Rätt talare eller moderator kan bli en riktig effekthöjare på...

Åsa Lindell, mötesledare på Meetmarket: "Det är ont om utbildade mötesledare". Företag och organisationer använder minst 25 procent av arbetstiden...

Skjuter du saker på framtiden? Du är inte ensam. Men det finns faktiskt sätt att vara effektiv medan man gör det. "Jag ska bara…" Känns det igen? Innan jag tar tag i den d...

Mötesexperten Micke Darmell: "Prioritera interna möten högre upp på agendan". När det är dags för konferens lägger företag ofta...

  • HR

För att uppnå ett mål i livet måste du visualisera framgången; om du kan se dig själv lyckas så kommer du också att göra det. Åtminstone är det vad vi ofta får lära oss i självhjälpsböcker. Men vad säger egentligen forskningen? Sanningen är att visualisering kan leda till antingen framgång eller totalt misslyckande - beroende på vad du visualiserar.

  • Motivera

Att vara människa på denna jord innebär att leva med naturens olika element. Både bildligt och bokstavligt. Jord, luft, vind och vatten. Alla naturfolk vet det och har relationerna till elementen inbäddade i sina livsfilosofier. Naturfolken vet att elementen orkestrerar jordelivets mest grundläggande lagar. Därför har de lärt sig att leva med elementen istället för att kämpa emot dem.

  • Motivera

Graden av extraversion-introversion har en grundläggande inverkan på vår personlighet. Extroverta människor är lyckligare än introverta, menar forskarna. Men vad är egentligen lycka, och vem bestämmer om och i så fall när du är lycklig? Och hur kan introverta ta sig fram i en värld dominerad av extroverta - utan att svika sin sanna natur?

  • Sälja

För att lyckas med det mesta vi gör här i livet är det en bra förutsättning att vara förberedd. Att ha en tydlig plan för vart vi vill ta oss, varför vi vill ta oss just dit och även hur, brukar vara en bra start. I vår marknadsföring idag jobbar de flesta av oss i flera olika kanaler, både analogt och digitalt. Vi kommunicerar på olika sätt med olika mottagare och använder olika typer av content (läs innehåll) för att nå våra mål med kommunikationen. För du har väl en målsättning med allt du kommunicerar? När det gäller content så är det kanske viktigare än någonsin att ha en plan för hur vi bör kommunicera, gärna för ett helt år framöver.

  • Ledarskap

Kan konflikter vara trevliga? Förmodligen svarar du nej. Däremot kan vi öka kompetensen kring hur vi hanterar dem – och därmed ta kommando över situationen och de beteenden den väcker i oss. Vi kan öka vår ”Relationsship Awareness”. Thomas Erdös och Catarina Dehlin på Personal Strengths arbetar dagligen med att öka människors konfliktkompetens. ”Det är som vilken annan skill som helst – och går givetvis att träna upp”, säger Thomas. Have a Nice Conflict är möjligt – och det angår oss alla.

  • Hälsa

Du deltar i ett möte som handlar om viktiga kundstrategier, svarar på ett ”bråttommejl” från en kund, kan inte låta bli att kolla en statusuppdatering på Facebook och måste absolut kolla sms:et som dimper ner - det kan ju komma från dagis. Du tänker att du har koll på allt det här samtidigt. Du har hört talas om att hjärnan är neuroplastisk och att vi bygger nya hjärnvägar när vi tränar intensivt på något. Du anser att du blir bättre och bättre på att göra flera saker samtidigt, du övar mycket på det. Tyvärr. Du har fel...

  • Motivera

Av Big Five-teorins fem personlighetsfaktorer är samvetsgrannhet den som är tydligast förknippad med framgång i karriären och i livet. Samvetsgranna människor är pålitliga, välorganiserade och duktiga på att planera. Visst kan deras brist på spontanitet få dem att framstå som lite tråkiga - men deras självdisciplin är ändå både imponerande och väl värd att försöka efterlikna.

  • Kommunicera

Det sägs att de flesta människor hellre skulle dö än att tala inför en grupp. Påståendet är taget från en undersökning som gjordes i USA 1977. Men jag tror inte att den stämmer. Inte då. Inte nu. För om man konkret skulle sätta en revolver mot tinningen i utbyte mot en mikrofon på en scen, borde valet vara givet. Men det jag vet stämmer, är att väldigt många känner sig oerhört nervösa när de ska göra ett framträdande inför andra. Något som kan vara enormt begränsande och förlamande. Men det finns sätt att hantera sin nervositet.

  • Motivera

Är intelligens och talang medfödda och helt statiska förmågor, eller är det egenskaper som går att utveckla? Ditt svar på den frågan kan vara avgörande för hur väl du lyckas i livet. Forskning visar att människor med ett dynamiskt tänkesätt (Growth Mindset) är bättre på att kämpa sig igenom utmaningar, medan personer med ett statiskt tänkesätt (Fixed Mindset) stannar i komfortzonen och skyller på bristande talang. Men det är aldrig försent att anamma ett tänkesätt som tillåter dig att växa som människa.  

  • Ledarskap

Om vi tror på idén om att vi lär oss mest av det vi gör bäst och att det är mer konstruktivt att utforska goda erfarenheter och framgångar, snarare än att grotta i problemen, hur ska vi då gå tillväga för att starta upp och genomföra en kreativ och utvecklande förändringsprocess i organisationen? Med inspiration från den chilenske neurobiologen Humberto Maturana finns det några centrala ingredienser i all förändring som förtjänar uppmärksamhet och en påminnelse.

  • Motivera

Öppenhet för nya erfarenheter är ett av de fem personlighetsdragen i den så kallade Femfaktorteorin. Personer med en hög grad av öppenhet är fantasirika och intellektuellt nyfikna - vilket gör att de har mycket goda möjligheter att lyckas inom kreativt arbete. Men hur vet man att man är en öppen människa?

  • Projektleda

Det finns två grupper av människor: de som förstår hur en Rubiks kub fungerar, och de som frustrerat kliar sig i huvudet. I somras tog jag beslutet: jag skulle byta grupp – något jag velat göra sen jag var barn. Det gick sådär. Men det förde tankarna till varför det är bättre att jobba agilt än att jobba enligt de så kallade vattenfallsmetoderna. Och till hur hjärnan lär sig. Att jobba agilt är att acceptera att sann insikt kommer inifrån.

  • HR

Att avsluta dagen på rätt sätt är viktigt av flera orsaker. Det påverkar både din upplevelse av dagens arbete och dina förutsättningar att få en bra start på morgondagen. Dessutom minskar risken för arbetsrelaterad stress om du lär dig att avsluta din arbetsdag ordentligt. Här kommer några tips på vägen.

  • Motivera

Har du några förebilder? Det borde du ha. Inte bara för att det är bra att lära sig av de bästa, utan också för att andra människors exempel kan hjälpa dig att förstå vilka möjligheter som verkligen finns i livet. Förebilder är en viktig källa till motivation och självförtroende - när människor som liknar oss själva gör någonting bra så inser vi att vi kan göra samma sak.

  • Ledarskap

Jennie Jerome, Winston Churchills mor, var högaktad och beundrad och gled genom de mest upphöjda sociala kretsarna i Storbritannien. Vid ett par tillfällen åt hon middag med två av Englands främsta politiker: premiärminister Benjamin Disraeli och hans störste konkurrent, William Gladstone. När frågan ställdes om hennes intryck av de två männen gjorde hon följande iakttagelse…

  • Ledarskap

1492 seglade Columbus ut från Spanien för att hitta en ny sjöväg till Indien. Han kom aldrig dit, men upptäckte istället Amerika. Att vara trendanalytiker är ibland som att vara upptäcktsresande. Man ger sig ut för att utforska en sak, men finner något helt annat. Jag håller just nu på att kartlägga den nästan explosionsartade ökningen av produktion av robotar. Men i min studie av robotarnas intåg på arbetsplatser och i hemmet, så finner jag tecken på att vi är på väg att anamma ett nytt ekonomiskt system. Marknadsekonomi håller på att spela ut sin roll och ersättas av någonting annat. Låt mig ta er med på min upptäcktsresa…