Menu

Skapa förändringar i möteskulturen

Halvera organisationens mötestid med smarta knep och ett nytt angreppssätt.

Ofta följer vi upp och planerar vår tid noggrant, men mötestiden hamnar på undantag.  För många företag blir det en dyr historia eftersom mötestiden inte kan räknas hem och inte alltid leder till konkreta resultat. Möteskulturen är djupt rotad på många arbetsplatser, men med hjälp av ett par relativt enkla åtgärder kan mötestiden effektiviseras avsevärt.


- Jag brukar utmana organisationer att halvera antalet möten och den tid de lägger på möten.  Det är rejäla utmaningar för många. Till en början kan det kännas omöjligt att minska såväl mötestiden som antalet möten så radikalt, men genom att göra en kvalificerad genomgång av hela organisationens möten så kan målet i många fall nås relativt snabbt, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Hon rekommenderar att man tidsbegränsar mötet och sätter av ett par minuter i början av varje möte för att komma överens om dess mål och sätta en gemensam agenda. Ofta avsätter vi en halvtimme eller en timme av gammal vana, trots att mötets kärnfrågor många gånger kan avhandlas betydligt snabbare än så. Bryt så snart ni är klara och undvik att försöka fylla ut den resterande tiden med småprat eller diskussioner om irrelevanta frågor som inte står på agendan.

Satsa på ett fåtal korta möten

- Mitt råd är att satsa på att ha så få och så korta möten som möjligt och att förlägga dem så tidigt som möjligt på dagen.  Fokusera inte så mycket på att försöka övertala andra mötesdeltagare om att din åsikt är den ”rätta”, inrikta dig istället på att nå en lösning som passar er båda, säger Caroline Dunne.

Hon menar att många slarvar med förberedelserna på grund av tidsbrist, men påpekar att den tid man spar på att skippa förberedelserna går förlorad när man i slutet av mötet upptäcker att man egentligen inte kommit fram till någon konkret slutsats.

- Tillämpa en ”p-ruta” där ni parkerar inlägg och idéer som inte hör hemma på mötet. Även om du har något på hjärtat som känns angeläget så är det bättre att ventilera frågor som inte hör till ämnet utanför möteslokalen. Det gör att övriga mötesdeltagare slipper lyssna på irrelevant information och bidrar dessutom till att ni behåller fokus på de frågor som är mest relevanta på agendan, säger Caroline Dunne.

Mötesexpertens Caroline Dunnes tips som hjälper organisationer att halvera mötestiden:
 

Slarva inte med hemläxan. Se till att alla mötesdeltagare har möjlighet att göra detsamma. Långa utläggningar och möten som spårar ur och fokuserar på allt utom de frågor som står på agendan beror ofta på att man inte förberett vad man vill ha sagt och klargjort syftet mötets syfte. Förberedelser gör att ni slipper långa omvägar för att komma fram till ett gemensamt beslut.

Avbryt storsnackaren. Oavsett vilken typ av möte man deltar i så återfinns vissa personligheter så gott som alltid. En av dem är storsnackaren, vars mål är att bre ut sig och bli så långrandig som möjligt, till de andra mötesdeltagarnas förtret. Våga avbryta om en person haft ordet i mer än fem minuter, eller låt personen ”parkera” frågan så den kan tas upp vid ett annat tillfälle.

Testa ett utomhusmöte. Om ni tröttnat på det gamla vanliga mötesrummet så kan ett miljöbyte ha stor effekt. Pröva att ha mötet ute om vädret tillåter, eller varför inte testa ett promenadmöte. När man får frisk luft och går samtidigt som man tänker så når kreativiteten och energinivån nya nivåer.

Använd state of the art mötesteknologi. Många företag investerar i påkostad videokonferensutrustning, men glömmer att det finns teknik som även optimerar fysiska möten. Testa exempelvis smartboards där varje mötesdeltagare förses med ett trådlöst tangentbord, där de kan skriva svar på frågor och skriva ner funderingar medan texten överförs live till en storbildskärm. På så vis kan alla snabbt dela med sig av sin åsikt och på ett effektivt vis ta del av andras tankar och inlägg.

Styla om mötesrummet. Mötesrum är ofta något av det tråkigaste vi har på företag. De är i allmänhet rätt sterila med gråa väggar, fantasilösa möbler och få inspirerande detaljer att fästa blicken på.  Styla om mötesrummet med färg och form, exempelvis genom att måla en fondvägg, lägga in en färgglad matta, sätta upp några tavlor eller satsa på hemtrevliga detaljer. Effekten lär inte vänta på sig eftersom människor i allmänhet är vana vid extremt fantasilösa möteslokaler.


Du kanske även gillar

Kjell Lindström: "Sverige har kanske världens bästa chefer - men vi håller på att förstöra chefsrollen totalt". Verklighetens organisationer ser inte längre ut som vi förestä...

"Det är i det lilla det stora uppenbarar sig. Tar vi inte de första små stegen får vi inte uppleva det stora. Då blir det bara mer galenskap." Den psykiska ohälsan ökar. Det är hög tid att vi tar den p...

Annika Engström, forskare vid Tekniska Högskolan i Jönköping: ”Lärandet sker i spänningsfältet, i mellanrummet mellan önskan om struktur och den oförutsägbara verkligheten." Forskaren Annika Engström har fått förfrågningar och...

Processförbättringar kan öka lönsamheten. Vad som görs i organisationen, är viktigare än hur det görs...

Anna Hermes: Behåll lugnet och värna om era viktiga relationer. Nu när de flesta av oss är tillbaka från semestern och vi...

Anneli Godman: "Hjärnans arbetsminne har begränsat med resurser och behöver pauser, för de flesta varje timme, för att orka hålla fokus på det som sker för stunden." I mina samtal med högpresterande personer kommer ofta det här med...

Organisationskonsulten Liv Cardell; "Det går inte att beordra, informera eller besluta fram en förändrad företagskultur". Att genomföra större förändring i en verksamheten krä...

Hälften av alla möten är meningslösa, säger svenska chefer i en undersökning. Svenska chefer tycker att hälften av alla möten de deltar i är...

Affärsresor utomlands ökade med 42 % under 2010. Svenskarna vill utomlands igen. Enligt försäljningsstatistik fr...

Planera, prata och låt barnen hjälpa till. Aldrig har vi varit så upptagna som nu. Det så kallade livspusslet...

  • Ledarskap

Du har förmodligen fått lära dig att det viktigaste för att lyckas med någonting i livet är att sätta upp tydliga mål. Problemet är bara att ingen av oss kan förutse framtiden eller kontrollera yttervärlden. Att hänga upp sin lycka och sitt värde som människa på ett mål är därför ett väldigt riskabelt projekt. Särskilt långsiktigt är det inte heller, vid närmare eftertanke. Kanske är det dags att vi slutar dumstirra på Målet och istället börjar fokusera mer på systemet och processen?

  • Motivera

Hajen gör allt för att vinna men delfinen vill bara ha roligt. Den kramgoa valen lever för att hjälpa andra, allt medan sjöborren gräver ner sig i livets alla detaljer... Det låter som en Disneyfilm, men de fyra personlighetstyperna - delfinen, sjöborren, valen och hajen - är ett välkänt och spännande sätt att beskriva våra olikheter när det gäller drivkrafter, motivation och mentalitet. Vilket av havets djur är du?

  • Ledarskap

Som ledare är det din skyldighet att ge medarbetarna relevant och meningsfull feedback, vilket innefattar såväl beröm som konstruktiv kritik. Visst kan det kännas lättare att bara säga ”bra jobbat!”, men som chef har du en viktigare uppgift än så – din respons på utfört arbete ska leda till att medarbetaren korrigerar eventuella misstag och gör arbetet ännu lite bättre nästa gång.

  • Motivera

Zlatan Ibrahimovic är på många sätt ett unikum. Med en vinnarmentalitet som kan få vilken säljcoach som helst att blekna har Zlatan tagit sig hela vägen från Rosengård till Paris. Han är idag en av världens bästa fotbollsspelare. Hur gjorde han - och vad kan vi andra lära oss av den gode "Ibra"? Motivation.se vaskar fram sju lärdomar ur Zlatans karriär - och några sköna citat som förklarar vad det handlar om.

  • Coacha

Det är mer fokus på ledarskapsroller än på uppgiften att lösa själva uppdraget i verksamheten. En verksamhet som matchas i riktning mot individers upplevda prestation gör att medarbetarna också upplever ett lustfyllt arbete. Centralt är det mänskliga samspelet, att göra något tillsammans, och att få äga sin arbetsuppgift. Det menar Pär Pettersson Fil dr psykologi, forskare Kristianstad högskola och coach till hockeylaget Tre Kronor.

  • Ledarskap

Martin Geijer beskriver sig själv som en ”teatermaskin”. Han regisserar, skriver, utbildar, spelar, coachar. Och mycket genomsyras av ledarskapet – både av sig själv och av andra. Motivation.se träffade honom och pratade kreativt ledarskap, improvisation och den gränslösa fantasin som tillsammans skapar något nytt – K-ledarskap. Kom ihåg var du hörde det först…

  • HR

Det må vara sant att det bara finns en av dig och en av mig, men det finns många sätt vi kan leva våra liv på – och det är aldrig försent att välja en ny väg i livet. Att återuppfinna sig själv med jämna mellanrum är en nödvändighet för att behålla sin livskraft och motivation. Men hur går det till egentligen? Här kommer några tips på vägen.

  • Hållbarhet

Människor, motivation, beteenden, drivkrafter och ledarskap – allt är en del av företagskulturen. Men hur går vi från de flummiga orden till de konkreta värdeskapande handlingar i vardagen? Marie Alani och Helena Timander på Vision Takeoff pratar om företagskultur och värderingsarbete i praktiken. ”Vi vill bevisa en tes, avliva en myt och starta ett samtal”. Hör och se författarna till boken Lycklig lönsamhet prata om hållbarhetsarbete som en affärsmässig investering.

  • Ledarskap

Tänk dig att följande händer när du faciliterar ett möte. Sara, senior chef i organisationen, hjälper dig att hänga upp ett blädderblocksblad och viskar mycket bestämt till dig: ”Du måste få gruppen att sluta prata om det här nu!”. Sara återvänder till sin plats innan du hinner svara och gruppen väntar på nästa steg. Vad gör du?

  • Ledarskap

Jag har tidigare berättat om hur jag i slutet av december alltid gör en utvärdering av det gångna året och planerar för nästa. För mig är det en perfekt tid för eftertanke och en strategi som jag sätter högt varje år. En praxis som har tjänat mig väl. Men december är inte den enda gången som jag reflekterar strategiskt. Jag tror att det är viktigt att göra en bedömning av våra mål och prioriteringar ofta.

  • Motivera

Under sin tid som forskare på toxiner och bakterier började Marie Ryd, chefredaktör på tidskriften Holone, på allvar aktivt jobba med uppmärksamhetsträning och meditation. Till slut fick hon så många insikter kring hur hjärnans potential påverkas av växlingen mellan olika tillstånd, att hon nu ägnar sig på heltid åt att sprida den kunskapen. Tiden är förbi då vi tänkte på kroppens och känslornas samhörighet som något flummigt. Den nya forskningen är hardcore – vi kan bygga om både hjärnor och organisationer med hjälp av de nya rönen. Och till vår hjälp finns en mental tallriksmodell.

  • HR

Vem har störst chans att bli framgångsrik - den som armbågar sig fram och sätter sig själv i första rummet, eller den som tvärtom generöst delar med sig av sin kompetens utan att förvänta sig någonting tillbaka? Svaret är långt ifrån självklart, men enligt psykologen Adam Grants teori om Givers, Takers och Matchers är det faktiskt de generösa och osjälviska givarna som har bäst möjlighet att nå toppen.

  • Coacha

Under min första tid som psykolog hade jag en kvinnlig mentor som var 10 år äldre än jag. Vi träffades varje månad under fyra års tid. Vi satt hemma  i hennes soffa och drack thé från Harrods och åt små smörgåsar. Bilden och känslan har etsat sig fast hos mig och nu - 24 år senare - är jag vän och kollega med min före detta mentor. Hon har betytt otroligt mycket för mig både professionellt och privat. Jag känner stor tacksamhet för att jag fick möjlighet att samtala öppet om allt, ta del av hennes erfarenheter och bli lyssnad på. Hon lotsade mig rätt och lärde mig att utvecklas, gav mig stöd och inspiration och lät mig bli en del av hennes stora nätverk.

  • Planera

Jag tror knappast att jag är ensam i känslan att tiden inte räcker till. Det är omöjligt att lyckas vara framgångsrik i karriären , den perfekta föräldern, en underbar partner och socialt kompetent  - samtidigt.  Det gäller att hitta balansen, göra en kompromiss. Och då behöver du Getting Things Done (GTD).

  • Motivera

Ibland är livet så fullt av motgångar att man tappar tron på sig själv. Om du är arbetslös, eller om karriären står och stampar, så kanske du börjar undra om du över huvud taget kan åstadkomma någonting. I dessa lägen kan det vara bra att erinra sig tidigare framgångar för att återvinna motivationen; dra dig till minnes din högstanivå innan du stämplar dig själv som värdelös. Och kom ihåg att livskraften alltid finns kvar inom dig - det gäller bara att hitta den.

  • Ledarskap

På spelutvecklingsföretaget Massive Entertainment i Malmö jobbar 380 personer från 30 olika länder. Företaget ägs av en fransk koncern, är en mansdominerad värld och det är en utmaning att få in kvinnor. Jenny Berg Nilson, Senior Vibe Manager berättar att de ser mångfalden som en styrka, har påbörjat ett nytt stort värdegrundsarbete, och jobbar med jämställdheten. En stor utmaning i en global arbetsplatskultur.