7 nycklar till effektiva möten

Joakim Stattin, Stratsys: ”Att hålla tidseffektiva och fruktbara möten behöver inte vara svårt.”

Ledarskap | ARTIKEL | APRIL 2018

Man kan lära sig att hålla effektiva möten.

Man kan lära sig att hålla effektiva möten.

Möten är en viktig och nödvändig del av arbetslivet. Men många medarbetare och chefer upplever också att mötena är alltför många, långa och ineffektiva, vilket leder till en stor frustration och stress. En svensk kontorsarbetare spenderar i genomsnitt 30 procent av sin arbetstid i möten, och bland chefer är siffrorna de dubbla.
Vad kan man då göra åt det här problemet?

Låt oss presentera sju nycklar till mer effektiva möten.

Möten är en absolut nödvändighet i dagens arbetsliv. Kommunikation blir viktigare och viktigare i takt med att produkterna och tjänsterna blir mer avancerade, därför måste vi träffas regelbundet ansikte mot ansikte och prata med varandra för att kunna göra ett så bra jobb som möjligt.

Samtidigt är den eviga möteskarusellen en stor källa till frustration för många medarbetare och chefer. Alltför många möten känns onödigt utdragna och ineffektiva. Forskning bland amerikanska löntagare har visat att en genomsnittlig medarbetare bara ägnar tre dagar i veckan åt sina faktiska arbetsuppgifter; övrig arbetstid slösas bort, och ineffektiva möten är den största källan till tidsslöseriet.

Detta är inget unikt amerikanskt fenomen – i Sverige har vi en liknande situation. En studie från 2016 har visat att en genomsnittlig svensk tjänsteman spenderar 30 procent av sin arbetstid i möten, och en chef dubbelt så mycket.

Möten - slöseri med tid?

Mycket av den tid vi lägger på möten är alltså bortkastad. Vi vet bland annat från den tidigare nämnda studien att 50 procent av alla möten saknar ett tydligt syfte, och 33 procent av deltagarna i ett genomsnittligt möte tycker egentligen inte att de har där att göra.

Det är ett allvarligt problem. Mötesineffektiviteten medför ett stort slöseri av arbetstid, som vi redan har sett, men den dränerar också medarbetarna på energi och motivation. Risken är därför att dåliga möten är ännu mer kostsamma, ekonomiskt och rent mänskligt, än vad studierna visar.

Den goda nyheten är att man kan lära sig att hålla effektiva möten. Det behöver inte vara särskilt svårt, och det är definitivt värt mödan. För kom ihåg – att människor möts är i grunden någonting väldigt positivt. 

Så, hur håller man effektiva möten? Nedan följer en guide med sju nycklar för att lyckas.

1. Syfte med mötet
Att ha ett tydligt syfte borde vara en självklarhet när man arrangerar ett möte, men tyvärr visar statistiken att vi förvånansvärt ofta har möten utan att riktigt veta varför. Det första ni bör göra innan ni ens bestämmer att mötet ska hållas är därför att tydligt uttala mötets syfte. Och säg inte att syftet är ”självklart”, för det betyder ofta att ni egentligen inte har tänkt igenom det alls.

2. Rätt personer i rummet
Som statistiken ovan visar så är det vanligt att folk blir inbjudna till möten som egentligen inte angår dem. Vi tenderar att bjuda in för många personer till mötena, ofta på ren rutin eller för att det känns enklast att bjuda in ett helt team istället för att tänka igenom vilka som verkligen behöver närvara. Här är det viktigt att återknyta till punkt 1 och fråga sig vilka personer som har med mötets syfte att göra. De som inte tjänar syftet bör heller inte bjudas in till mötet. 

Det är också viktigt att se till att rätt personer har möjlighet att komma, i annat fall får man flytta på mötet tills nyckelpersonerna kan närvara.

3. Förberedelse och bidrag från deltagarna
Möten blir långt mer effektiva om deltagarna får möjlighet att förbereda sig. Då krävs det att man i god tid innan mötet skickar ut information om tre saker: Syfte, dagordning och bakgrundsmaterial. På så vis kan deltagarna dels läsa in sig på de frågor som ska diskuteras, dels komma med synpunkter på upplägget, och dels tänka igenom hur de själva förväntas bidra till mötets syfte och dagordningens punkter. Genom att låta alla förbereda sig på detta sätt vet ni att alla har samma utgångsläge när mötet väl drar igång.

4. Regler och roller i mötet
Eftersom olika möten har olika syfte, kan också reglerna och rollerna se lite olika ut. Därför är det viktigt att tydliggöra vad som gäller på just det här mötet. Är det ett tydligt strukturerat möte där spontana frågor och idéer får vänta till slutet, eller är det ett mer kreativt möte med fria, spontana diskussioner inom ramen för dagordningen? Och vilka regler har ni när det gäller mat, dryck, dator, mobil o s v? Dessa frågor bör tas upp i mötets början.

Det är också viktigt att tydliggöra rollerna. På vissa möten har man en ordförande som håller i hela mötet, medan man i andra fall låter var och en hålla i sin dagordningspunkt. Se till att förtydliga dessa roller, och bestäm också om någon ska fungera som sekreterare och föra anteckningar under mötet.

5. Fördela ansvar för genomförandet
För att mötena över huvud taget ska göra någon skillnad i det faktiska arbetet är det oerhört viktigt att ni fördelar ansvaret för genomförande av respektive punkt. Bestäm vem som är DRI – Directly Responsible Individual, som Steve Jobs kallade det på Apple. Man måste alltid ställa frågan vem som har direkt ansvar för genomförandet och vilken deadline som ska gälla för denna person. Grundfrågan är: ”Vem ska göra vad, och när?” 

6. ”Parkeringen”
Hur effektiva ni än är med syfte, dagordning och så vidare, är det sannolikt att det kommer att dyka upp intressanta sidospår under mötets gång. Detta är i grunden väldigt positivt, men kan samtidigt bidra till att mötet blir utdraget och i slutändan ineffektivt.

Det är där ”parkeringen” kommer in i bilden. Om det kommer upp frågor som är viktiga men irrelevanta för mötets syfte, se till att ”parkera” dessa frågor; gör en anteckning och utse en DRI som ansvarar för att följa upp frågan. Återgå sedan till dagordningen och mötets ursprungliga syfte.

7. Mötets tillgänglighet och transparens
Även om man utser ansvariga för genomförandet av respektive punkt på dagordningen, och sätter deadline för dessa, är det ändå vanligt att mycket av det som beslutas aldrig blir genomfört. Varför? För att besluten hamnar någonstans långt ner i en inkorg eller i ett delat dokument som ingen riktigt tänker på att titta i. Se därför till att ha någon eller något som påminner deltagarna om det som har beslutats på mötet. Se också till att ha en hög grad av transparens, så att alla i ett projekt kan se vad som händer med varje steg i projektet. 

Genom en hög grad av tillgänglighet och transparens ökar ni chansen att det som beslutas på mötet faktiskt också blir genomfört.

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Om skribenten

Joakim Stattin är produktansvarig för verktyget RunYourMeeting. Han har en master i Strategic management och en bakgrund som konsult inom verksamhetsstyrning. En tydlig mötesstruktur och uppföljning var faktorer som Joakim identifierade som centrala i framgångsrika projekt. I dag ägnar Joakim all sin tid åt att utveckla det verktyg som han själv saknat på marknaden.

Läs mer om Stratsys här!

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill