Är din ledningsgrupp effektiv?

”Avsaknaden av en gemensam definition och förståelse för ledningsgruppens syfte reducerar påtagligt sannolikheten att gruppen arbetar med ’rätt’ uppgifter”, skriver Ewa Braf.

Ledarskap | ARTIKEL | SEP 2015

Vad karaktäriserar en framgångsrik ledningsgrupp? Vad är ledningsgruppens syfte? Vad finns det för utmaningar i ledningsgruppen och dess sätt att arbeta? Viktiga frågor, inte minst då ledningsgruppen har en ytterst central funktion för verksamhetens inriktning, ledning och styrning. Men, är alla ledningsgrupper så effektiva som de skulle kunna vara?

I sökandet efter svar kom jag för ett antal år sedan i kontakt med Thomas Midelfarts och Henning Bangs forskning kring ledningsgrupper (för vidare läsning rekommenderas boken Effektive ledergrupper av Bang & Midelfart, 2012). Midelfart påbörjade sin forskning 2008 och avslutade den 2012 tillsammans med Henning Bang, associerad professor vid Universitetet i Oslo.

Det övergripande syftet med forskningen var att undersöka vad det är som gör att ledningsgrupper fattar goda beslut. Studien genomfördes i nordiska organisationer och över 600 ledare i 80 ledningsgrupper har involverats och intervjuats.

Resultatet av deras forskning ger intressanta perspektiv både på framgångsfaktorer för att skapa en effektiv ledningsgrupp, och på vilka utmaningar många ledningsgrupper har och som gör att de inte når sin sanna potential. Jag vill här lyfta fram några av de utmaningar som Bang och Midelfart menar att många ledningsgrupper står inför.

Syftet med ledningsgruppen

Många ledningsgrupper har inte ett tydligt syfte. Det är oklart vad det är som berättigar ledningsgruppens existens och, omvänt, vad verksamheten skulle gå miste om, om ledningsgruppen inte fanns.

Min egen erfarenhet är att många gånger har man helt enkelt inte tillräckligt dissekerat frågan om ”varför?” och det finns en luddig, disparat och ofta för givet tagen uppfattning att det är självklart att ledningsgruppen har en central uppgift och viktig funktion. Frågan som återstår är vilken uppgift och vilken funktion?

Avsaknaden av en gemensam definition och förståelse för ledningsgruppens syfte reducerar påtagligt sannolikheten att gruppen arbetar med viktiga och ”rätt” uppgifter, diskuterar och fullföljer uppgifterna på ett sätt som genererar värde för individen, gruppen och organisationen - samt upptäcker om de inte levererar i enlighet med behov och förväntningar.

För att hantera denna utmaning finns det behov av att gå på djupet och resonera kring vad det är för mervärde som ledningsgruppen skapar för organisationen, samt för själva ledningsgruppen och dess medlemmar. Att definiera värdet som skapas för organisationen kan synas självklart, men lika viktigt är det att ledningsgruppens sätt att arbeta även skapar mervärde för gruppen och de enskilda medlemmarna. I annat fall kommer deras motivation att bidra och engagera sig sannolikt att minska över tid. 

Tydliga uppgifter och leveranser/resultat

Det har visat sig att många ledare är osäkra på vad som ska levereras när en uppgift på ledningsgruppens agenda presenteras. Det är ofta oklart vad agendapunkten handlar om och på vilket sätt ledningsgruppen och de enskilda medlemmarna förväntas bidra. Handlar det helt enkelt om att tillhandahålla information eller orientering, eller förväntas gruppen fatta beslut och leverera något? Därtill är det, inte sällan, frågetecken kring om det är en punkt som över huvud taget ska upp på ledningsgruppens bord.

En förutsättning för att hantera denna utmaning är att ledningsgruppen har ett tydligt definierat syfte (se ovan utmaning) så att man kan kvalitetssäkra att varje punkt ligger i linje med syftet och är en fråga som har en naturlig plats på ledningsgruppens agenda.

Därtill är förberedelsen en nyckel. Inför och under en dragning behöver den föredragande (ägaren till agendapunkten) tydligt formulera bakgrunden och målet med agendapunkten: Vad handlar det här om? Vilket resultat och bidrag förväntas av ledningsgruppen? Detta handlar i sin tur om att klargöra kontexten och därigenom säkerställa att alla är med på banan och förstår både det meningsfulla i att tillsammans arbeta med frågan och hur de kan bidra.

Reflektera över och utvärdera den egna prestationen

En sista utmaning jag vill lyfta fram handlar om att reflektera över och utvärdera den egna prestationen. Detta gäller framförallt för gruppen som helhet, men även för respektive medlem. Det har visat sig att ledningsgrupper undviker att utvärdera och reflektera över hur och vad de presterar som ledningsgrupp. En intressant omständighet, utifrån Bang & Midelfarts forskning, är att många ledningsgrupper likväl hävdar det motsatta.  

Att reflektera och på ett konstruktivt sätt utvärdera den egna prestationen bygger på varje medlems förmåga att:

•    Observera och reflektera över ledningsgruppens insats och resultat
•    Tillsammans med övriga i ledningsgruppen diskutera möjligheter eller behov av förbättring i ledningsgruppens sätt att arbeta och leverera värde
•    Justera det egna beteendet och roll utifrån ledningsgruppens syfte och vad ledningsgruppen kommit överens om som önskvärd "standard"

Känner du igen dig i några av de utmaningar som många ledningsgrupper har? Kanske kan du utifrån beskrivningen ovan hämta inspiration och tydliggöra syftet i din egen ledningsgrupp.

Oavsett så finns det sannolikt en rad av områden där vi kan göra mer för att tydliggöra syftet med olika projektgrupper eller utvecklingsinsatser, tydligare klargöra kontexten för de frågeställningar vi vill ta upp för resonemang, samt individuellt och tillsammans reflektera över hur vi kan utveckla vårt sätt att arbeta och vad som fordras av var och en av oss.

Ewa Braf

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill