Digitalisering – för vem?

Danijela Radsel Bengtsson, Effektiv Nu: De företag som kommer att vara digitaliserade i dess rätta bemärkelse är de som har förstått vilka användarna är.

Projektleda | Utbildning | Planera | ARTIKEL | JUNI 2018

Skapa förståelse för vilka arbetssätt som är bäst på den digitala arbetsplatsen.

Skapa förståelse för vilka arbetssätt som är bäst på den digitala arbetsplatsen.

Nya dyra IT-system köps in och det ska gå sjutton så snabbt att implementera dessa. Känns det igen? Tyvärr glöms användarna bort i jakten att lyckas med digitaliseringen. Kan vi skapa förståelse för vilka arbetssätt som är bäst på arbetsplatsen och satsa på rätt kompetensutveckling eller kompetensförsörjning kommer vi att gå vinnande ur den digitala förändringsresan. Kom ihåg att ställa er de viktigaste frågorna - vilka det är får du veta här.

År 2003 började jag arbeta som lärare på en innerstadsskola i Stockholm. På ungefär 100 medarbetare fanns det runt 10 stationära datorer i personalrummet som man kunde boka upp sig på. Att logga in tog ett sekel. Datorerna var attraktiva och det blev lätt frustration om någon satt för länge, om en dator var trasig eller om inloggningen inte funkade. Kanske var det ändå tur att enbart en av tre kollegor faktiskt använde dem. De andra var nöjda med att jobba på samma sätt som de alltid hade gjort, där de tre p:na var oumbärliga; pärmar, post-its och papperskalendrar 

I vissa klassrum hade vi fortfarande griffeltavlor och de mest populära klassrummen var de som var utrustade med en fungerande dator, en whiteboardtavla och pekpinne. OH-apparaten levde fortfarande och när vi skulle beställa material vid läsårsstart var som sagt de tre p:na ett måste! 

Det kändes som att tiden hade stannat, men inte i 2000-talet utan i ett annat årtusende. De mest innovativa lärarna hade börjat använda PowerPoint-presentationer i sin undervisning, och oj vad hett det var! Eleverna var dock lagom roade, de gjorde redan egna filmer och avancerade animationer på sina datorer hemma. Och det sög att skolan inte hade datorer mer än till max en elev i klassen.

Digitala utmaningar för analoga användare

När Stockholm Stad några år senare köpte in ett administrationssystem som alla skolor skulle använda sig av blev utmaningarna tydligare. Förändringen skedde i princip från en dag till en annan. Vi skulle lämna pärmarna och sköta all administration kring barnens kunskapsutveckling digitalt i det nya systemet. Det utbröt upprop i kollegiet! Hur skulle vi klara detta? Det fanns de som hade låg teknisk kunskapsnivå och aldrig hade loggat in på en dator. Och ovanpå allt annat, så skulle vi nu på kort tid hinna sätta oss in i ett helt nytt system. Vi fick ingen utbildning, istället fick vi en inloggning till portalen, en bärbar dator (jippi!!), en klapp på axeln och varsågoda att börja jobba. Med den bärbara datorns hjälp kunde vi sitta och administrera på kvällar och helger, eftersom arbetstiden inte räckte till för att hinna med det.

Systemet var inte helt utarbetat, vilket gjorde att det innehöll en hel del barnsjukdomar. Mycket av det vi skulle lägga in eller administrera saknade funktioner till en början. Vi kände oss som försökskaniner i ett experiment, där man testade systemet på oss för att sedan anpassa och fixa till det som inte fungerade. Stockholm Stad hade skrivit ett avtal på 10 år med leverantören. Självklart måste vi ro det i hamn, till vilket pris som helst. Dessutom så skulle även föräldrar och elever logga in i systemet och förstå det från dag ett. Förväntningarna på användarna var skyhöga. Lärarna fick många frågor och frustration från föräldrar, och vår stackars IT-ansvariga fick såklart massor av frågor (som han inte hade svar på) och kollegiets irritation i sitt knä. Han blev systemet personifierad och fick klä skott för någon annans beslut.  

Det blev en lång process och det tog tid, men efter flera års användande kunde vi någorlunda hantera systemet och det hade fyllts på med flera av de funktioner som vi initialt saknade. Det var år av frustration, tandagnisslan och svordomar i korridorerna. Tyvärr valde flera av mina kollegor att sluta som lärare, de upplevde att de fick mindre tid till det som de brann för och var utbildade att göra, att utbilda morgondagens medborgare. De sökte sig vidare till andra yrken som kanske var mer välbetalda eller som mer rimmade med det som de ville ägna sig åt. När jag tänker på det, så blir jag lite sorgsen. Jag är nämligen övertygad om att det hade kunnat undvikas om vi hade fått rätt förutsättningar.

"För att lyckas med digitalisering måste vi utgå ifrån användarna och inte systemen i första hand."

– Danijela Radsel Bengtsson

Sätt en strategi för den digitala förändringsresan

Känns det igen? Oavsett bransch, så tror jag att vi kan känna igen oss. Nya (dyra) IT-system köps in och det ska gå sjutton så snabbt att implementera dessa. Företag och organisationer är idag väldigt benägna att investera i system. Det har blivit lika med tecken mellan Nya system och Vi satsar på digitalisering. Tyvärr glömmer vi användarna i jakten att lyckas med digitaliseringen. Med användare, menar jag människorna som ska använda IT-systemen. Förutom medarbetare kan det även vara kunder, eller som i mitt exempel föräldrar och elever.

Exemplet ovan illustrerar att det saknades kunskap och, eller, en tydlig strategi om hur vi skulle använda vårt digitala system. Det investerades för lite i stödet som användarna var i behov av i förändringsarbetet. I vårt fall så skulle vi börjat med att säkerställa att alla hade en egen dator och hade lärt sig det grundläggande först, innan ett system köptes in.För att lyckas med digitalisering måste vi utgå ifrån användarna och inte systemen i första hand. De företag som kommer att vara digitaliserade i dess rätta bemärkelse är de som har förstått detta. 

Kan vi skapa förståelse för vilka arbetssätt som är bäst på den digitala arbetsplatsen och satsa på rätt kompetensutveckling eller kompetensförsörjning? Då har vi nått betydligt längre i vår digitaliseringsresa än om vi köper in fler, bättre eller dyrare IT-system. Vi behöver alltså lägga krutet på arbetet med användarna och prioritera det högre än inköp av nya system.

Inför digitala förändringsarbeten bör vi ställa oss några viktiga frågor:

  • Nulägesanalys - Vad har vi idag och hur använder vi det? Är det här satsningen ska göras primärt? 
  • Syfte - Varför nytt system? 
  • Kartläggning - För vem gör vi det? Vilka är användarna/målgruppen? Vad har de för behov? 
  • Strategi - Hur fyller vi behovet? Vilka mål och delmål finns i processen? Vilka actions behöver tas innan, under och efter? 
  • Tidssättning av mål, delmål och actions - Hur lång tid ska implementeringen ta? Bättre här att vara tidspessimistisk än tvärt om! Det är alltid roligare att nå i hamn innan än efter utsatt tidsfrist och det minimerar risken att omställningen går för fort så att vi stressar medarbetarna. 
  • Utvärdering - Hur utvärderar vi resultatet? 
  • Uppdatera strategin -  Utifrån utfallet av utvärderingen, vad är nästa steg?

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Projektleda
  • Utbildning
  • Planera

Dela:

Om skribenten

Danijela Radsel Bengtsson

Danijela Radsel Bengtsson är effektivitetskonsult och utvecklingsledare på Effektiv Nu. Hon har varit verksam som lärare, skolutvecklingskonsult och rektor. Förutom en statlig ledarskapsutbildning har hon en master i utbildningsledarskap och arton års erfarenhet av pedagogik, ledarskap och grupputveckling. 

Danijela brinner för frågor som rör förändringsledning och utvecklingsarbete, där människorna alltid är i fokus - oavsett om det handlar om individ eller grupper.


Mer om Effektiv Nu

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill