”Jag ska göra det här tills jag blir nittio!”

IPMA-assessor och författare Elisabeth Kamél om projektkommunikation och varför projekt är det bästa som finns.

Projektleda | Ledarskap | ARTIKEL | DEC 2012

Med 15 års erfarenhet av projektledning funderar Elisabeth Kamél ständigt på den fråga som många ställer sig – hur kommer det sig att så många projekt inte fungerar optimalt? En av många insikter handlar om att vi ofta pratar förbi varandra. Så hon skrev en bok om projektkommunikation.

- Det är väldigt ofta fokus enbart på leveransen och resultat premieras i första hand, säger Elisabeth Kamél när jag frågar om bakgrunden till att hon skrev boken ”Projektkommunikation – så får du den att fungera” som kom ut tidigare i höstas. Det blir lätt enögt fokus. Vi måste också fokusera på hur vi gör saker, inte bara på vad vi ska producera och leverera.

Elisabeth har jobbat med projektledning i olika former i 15 år. Idag certifierar hon nya projektledare och håller kurser för nybörjare som assessor inom IPMA, International Project Management Association.

Under kurserna kretsar många av frågorna kring kommunikation och hur man får relationerna inom projekt att fungera. Hon menar att 80% av projektledarrollen faktiskt handlar om att kommunicera. Det blir 6,5 timme om dagen som går åt till att skriva, prata, träffas och resonera med projektmedlemmarna.

- Det är så ofta vi pratar olika språk utan att riktigt ha insikt om det. Drar vi åt samma håll? Håller vi samma linje? Det är ett par av förutsättningarna för att ett projekt ska lyckas. Vi har ofta bråttom och rationaliserar bort den där extra frågan om vi verkligen är överens.

Elisabeth tror att vi skulle komma långt om vi tillät oss att reflektera mer över situationer som uppstår. Om vi ska kunna förbättra sådant som inte fungerar måste vi ta oss tiden att utvärdera och upptäcka vad det var som inte fungerade.

- Problemet är att reflektion inte ”känns” som ett jobb. Men jag tror vi måste inse att det är del av projektledningen, Och det måste handla om mer än bara ett skrap på ytan, vi måste gå ner på djupet. Det är också det som blir lönsamt i längden. Motsatsen - att göra om samma misstag gång på gång - kostar massa pengar.

Unknown photo imported from Drupal

Leverera och reflektera – ingen motsättning

Ett sätt att närma sig en bättre kommunikativ förmåga är att utbilda sig, tror Elisabeth. Det är inte ovanligt att projektledare utses lite på en höft och inte alla har den kunskap som krävs. I en certifieringsprocess lär sig projektledaren att ställa sig själv de rätta frågorna och får tillfälle att tänka kring utmaningar de ställs inför i vardagen.

- Det finns liksom ingen motsättning i att leverera och reflektera, som många verkar tro. Jag träffar många som håller i upp till fem-sex  projekt samtidigt och det finns överhuvudtaget aldrig tid för paus. Då kan man omöjligt se eller höra behoven hos de olika projektmedlemmarna. Jag menar att det mer handlar om ordergivning i sådana situationer. Det finns bara tid att släcka bränder, det handlar inte alls om att faktiskt driva ett projekt och bidra till en fungerande kommunikation inom projektgruppen och mellan projektets intressenter.

I sin bok tar Elisabeth upp alla former av kommunikation – skriftlig, muntlig, informationsmässig och det personliga mötet. Boken kan lätt fungera som en ”pärm till pärm”-läsning eller som en handbok att ta till när behovet finns. Den är fylld av praktiska tips som är lätta att hitta. Alltifrån hur projektinformation ska hanteras internt och externt, till kroppsspråk och tilltal i det vardagliga mötet.

Skinnjacka eller kofta?

Elisabeth berättar att hon själv tänker igenom detaljerna kring kommunikationen. Såsom till exempel klädsel.

- Ska jag ta ett jobbigt samtal där jag till exempel ska presentera viss kritik för en projektmedlem, så sätter jag inte på mig skinnjackan och de spetsiga stövlarna, som jag har idag. Då tar jag istället kanske en kofta och försöker göra ett lite mjukare intryck. Det är mycket kommunikation som sker i detaljerna och i det omedvetna.

Hon ger också många exempel på situationer som en projektledare ställs inför.

- Som projektledare måste man ofta försvara, rentav förtjäna sin position. Man är inte en linjechef som har en formell och relativt tydlig roll. Istället sitter man på många stolar, har många uppgifter och ska få allt att flyta. Det är en komplex verklighet och man måste arbeta med sitt ledarskap kontinuerligt. I det ingår naturligtvis att kommunicera på ett effektivt och genomtänkt sätt.

En av de viktigaste punkter för en lyckad kommunikation, enligt Elisabeth, är att ge feedback till projektmedlemmarna. Och den bör ske i direkt anslutning till en händelse.

- Positiv feedback gör underverk. Man kan skapa bra spiraler som sprider sig vidare inom projektet. Positiv feedback gör också att de bra egenskaperna i gruppen stärks och förflyttar fokus bort från det som fungerar mindre bra. På så sätt får vi mer av det som funkar.

En annan viktig aspekt är att skapa team där öppenheten är stor och där alla vågar säga vad de tycker. Elisabeth säger att det är viktigt att skapa ett klimat där man tar upp ”skitsnack” på en gång eller avstår helt. Inget får ligga och pyra i gruppen. Och även om man leder en projektgrupp som är utspridd kan man alltid ringa eller skicka e-post.

- För 15 år sen var det viktigt att alla satt på samma ställe. Så är det inte längre. Den nya tekniken gör att vi kan mötas effektivt ändå. Forskning visar att det bästa är att hålla sig till telefonmöten om gruppmedlemmarna arbetar på olika platser. Men jag upplever ett visst motstånd kring det här. Man vill gärna ha ett ansikte för att vara säker på hur reaktioner ska tolkas, eller kanske för att bedöma vem man pratar med? En projektledare berättade om när hon som 28-åring fick uppleva stort motstånd när gruppen träffade henne. Under flera månader hade hon lett projektgruppen på distans, via telefon, men när de såg hur ung hon var accepterades hon inte som ledare längre. 

Många kompetenser, många viljor

När det gäller teamets sammansättning står alltid projektledaren inför utmaningar. Ett projektteam är inte som vilken annan arbetsgrupp som helst – det är en grupp som är i hopsatt efter kompetenser som måste vara representerade i projektet för att det ska lyckas. Det innebär inte sällan att det är en brokig skara människor som ska jobba ihop.

Unknown photo imported from Drupal
- Jag tror att man som projektledare måste utveckla en förmåga att hantera att människors egenskaper krockar. Men vågar man lägga tid på utvärdering – både av sig själv och gruppens arbete – så kommer det gå bra. En alltför homogen grupp må vara konfliktfri, men det är inte så säkert att man åstadkommer något nytt. Det är också viktigt att låta gruppen vara med och forma ett arbetssätt som fungerar.

För att öka chanserna för att teamet ska jobba bra ihop och kunna kommunicera, menar Elisabeth att man måste investera tid i att lära känna varandra inledningsvis. Hennes erfarenhet säger att man sparar oerhört mycket tid i längden om man  berättar vilka utmaningar som finns med att arbeta i projektform och att man lägger tid på att skapa ett arbetsklimat som gör att medlemmarna snabbare kan känna tillit till varandra.

- Det är så många projekt som misslyckas eller blir försenade på grund av att vi missförstått varandra helt i onödan. Vi har så himla bråttom att sätta igång och leverera!

Beställaren ska ställa upp

Elisabeth återkommer ofta till beställaren – det vill säga den person som faktiskt definierat varför projektet behövs och vad det ska innehålla. Det är beställaren som sätter ramarna. En beställare ska alltid finnas där i bakgrunden och både ”ställa krav och ställa upp”, som Elisabeth själv uttrycker det.

- Han eller hon ska ju stå bakom fattade beslut och stötta projektledaren. Beställarens uppgift är också att se till att projektet och dess innehåll är förankrat i organisationen.

Men tyvärr är det vanligt att projektledaren känner att projektet ”dumpats” i knäet och att kontakten med beställaren är sporadisk när projektet väl är igång. Och Elisabeth tycker också att man ska vara noga när man väljer ut vad som ska drivas som projekt i en verksamhet.

- Det är ju inte helt ovanligt att jag möter företag som driver allt i projektform. Men vad händer då med linjefunktionerna som också behövs? Hur gör man med  HR eller ekonomiavdelningen? Mindre företag har också svårt att mäkta med så många olika projekt, det blir splittrat.

Elisabeth poängterar att det i sådana verksamheter är vanligt att man planerar resurserna utifrån ett linjetänk, men ändå behöver tillgång till samma kompetenser till alla projekt som drivs. I en sådan stressig och krävande miljö får kommunikationen och relationer ofta stryka på foten – det blir kostsamt och frustrerande för medarbetarna.

Varför projektledarutbildning?

Ledarskap är en färskvara och måste ständigt uppdateras, stötas och blötas. Nya situationer och utmaningar uppkommer hela tiden och det gäller att hålla sig rustad. I egenskap av utbildare och certifierare för projektledare får Elisabeth ibland frågan om vad som skiljer en projektledarutbildning från en ledarskapsutbildning. Är det inte samma sak?

- Nej. Det är det inte. Med projektledarspecifika kurser får du med dig metoder och får tillfälle att föra en dialog som direkt berör din arbetsvardag. En ledarskapsutbildning är inte på något sätt dålig att ta, men den måste ”översättas” till projektledartänket. Det låter sig inte göras så lätt förrän man har fått ordentligt med erfarenhet av projektledarrollen.

En annan viktig sak en projektledare kan göra för att utveckla sin förmåga att kommunicera, är att kräva att få en mentor. En extern eller intern kan fungera lika bra, bara man ser till att man har en, menar Elisabeth.

- Någon att förklara konstiga händelser för behöver man. Någon som förstår och kan relatera och kan stötta i svåra frågor som uppstår.

Elisabeth pratar med stort engagemang och det märks att hon har sitt hjärta i projektledarvärlden.

- Det finns inget roligare än att driva projekt! Känslan när man lyckats leverera, när kommunikationen fungerat och vi förstått varandra längs vägen, mött motgångarna tillsammans – det finns inget som går upp mot det. Jag kommer aldrig sluta! Jag ska göra det här tills jag är 90 år och kommer in med rollator. Och skinnjacka!, skrattar Elisabeth Kamél.

Några av Elisabeths kommunikationstips:

  • Under ett möte – låt två av mötesdeltagarna skriva minnesanteckningar. Jämför sedan de två olika versionerna. Det kan vara två helt olika uppfattningar om vad mötet egentligen handlat om.
  • Ge utrymme för feedback. Reflektera över vad som fungerat bra och vad som fungerat mindre bra. Återkopplingen från projektgruppen kommer att ge dig många insikter och förbättringsmöjligheter.
  • Öppenhet föder öppenhet och ett klimat där det är lätt att kommunicera. Om du är som en mussla har du snart en likadan grupp.
  • Fråga din partner eller en god vän hur du är som lyssnare.
  • Träna på att uttrycka dig med olika tonlägen – både när du är ensam eller tillsammans med någon du litar på. Kanske uppfattas du inte riktigt som du tror?
     

Foto: Nacka Foto

Frida Nilsson

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Projektleda
  • Ledarskap

Dela:

Andra har också läst

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill