Hur brukar det se ut när du avslutar dagens jobb, har du hunnit med det du tänkt? Eller blir det som det blir, saker tenderar dyka upp och tiden går. Det är vad du gör varje dag som är det viktiga. Inte vad du tänkt göra eller planerat för, utan hur dagen – dagarna - faktiskt ser ut. Studier visar att det finns en skillnad mellan vad vi säger att vi gör och vad vi faktiskt gör. Det betyder inte nödvändigtvis att vi ljuger medvetet, men ibland förvränger vi verkligheten en aning.

Dagens flöde av information gör det svårare att styra den egna tiden och avsätta tid för mer komplexa arbetsuppgifter som ska skapa resultat om en dag, en vecka eller om ett år. Om du vill öka den personliga effektiviteten, behöver du göra ett medvetet val i början av varje arbetspass som sedan ska guida dig resten av dagen. Det ska vara något du klarar av och orkar hålla fast vid.

Genomförs med små steg

Beteendeförändringar genomförs med fördel i små steg. Säg till exempel att du skulle vilja komma igång med lunchpromenader. Klockan 11.30 har du lagt in en påminnelse i mobilen. Du släpper allt du har för händer, tar på dig ytterkläderna, går ut på gatan och tar ett varv runt kvarteret. Från det att startsignalen gått, kommer tankar av typen ”jag ska bara avsluta…”, ”vad kallt det ser ut” eller ”det här lilla gör ju ingen nytta” att dyka upp. Låt tankarna vara men låt dem inte styra ditt agerande, fokusera istället på det du gör för tillfället, t ex ”ena armen in i jackan och så andra…”.

När du promenerat ett varv, stannar du upp, drar in ett djupt andetag och konstaterar att nu är du igång, allt som blir av är bra. Du letar effekter i kroppen och känner ökad blodcirkulation i benen och ett klarare huvud. Du bestämmer sedan om du ska gå tillbaka eller ta ett varv till, men inte mer. Det är viktigt att du avslutar aktiviteten efter avgränsad tid och att du peppar dig själv för det du gjort, det ökar chansen att du upprepar aktiviteten. Promenadlängden kan sedan utökas successivt. Varje erfarenhet lagras som ett minne som påverkar framtiden.

Samma princip gäller om du vill öka den personliga effektiviteten. Råden från hjärnforskare att stänga ner mail och push-notiser för att minska avbrotten, är i sig kloka men ställer ofta krav på stora beteendeförändringar. Det kan framstå som orealistiskt om du vant dig vid att kolla mobilen flera gånger i timmen.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Känner du dig ibland otillräcklig, reaktiv och stressad i din chefsroll?

Upptäck "Leda mig själv" och stärk dig själv i ditt ledarskap:

• Från stress till kontroll
• Från händelsestyrd vardag till proaktiv styrning mot mål
• Från missförstånd och konflikter till engagemang och positiv teamdynamik

Nu kan du köpa onlineutbildningen ”Leda mig själv” till rabatterat pris och samtidigt få ett årsmedlemskap på Motivation.se.

Paketerbjudande: 995 kr – spara över 1.600 kr!

Vässa ditt ledarskap idag!

För att lyckas med en förändring, behöver du kombinera fakta om hjärnan och fakta från inlärningspsykologin. Och det är just vad du gör när du väljer ut en sak och jobbar dig stegvis framåt. Börja på klivhöjd, något du har chans att lyckas med, istället för att fastna i allt-eller-inget-tänkande med storslagna planer som inte blir av.

Premierar kortsiktighet

En färsk studie på skolelever visar att drygt 10 minuter av idrottslektionen ägnas åt fysisk aktivitet, resten utgörs av instruktioner, väntan och teoripass. Jämför med hur det kan vara på jobbet, att själva kärnan – det som skapar värde – blir ganska liten när vi skalar bort kringaktiviteter.

På möten kan teknikstrul stjäla tid, vi kan fastna i diskussioner om detaljer eller behöva hantera frånvarande arbetskamrater. Att det blir så, har att göra med hur vi människor fungerar – både våra hjärnor och beteendemönster premierar kortsiktighet. Det som händer just nu har större inflytande på oss än det som inträffar längre fram i tiden.

Föreställ dig exempelvis att du sitter vid datorn och förbereder en presentation på jobbet. Den är viktig och du jobbar med att sammanfatta budskapet i några få bilder. Hm, det får inte vara för mycket text på bilderna men du behöver egna noteringar, ska du lägga dem vid sidan om? Vad svårt det är att få det bra och tydligt… Kanske om du gör så… eller så… Hade inte Anna en himla bra bild? Få se, visst skickade hon ett mail om det. Du öppnar mailboxen (som du stängt ner för att kunna koncentrera dig) och vips får du se tre nya mail som du öppnar och börjar svara på.

Ett innehöll bara en kort fråga och nästa en inbjudan till AW som du tackar ja till med en smiley. Det tredje mailet gör dig upprörd, en fråga från en leverantör som de borde löst för länge sedan. Va sjutton, du börjar skriva ett argt svar och inser efter en stund att du inte kan skicka det. Du suckar och tittar på klockan. Oj, snart lunchdags. Men presentationen då, den måste vara klar imorgon! Du har ju möten hela eftermiddagen. Och du som lovat dig själv att inte ta till kvällsarbete.

Vi människor är programmerade att reagera på stimulans från vår omgivning och därför är det naturligt att vi agerar på det som blinkar till. Det är ju å ena sidan tur att vi besvarar vänliga hälsningar och reagerar på hot, annars hade vi gått under som släkte. Å andra sidan är problemet idag den kolossala mängd information som flödar emot oss. Studier i USA och Europa visar att komplexiteten i organisationer ökat från 50 till 350 % under de senaste 15 åren.

Effekten av avbrutna arbetspass, är att vi inte får saker gjorda som kräver eftertanke. Det skapar stress eftersom vi har dessa uppgifter i bakhuvudet, i form av tankar eller som påminnelser från vår omgivning. Känslan av att inte ha kontroll skapar i sig ännu mer stress. Och blir vi riktigt stressade, agerar vi mer kortsiktigt, eftersom hjärnans förmåga att planera framåt delvis blockeras. Vi fattar sämre beslut som förvärrar stressen ytterligare, den onda cirkeln är igång.

Så, tillbaka till de handfasta tipsen för att öka din personliga effektivitet på jobbet.

Medvetet val

När du ska sätta igång (eller märker att du redan börjat) med dagens jobb, stanna upp och tryck på paus. Här finns nämligen den första nyckeln till att ta kommando över dagen – ett medvetet val. Av alla arbetsuppgifter du ser framför dig, vad bedömer du som viktigast att få gjort/påbörja idag? Många uppgifter är centrala men blir gjorda av sig själva med hjälp av omgivningen, till exempel ta emot kunder.

Välj istället något som är lite motigt eller svårt att få till, det kan vara ett telefonsamtal som du skjutit på, en syssla som är tråkig och tidskrävande eller något som kräver obruten tid. Om du inte kan hinna klart uppgiften idag, bestäm hur mycket tid du kan avsätta, det kan vara 15 min, 1 timme eller mer, beroende på hur dagen ser ut i övrigt.

Skriv upp dagens prioriterade syssla medan du är klartänkt och har perspektiv. Notera den på något som du kan ha med dig under arbetsdagen. Beskriv exakt vad du menar för arbetsuppgift och hur mycket tid du ska avsätta för den. Placera in arbetsuppgiften i dagens schema och lägg in en påminnelse om du inte kan sätta igång direkt. Det bästa är om du kan börja med den prioriterade uppgiften. Om den tar mer än 15 minuter och du känner stort motstånd, dela upp det i mindre arbetspass som du klockar, exempelvis 20+20 minuter. Du jobbar med din ”motigare” syssla i 20 minuter, därefter jobbar du med något du tycker är roligare under lika lång tid.

Sedan går du tillbaka till den första uppgiften och upprepar proceduren i ett eller två pass till. Det är viktigt att sluta varje gång klockan ringer, inte minst om det går bra, vilket kan vara svårt. Syftet är att du ska få ett positivt minne kopplad till uppgiften. Så småningom kan du förlänga arbetspassen.

När arbetsdagen är slut, gå tillbaka till noteringen med dagens prioriterade arbetsuppgift. Gjorde du vad du planerat? Vad lyckades du med och varför? Var det något som inte gick som planerat och vad kan du lära av det? Om du prioriterade om på ett medvetet sätt, helt okej, om det bara blev så, fundera över omständigheterna. Vad kan göras annorlunda imorgon? Var inställd på att det kommer ta tid att skapa en god vana och att du behöver träna och lära, förbättra, anpassa och träna mer.

Räkna också med att det kommer att dyka upp hinder på vägen. Du behöver rusta dig för att inte låta tankar och känslor styra ditt beteende, utan hålla dig till planen på ett nästan krampaktigt sätt. Inte minst kan det vara svårt att stå emot omgivningens önskemål och krav. Låt den prioriterade arbetsuppgiften vägleda dig i vad du behöver göra.

Använd klockan

Men hur vet jag vilken arbetsuppgift som är viktigast idag? En prioritering bör baseras på en systematisk analys, kanske du tänker. Visst, det är ditåt vi bör sträva. Vi skulle må bra av att fatta fler beslut på gedigna faktagrunder istället för i stundens ingivelse. Samtidigt riskerar för höga krav på systematik göra att vi inte kommer igång.

Det vi föreslår, är att bara tänka efter en stund och göra ett medvetet val. Då låter du hjärnans system två jobba, det vill säga din förmåga att processa och analysera information och välja utifrån vad som är klokt på sikt. Om du brukar använda fyrfältstabeller eller listor kan dessa utgöra underlag. Om inte, kan det bli ditt nästa steg i att utveckla den personliga effektiviteten. Ta en sak i taget.

Om du är van vid att vara handlingskraftig, kan det kännas frustrerande att lägga tid på planering. Gör därför tröskeln så låg som möjligt. Lägg hellre en minut än ingen alls, du hinner tänka en hel del på 60 sekunder och komma fram till någon form av ett medvetet val. Om du inte är fullt lika rastlös, lägg 5-15 minuter. Ställ en timer, det är lättare att komma igång om du vet att du satsar en begränsad mängd tid. Avgränsningen gör oss dessutom mer effektiva. Använd på rätt sätt kan klockan bli din bästa vän på vägen mot nya vanor.