Varför behövs fler kurser om att genomföra projekt?

Gästskribenter Jan Öhman och Mats Ragnarsson, Wenell: "Det finns mängder med utbildningar som fokuserar på hur man drar igång ett projekt - men sen då?"

Projektleda | Ledarskap | ARTIKEL | JAN 2014

Hur står det till med projekten på din arbetsplats? Startas de bra, men har svårare att gå i mål? Är själva genomförandet den knepiga biten för projektledaren? Och om det är så, går det att göra något åt det? Våra gästskribenter Jan Öhman och Mats Ragnarsson på Wenell Management AB, som i mer än 15 år lett kurser i projektledning, har funderat mycket på det här.

Projektbranschen har idag utvecklats till att omfatta det mesta. Allt kan vara ett projekt nuförtiden, t.ex. Melodifestivalen - projektledaren för arrangemanget i Malmö, Martin Österdahl, utsågs till Årets Projektledare 2013.

Följden av att allt som görs bedrivs i projektform, är att det också finns väldigt många projektledare. Och projektledare behöver utbildning och därför finns många sorters kurser och även möjlighet att certifiera sig.

Det som är intressant är att det finns mängder med utbildningar som fokuserar på hur man drar igång och startar ett projekt på bästa sätt. Du kan utbilda dig i hur du gör tidplaner, riskanalyser och hur du visar projektets alla delar på ett så snyggt och prydligt sätt att du får styrgruppen att applådera. Allt det där finns. Men sen då? När projektet startat och det tuggar på, hur lär man sig att driva projektet i mål? Hur rustar man sig för att faktiskt bli färdig på ett bra sätt?

Öva på själva genomförandet

Först kanske vi ska titta på vad genomförandefasen faktiskt handlar om. Det handlar om att jobba på så att projektet bibehåller fokus, fart och energi. Det gäller att hålla ångan uppe och det är projektledarens uppgift.

Så hur får du som projektledare andra att jobba på, att leverera i tid och med gott resultat? Hur undviker du tidstjuvar, distraktioner och energiförluster? Är det verkligen bara att kavla upp ärmarna och jobba? Och om det är så, hur övar man på det?

Ja, tills nu har man i mångt och mycket fått förlita sig på klokt stöd från goda kollegor och eget sunt förnuft. Men nu kommer kurser som behandlar själva genomförandet. Något som tidigare varit alltför sällsynt. Praktiska utbildningar, som vi bland annat jobbar med, har ofta sin tyngdpunkt på framgångsrikt projektgenomförande och är byggda på mycket interaktivitet. Pedagogiskt är upplägget att arbete baserat på deltagarnas vardag och tidigare erfarenheter mixas med ett case där ett projekt genomförs och resultatet också handlar om kunskap i genomförande och avslut. Caset är flexibelt och deltagarna väljer själva vilken spets det ska ha.

Träning för projektledaren

En väg till framgång är att ha självinsikt och jobba med sina starka sidor. Titta på det du är bra på, hitta dina styrkor och är det så att de inte räcker till, fundera då hur andra kan komplettera dig.

Det du som projektledare behöver öva är:

•    Jobba med ditt personliga ledarskap
•    Hantera osäkerhet och omvärld
•    Jobba med relationer
•    Följa upp
•    Få fram beslut
•    Hantera resurser
•    Planera, integrera och återföra

En knepig bit är att vara målmedveten men samtidigt flexibel. Du ska kunna få fram beslut när det behövs, kanske dina egna eller någon annans. Och du ska hantera resurser och helst skapa sjok av tid åt dina deltagare så att de hinner jobba färdigt. Något som kanske är det svåraste idag när splittring är ett större problem än hög arbetsbelastning.

Vi får ibland frågan om det är vissa branscher som behöver den här typen av utbildning extra mycket, men svaret är att den faktiskt passar alla. Dock - de som håller på med långa projekt har naturligtvis större risk för att projektet och deltagarna tappar sugen. Miljöer och branscher som är projektovana kan också tendera att tappa farten och inte gå i mål.

Avslut

En annan sak att träna på, förutom själva genomförandet, är ju avslut. Tillfället vi har när projektet är genomfört och där den reflekterande slutfasen tar vid.  Hur gick det? Varför gick det som det gick och vad kunde vi gjort annorlunda? Att avslut försummas kan bero på ointresse, ingen bryr sig riktigt, men vanligast är nog att nya uppgifter prioriteras framför detta.

Det är förstås viktigt att sätta strålkastare på själva resultatet och utvärdera. Gick vi i mål? Kommer resultatet att leda till de önskade effekterna? Vilka lärdomar kan vi dra? Och hur rapporterar vi? En lång rapport som ingen läser eller kanske ska vi välja att göra ett youtube-klipp i stället? Hur får vi andra att lyssna på vad vi lärt oss? Det är en viktig fråga att ta ställning till. Det är helt enkelt först då, när andra reflekterar och omsätter våra erfarenheter i sina projekt, som de är värda något.

Låt oss sammanfatta

Du som är projektledare: träna och öva dig i din roll, utveckla dina starka sidor och se till att du lär dig något efter varje projekt. Då är du rustad för att hantera utmaningarna i genomförandefasen.

Du som är beställare: se till att din projektledare har fått öva och utbilda sig ordentligt. Stöd vidareutveckling i arbetet och efterfråga lärdomar samt hur dessa kan nyttjas

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Projektleda
  • Ledarskap

Dela:

Om skribenterna

Mats Ragnarsson och Jan Öhman är seniora konsulter hos Wenell Management och har båda lång erfarenhet av projektledning. De arbetar idag med utbildning, projektstöd, organisationsutveckling och forskning. De har samlat på sig omfattande praktisk erfarenhet genom uppdrag i många olika branscher, kulturer och miljöer och har arbetat i både små och stora, mer komplexa projekt.

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill