Viktigt att lösa problem omgående

Ann-Kristin Johnsson, Kvarndammen: "Kan jag skapa öppenhet, så vågar alla säga sitt".

Ledarskap | ARTIKEL | JULI 2011

 - Uppstår det problem mellan personalen, så ser jag till att vi löser det omgående, genom att vi tar upp det i enskilda samtal med mig, säger Ann-Kristin Johnsson. Hon är chef för kundtjänsten på auktionsföretaget Kvarndammen i Göteborg och ska se till att företaget och omvärlden kommunicerar på ett lättsamt och effektivt sätt, via chatt, samtal och mejl.

När det uppstår vardagsproblem samlar Ann Kristin Johnsson sin personal på kundtjänsten – fyra personer - och pratar med dom och kommer på så sätt fram till en lösning. Hon är noga med att skapa en öppenhet, så att alla känner att de kan komma till sin chef med problem eller frågor. Då kommer också många konkreta förslag till att förenkla arbetet fram.

- Ett problem uppstod i höstas, när vi skulle flytta vissa avdelningar till en ort två mil från huvudkontoret, berättar hon. Det blev längre resväg till arbetet för de flesta, vilket inte blev positivt för alla. Två personer på kundtjänsten var missnöjda med placeringen och de förlorade tidigare arbetskollegor. En person fick dessutom dubbla sträckan till jobbet.

- Det gick inte att helt lösa den situationen. En av de båda missnöjda personerna sa senare upp sig. Situationen för den andra personen försöker vi lösa, så att hon eventuellt kan arbeta flextid, vilket skulle vara till fördel för henne.

Mätbara mål

Eftersom det är en kundtjänst som Ann-Kristin är ledare för, så är det svårt med mätbara mål. Hennes utmaning just nu är att bemanna kundtjänsten på ett bra sätt, för att kunna ta chatt, samtal och mejl. Samtidigt som ny personal ska rekryteras.

Det kommer in i snitt 270 samtal per dag till kundtjänsten. Det kan vara kunder som vill köpa något på nätauktionerna. De behöver hjälp med exempelvis registrering som medlem. Fasta kunder behöver hjälp med försäljningsuppdrag. Även kringtjänster som finansieringar, försäkringar och garantier ingår i arbetsuppgifterna. De dagliga uppgifterna innebär också a

Unknown photo imported from Drupal
tt beställa kontorsmateriel, skriva ut fraktsedlar och hantera daglig post.

- Vi tar väldigt mycket hjälp av varandra, vi ledare på företaget, när det gäller utveckling, säger Ann-Kristin. Jag får själv väldigt stor hjälp av min chef med motivation. Vi har regelbundna möten och diskussioner runt kundtjänsten och utvecklingen av den.

Ann-Kristin brinner för kommunikation och råder sina medarbetare som vill utvecklas, att jobba på att ha en bra självkänsla. Det är en viktig grund för hur man uppfattar andra och för hur man kommunicerar med andra, säger hon.

Stärka självkänslan

- Jag försöker att stärka varje persons goda egenskaper, genom att lägga mer fokus på det dom kan och tycker är roligt, säger hon. Är det exempelvis någon som är bra på engelska, får den personen ta ansvar för att alla engelska mail blir besvarade på ett bra sätt.

Ann-Kristin kommer också efter sommaren att ge sin personal övningar i att stärka sin självkänsla. Hon kommer att prata mycket kring kommunikation. Hon vill även förmedla att inte alltid ta allt så allvarligt. Utan att det finns tid till skratt, humor är viktigt i vardagen också.

- Jag har ganska lätt för att varva ner hemma numera, men det har krävts mycket övning. Det är så enkelt annars att fortsätta i samma tempo, när man kommer hem. Privat skämmer jag bort mig. Det blir mycket tid för familjen - och för båtliv.

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill