Menu

Möten - vårt verktyg för att hantera komplexitet

Trendspanare Kjell Lindström och Niklas Lång: ”Med tanke på de enorma summor som de flesta organisationer lägger på möten av olika slag, borde det vara en högprioriterad strategisk ledningsfråga.”
Möten - vårt verktyg för att hantera komplexitet

Möten är en "dold" organisatorisk trend. De har länge behandlats som ett nödvändigt ont, men nu börjar allt fler få upp ögonen för mötenas verkliga potential. En tydlig trend är sedan länge att både chefer och medarbetare ägnar allt mer tid åt olika möten. Men det går dessvärre inte att bara önska sig tillbaka till en annan tid. För att kunna hantera situationen behöver vi förstå grunden. Det handlar om komplexitet.

De senaste decennierna har många organisationer upplevt en formidabel mötesexplosion. Men det är inte en utveckling som har skett isolerat. Nej, den hänger samman med hur våra organisationer har förändrats. När tjänsteproduktion, marknadsorientering och kundorientering blev de stora ledorden på 1980-talet, ledde de nya kraven på flexibilitet och effektivitet till att de gamla hierarkiska pyramiderna inte längre höll måttet. För att hantera de nya utmaningarna började man komplettera hierarkierna med flera olika andra organisationsformer.

Summan av kardemumman blev att dagens organisationer i praktiken består av en mix av olika organisationsformer. De ganska enkla linje- stabsorganisationer som var förhärskande under den industriella epoken finns inte längre. Den kan nu istället bäst beskrivas som komplexa organisatoriska landskap.

Vi har alltså gått från en ganska enkel organisatorisk miljö (hierarkiska linje- stabsorganisationer) till en mycket komplex (organisatoriska landskap). En viktig fråga blir då hur vi hanterar utmaningar och problem i komplexa miljöer. Eftersom vi måste ta hänsyn till så många aspekter och invecklade samband blir kommunikation helt centralt.

Innerst inne är vi väl medvetna om att det inte går att hantera komplexa frågor enbart med mail och sms. Alla som försökt att styra ett barnkalas med sms vet vad vi pratar om. Nej, komplexa frågor kräver helt enkelt att vi träffas och pratar direkt med varandra. Vi kallar till möten. Vi kallar ofta till möten.

Det är med andra ord helt naturligt att antalet möten har ökat. Det är en direkt följd av vår strävan efter effektivare och mer flexibla organisationer. Så det är lika bra att vi accepterar att möten är en central del i vårt arbetsliv. Men – det vi verkligen inte ska acceptera är tråkiga, fantasilösa och deprimerande mötesformer.

Tänk efter hur mycket arbetstid du själv och dina kollegor lägger på möten. Gör en snabb kalkyl på vad det kostar din organisation i lön och sociala avgifter under en månad. Det blir fort väldigt mycket pengar.

Med tanke på de enorma summor som de flesta organisationer lägger på möten av olika slag, borde det vara en högprioriterad strategisk ledningsfråga. Och då handlar det inte bara om att kräva att alla ska lyfta sig i kragen och förbereda mötena på tid som inte finns.

Nej, sluta klaga på era möten. Möten är det nya svarta. Det handlar om att acceptera verkligheten och göra mötena relevanta, intressanta och givande. Det är i särklass den viktigaste strategiska utmaningen i dagens komplexa organisatoriska landskap.


Du kanske även gillar

Give It Forward river ner maktstrukturer på arbetsmarknaden. De flesta lediga jobb som finns i Sverige är osynliga - de utannonseras...

Det sociala spelet, del 1: Trött på att prata om vädret? Våga vara personlig. Få människor älskar att kallprata. Vad finns kvar att säga...

Svenskarna vill att anställdas hälsa får högre prioritet, visar Sverigestudien. Lagarbete, kostnadsjakt, ansvar och resultatinriktning är de vä...

Gästskribent Karin Tenelius: ”Det är den slags artighet som naturligt förekommer när vi talar med folk som vi inte har en nära relation till – tänk cocktailparty.” Svenska arbetsplatser saknar öppenhet och högt i tak. Istället f...

Majoriteten av de kontorsanställda känner sig mer produktiva utanför kontoret, enligt en ny trendrapport. En majoritet av den globala arbetsstyrkan tycker att de är mer produktiva...

Trendspanare Kjell Lindström: "Nu börjar vi se en ljusning. I veckans nummer av tidskriften Fokus meddelas nämligen att sekreteraryrket är på väg tillbaka. Är det så att en insikt börjar spridas om att även chefer tillhör människosläktet." Chefernas arbetssituation har varit en ständig källa till bekymmer de...

Kjell Lindström: "Fokuseringen på ekonomi och marknadstänkande har lett till en utarmning av möjligheterna att utöva de jobb många har långa, kvalificerade utbildningar för." De senaste 20 åren har handlat mest om nedskärningar, system och...

Migrationsverket kräver bättre skydd efter våg av attentat och skadegörelser. Migrationsverket har under en längre tid utsatts för ett stort antal...

Cygnis vd Jon Persson om vägen mot utmärkelsen "Europas bästa arbetsplats". Det svenska IT-konsultbolaget Cygni har utsetts till Europas bästa...

Stödpersoner kan vara ett sätt att hjälpa stressade chefer, menar forskare vid Linköpings universitet. Alla anställda har rätt att jobba i en god och hälsosam...

  • Coacha

Känns det trögt och omotiverat att sätta igång igen efter sommarens semester?
Har du varit mobilfri, fri från mailen, fri från att fatta beslut och prestera hela tiden? Kanske har du legat i hängmattan och inte gjort så mycket, kanske har du tagit promenader på stranden eller strosat runt i naturen. Och funderat på dagens viktigaste fråga: ”Vad ska vi ha till middag idag?”
Du har varit i nuet och din hjärna har lugnat ner sig och fått kontroll på tankarna.
Möjligen har du till och med haft lite tråkigt på slutet av semestern och känt behov av att göra någonting.
Du kanske har fått nya idéer och tankar om ditt liv och arbete?

  • Planera

Det finns olika uppfattningar om hur mycket tid vi spiller på att leta efter digitala dokument, men klart är att letandet bland filerna utgör ett synnerligen oönskat avbrott i vårt arbete. Nog går det att betrakta också detta som en distraktion. Vi är i färd med att få en sak gjord men blir hindrade i vår framfart bara för att vi inte hittar det där dokumentet vi söker. Frustrerande är ordet. Men att få ordning bland sina filer är lättare än du tror.

  • Ledning

Att anställa en extern ledare kan vara en svår och riskfylld process, både för bolaget och för den tilltänkta personen. Förbereder man ledarskiftet väl och tar rätt steg i rätt ordning finns det en fantastisk tillväxtpotential för företaget. Hastar man igenom och inte tar uppgiften på allvar väntar det motsatta. 

  • Motivera

Naturen gav oss den fantastiska möjligheten att tänka och skapa våra virtuella tankevärldar med hjärnan. Denna härligt röriga och smarta kombo av 100 miljarder neuroner där alla våra kalkyleringar, planeringar och livsfunderingar bor. Ett med tiden alltmer personligt inrett huvudkontor där vi kan bygga scenarier om framtiden och relatera till dåtiden. Och där allt annat som kommunikation, överlevnadsstrategier, statusmarkörer och personligt ledarskap knådas och bearbetas. Rädslor, glädje och eufori. Ditt eget du!

  • Ledarskap

Som chef har du hela tiden medarbetare runt omkring dig: Någon pockar på uppmärksamhet. Någon vill stämma av något. Någon vill ha hjälp att prioritera. Någon vill ha ett klargörande. Detta är ju själva poängen med organisationen... som ledare kan du inte fullfölja verksamhetens uppdrag på egen hand, utan ska snarare ha fokus på att styra, leda och följa upp i syfte att säkerställa att medarbetarna gör rätt saker på ett effektivt sätt så att ni tillsammans skapar största möjliga nytta och värde för kunden. Med andra ord, du är inte ensam, men innebär det att du aldrig känner dig ensam?

  • Hälsa

Vi kan lika bra slänga ut tanken på balans med badvattnet. Det skapar bara stress att sträva efter den perfekta balansen i livet, hur många kurser vi än går på. Det är vettigare att finna en balans i obalansen. Att ständigt jaga perfektion är både ohälsosamt och ineffektivt.

  • Ledarskap

I den första artikeln om hjärnans elasticitet gick vi igenom nio olika egenskaper som är typiska för människor med en hög grad av ”elastisk” förmåga. Vi konstaterade att dessa egenskaper är av avgörande vikt för att nå dit vi vill i karriären och i livet.
Men hur gör man då för att utveckla sin elasticitet? I del 2 ska vi titta närmare på åtta olika tekniker för att utveckla rätt mindset i en föränderlig värld.

  • Projektleda

”Det du förväntar dig är det du upplever…” Visste du att du avgör om ditt projekt kommer att ha väl fungerande kommunikation med intressenterna eller inte? I rollen som projektledare har vi ofta fokus på förväntningar – det vill säga de förväntningar som finns hos projektets intressenter. Det är inte alltid lätt att hitta rätt; frågor som kommer upp är till exempel vad som är möjligt och hur långt man kan, och borde, sträcka sig i form av anpassningar. Det här är frågor vi som projektledare brottas med dagligen. Tänk om det faktiskt finns en silver bullet för detta? Visst vore det häftigt?

  • Kommunicera

Ofta har du publikens intressse från första början - men hur behåller du människors uppmärksamshet hela vägen? Anna Bellman ger användbara råd kring hur du håller energin uppe när du pratar inför större grupper. Bland annat får du lära dig knep såsom tresekundersregeln... Här ser du andra delen i hennes videoserie om presentationsteknik där hon delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Motivationsbloggen

Är det okej att arbeta med en sak och tycka något annat på fritiden? Polisen har sitt välkända fall med Göran Lindberg som enligt hans Wikipediasida ”var en drivande kraft för att uppmärksamma problem kring könsdiskriminering, sexuella trakasserier och våld mot kvinnor, särskilt bland poliser” men som dömdes för bland annat grov våldtäkt och sexköp. Det är ett drastiskt och olagligt, extremt exempel, men tv-rutan symboliserar det du gör utanför arbetet. Vilka tv-program väljer du att se? Engagerar du dig i någon förening? Är du politiskt aktiv? Hur ser din familj ut?

  • Motivera

Hade du tänkt att lägga om din diet, gå upp en timme tidigare varje morgon eller sluta röka? Att pröva någonting nytt i 30 dagar kan vara ett smart och enkelt sätt att utmana sig själv utan att sätta ribban alltför högt. En månad är tillräckligt lång tid för att den nya vanan ska fastna - men ändå inte längre än att experimentet känns överkomligt.

  • Kommunicera

Att vara pirrig när du ska tala inför större grupper är bra, att vara förlamad av nervositet är riktigt dåligt. Känner du igen dig? Det är det många som gör... Men det finns metoder för att minska stresspåslaget och bli kompis med rampljuset. Första delen i Anna Bellmans serie om presentationsteknik foksuerar på det som drabbar så många: nervositet. Anna delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Coacha

Det finns många undersökningar som visar att alltför många människor i arbetslivet idag inte använder alla sina drivkrafter, inte känner sig motiverade och saknar balans i livet. Det medför att de upplever ohälsa i form av inre stress som leder till psykiska och fysiska åkommor med sjukskrivningar som följd. Idag är till exempel utmattningsdepression en stor orsak till sjukskrivningar. Det behöver inte gå så långt att man blir sjukskriven - man kan ändå känna brist på motivation på arbetet.

  • Projektleda

– Jamen, jag vet ju att jag inte är kreativ!
I många år var jag helt övertygad om att jag inte är kreativ. Så fort en uppgift uttryckligen krävde kreativitet och nytänkande så låste det sig. Ibland utan att jag ens märkte det. Men innerst inne ”visste” jag ju att jag inte var kreativ, att jag var urdålig på att skapa och tänka nytt.

  • Ledarskap

Det tog Sara Lund drygt 50 år att komma ut ur garderoben. Under dessa år hade Sara hållits gömd och dold för omgivningen, detta trots att hon var en central del av Claes Schmidt. Claes hade inte vågat visa upp henne av rädsla för vad andra skulle tycka och tänka. Men från den dagen Claes visade upp Sara har han aldrig mött det han var så rädd för – snarare tvärtom.

  • Hälsa

Slår du ihjäl en mygga i sommar gör du av med mindre hjärnenergi än när du vilar. Det är lätt att inbilla sig att hjärnan får vila när vi slappar, till exempel under semestern. Men hjärnan är komplex och går inte alltid att förstå utifrån våra vanliga föreställningar. Neurologisk forskning visar att viloläge för kroppen inte betyder vila för hjärnan. Det är till och med så att hjärnan arbetar för högtryck när vi lämnar den ifred.

Partners

Webbkurser