Menu

Möten - vårt verktyg för att hantera komplexitet

Trendspanare Kjell Lindström och Niklas Lång: ”Med tanke på de enorma summor som de flesta organisationer lägger på möten av olika slag, borde det vara en högprioriterad strategisk ledningsfråga.”
Möten - vårt verktyg för att hantera komplexitet

Möten är en "dold" organisatorisk trend. De har länge behandlats som ett nödvändigt ont, men nu börjar allt fler få upp ögonen för mötenas verkliga potential. En tydlig trend är sedan länge att både chefer och medarbetare ägnar allt mer tid åt olika möten. Men det går dessvärre inte att bara önska sig tillbaka till en annan tid. För att kunna hantera situationen behöver vi förstå grunden. Det handlar om komplexitet.

De senaste decennierna har många organisationer upplevt en formidabel mötesexplosion. Men det är inte en utveckling som har skett isolerat. Nej, den hänger samman med hur våra organisationer har förändrats. När tjänsteproduktion, marknadsorientering och kundorientering blev de stora ledorden på 1980-talet, ledde de nya kraven på flexibilitet och effektivitet till att de gamla hierarkiska pyramiderna inte längre höll måttet. För att hantera de nya utmaningarna började man komplettera hierarkierna med flera olika andra organisationsformer.

Summan av kardemumman blev att dagens organisationer i praktiken består av en mix av olika organisationsformer. De ganska enkla linje- stabsorganisationer som var förhärskande under den industriella epoken finns inte längre. Den kan nu istället bäst beskrivas som komplexa organisatoriska landskap.

Vi har alltså gått från en ganska enkel organisatorisk miljö (hierarkiska linje- stabsorganisationer) till en mycket komplex (organisatoriska landskap). En viktig fråga blir då hur vi hanterar utmaningar och problem i komplexa miljöer. Eftersom vi måste ta hänsyn till så många aspekter och invecklade samband blir kommunikation helt centralt.

Innerst inne är vi väl medvetna om att det inte går att hantera komplexa frågor enbart med mail och sms. Alla som försökt att styra ett barnkalas med sms vet vad vi pratar om. Nej, komplexa frågor kräver helt enkelt att vi träffas och pratar direkt med varandra. Vi kallar till möten. Vi kallar ofta till möten.

Det är med andra ord helt naturligt att antalet möten har ökat. Det är en direkt följd av vår strävan efter effektivare och mer flexibla organisationer. Så det är lika bra att vi accepterar att möten är en central del i vårt arbetsliv. Men – det vi verkligen inte ska acceptera är tråkiga, fantasilösa och deprimerande mötesformer.

Tänk efter hur mycket arbetstid du själv och dina kollegor lägger på möten. Gör en snabb kalkyl på vad det kostar din organisation i lön och sociala avgifter under en månad. Det blir fort väldigt mycket pengar.

Med tanke på de enorma summor som de flesta organisationer lägger på möten av olika slag, borde det vara en högprioriterad strategisk ledningsfråga. Och då handlar det inte bara om att kräva att alla ska lyfta sig i kragen och förbereda mötena på tid som inte finns.

Nej, sluta klaga på era möten. Möten är det nya svarta. Det handlar om att acceptera verkligheten och göra mötena relevanta, intressanta och givande. Det är i särklass den viktigaste strategiska utmaningen i dagens komplexa organisatoriska landskap.


Du kanske även gillar

Stödpersoner kan vara ett sätt att hjälpa stressade chefer, menar forskare vid Linköpings universitet. Alla anställda har rätt att jobba i en god och hälsosam...

Gästskribent Ulf Bengtsson, Wenell - 10 tydliga trender inom projektledning. Känner du igen dig? Allt fler är överens om att vi står inför en för...

Svårt för små och medelstora företag att hinna med personalarbetet. Personalen är en livsviktig resurs - för såväl små...

Carin Götblad, polisregionchef, Region Mitt: ”Det finns en stor vilja att jobba med mångfald, samtidigt som det finns en rädsla för att göra fel.” Många tror att mångfaldsarbetet är färdigt när man v...

44 procent av svenskarna tycker att de har haft en lyckosam karriär, enligt en undersökning från LinkedIn. Vilka är de viktigaste egenskaperna för att nå framgång i...

I Sverige ser vi humaniora som en belastning. Men i USA har humanister både jobb och god löneutveckling, skriver tankesmedjan Timbro i en ny rapport. Behövs humanister i dagens samhälle? När man tittar på hur...

"På Blocket låter vi de anställda vara sig själva" Blocket AB är ett snabbt växande företag med många unga...

Medarbetarskap, del 1: En föränderlig värld kräver proaktiva och drivna medarbetare. Medarbetarskap är ett hett ämne som är på tapeten i m...

Karriärmöjligheter och ekonomiska förmåner viktigast när unga letar arbetsgivare - arbetslivsbalans och sociala värderingar kompromissas bort. Möjligheter till karriärutvecklingen är viktigare än b...

Virtuellt arbete - snart regel snarare än undantag. Glöm åtta till fem-kneget bland dammråttorna på kontoret...

  • Motivera

Hur bryter man en dålig vana? Vi människor har en tendens att fastna i vanor och beteenden som vi vet att vi inte mår bra av, ändå kan det kännas nästan omöjligt att bryta mönstret. Enligt psykiatrikern Judson Brewer finns det dock en ganska enkel lösning på problemet. Han menar att vi kan bryta dåliga vanor genom att bli mer nyfikna på dem. Med hjälp av mindfulness och medveten nyfikenhet kring vad som händer kan vi ta kontrollen över beteendet, och övervinna det.

  • Kommunicera

När journalister beskriver hur de upplever företagens krishantering är det "att sanningen inte kommer fram direkt" som rankas högst. Det visar en undersökning från Aalund. Men sanningen är sällan så enkel. Den är inte svart eller vit, och kan oftast inte beskrivas med ett enkelt “ja” eller “nej”. Verkligheten som utspelar sig bakom kulisserna är i själva verket för komplex för att kunna sammanfattas i en oneliner.

  • Ledarskap

När man talar om organisation handlar det ofta om saker som linje-stab, styrning, kontroll, projekt, lean och agility. Möten pratar man inte om. Många lägger mer än halva sin arbetstid på möten, men tar dem för givna. Vad händer om vi börjar se möten som en organisationsform, den mest grundläggande av dem alla?

  • Projektleda

Uttrycket ”Elefanten i rummet” kommer ursprungligen från engelska språket. Det är ett bildligt uttryck för något som tar stor plats och är påtagligt för alla människor i en grupp. Trots detta undviker man att prata om det. Alla vet, men ingen säger något.
”Kejsarens nya kläder” kan användas på liknande tema. Här handlar det om HC Andersens figur som hade kläder av ett magiskt tyg som man inte kan se. I själva verket låtsas alla som att de ser "kläderna", och kejsaren vandrar omkring naken. Ett litet barn utbrister till slut: "Han har ju inga kläder på sig!". Alla vet, men ingen säger något. Vi anpassar oss till gruppen trots att det är uppenbart att gruppen har fel.

  • Coacha

Under mina 25 år som psykolog och coach har jag hört samma sak från nästan alla mina klienter, och det är meningen ”jag vet inte vad jag vill”. Lite mer utförligt låter det ungefär så här: ”Jag är vilsen och orolig för jag vet inte vad jag ska göra med mitt liv och mitt arbete.”
Att inte veta vad man vill i livet och i karriären kan vara väldigt stressigt och frustrerande. Det leder ofta till att man inte kommer vidare utan stannar i en situation som inte är optimal.

  • Ledarskap

Ofta har jag undrat över varför vi talar så mycket om ledarskap utan att tala om människan bakom chefen. Människan är i ständig tillblivelse - om hon vill. Det betyder att ditt ledarskap också kan vara i ständig tillblivelse - om du vill. I det ögonblick du sagt ja till en chefsbefattning med personalledaransvar ligger din största framgång i hur du leder dig själv och dina medarbetare, vilket ligger i ledarrollen. Så vem är människan bakom dig som chef och ledare?

  • HR

Det sägs ofta att det är svårt att hitta rätt människor att rekrytera. Det talas också om att det råder kandidatbrist. Men är det verkligen så eller är det bara vi som tänker fel?  Vår gästskribent Tove Nylin reflekterar över frågan, och tror att kompetensen nog finns där om vi bara vågar se bortom ytan.

  • Ledarskap

Simon Elvnäs forskning om ledares beteende har fått stor uppmärksamhet. I hans studier framkommer att det är stor skillnad mellan vad chefer tror att de gör och vad de faktiskt gör. På Projektnärings vårträff den 5 maj kommer han att berätta om dessa resultat, vad de får för konsekvenser för arbetslivet – och hur man kan minska glappet mellan formulerat uppdrag och utfört uppdrag. Men redan nu har Motivation.se tagit tillfället i akt att ställa några frågor till KTH:s industridoktorand.

  • Ledning

Oavsett hur effektiv ledningsgruppen har varit historiskt, så finns det en central fråga som alla företag bör ställa sig: Vad behöver ledningsgruppen framöver för att skapa största möjliga värde i en allt mer komplex värld med en accelererande förändringstakt och tilltagande oförutsägbarhet?

  • Hälsa

Det är lätt att tro att kreativa människor är de som är lite ”låt gå” och inte så ordningsamma eller disciplinerade. I själva verket kan det vara precis tvärt om – disciplin och målmedvetenhet är en förutsättning för att lyckas med det kreativa arbetet och i bästa fall uppnå flow.

  • Motivera

Var inte rädd för smärtan. Den är en naturlig del av livet. Lika naturlig som glädjen, kärleken och sorgen. Faktum är att dessa är nära sammanflätande i livets väv. De är alla väsentliga delar av livets helhet. Och för att känna mig hel som människa behöver jag välkomna känslorna. Det tog mig tid att komma hit, men i dag är jag tacksam för att jag ocensurerat vågar känna alla mina känslor. De är en rikedom. De är nyanserna i livets dans. De gör mig mänsklig. Jag känner, därför är jag. Det är fundamentet i det mänskliga varandet. Utan känslan vore jag levande död. Oupplevd. Med känslan upplever jag. Livet. Mig själv. Mötet med dig.

  • Motivera

Vi människor vet ofta vad vi behöver göra för att bli lyckliga och leva ett gott liv. Problemet är bara att vi inte gör det. Du vet att du mår bäst av att vara aktiv och kreativ, ändå väljer du att titta på TV eller slösurfa på datorn. Det kallas för ”lyckans paradox”, och är ett gissel för många människor. Varför gör vi inte sådant som får oss att må bra?

  • Motivera

De flesta av oss människor strävar efter ett hälsosamt och lyckligt liv. Men vad krävs egentligen för att bli lycklig? Många söker det goda livet genom att jaga pengar, framgång och kändisskap, men ingen av dessa faktorer är avgörande för en människas lyckonivå. Psykiatrikern Robert Waldinger från Harvard University berättar här om en unik studie där hundratals amerikanska män har följts under hela sin livstid. Studien, som inleddes för 75 år sedan och fortfarande pågår, visar att det faktiskt finns ett ganska entydigt svar på vad människor behöver för att kunna leva ett gott liv.

  • Motivationsbloggen

Just nu befinner vi oss i ett samhällsskifte. Från Industrialism till en ny samhällsform. I media har det nya samhället kallats vid många namn, exempelvis Postmateriella samhället eller Postindustrialism. För enkelhets skull kallar jag det för det digitala samhället. Så, vad händer när man befinner sig i ett samhällsskifte? Jo, det är kaos…

  • Motivationsbloggen

När jag gick i grundskolan på 1100-talet nötte vi glosor, insjöar, huvudstäder, periodiska system och allt annat mellan himmel och jord. Nötandet var en del av vardagen. Jag minns fortfarande att slaget vid Hastings ägde rum 1066 och att den kemiska beteckningen för Klor är Cl. En del sitter kvar, men rätt mycket har lossnat, om jag ska vara ärlig. Nu är det modern times. Mina ungar lär sig fortfarande sjöar och huvudstäder och franskaglosor - men på nya sätt. När jag ser dem hänga över sina skol-appar, fantasifulla lärspel och klickar och swajpar tänker jag på forntidens nötande. Och så tänker jag att de är lyckans ostar som fått kliva in i en helt annan kunskapsvärld redan från start

  • Motivationsbloggen

Med dagens digitala samhälle och ungdomarna som växt upp i det, är förväntningarna höga på att IT-system fungerar som de ska. De måste vara effektiva och hjälpa användaren att förstå hur de fungerar. App- och speltillverkare blir sågade väldigt snabbt om något är fel, särskilt av andra utvecklare som anser sig veta hur enkelt olika buggar går att lösa. Företagssidor uppdateras också kontinuerligt på marknaden för att ha en bra användarvänlighet så att du som besökare enkelt hittar fram dit du vill och konverteras till att bli kund.