Lycka är en gul Post-It-lapp

Kanban, ett japanskt ord som betyder ungefär anslagstavla, skapades av Toyota under 50-talet och revolutionerade biltillverkningen. Metoden växer med en nästan viral spridning just nu och Kanban är perfekt för mindre grupper eller individer som vill prova på Lean, utan att behöva ha med hela företaget på tåget.

Klara...

Att komma igång med Kanban är enkelt. Du behöver lite väggyta där du kan markera ut tre kolumner. Vissa använder en whiteboard, vissa fönster, vissa bara en målad vägg med lite tejp på – det är inte så viktigt vad, bara att det är lättåtkomligt. Kolumnen längst till vänster döps till “Att göra”, nästa kolumn heter “Pågående arbete” och den sista får namnet “Klart”.

... Färdiga...

Du är redan halvvägs till ett Leanarbete. Det enda som är kvar är att göra det lite färggladare: plocka fram Post-It-lapparna. Håll dig till en färg till en början. Skriv ner allt som ni behöver få gjort just nu – en Post-It-lapp per aktivitet – och lägg dem i “Att göra”-kolumnen.

... Gå!

Nu är du redo att komma igång. Varje gång du ska jobba så är det bara att gå fram till tavlan, välja en lapp, och flytta den till “Pågående arbete”. Om du inte hinner klart eller ändrar dig, så ska du flytta tillbaka den till “Att göra”. Och om du lyckades jobba klart den – grattis – du kan nu flytta den till “Klart”. Kanban är inte svårare än så.

Lätt att överblicka

Kanban kräver väldigt lite i början. Men på en gång vinner man en överblick över allt som måste göras genom att bara titta på väggen. Det går även att se hur bra det går - bara titta på hur många lappar ligger på “Pågående arbete” och “Klart”.

Kanban växer med ert behov. En viktig strategi är att begränsa hur många lappar som kan ligga på “Pågående arbete”. På så sätt ser du till att ni behåller fokus och minimerar risker. Det är svårt i början att veta hur många som är ”för många” - men välj bara en regel (t.ex ingen kolumn får har fler än två Post-It-lappar samtidigt) och prova det ett litet tag – som med allt i Lean  så är det bara att testa, mäta, och justera.

Använd färgerna

När du börjar använda Kanban lite mer intensivt så kommer du inse att man faktiskt kan utnyttja de olika färgerna som finns med i paketet.

Vissa använder de olika färgerna för att visa hur viktigt något är. Själv visar jag prioritet genom att lägga de viktigaste lapparna högst upp på tavlan och de mindre viktiga längre ner. På så sätt kan jag frigöra färgerna till något annat som hjälper mig att få insikter om min vardag: gula lappar för planerat arbete och rosa lappar för oplanerade saker som dyker upp. På så sätt kan du se, även från andra sidan rummet, hur mycket av tiden som går åt till oplanerat, oförutsägbart – och ofta stressigt – arbete.  Men det går också lika bra att använda olika färger t.ex till olika produkter eller projekt som gruppen jobbar med.

Uppskatta tiden

Om du vill verkligen kör hard-core-Kanban så är nästa steg att börja uppskatta hur mycket tid genomförandet av varje lapp kommer att ta. Det kan ta lite tid att lära sig att estimera men det är värt insatsen. Varje lapp som ska upp på tavlan ska ha en tidsuppskattning (t.ex hur många timmar) skrivet på baksidan. Sedan kan du använda hörnet på framsidan av lappen för att skriva ner den faktiska tiden. När en lapp är klar kan du kontrollera hur bra uppskattningen var.

Glöm aldrig guldregeln med Lean och Agile: experimentera. Var inte rädd för att testa nya saker eller variationer. Ge det en chans och diskutera sedan hur väl det fungerade och anpassa det efter era behov. I Agilevärlden kallas det för en retrospektiv – att man sätter undan lite tid för att regelbundet titta tillbaka och se hur bra metoden fungerar för just dig och tänker på vad man kan göra annorlunda i framtiden så att det fungerar bättre.

Bara man är noggrann med att köra retrospektiv regelbundet och tänka brett, så tror jag Kanban kan anpassas till nästan varje individ, grupp och projekt i hela bolaget.

Bra lappar...

Och kanske det viktigaste rådet av alla: kosta på er3Ms Super Sticky-lappar istället för de vanliga. Det finns inget mer frustrerande än att plocka upp lappar från golvet och försöka komma ihåg var de ska placeras.

Med Kanban vinner du synlighet över ditt arbete och detta kan vara extra viktigt om du jobbar i grupp. Kanban kan hjälpa dig begränsa mängden aktiviteter du försöker göra samtidigt till en rimlig nivå för att sänka stressen.

Och om du tar det hela vägen så kan den hjälpa dig att planera bättre i framtiden och jobba mer effektivt.

Om du vill läsa mer om Kanban kan vi rekommendera den här artikeln skriven av svensken Henrik Kniberg.

Om författaren

Mark Dixon

Vår expert på leanfilosofi och agila metoder

Mark Dixon är entreprenör inom IT-sektorn och  jobbar idag som konsult på det agila företaget Anokha AB. Mark är australiensare och Agileentusiast med 10 års erfarenhet som CTO i olika svenska teknikbolag. Hans passion för agila och lättrörliga arbetssätt är något som han vill sprida och dela med andra. Här på Motivation.se kommer Mark bevaka trender och utveckling inom Agila metoder och visa hur filosofin kan ge stor effekt inom ett brett spektrum av branscher.

Kontakt: mark@motivation.se