Agile kommer på bred front

För Tomas Gustavsson sitter det agila ledartänket i ryggmärgen. Han inledde sin bana i IT-världen i mitten av 90-talet och jobbade i olika branscher och projekt som konsult – både som projektledare och datautvecklare.

Första gången han mötte ett agilt arbetssätt var 2003 och han blev såld på en gång.

- Jag såg ju att det här var något som fungerade. Allt föll på plats kan man säga och jag insåg att det är så här man ska jobba med projekt.

Sen dess har han levt med det agila tankesättet. Idag är han verksam vid Karlstad Universitet som föreläsare och projektledare, driver eget förlag, håller kurser och coachar företag som vill arbeta mer agilt. Han har bland annat hjälpt Aftonbladet att utforma ett nytt arbetssätt och när Motivation.se träffar honom kommer han precis från Ericsson där han gör samma sak. Behovet är stort där ute.

Funkar överallt

Det agila tänket formades inom IT-utveckling, men Tomas och andra förespråkare, menar att det fungerar överallt. Själv har han varit med och infört metoden både på callcenterföretag och evenemangsföretag. Det gäller bara att ”skala” allting på rätt sätt och anpassa.

- Det är ett av syftena med min bok - att visa en bredare bild av det agila arbetssättet. Vill man beskriva det agila på den översta nivån så betyder det ett arbetssätt som gör att vi regelbundet stannar upp, reflekterar och blir bättre imorgon än vi är idag. Vilka kan inte ställa upp på det?

Boken Agil projektledning kom till på tågresor under en hektisk period med mycket pendling. Många av idéerna och texterna tar avstamp i kursanteckningar och diskussioner som uppstått i föreläsningssammanhang. Det är en bok grundad i praktisk erfarenhet.

- Jag fick tid för reflektion när jag reste fram och tillbaka mellan kurser och coachingtillfällen. I samma veva gjorde jag en agil roadshow tillsammans med författaren Bo Tonnqvist som skrivit en bok om traditionell projektledning. Och där någonstans uppstod tanken på att använda allt material och skriva en bok. Jag ville helt enkelt göra något som kan vara ett stöd för alla som vill dra åt agilt.

Och varför vill man då börja arbeta mer agilt? Tomas har många bra argument och ett av de främsta är den föränderlighet som råder idag. I den allt snabbare globaliserade konkurrensen är förmågan att anpassa projekt och leverenas en förutsättning för att kunna möta kundernas krav.

Att släppa kontrollen

Tomas erfarenhet är att det största hindret ute på företagen ofta är behovet av kontroll. Ett agilt arbetssätt innebär att släppa beslutsmandat till teamet och i många organisationer kräver det en del radikala förändringar. Särskilt i tankesättet.

- Men det finns vägar att komma runt det. Alla kan göra det. Min erfarenhet är att det gäller att ta små steg, prova och anpassa efter den arbetskulturen man har att utgå ifrån. När man provar sig fram blir vinsterna med metoden ofta snabbt synliga. Börja med kortare etapper, utvärdera och revidera längs vägen. Det är en process som tar tid, det måste man inse. Det finns ingen färdig modell men det är också metodens styrka, anser jag.

Tomas tips är att börja med en treveckorsperiod, långsamt släppa kontrollen och på så sätt platta till puckeln. Det är alltid viktigt att se kontexten och anpassa efter projektets syfte.

Det viktiga teamarbetet

I det agila arbetssättet är teamet centralt. Tomas menar att det inte är så viktigt vilka personligheter som finns representerade i projektet. Däremot måste alla kompetenser vara samlade. Det här kan innebära att större organisationsförändringar kan bli aktuella.

- All kompetens som behövs för att leverera slutprodukten måste finnas inom projektet. Det gör att ledtider kortas och det finns forskning som visar att bara det steget kan innebära en produktionsökning på mellan 30-35%. Här måste man våga tänka nytt. Kanske sätta en verksamhetsutvecklare eller administrativ person bredvid en IT-utvecklare. Det kan alltså handla om att förändra avdelningar och fysisk placering i kontorslokalen.

I organisationer med högt i tak går sådana här typer av förändringar ofta relativt smidigt. Tomas tror också att det är lite av en generationsfråga. Unga svenskar är idag vana från skolan att arbeta teambaserat och har lättare att ta till sig fördelarna med att jobba tätt i grupp. Metoden innebär också en stor öppenhet, regelbunden utvärdering och synlig kommunikation.

- När man visualiserar projektets status på en tavla med post-it-lappar som alla ser, skapar det automatiskt en gemensam bild för alla inblandade. Jag brukar kalla en sån tavla för ”projektets cockpit” för det är där alla ser hur projektet mår. Ingen behöver någonsin spekulera i ”jag tror vi ligger bra till” för det är hela tiden tydligt hur arbetet fortskrider.

Den här typen av visulisering bidrar också till att stressen minskar. Det blir tydligt att det är allas ansvar att målet uppnås och att det är ett samarbete att nå dit. Ingen sitter själv på sin kammare och oroar sig för hur det ska gå. Det stärker teamet och innebär en stor trygghet för medarbetarna.

Utvecklingen fortsätter

Men visst finns det också saker att fortsätta utveckla inom det agila tankesättet, menar Tomas. Till exempel måste man alltid jobba med en längre plan än de kortsiktiga treveckorsperioderna som många agila metoder förespråkar. Här finns en liten risk för krockar i förhållningssätten. Längre och mer övergripande strategier är naturligtvis nödvändiga, men han har sett fall där agil-utövare tagit metoden som intäkt för att slippa tänka långsiktigt.

- Det är naturligtvis inte bra. Gör man det har man nog inte riktigt förstått metoden fullt ut. Man ska alltid ha en vision. Däremot ska man inte snöa in på detaljer för tidigt eftersom världen är föränderlig, såväl internt som externt. Jag skulle vilja påstå att inga projekt blir som planen var lagd från början. Det är alltid något som tillstöter och plötsligt är alla förutsättningar annorlunda. Då blir en långsiktig och detaljerad plan mycket ineffektiv eftersom det kostar både tid och pengar att ställa om när organisationen inte är byggd för snabba förändringar.

Mindre lämpliga tillfällen

Trots att Tomas alltid förespråkar agilt tänk, kan han ändå se tillfällen och delar av projekt där det inte är optimalt att använda metoden.

- Om man tar den översta nivån av filosofin skulle jag vilja säga att det passar överallt – det vill säga att man arbetar i korta cykler och stannar upp och kontinuerligt jobbar för att bli bättre. Men när förändringar blir oerhört kostsamma kan man vinna på att använda andra projektmetoder.

Han tar ett målande exempel - ett brobygge. Har man väl gjutit brofundamentet är det väldigt kostsamt att plötsligt ta beslutet att flytta på hela bron eller göra en helt annan konstruktion. Däremot ser han inga hinder för att arbeta agilt med andra delar av ett sådant projekt.

Återigen – det handlar om att anpassa metoden efter de givna förutsättningarna. Och metodens grundstomme – att stämma av, utvärdera och anpassa kan aldrig understrykas nog.

Och det var precis det Tomas själv gjorde när han skrev sin bok.

- Jag använde post-it-lapparna för att dela upp och synliggöra arbetets status. Sen delade jag upp projektet i tvåveckors-sprinter med deadline varannan vecka då jag levererade text till förlaget. Och enligt den agila metoden Scrum presterade jag sen så gott jag kunde till varje leverans och utvärderade vad som gått bra och vad som funkat mindre bra. Det är ju också en av de viktigaste delarna med att arbeta agilt – leveransen. Det ska komma ut något användbart i slutändan. Och min bok är ett bevis på att det fungerar utmärkt, säger Tomas och skrattar.

Trender – agile och lean

Om Tomas spanar in i framtiden ser han två starka trender inom området. Han tror att det agila arbetssättet alltmer kommer att förenas med Lean-metoderna.

- De två tänken gifter sig väldigt fint, är min erfarenhet. Vissa upplever att Lean kanske är något mer ”flummigt” medan agile är lite mer konkret men det handlar mest om att man inte förstått värderingarna i Lean. Redan idag får många större företag fördelar av att kombinera synsätten och framöver kommer allt fler organisationer att kombinera synsätten för att fungera ännu effektivare.

Den andra trenden Tomas ser är att det inte finns någon motreaktion till agile i sikte.

- Det brukar alltid komma motreaktioner till allt som är nytt. Men jag kan inte se att så är fallet när det gäller agile, faktiskt. Det är klart att det på vissa områden kan finnas ett svagt motstånd till det som är nytt, men jag ser ingen stark sådan trend. Jag skulle tro att det beror på att det här är ett så naturligt sätt att förhålla sig till projekt. Över tid handlar det nog främst om mognad och framöver tror jag att de gamla projektmetoderna kommer att vara ett minne blott inom många branscher.

Tomas Gustavssons tre största fördelar med agile:

• Mer värde för pengarna – med agile gör du rätt saker och inget onödigt arbete.
• Motiverade medarbetare – medarbetarna får mer makt och ser resultatet av sitt nedlagda arbete. Det skapar delaktighet och motivationen kommer nästan per automatik.
• Gladare kund – kunden är med i processen och lämnas inte utanför. Det kan tyckas jobbigt till en början, men på sikt ger det endast positiva resultat där produkten är helt efter kundens önskemål. Det finns forskning som visar att det här är ett faktum.
   

Om författaren

Frida Nilsson

Redaktionschef & Krönikör

Frida Nilsson är redaktionschef på Motivation.se. Hon har en bakgrund som journalist, frilansskribent, kommunikatör och redaktör inom både webb och papperstidning. Frida kommer löpande att blogga och skriva krönikor om arbetet på Motivation.se.

Kontakt: frida@motivation.se