Lättrörlig ger resultat

I en serie artiklar på Motivation.se kommer jag att dela med mig av min erfarenhet och min passion för Agile. Jag har bakgrund som entreprenör inom IT-industrin men jag kommer att lägga fokus på hur du kan utnyttja Lean - och även Agile - i ett brett spektrum av branscher.

I den här första artikeln vill jag börja med att förtydliga vad jag menar när jag använder begreppen Lean och Agile. Du har säkert sett båda begreppen i pressen utan att reflektera över vad de innebär, eller hur de kan hjälpa dig. De är två begrepp som egentligen är svåra att separera och det väcker alltid debatt när man frågar experter om skillnaden. Många Lean-egenskaper finns med i Agile och vice versa. Båda metoderna delar samma grundfilosofi. Skillnaden är egentligen vilken nivå de fungerar bäst på inom företaget. Lean är tillämpligt för stora förändringar på organisationsnivån, medans Agile hör hemma på en lägre nivå - i team och projektarbete.

Lean, ett engelskt begrepp som betyder mager, har sitt ursprung i fordonsindustrin och huvudsakligen från det framgångsrika Toyota Production System. Den har som mål att helt enkelt maximera värde och minimera slöseri med resurser.  Den används idag inom bl.a tillverkning, forskning och testning, samt mjukvaruutveckling. De senaste åren har Lean även använts i Sverige för att förändra sjukvården där t.ex S:t Görans Sjukhus har ökat produktiveten med 100 procent.

Agile, engelska för lättrörlig, har sitt ursprung i mjukvaruutveckling där den används som ett paraplybegrepp för ett antal olika metoder och principer som hjälper människor att jobba mer effektivt. Den har som mål att möjliggöra för ett mindre team att kunna arbeta mer flexibelt och anpassningsbart mot föränderliga mål. Agile kan användas överallt där två eller fler personer jobbar med projekt som kan brytas ner i ett antal delmål. Många företag som jobbar med t.ex Financial Services, försäkring och läkemedel använder Agile idag och den har t.o.m. används för att planera bröllop.

Så varför vill man jobba med Lean eller Agile?

Genom att lägga fokus och makt på individerna i en organisation, kan metoderna åstadkomma reella förändringar i ”dag-till-dag”-arbetet, vilket i slutändan ökar inte bara produktiviteten utan även arbetsglädje och motivationen för de anställda.

Lean på S:t Göran

S:t Görans sjukhus, vinnare av Svenska Lean-priset 2010, började införa Lean 2005 för att analysera varför de hade så höga väntetider på akutmottagningen. Genom att sluta med det konservativa tänkandet och att vända upp och ner på maktbilden, kunde de anställda själva komma med idéer och förslag på förbättringar. Personalen får som arbetsuppdrag, inte bara att sköta patienterna, utan att också vara på ständig jakt efter slöseri med tid och resurser och komma med förslag på förbättringar.

Redan första året kunde de identifiera hur mycket tid som gick åt bara för att läkaren och sköterskorna skulle hitta - och sedan kommunicera med - varandra. Genom att para ihop en läkare med en sjuksköterska och en undersköterska i ett leanteam, kunde de helt eliminera den tiden och se stora förbättringar på väntetider för patienterna.

Agile förkortar projekttiden

Ericsson Multimedia, med över 1200 mjukvaruutvecklare, började införa Agile under 2007. Redan 2004 insåg Ericsson att de hade stora problem med förseningar i sina projekt. Detta berodde ofta på att de inte hade tillgång till all information när projektet planerades och att projektmålet förändrades kontinuerligt över tid . Ett snittprojekt hos Ericsson tog 15-18 månader att genomföra, vilket var långt över genomsnittet i branschen.

Ericsson började införa Agile med att bl.a dela upp alla projekt i ett antal mindre etapper på 4 veckor var. Varje etapp hade som mål att leverera minst en färdig funktion eller feature som gav kundnytta. Etapperna var prioriterade enligt kundens önskemål, så att den feature som sågs vara mest viktigt levererades först. Med Agile kunde Ericsson se en förminskning av projektlängd med över 60% efter bara några år.

Nästa vecka – öka fokus med hjälp av en tomat

I nästa artikel vill jag visa hur du kan använda en metod som heter Pomodoro för att införa och testköra Agile på individnivå.

Om författaren

Mark Dixon

Vår expert på agila metoder

Mark Dixon är entreprenör inom IT-sektorn och  jobbar idag som konsult på det agila företaget Anokha AB. Mark är australiensare och Agileentusiast med 10 års erfarenhet som CTO i olika svenska teknikbolag. Hans passion för agila och lättrörliga arbetssätt är något som han vill sprida och dela med andra. Här på Motivation.se kommer Mark bevaka trender och utveckling inom Agila metoder och visa hur filosofin kan ge stor effekt inom ett brett spektrum av branscher.