Planer blir bäst om de genomförs

Det är en väldigt bra början om man har en klar affärsstrategi. Det är ännu bättre om man också har förmågan att utveckla den. Men inget av detta betyder någonting om man inte också har förmågan att genomföra sina strategier och omvandla dem till handling.

Återkoppling och kommunikation är A och O när det gäller mål- och resultatstyrning.
Man kan enkelt sammanfatta hela idén i en mening: "För att kunna styra företaget mot de mål som satts upp, krävs att de stora målen delas upp i delmål, och på så sätt blir till individuella mål och handlingsplaner."

En uppgiven företagsledare sa en gång: "Det tog 6 månader för ledningsgruppen att formulera strategin, men det tog bara 20 minuter för medarbetarna att missförstå den!"

Det finns mängder med modeller för hur man ska formulera mål i en verksamhet - antingen det nu gäller kommersiella företag eller ett ideellt arbete av något slag.

En modell att prova

Modellen går ut på att den högste chefen (eller kanske styrelsen) har sina mål, som leder till en handlingsplan, som leder till att nästa nivå av chef formulerar sina mål, som leder till en handlingsplan, som leder till att nästa nivå av medarbetare formulerar sina mål, som leder till en handlingsplan.

Det är alltså en fortlöpande process som pågår rakt igenom hela organisationen. Men när man nu formulerar målen gäller det att inte blanda samman begreppen. Även här finns det olika skolor. Man kan sätta mål som innebär ett definierat resultat som ska nås vid en fastställd tidpunkt. Det är alltså inte samma sak som ett syfte, en avsikt. Syftet är snarare det som ligger bakom målet - en åtgärd, en aktivitet som leder till att målet nås.

Mål ska vara:

• realistiska
• enkla, tydliga, vardagsnära
• tidsbestämda
• mätbara och bedömningsbara
• fåtaliga - högst 4-5 mål
   

Ibland behöver man "samla laget" i ett företag eller en organisation. Det sker ofta när någon större förändring ska pareras. Ännu bättre är det om man lägger in regelbundna processer då mål formuleras och då mål utvärderas.

Här är några punkter som du kan samla laget kring:

• Vad har ni för vision? Vad ska ni kännetecknas av för att nå er vision?
• Gör en nulägesanalys med hjälp av SWOT.
• Strategiska mål för 3-5 år
• Formulera 1-årsmål
• Gör en gemensam handlingsplan med åtgärder för att uppnå 1-årsmålen
• Formulera utifrån prioriterade åtgärder nästa målnivå och utse målansvarig
• Målansvarig får i hemläxa att göra en handlingsplan för att klara måluppfyllelsen
• Mål och handlingsplanernas innehåll befästs i resultatsamtal

Att dra in medarbetarna i den här processen innebär inte att exempelvis en företagsledare kan undvika sitt ansvar att formulera mål. Vissa mål formuleras av styrelse eller VD. Men det finns många andra mål som bättre kan formuleras nära själva verksamheten. Man abdikerar inte från mål och ansvar, man delegerar mål och ansvar.

Om hela den här processen ska kunna fungera måste kommunikationen vara god.

Här är några råd för en god kommunikation:

• Enkelhet
• Personlig kommunikation i dialogform
• Flera kanaler
• Repetition
• Ledarskap genom exempel

Det är ofta med chefer som det är med föräldrar: man gör som de gör inte främst som de säger. Därför är chefens föredöme helt avgörande. Det är också oerhört viktigt att cheferna följer upp det man har kommit överens med medarbetaren om i samtalen om mål och resultat. Medarbetarna fäster större vikt vid sådant som de vet att chef och ledning verkligen följer upp.