Menu

Konsten att få det gjort

Getting Things Done, GTD, är metoden som ger dig kontroll.

Jag tror knappast att jag är ensam i känslan att tiden inte räcker till. Det är omöjligt att lyckas vara framgångsrik i karriären , den perfekta föräldern, en underbar partner och socialt kompetent  - samtidigt.  Det gäller att hitta balansen, göra en kompromiss. Och då behöver du Getting Things Done (GTD).

Artikeln publicerades första gången 3 oktober 2011.

Metoden skapades av produktivitets expert David Allen för snart tio år sedan. Även om GTD inte tillhör Agile så tycker jag att den delar samma filosofi. Kärnan av GTD är helt enkelt att du ska acceptera att tiden inte räcker till. Det kommer alltid finnas mer än dubbelt så mycket som du vill göra än vad du faktiskt hinner med.

GTD är metoden som låter dig:

  • Överblicka allt som du vill göra
  • Organisera
  • Prioritera
  • Se vad du inte hinner med, vad du väljer bort
  • Och mest viktigt av allt – se vad du har fått gjort

När du känner dig som mest stressad så kan det vara väldigt skönt att kunna se vad du faktiskt klarar av att göra. Att se hur mycket du har fått gjort, och hur mycket du har valt bort, så kan du få tillbaka din känsla av kontroll.

GTD fungerar just för att när du skriver ner alla saker som du känner att du vill göra, så frigörs din mentala kapacitet för andra saker. Du slipper onödiga stressmoment och kommer ifrån känslan av att du “ inte får glömma att göra X”.

Kom igång med GTD

Identifiera saker som måste göras

Undvik frestelsen att börja jobba med något specifikt. Sätt dig ner och börja med att skriva ner allt som du vet att du vill göra och allt som du måste göra. Det ska vara så komplett som möjligt – om det inte finns på din lista, så finns det inte. I början kan du lägga allting i en ”inkorg” i listan för att sortera senare.

Ta bort allt som inte behöver din uppmärksamhet just nu

Nu ska du bestämma dig vad det är som du behöver göra nu, och vad det är som är mindre viktigt och kan vänta. Dela upp saker du vill göra idag, senare under veckan, nästa vecka, eller ännu senare. Genom att identifiera de saker som du kommer att behöva göra, men inte just nu, så kan du slippa tänka på de idag. Målet med GTD är att din att din inkorg ska alltid vara tom och då få du en skön känsla av kontroll över din vardag.

Skapa en central förvaringsplats för allt

En viktig regel med GTD är att det bara kan finnas en plats där du har allt samlat. Har du t.ex en lista på jobbet och en lista hemma så kommer du inte ha full glädje av GTD.  Men med dagens smartphones så är problemet löst – har du t.ex en iPhone så finns appen Things som är designad just för GTD.

Lägg saker på rätt plats

Varje gång du kommer på något som du måste göra, lägg aktiviteten på rätt plats i din lista på en gång. På det sättet kan du sluta tänka på den och istället fortsätta med det du håller på med. Det handlar om att hantera distraktioner så att du kan behålla fokus och slippa oroa dig över saker du kan inte ta tag i just nu ändå.

Välj vad du gör baserat på när och var du befinner dig

Genom att använda taggar som ”hemma”, ”mataffären” eller ”15 min” så blir det lätt att hitta rätt sak att göra senare när du har tid. T.ex om du vet att du har ett möte om en kvart så kan du kolla igenom alla items som tar 15 minuter och välj en som känns lämplig. Är du på väg förbi ICA så kan du snabbt få upp en lista över allt du behöver köpa.

Refactor

 

Som med allt som är Agile - är refactoring (att strukturera om) på flera nivåer nyckeln. Ta lite tid då och då en gång i veckan för att gå igenom listan och sortera om vid behov. Allen föreslår varje fredag. Finns det saker som du har glömt att lägga in i listan? Kanske du kan gruppera om ett antal punkter under en gemensam rubrik (ett s.k. projekt i GTD). Ibland kan du spendera lite mer tid för att stanna upp och analysera hur bra GTD fungerar för dig. Saknar du några taggar som skulle underlätta vardagen? Har du saker stora saker på listan  – så stora att du känner att du aldrig hinner ta dag i dem? De går garanterat att bryta ner i mindre steg.

Med GTD kan du få tillbaka känslan av kontroll över vardagen. GTD går även att kombinera med Pomodoro  för bra effekt: GTD hjälper dig organisera vad du ska göra, och Pomodoro ser till att du är mer fokuserad när du göra det.

På David Allens webbsida hittar du många gratis resurser och förstås en länk för att köpa boken som startade trenden.


Du kanske även gillar

Kontorslandskapet kan vara både bra och dåligt - beroende på dess utformning, menar forskare. Kan kontorslandskapets utformning påverka medarbetarnas hälsa,...

Enkel metod, lätt att komma igång - Pomodoro hjälper dig att hålla fokus. Själv upplever jag att förhalning är största tidsboven n...

Högpresterande människor skippar ”att göra”-listorna och gör upp riktiga scheman istället. I dagens arbetsliv är vi på många sätt friare än n...

Mark Dixon: ”Kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.” Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i l...

Titta tillbaka för att komma framåt... Efter några artiklar om Lean och Agile så kanske ni tycker att jag...

Förmåga till förnyelse är Nr 1 för överlevnad. Lennart Almstedt ställer en rad användbara frågor. Vissa kallar det affärsinnovation. Andra kallar det förändring...

Maria Forsgren och Annika Strömsten: "För att lyckas med en förändring, behöver du kombinera fakta om hjärnan och fakta från inlärningspsykologin. Och det är just vad du gör när du väljer ut en sak och jobbar dig stegvis framåt. Börja på klivhöjd, något du har chans att lyckas med, istället för att fastna i allt-eller-inget-tänkande med storslagna planer som inte blir av." Så här efter årsskiftet, har du planer på att öka...

När någonting går fel på jobbet så gäller den enkla regeln från Toyota: finn fem fel... I den här artikel vill jag beskriva en enkel och gammal Lean-metod som kan...

Skjuter du saker på framtiden? Du är inte ensam. Men det finns faktiskt sätt att vara effektiv medan man gör det. "Jag ska bara…" Känns det igen? Innan jag tar tag i den d...

Alternativa metoder till Getting Things Done - motivation genom passion. Följer man Getting Things Done (GTD) enligt manualen så kan den ge...

  • Coacha

Känns det trögt och omotiverat att sätta igång igen efter sommarens semester?
Har du varit mobilfri, fri från mailen, fri från att fatta beslut och prestera hela tiden? Kanske har du legat i hängmattan och inte gjort så mycket, kanske har du tagit promenader på stranden eller strosat runt i naturen. Och funderat på dagens viktigaste fråga: ”Vad ska vi ha till middag idag?”
Du har varit i nuet och din hjärna har lugnat ner sig och fått kontroll på tankarna.
Möjligen har du till och med haft lite tråkigt på slutet av semestern och känt behov av att göra någonting.
Du kanske har fått nya idéer och tankar om ditt liv och arbete?

  • Planera

Det finns olika uppfattningar om hur mycket tid vi spiller på att leta efter digitala dokument, men klart är att letandet bland filerna utgör ett synnerligen oönskat avbrott i vårt arbete. Nog går det att betrakta också detta som en distraktion. Vi är i färd med att få en sak gjord men blir hindrade i vår framfart bara för att vi inte hittar det där dokumentet vi söker. Frustrerande är ordet. Men att få ordning bland sina filer är lättare än du tror.

  • Ledning

Att anställa en extern ledare kan vara en svår och riskfylld process, både för bolaget och för den tilltänkta personen. Förbereder man ledarskiftet väl och tar rätt steg i rätt ordning finns det en fantastisk tillväxtpotential för företaget. Hastar man igenom och inte tar uppgiften på allvar väntar det motsatta. 

  • Motivera

Naturen gav oss den fantastiska möjligheten att tänka och skapa våra virtuella tankevärldar med hjärnan. Denna härligt röriga och smarta kombo av 100 miljarder neuroner där alla våra kalkyleringar, planeringar och livsfunderingar bor. Ett med tiden alltmer personligt inrett huvudkontor där vi kan bygga scenarier om framtiden och relatera till dåtiden. Och där allt annat som kommunikation, överlevnadsstrategier, statusmarkörer och personligt ledarskap knådas och bearbetas. Rädslor, glädje och eufori. Ditt eget du!

  • Ledarskap

Som chef har du hela tiden medarbetare runt omkring dig: Någon pockar på uppmärksamhet. Någon vill stämma av något. Någon vill ha hjälp att prioritera. Någon vill ha ett klargörande. Detta är ju själva poängen med organisationen... som ledare kan du inte fullfölja verksamhetens uppdrag på egen hand, utan ska snarare ha fokus på att styra, leda och följa upp i syfte att säkerställa att medarbetarna gör rätt saker på ett effektivt sätt så att ni tillsammans skapar största möjliga nytta och värde för kunden. Med andra ord, du är inte ensam, men innebär det att du aldrig känner dig ensam?

  • Hälsa

Vi kan lika bra slänga ut tanken på balans med badvattnet. Det skapar bara stress att sträva efter den perfekta balansen i livet, hur många kurser vi än går på. Det är vettigare att finna en balans i obalansen. Att ständigt jaga perfektion är både ohälsosamt och ineffektivt.

  • Ledarskap

I den första artikeln om hjärnans elasticitet gick vi igenom nio olika egenskaper som är typiska för människor med en hög grad av ”elastisk” förmåga. Vi konstaterade att dessa egenskaper är av avgörande vikt för att nå dit vi vill i karriären och i livet.
Men hur gör man då för att utveckla sin elasticitet? I del 2 ska vi titta närmare på åtta olika tekniker för att utveckla rätt mindset i en föränderlig värld.

  • Projektleda

”Det du förväntar dig är det du upplever…” Visste du att du avgör om ditt projekt kommer att ha väl fungerande kommunikation med intressenterna eller inte? I rollen som projektledare har vi ofta fokus på förväntningar – det vill säga de förväntningar som finns hos projektets intressenter. Det är inte alltid lätt att hitta rätt; frågor som kommer upp är till exempel vad som är möjligt och hur långt man kan, och borde, sträcka sig i form av anpassningar. Det här är frågor vi som projektledare brottas med dagligen. Tänk om det faktiskt finns en silver bullet för detta? Visst vore det häftigt?

  • Kommunicera

Ofta har du publikens intressse från första början - men hur behåller du människors uppmärksamshet hela vägen? Anna Bellman ger användbara råd kring hur du håller energin uppe när du pratar inför större grupper. Bland annat får du lära dig knep såsom tresekundersregeln... Här ser du andra delen i hennes videoserie om presentationsteknik där hon delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Motivationsbloggen

Är det okej att arbeta med en sak och tycka något annat på fritiden? Polisen har sitt välkända fall med Göran Lindberg som enligt hans Wikipediasida ”var en drivande kraft för att uppmärksamma problem kring könsdiskriminering, sexuella trakasserier och våld mot kvinnor, särskilt bland poliser” men som dömdes för bland annat grov våldtäkt och sexköp. Det är ett drastiskt och olagligt, extremt exempel, men tv-rutan symboliserar det du gör utanför arbetet. Vilka tv-program väljer du att se? Engagerar du dig i någon förening? Är du politiskt aktiv? Hur ser din familj ut?

  • Motivera

Hade du tänkt att lägga om din diet, gå upp en timme tidigare varje morgon eller sluta röka? Att pröva någonting nytt i 30 dagar kan vara ett smart och enkelt sätt att utmana sig själv utan att sätta ribban alltför högt. En månad är tillräckligt lång tid för att den nya vanan ska fastna - men ändå inte längre än att experimentet känns överkomligt.

  • Kommunicera

Att vara pirrig när du ska tala inför större grupper är bra, att vara förlamad av nervositet är riktigt dåligt. Känner du igen dig? Det är det många som gör... Men det finns metoder för att minska stresspåslaget och bli kompis med rampljuset. Första delen i Anna Bellmans serie om presentationsteknik foksuerar på det som drabbar så många: nervositet. Anna delar med sig av tips och tricks som gör dig säkrare i din roll som presentatör och möteshållare.

  • Coacha

Det finns många undersökningar som visar att alltför många människor i arbetslivet idag inte använder alla sina drivkrafter, inte känner sig motiverade och saknar balans i livet. Det medför att de upplever ohälsa i form av inre stress som leder till psykiska och fysiska åkommor med sjukskrivningar som följd. Idag är till exempel utmattningsdepression en stor orsak till sjukskrivningar. Det behöver inte gå så långt att man blir sjukskriven - man kan ändå känna brist på motivation på arbetet.

  • Projektleda

– Jamen, jag vet ju att jag inte är kreativ!
I många år var jag helt övertygad om att jag inte är kreativ. Så fort en uppgift uttryckligen krävde kreativitet och nytänkande så låste det sig. Ibland utan att jag ens märkte det. Men innerst inne ”visste” jag ju att jag inte var kreativ, att jag var urdålig på att skapa och tänka nytt.

  • Ledarskap

Det tog Sara Lund drygt 50 år att komma ut ur garderoben. Under dessa år hade Sara hållits gömd och dold för omgivningen, detta trots att hon var en central del av Claes Schmidt. Claes hade inte vågat visa upp henne av rädsla för vad andra skulle tycka och tänka. Men från den dagen Claes visade upp Sara har han aldrig mött det han var så rädd för – snarare tvärtom.

  • Hälsa

Slår du ihjäl en mygga i sommar gör du av med mindre hjärnenergi än när du vilar. Det är lätt att inbilla sig att hjärnan får vila när vi slappar, till exempel under semestern. Men hjärnan är komplex och går inte alltid att förstå utifrån våra vanliga föreställningar. Neurologisk forskning visar att viloläge för kroppen inte betyder vila för hjärnan. Det är till och med så att hjärnan arbetar för högtryck när vi lämnar den ifred.