Konsten att få det gjort

Metoden skapades av produktivitets expert David Allen för snart tio år sedan. Även om GTD inte tillhör Agile så tycker jag att den delar samma filosofi. Kärnan av GTD är helt enkelt att du ska acceptera att tiden inte räcker till. Det kommer alltid finnas mer än dubbelt så mycket som du vill göra än vad du faktiskt hinner med.

GTD är metoden som låter dig:

• Överblicka allt som du vill göra
• Organisera
• Prioritera
• Se vad du inte hinner med, vad du väljer bort
• Och mest viktigt av allt – se vad du har fått gjort

När du känner dig som mest stressad så kan det vara väldigt skönt att kunna se vad du faktiskt klarar av att göra. Att se hur mycket du har fått gjort, och hur mycket du har valt bort, så kan du få tillbaka din känsla av kontroll.

GTD fungerar just för att när du skriver ner alla saker som du känner att du vill göra, så frigörs din mentala kapacitet för andra saker. Du slipper onödiga stressmoment och kommer ifrån känslan av att du “ inte får glömma att göra X”.

Kom igång med GTD

Identifiera saker som måste göras

Undvik frestelsen att börja jobba med något specifikt. Sätt dig ner och börja med att skriva ner allt som du vet att du vill göra och allt som du måste göra. Det ska vara så komplett som möjligt – om det inte finns på din lista, så finns det inte. I början kan du lägga allting i en ”inkorg” i listan för att sortera senare.

Ta bort allt som inte behöver din uppmärksamhet just nu

Nu ska du bestämma dig vad det är som du behöver göra nu, och vad det är som är mindre viktigt och kan vänta. Dela upp saker du vill göra idag, senare under veckan, nästa vecka, eller ännu senare. Genom att identifiera de saker som du kommer att behöva göra, men inte just nu, så kan du slippa tänka på de idag. Målet med GTD är att din att din inkorg ska alltid vara tom och då få du en skön känsla av kontroll över din vardag.

Skapa en central förvaringsplats för allt

En viktig regel med GTD är att det bara kan finnas en plats där du har allt samlat. Har du t.ex en lista på jobbet och en lista hemma så kommer du inte ha full glädje av GTD.  Men med dagens smartphones så är problemet löst – har du t.ex en iPhone så finns appen Things som är designad just för GTD.

Lägg saker på rätt plats

Varje gång du kommer på något som du måste göra, lägg aktiviteten på rätt plats i din lista på en gång. På det sättet kan du sluta tänka på den och istället fortsätta med det du håller på med. Det handlar om att hantera distraktioner så att du kan behålla fokus och slippa oroa dig över saker du kan inte ta tag i just nu ändå.

Välj vad du gör baserat på när och var du befinner dig

Genom att använda taggar som ”hemma”, ”mataffären” eller ”15 min” så blir det lätt att hitta rätt sak att göra senare när du har tid. T.ex om du vet att du har ett möte om en kvart så kan du kolla igenom alla items som tar 15 minuter och välj en som känns lämplig. Är du på väg förbi ICA så kan du snabbt få upp en lista över allt du behöver köpa.

Refactor

Som med allt som är Agile - är refactoring (att strukturera om) på flera nivåer nyckeln. Ta lite tid då och då en gång i veckan för att gå igenom listan och sortera om vid behov. Allen föreslår varje fredag. Finns det saker som du har glömt att lägga in i listan? Kanske du kan gruppera om ett antal punkter under en gemensam rubrik (ett s.k. projekt i GTD). Ibland kan du spendera lite mer tid för att stanna upp och analysera hur bra GTD fungerar för dig. Saknar du några taggar som skulle underlätta vardagen? Har du saker stora saker på listan  – så stora att du känner att du aldrig hinner ta dag i dem? De går garanterat att bryta ner i mindre steg.

Med GTD kan du få tillbaka känslan av kontroll över vardagen. GTD går även att kombinera med Pomodoro  för bra effekt: GTD hjälper dig organisera vad du ska göra, och Pomodoro ser till att du är mer fokuserad när du göra det.

På David Allens webbsida hittar du många gratis resurser och förstås en länk för att köpa boken som startade trenden.

Om författaren

Mark Dixon

Vår expert på leanfilosofi och agila metoder

Mark Dixon är entreprenör inom IT-sektorn och  jobbar idag som konsult på det agila företaget Anokha AB. Mark är australiensare och Agileentusiast med 10 års erfarenhet som CTO i olika svenska teknikbolag. Hans passion för agila och lättrörliga arbetssätt är något som han vill sprida och dela med andra. Här på Motivation.se kommer Mark bevaka trender och utveckling inom Agila metoder och visa hur filosofin kan ge stor effekt inom ett brett spektrum av branscher.

Kontakt: mark@motivation.se