Menu

Konsten att få det gjort

Getting Things Done, GTD, är metoden som ger dig kontroll.

Jag tror knappast att jag är ensam i känslan att tiden inte räcker till. Det är omöjligt att lyckas vara framgångsrik i karriären , den perfekta föräldern, en underbar partner och socialt kompetent  - samtidigt.  Det gäller att hitta balansen, göra en kompromiss. Och då behöver du Getting Things Done (GTD).

Artikeln publicerades första gången 3 oktober 2011.

Metoden skapades av produktivitets expert David Allen för snart tio år sedan. Även om GTD inte tillhör Agile så tycker jag att den delar samma filosofi. Kärnan av GTD är helt enkelt att du ska acceptera att tiden inte räcker till. Det kommer alltid finnas mer än dubbelt så mycket som du vill göra än vad du faktiskt hinner med.

GTD är metoden som låter dig:

  • Överblicka allt som du vill göra
  • Organisera
  • Prioritera
  • Se vad du inte hinner med, vad du väljer bort
  • Och mest viktigt av allt – se vad du har fått gjort

När du känner dig som mest stressad så kan det vara väldigt skönt att kunna se vad du faktiskt klarar av att göra. Att se hur mycket du har fått gjort, och hur mycket du har valt bort, så kan du få tillbaka din känsla av kontroll.

GTD fungerar just för att när du skriver ner alla saker som du känner att du vill göra, så frigörs din mentala kapacitet för andra saker. Du slipper onödiga stressmoment och kommer ifrån känslan av att du “ inte får glömma att göra X”.

Kom igång med GTD

Identifiera saker som måste göras

Undvik frestelsen att börja jobba med något specifikt. Sätt dig ner och börja med att skriva ner allt som du vet att du vill göra och allt som du måste göra. Det ska vara så komplett som möjligt – om det inte finns på din lista, så finns det inte. I början kan du lägga allting i en ”inkorg” i listan för att sortera senare.

Ta bort allt som inte behöver din uppmärksamhet just nu

Nu ska du bestämma dig vad det är som du behöver göra nu, och vad det är som är mindre viktigt och kan vänta. Dela upp saker du vill göra idag, senare under veckan, nästa vecka, eller ännu senare. Genom att identifiera de saker som du kommer att behöva göra, men inte just nu, så kan du slippa tänka på de idag. Målet med GTD är att din att din inkorg ska alltid vara tom och då få du en skön känsla av kontroll över din vardag.

Skapa en central förvaringsplats för allt

En viktig regel med GTD är att det bara kan finnas en plats där du har allt samlat. Har du t.ex en lista på jobbet och en lista hemma så kommer du inte ha full glädje av GTD.  Men med dagens smartphones så är problemet löst – har du t.ex en iPhone så finns appen Things som är designad just för GTD.

Lägg saker på rätt plats

Varje gång du kommer på något som du måste göra, lägg aktiviteten på rätt plats i din lista på en gång. På det sättet kan du sluta tänka på den och istället fortsätta med det du håller på med. Det handlar om att hantera distraktioner så att du kan behålla fokus och slippa oroa dig över saker du kan inte ta tag i just nu ändå.

Välj vad du gör baserat på när och var du befinner dig

Genom att använda taggar som ”hemma”, ”mataffären” eller ”15 min” så blir det lätt att hitta rätt sak att göra senare när du har tid. T.ex om du vet att du har ett möte om en kvart så kan du kolla igenom alla items som tar 15 minuter och välj en som känns lämplig. Är du på väg förbi ICA så kan du snabbt få upp en lista över allt du behöver köpa.

Refactor

 

Som med allt som är Agile - är refactoring (att strukturera om) på flera nivåer nyckeln. Ta lite tid då och då en gång i veckan för att gå igenom listan och sortera om vid behov. Allen föreslår varje fredag. Finns det saker som du har glömt att lägga in i listan? Kanske du kan gruppera om ett antal punkter under en gemensam rubrik (ett s.k. projekt i GTD). Ibland kan du spendera lite mer tid för att stanna upp och analysera hur bra GTD fungerar för dig. Saknar du några taggar som skulle underlätta vardagen? Har du saker stora saker på listan  – så stora att du känner att du aldrig hinner ta dag i dem? De går garanterat att bryta ner i mindre steg.

Med GTD kan du få tillbaka känslan av kontroll över vardagen. GTD går även att kombinera med Pomodoro  för bra effekt: GTD hjälper dig organisera vad du ska göra, och Pomodoro ser till att du är mer fokuserad när du göra det.

På David Allens webbsida hittar du många gratis resurser och förstås en länk för att köpa boken som startade trenden.


Du kanske även gillar

Vad innebär Lean och Agile - Motivation.se presenterar sin nya expertskribent inom området. Med inspiration och hjälp från verktyg som används för att...

Vill du vidareutveckla ditt agila arbetssätt? Nu kommer boken som hjälper dig på vägen. ”Det handlar om att ta fram det bästa hos teamet.” 2011 skrev Tomas Gustavsson boken Agil Projektledning. Den ligger fortfarande h...

Att motivera medarbetarna är en ledares viktigaste utmaning. Delaktighet och insikt i helheten är viktiga delar för att individen...

Processförbättringar kan öka lönsamheten. Vad som görs i organisationen, är viktigare än hur det görs...

Gästskribent Joakim Stattin: Därför är dokumentation och ansvarsfördelning avgörande för ett lyckat möte. Arbetsmöten kan kännas både kreativa, inspirerande och...

Mark Dixon: "Med kortleksmetoden har man chansen att diskutera tidsuppskattningen innan projektet börjar". Post-it lappen har en mindre känd kusin, ett planeringsverktyg som kan ge...

Maria Forsgren och Annika Strömsten: "För att lyckas med en förändring, behöver du kombinera fakta om hjärnan och fakta från inlärningspsykologin. Och det är just vad du gör när du väljer ut en sak och jobbar dig stegvis framåt. Börja på klivhöjd, något du har chans att lyckas med, istället för att fastna i allt-eller-inget-tänkande med storslagna planer som inte blir av." Så här efter årsskiftet, har du planer på att öka...

Dåligt planerade arbetsdagar orsakar ineffektivitet, säger Kompetensakademins Michael Alphov. Svenska tjänstemän förlorar tid och energi genom att inte...

Mark Dixon: "En framgångsrik produktägare är den som kan sortera igenom alla möjliga features och välja ut de 20 procent som ger mest värde". Under våren har jag kommit i kontakt med två olika företag som...

Intervju med David Stiernholm, föreläsare på Lunch & Learn: "Den som kommer till föreläsningen får veta hur den med enkla medel kan sluta prioritera bara efter brådska och istället prioritera det som är viktigt, med gott samvete och skön magkänsla." Hur skapar vi mer struktur i vårt arbetssätt? Hur prioriterar vi vad...

  • Ledarskap

I en nyligen genomförd vetenskaplig studie visas att chefer uppfattar sig som ledare men använder den största delen av sin arbetstid till att vara chefer. Hur stämmer det då med ambitionen att vara en kommunikativ chef, en coachande chef, en chef som skapar medarbetarengagemang och som tar sig tid för att ge feedback?

  • Motivera

Att uppnå bestående förändring är något av det svåraste som finns. Podcastprofilen Eric Zimmer vet det bättre än de flesta – han har genomgått en av de svåraste beteendeförändringar man över huvud taget kan tänka sig. I det här korta föredraget berättar han om sina erfarenheter, och förklarar – med utgångspunkt från sällskapsspelet ”Risk” – vilka tre grundläggande strategier man bör använda för att lyckas nå sitt mål och åstadkomma en varaktig förändring i sitt liv.

  • Ledarskap

“Det var en gång en man som bodde i en stuga i skogen. Där levde och arbetade han. Varje morgon klev han upp, klädde sig varmt och gick ut i skogen som fortfarande var mörk och kylig för att samla ved. Väl hemma igen tände han en eld i spisen och väntade tålmodigt på att värmen skulle sprida sig i stugan.
En dag kände han att han fick nog och ställde sig framför spisen och sa:
 – Okej spisen, under alla dessa år har jag varit ute i mörker och kyla om morgonen och samlat ved innan du gett mig någon som helst värme. Nu är det din tur att ge mig något först. Nu sätter jag mig här och väntar tills du har gett mig lite värme innan jag beger mig ut och samlar ved. Du får helt enkelt lita på mig, jag kommer ge dig ved men först måste jag få värme av dig”.

  • Kommunicera

En konferens erbjuder fantastiska möjligheter för en organisation att utvecklas och att möta utmaningar. I en väl planerad och genomförd konferens kan vi hantera komplexa kommunikationsutmaningar, arbeta med verkligt lärande, komma vidare i förändringsprocesser, vara innovativa och skapa genuint engagemang. Samtidigt är konferenser alltid mycket kostsamma, inte minst när man räknar in produktionsbortfallet och effekter av missade målsättningar som en dålig konferens riskerar att medföra. Trots att potentialen med en bra konferens är enorm och kostnaderna skyhöga så planeras många konferenser på rutin och med utgångspunkt från förlegade föreställningar om hur en konferens går till.

  • Ledarskap

Behöver det vara så svårt att visa vem man är? Vet alla vem de är? Tror vi att vi är autentiska, men har en omedveten mask? Vem bestämmer när jag tagit av mig masken? Kommer vi någonsin ta av oss masken helt? Detta är några av de frågor jag fick utifrån min förra artikel ”Släpp sargen och av med masken” – varmt tack för inspiration till fortsatt reflektion.

  • Ledarskap

Begreppet medarbetarskap figurerar numera ofta på våra arbetsplatser. Många gånger utifrån ett tämligen ensidigt perspektiv, det vill säga att arbetsgivaren kräver att medarbetare ska ta ett allt större ansvar och förväntas hantera allt större och mer komplexa utmaningar. Och visst är det så. Gränserna luckras upp mellan det som tidigare var chefens jobb och det som nu medarbetaren bör hantera. Men vad krävs av ledarskapet i och med denna förändring?

  • Ledarskap

Ett grundläggande problem vid allt beslutsfattande är att många människor har en inneboende överdriven självsäkerhet. Många tror att de är bättre på att fatta beslut jämfört med andra individer. Det är detta fenomen som kallas för överkonfidens eller övertro. Detta skapar förstås ett avgörande problem vid alla typer av beslut. Det påverkar nämligen vår vilja att be om hjälp och att samarbeta med andra i teamet eller utanför teamet. Vi tror oss klara av beslut och beslutsfattande på egen hand.

  • Ledarskap

Att genomgå förändringar är ofta tufft och påfrestande för oss människor, eftersom vi har ett behov av trygghet och rutiner. Extra krävande blir det när förändringen är påtvingad utifrån – av en arbetsgivare, exempelvis. En ny amerikansk studie visar att löntagare som genomgår förändringar på jobbet upplever stress och andra hälsoproblem i större utsträckning än andra. Men inte bara det – väldigt många är också misstänksamma när det gäller arbetsgivarens egentliga motiv till att genomföra förändringen, samt skeptiska till utgången av förändringsarbetet.

  • Ledarskap

Jag är alltid fascinerad av hur snabbt spädbarn och barn lär sig. Deras sinnen är öppna, de är så ivriga, så redo att absorbera information. Jag tittar på mina barnbarn när de försöker lära sig någonting ena dagen och behärskar det redan den andra dagen. Om bara vår inlärningskurva fortsatte vara lika brant när vi åldras.

  • Ledarskap

Anna var en framgångsrik och omtyckt mellanchef och hade banat väg för ett nytt steg i karriären. Hon fick ett större uppdrag och en plats i högsta ledningen. Hon var smickrad och stolt över sin befordran, men efter ett tag började hon tvivla. Osäkerheten tog över och hela situationen kändes övermäktigt. Vem och hur skulle hon vara i ledningsgruppen för att passa in? Anna kämpade på och blev mer och mer ambitiös i att leva upp till de förväntningar hon trodde fanns på henne i den nya rollen. Hon tog på sig en mask varje gång hon klev in i ledningsgruppen. Men masken fungerade inte. Tvivlet ökade och därmed stressen. Hon var nära att stiga av.

  • Motivera

Vad krävs egentligen för att bli framgångsrik? Intelligens och talang, skulle nog många säga. Psykologen Angela Lee Duckworth menar dock att det finns en annan egenskap som är minst lika viktig: Ihärdighet. Duckworth bygger sin teori bland annat på sina erfarenheter som lärare och sina studier av framgångsrika människor inom en rad olika områden. Hittills har det inte forskats tillräckligt mycket om det här ämnet, förklarar hon - men genom att öka vår kunskap om hur man bygger upp ihärdighet kan vi ge människor de rätta verktygen för att nå sina mål.

  • Projektleda

Just nu träffar jag väldigt många människor som är bekymrade, stressade och frustrerade över att inte hinna klart allt som måste vara klart. Innan semestern.
Varje år är det många som beklagar sig över att maj månad och tiden fram till midsommar går så fort. Att det är för många lediga dagar. Att det är för många saker som händer samtidigt. Samtidigt med avslutningar i föreningar och skolor så vill vi ju också hinna njuta. Hinna ta den där lunchen, eller gå på det där grillpartyt.

  • Motivera

Kan du visa äkta känslor på jobbet – eller upplever du att du måste fejka positiva känslor och gå omkring med ett påklistrat leende? Frågan kan vara avgörande för hur du mår på jobbet. En ny amerikansk undersökning visar att det finns ett klart samband mellan äktheten i de känslor vi visar på arbetsplatsen och hur väl vi trivs. Om du inte behöver fejka dina känslor så är det 32 procent större chans att du älskar ditt jobb, skriver tidningen Forbes.

  • Ledarskap

”Vi har gjort personlighetstester i vår arbetsgrupp. Det var så bra för att förstå hur olika vi egentligen är. Det blev sååå tydligt att jag är en extrem XYZ och Olle är en typisk ABC och det blir alltid lite svårt när vi ska jobba ihop. Jag vill att det ska hända saker snabbt och är väldigt drivande. Olle är så noga med att analysera allt innan han gör något. Jag har inte alls ro att gå in i detaljer så där som han gör…”

  • Hälsa

Den är ständigt uppe till debatt, den allestädes närvarande stressen. Vad den kostar samhället, hur många offer den skördar, vad vi ska göra åt problemet. Är det nya lagar som behövs eller hårdare regler för arbetsgivarna? Eller ska vi fokusera på vår andning?

  • Ledarskap

Som rubriken antyder så finns det en missuppfattning av vad intelligens egentligen innebär. När jag myntade begreppet ledarintelligens var det efter många års lyssnande och iakttagande, och genom många samtal. Vi talar mycket om ledarskap, vilket vi gjort i alla tider. Ledarskap för mig kan aldrig vara en trend. Däremot finns det ett antal färdigheter, egenskaper, värderingar och insikter som avgör om du är en lämplig ledare eller inte. Lämplig är den som har ett gott hjärta, fast hand, stadiga fötter och huvudet på skaft.
Konstigare än så är det inte.
Inställningen till ledarskap idag uppfattar jag som rationell och med avsaknad av ett medmänskligt perspektiv.
Det är dags att på allvar sluta att underskatta betydelsen av självinsikt för ett gott ledarskap och sluta kalla det medmänskliga för ”flum”!
Låter kanske lite förenklat, men jag ska krångla till det lite i texten som kommer.