Menu

Konsten att få det gjort

Getting Things Done, GTD, är metoden som ger dig kontroll.

Jag tror knappast att jag är ensam i känslan att tiden inte räcker till. Det är omöjligt att lyckas vara framgångsrik i karriären , den perfekta föräldern, en underbar partner och socialt kompetent  - samtidigt.  Det gäller att hitta balansen, göra en kompromiss. Och då behöver du Getting Things Done (GTD).

Artikeln publicerades första gången 3 oktober 2011.

Metoden skapades av produktivitets expert David Allen för snart tio år sedan. Även om GTD inte tillhör Agile så tycker jag att den delar samma filosofi. Kärnan av GTD är helt enkelt att du ska acceptera att tiden inte räcker till. Det kommer alltid finnas mer än dubbelt så mycket som du vill göra än vad du faktiskt hinner med.

GTD är metoden som låter dig:

  • Överblicka allt som du vill göra
  • Organisera
  • Prioritera
  • Se vad du inte hinner med, vad du väljer bort
  • Och mest viktigt av allt – se vad du har fått gjort

När du känner dig som mest stressad så kan det vara väldigt skönt att kunna se vad du faktiskt klarar av att göra. Att se hur mycket du har fått gjort, och hur mycket du har valt bort, så kan du få tillbaka din känsla av kontroll.

GTD fungerar just för att när du skriver ner alla saker som du känner att du vill göra, så frigörs din mentala kapacitet för andra saker. Du slipper onödiga stressmoment och kommer ifrån känslan av att du “ inte får glömma att göra X”.

Kom igång med GTD

Identifiera saker som måste göras

Undvik frestelsen att börja jobba med något specifikt. Sätt dig ner och börja med att skriva ner allt som du vet att du vill göra och allt som du måste göra. Det ska vara så komplett som möjligt – om det inte finns på din lista, så finns det inte. I början kan du lägga allting i en ”inkorg” i listan för att sortera senare.

Ta bort allt som inte behöver din uppmärksamhet just nu

Nu ska du bestämma dig vad det är som du behöver göra nu, och vad det är som är mindre viktigt och kan vänta. Dela upp saker du vill göra idag, senare under veckan, nästa vecka, eller ännu senare. Genom att identifiera de saker som du kommer att behöva göra, men inte just nu, så kan du slippa tänka på de idag. Målet med GTD är att din att din inkorg ska alltid vara tom och då få du en skön känsla av kontroll över din vardag.

Skapa en central förvaringsplats för allt

En viktig regel med GTD är att det bara kan finnas en plats där du har allt samlat. Har du t.ex en lista på jobbet och en lista hemma så kommer du inte ha full glädje av GTD.  Men med dagens smartphones så är problemet löst – har du t.ex en iPhone så finns appen Things som är designad just för GTD.

Lägg saker på rätt plats

Varje gång du kommer på något som du måste göra, lägg aktiviteten på rätt plats i din lista på en gång. På det sättet kan du sluta tänka på den och istället fortsätta med det du håller på med. Det handlar om att hantera distraktioner så att du kan behålla fokus och slippa oroa dig över saker du kan inte ta tag i just nu ändå.

Välj vad du gör baserat på när och var du befinner dig

Genom att använda taggar som ”hemma”, ”mataffären” eller ”15 min” så blir det lätt att hitta rätt sak att göra senare när du har tid. T.ex om du vet att du har ett möte om en kvart så kan du kolla igenom alla items som tar 15 minuter och välj en som känns lämplig. Är du på väg förbi ICA så kan du snabbt få upp en lista över allt du behöver köpa.

Refactor

 

Som med allt som är Agile - är refactoring (att strukturera om) på flera nivåer nyckeln. Ta lite tid då och då en gång i veckan för att gå igenom listan och sortera om vid behov. Allen föreslår varje fredag. Finns det saker som du har glömt att lägga in i listan? Kanske du kan gruppera om ett antal punkter under en gemensam rubrik (ett s.k. projekt i GTD). Ibland kan du spendera lite mer tid för att stanna upp och analysera hur bra GTD fungerar för dig. Saknar du några taggar som skulle underlätta vardagen? Har du saker stora saker på listan  – så stora att du känner att du aldrig hinner ta dag i dem? De går garanterat att bryta ner i mindre steg.

Med GTD kan du få tillbaka känslan av kontroll över vardagen. GTD går även att kombinera med Pomodoro  för bra effekt: GTD hjälper dig organisera vad du ska göra, och Pomodoro ser till att du är mer fokuserad när du göra det.

På David Allens webbsida hittar du många gratis resurser och förstås en länk för att köpa boken som startade trenden.


Du kanske även gillar

Maria Forsgren och Annika Strömsten: "För att lyckas med en förändring, behöver du kombinera fakta om hjärnan och fakta från inlärningspsykologin. Och det är just vad du gör när du väljer ut en sak och jobbar dig stegvis framåt. Börja på klivhöjd, något du har chans att lyckas med, istället för att fastna i allt-eller-inget-tänkande med storslagna planer som inte blir av." Så här efter årsskiftet, har du planer på att öka...

Högpresterande människor skippar ”att göra”-listorna och gör upp riktiga scheman istället. I dagens arbetsliv är vi på många sätt friare än n...

Metoden Getting things done frigör energi att utföra. Om du får alla ”måsten” ur huvudet på ett...

Alternativa metoder till Getting Things Done - motivation genom passion. Följer man Getting Things Done (GTD) enligt manualen så kan den ge...

Magnus Bornäs på Life Group delar med sig av sina bästa tips för ökad effektivtet. Det går att hitta balansen mellan ett stressigt yrkesliv och en fullsp...

Niklas Lindberg, gästskribent: 6 enkla tips – så tar du kontroll över inkorgen. Några av de vanligaste tids- och energitjuvarna vi upplever i vår...

Lennart Almstedt: "Trenden är tydlig. Att tillhöra de stora vinnarna förutsätter ett stort proaktivt deltagande vad gäller affärsmannaskap från styrelse, företagsledning och från alla som jobbar inom verksamheten." Behovet att hitta och fatta beslut om nya affärsmöjligheter har...

Mark Dixon visar hur Lean Coffee inspirerar till effektivare och roligare möten. "Ingen lägger fokus på telefonerna eller sina egna datorer som annars är vanligt i möten. Diskussionen blir äkta och närvarande - en enorm skillnad i teamets energi." Som chef fattar man många beslut - det sägs att en bra chef bör...

Tydlig delegering och löpande coachning ger önskat resultat. Hur delegerar du på ett effektivt sätt? Tydlighet i överlä...

Vad innebär Lean och Agile - Motivation.se presenterar sin nya expertskribent inom området. Med inspiration och hjälp från verktyg som används för att...

  • Motivera

Hur bryter man en dålig vana? Vi människor har en tendens att fastna i vanor och beteenden som vi vet att vi inte mår bra av, ändå kan det kännas nästan omöjligt att bryta mönstret. Enligt psykiatrikern Judson Brewer finns det dock en ganska enkel lösning på problemet. Han menar att vi kan bryta dåliga vanor genom att bli mer nyfikna på dem. Med hjälp av mindfulness och medveten nyfikenhet kring vad som händer kan vi ta kontrollen över beteendet, och övervinna det.

  • Kommunicera

När journalister beskriver hur de upplever företagens krishantering är det "att sanningen inte kommer fram direkt" som rankas högst. Det visar en undersökning från Aalund. Men sanningen är sällan så enkel. Den är inte svart eller vit, och kan oftast inte beskrivas med ett enkelt “ja” eller “nej”. Verkligheten som utspelar sig bakom kulisserna är i själva verket för komplex för att kunna sammanfattas i en oneliner.

  • Ledarskap

När man talar om organisation handlar det ofta om saker som linje-stab, styrning, kontroll, projekt, lean och agility. Möten pratar man inte om. Många lägger mer än halva sin arbetstid på möten, men tar dem för givna. Vad händer om vi börjar se möten som en organisationsform, den mest grundläggande av dem alla?

  • Projektleda

Uttrycket ”Elefanten i rummet” kommer ursprungligen från engelska språket. Det är ett bildligt uttryck för något som tar stor plats och är påtagligt för alla människor i en grupp. Trots detta undviker man att prata om det. Alla vet, men ingen säger något.
”Kejsarens nya kläder” kan användas på liknande tema. Här handlar det om HC Andersens figur som hade kläder av ett magiskt tyg som man inte kan se. I själva verket låtsas alla som att de ser "kläderna", och kejsaren vandrar omkring naken. Ett litet barn utbrister till slut: "Han har ju inga kläder på sig!". Alla vet, men ingen säger något. Vi anpassar oss till gruppen trots att det är uppenbart att gruppen har fel.

  • Coacha

Under mina 25 år som psykolog och coach har jag hört samma sak från nästan alla mina klienter, och det är meningen ”jag vet inte vad jag vill”. Lite mer utförligt låter det ungefär så här: ”Jag är vilsen och orolig för jag vet inte vad jag ska göra med mitt liv och mitt arbete.”
Att inte veta vad man vill i livet och i karriären kan vara väldigt stressigt och frustrerande. Det leder ofta till att man inte kommer vidare utan stannar i en situation som inte är optimal.

  • Ledarskap

Ofta har jag undrat över varför vi talar så mycket om ledarskap utan att tala om människan bakom chefen. Människan är i ständig tillblivelse - om hon vill. Det betyder att ditt ledarskap också kan vara i ständig tillblivelse - om du vill. I det ögonblick du sagt ja till en chefsbefattning med personalledaransvar ligger din största framgång i hur du leder dig själv och dina medarbetare, vilket ligger i ledarrollen. Så vem är människan bakom dig som chef och ledare?

  • HR

Det sägs ofta att det är svårt att hitta rätt människor att rekrytera. Det talas också om att det råder kandidatbrist. Men är det verkligen så eller är det bara vi som tänker fel?  Vår gästskribent Tove Nylin reflekterar över frågan, och tror att kompetensen nog finns där om vi bara vågar se bortom ytan.

  • Ledarskap

Simon Elvnäs forskning om ledares beteende har fått stor uppmärksamhet. I hans studier framkommer att det är stor skillnad mellan vad chefer tror att de gör och vad de faktiskt gör. På Projektnärings vårträff den 5 maj kommer han att berätta om dessa resultat, vad de får för konsekvenser för arbetslivet – och hur man kan minska glappet mellan formulerat uppdrag och utfört uppdrag. Men redan nu har Motivation.se tagit tillfället i akt att ställa några frågor till KTH:s industridoktorand.

  • Ledning

Oavsett hur effektiv ledningsgruppen har varit historiskt, så finns det en central fråga som alla företag bör ställa sig: Vad behöver ledningsgruppen framöver för att skapa största möjliga värde i en allt mer komplex värld med en accelererande förändringstakt och tilltagande oförutsägbarhet?

  • Hälsa

Det är lätt att tro att kreativa människor är de som är lite ”låt gå” och inte så ordningsamma eller disciplinerade. I själva verket kan det vara precis tvärt om – disciplin och målmedvetenhet är en förutsättning för att lyckas med det kreativa arbetet och i bästa fall uppnå flow.

  • Motivera

Var inte rädd för smärtan. Den är en naturlig del av livet. Lika naturlig som glädjen, kärleken och sorgen. Faktum är att dessa är nära sammanflätande i livets väv. De är alla väsentliga delar av livets helhet. Och för att känna mig hel som människa behöver jag välkomna känslorna. Det tog mig tid att komma hit, men i dag är jag tacksam för att jag ocensurerat vågar känna alla mina känslor. De är en rikedom. De är nyanserna i livets dans. De gör mig mänsklig. Jag känner, därför är jag. Det är fundamentet i det mänskliga varandet. Utan känslan vore jag levande död. Oupplevd. Med känslan upplever jag. Livet. Mig själv. Mötet med dig.

  • Motivera

Vi människor vet ofta vad vi behöver göra för att bli lyckliga och leva ett gott liv. Problemet är bara att vi inte gör det. Du vet att du mår bäst av att vara aktiv och kreativ, ändå väljer du att titta på TV eller slösurfa på datorn. Det kallas för ”lyckans paradox”, och är ett gissel för många människor. Varför gör vi inte sådant som får oss att må bra?

  • Motivera

De flesta av oss människor strävar efter ett hälsosamt och lyckligt liv. Men vad krävs egentligen för att bli lycklig? Många söker det goda livet genom att jaga pengar, framgång och kändisskap, men ingen av dessa faktorer är avgörande för en människas lyckonivå. Psykiatrikern Robert Waldinger från Harvard University berättar här om en unik studie där hundratals amerikanska män har följts under hela sin livstid. Studien, som inleddes för 75 år sedan och fortfarande pågår, visar att det faktiskt finns ett ganska entydigt svar på vad människor behöver för att kunna leva ett gott liv.

  • Motivationsbloggen

Just nu befinner vi oss i ett samhällsskifte. Från Industrialism till en ny samhällsform. I media har det nya samhället kallats vid många namn, exempelvis Postmateriella samhället eller Postindustrialism. För enkelhets skull kallar jag det för det digitala samhället. Så, vad händer när man befinner sig i ett samhällsskifte? Jo, det är kaos…

  • Motivationsbloggen

När jag gick i grundskolan på 1100-talet nötte vi glosor, insjöar, huvudstäder, periodiska system och allt annat mellan himmel och jord. Nötandet var en del av vardagen. Jag minns fortfarande att slaget vid Hastings ägde rum 1066 och att den kemiska beteckningen för Klor är Cl. En del sitter kvar, men rätt mycket har lossnat, om jag ska vara ärlig. Nu är det modern times. Mina ungar lär sig fortfarande sjöar och huvudstäder och franskaglosor - men på nya sätt. När jag ser dem hänga över sina skol-appar, fantasifulla lärspel och klickar och swajpar tänker jag på forntidens nötande. Och så tänker jag att de är lyckans ostar som fått kliva in i en helt annan kunskapsvärld redan från start

  • Motivationsbloggen

Med dagens digitala samhälle och ungdomarna som växt upp i det, är förväntningarna höga på att IT-system fungerar som de ska. De måste vara effektiva och hjälpa användaren att förstå hur de fungerar. App- och speltillverkare blir sågade väldigt snabbt om något är fel, särskilt av andra utvecklare som anser sig veta hur enkelt olika buggar går att lösa. Företagssidor uppdateras också kontinuerligt på marknaden för att ha en bra användarvänlighet så att du som besökare enkelt hittar fram dit du vill och konverteras till att bli kund.