Gå från kaos till struktur

David Allen är mannen bakom metoden Getting things done - GTD. Hans bok, med samma namn, släpptes 2001 och blev snabbt en klassiker för många som vill förenkla och effektivisera både vardag och yrkesliv.

Allens metod bygger på att vi behöver få saker ur huvudet för att istället frigöra energi att kunna fokusera på att prestera. En stor del av våra tankar går åt till att hålla reda på allt som ska göras. Allen menar att ju mer vi slipper hålla aktivt i minnet, desto mer fokus kan läggas på att faktiskt utföra det vi planerar.

Tempot och flödet i informationssamhället är konstant. Många kämpar med fulla inboxar och mentala högar av arbete. Tandläkarbesök, jobbmöten, deadlines, inköpslistor och after work-öl samsas i allas kalendrar. Ingen vill missa något och det sociala nätverkandet kräver närvaro. Så på sätt och vis är det kanske mer sunt överlevnadsförnuft än något annat, som Allen strukturerar upp i sin metod. Men det finns många efterföljare som både tillämpar metoden och utvecklar den.

Från tanke till handling

Fördelen med GTD är att metoden konkretiserar och bryter ner uppsatta mål till att faktiskt bli handling. Det är lätt att ha tankar om vad man vill uppnå, men svårare att formulera och prestera i linje med alla dessa tankar. GTD-metoden hjälper dig inte bara att få bättre överblick över det du måste eller vill utföra, utan fungerar också som ett bra sätt att få syn på vart du faktiskt är på väg i livet. Är allt det som fyller dina listor verkligen nödvändigt? Är balansen rätt? Är jobbmålen mycket tyngre än dina privata? Vill du ha det så? Du kan faktiskt påverka ditt sätt att leva ditt liv.

För att helt greppa metoden ska du läsa David Allens bok Getting things done. Men här får du en snabb introduktion för att komma igång.

Kom igång snabbt med GTD

• Brainstorma med dig själv i fem minuter och skriv ner alla saker som du vet att du behöver göra. Använd ett tomt papper eller whiteboard. Små saker och stora. Allt skriver du ner.
   
• Bryt ut alla uppgifter som du vet tar kortare tid än fem minuter att utföra. Till exempel betala en räkning. Ofta är det de små uppgifterna som tar mest tankekraft från oss.
   
• Titta igenom listan. Finns det saker där som du vet inte kommer att utföras? Ta bort dem. Att lyckas göra en relevant prioritering är viktigt i GTD-metoden. En bortglömd födelsedagshälsning är bortglömd. Utmaningen är att också glömma den på riktigt och känna att det är okej att den aldrig utfördes.
   
• Större projekt som du själv anser är på gränsen till orealistiska, ska finnas på listan. Men markera dem på något sätt. Du har fått din dröm eller plan på papper och behöver inte hålla den i huvudet längre. Men det är heller inte alltid realistiskt att du reser till Kinesiska muren just idag.
   
• Listan består nu av realistiska punkter och uppgifter som måste bli utförda. Sätt en deadline på varje punkt och organisera dem efter kontext så att du kan utföra dem mest effektivt. Samordna särskilda inköp och gör dem när du ändå är på stan i jobbmöte. Har du många telefonsamtal att ringa, kanske du vinner på att kategorisera dem -  ”Ringa i bilen”, ”Ringa på kontoret”, ”Ringa hemma”.  Plötsligt blir det mycket tydligare när du ska göra vad, och du kan släppa kontorssamtalen i bilen, och tvärtom.

Andra bra tips

• Revidera uppgiftslistan varje dag, om du känner att det behövs. Utgå från humör och energi, omstrukturera listan så att den blir mest effektiv för den specifika dagen.
   
• Stanna upp med jämna mellanrum, varje vecka. Fundera över dina mål och om din GTD-lista tar dig dit.
   
• Och sist men inte minst – utför uppgifterna du har på din GTD-lista. Om saker inte blir gjorda kanske det beror på att de inte ska finnas där alls. Prioriteringen är din egen.