Projektledaren motorn i ett projekt

- Att initiera ett projektarbete innebär att organisationens vanliga verksamhet utvecklas. Med detta uppnår man en delegering av ansvar och befogenheter, en utveckling av individer, effektivitet, arbetsmotivation och arbetsglädje. Projektledaren har totalansvar för projektet. Men ett lyckat projekt förutsätter också att uppdragsgivaren vet vad han eller hon vill ha för resultat , säger Lennart Lindberg på Omnia Utvecklingskonsulter AB.

- För att få ett effektivt projektarbete i hamn måste det finnas en kompetent projektledare som styr projektet och motiverade projektmedarbetare, säger Lennart Lindberg. Han utbildar projektledare och menar att en projektledarutbildning bör ge en helthetssyn på styrning och ledning av projekt.

Då menar han inte bara de administrativa aspekterna såsom planering, organisation, styrning och uppföljning. Utan också de mer dynamiska aspekterna - grupputveckling, konflikthantering och kommunikation.  En projektledare måste behärska metoder för projektarbete, ha insikter i projektgruppens arbete och vara medveten om krav, ansvar och möjligheter i rollen som projektledare, menar Lennart.

- Att arbeta i projekt ger organisationen en möjlighet att fokusera på en uppgift på ett annat sätt än vad som görs i den vanliga verksamheten. Svåra och nya frågor kan behandlas i ett projekt. Det är lättare att hitta bättre lösningar, särskilt om projektgruppen har tydliga direktiv med klara avgränsningar och är fokuserad.

Verksamhetsförståelse viktigt

Lennart berättar om en organisation som försökte skapa en gemensam databas för hela verksamheten, men misslyckades, eftersom direktiven och styrningen var oklar. Det började som ett IT-projekt och misslyckades tre gånger. Med en projektledare från verksamhetssidan gick det bättre. IT-avdelningen, som hade drivit projektet tidigare, var för svag för att kunna få fram ett fungerande förslag.

Med en gemensam projektledare för hela organisationen skapades en motivation för att få alla i ledningen att acceptera ett förslag.

Datummarkering

- Det är viktigt att definiera vad som är ett projekt, säger Lennart. Ofta kallas det som arbetsgrupper gör för ett projekt. Kallar man det för ett projekt, kan det ibland vara lättare att få pengar, om man jämför med den löpande verksamheten. Men ett projekt ska ha en sista datummarkering och avslutas på ett tydligt sätt.

Ett projekt ska vara uppdragsrelaterat med ett tydligt mål, som ska uppnås när projektarbetet är genomfört. Projektet har särskilda arbetsformer och en särskild organisation. Om det inte är minst tre personer i projektgruppen, är det inget projekt. Då är det ett vanligt uppdrag.

- Ibland säger någon att han eller hon är en van projektledare, även om de bara har haft enmansuppdrag tidigare. Det är två helt olika uppgifter. Att jobba i ett projekt kan vara den mest krävande uppgiften, men också den arbetsform som har störst potential att nå de bästa resultaten. Projekt är en resultatinriktad arbetsform. Det är ofta många individer inblandade och det finns en tydlig avgränsning mot den vanliga verksamheten.

Uppdraget att driva ett projekt kommer alltid från en chef i linjeorganisationen. Om ingenting av projektets förslag genomförs, är arbetet ingenting värt. Att nå resultat är utmaningen för en projektgrupp och också dess ansvar, säger Lennart.

Om Lennart

Lennart Lindberg, konsult på Omnia Utvecklingskonsulter, samarbetar med flera andra konsultföretag. Bland annat genomför han regelbundet projektledarutbildningar för IFL på Handelshögskolan i Stockholm. Han har också medverkat i boken ”Effektivt projektarbete” av Jan Wisén och Börje Lindblom (Norstedts 1993-2009) och har själv – tillsammans med Gudrun Westerberg – skrivit boken ”Samverkansprojekt” (Försäkringskasseförbundets förlag).

Fotograf:  Per Asplund