En fruktig tumregel för digitala dokument

Skapa ordning bland filerna, idag!

Planera | ARTIKEL | AUG 2017

Det finns olika uppfattningar om hur mycket tid vi spiller på att leta efter digitala dokument, men klart är att letandet bland filerna utgör ett synnerligen oönskat avbrott i vårt arbete. Nog går det att betrakta också detta som en distraktion. Vi är i färd med att få en sak gjord men blir hindrade i vår framfart bara för att vi inte hittar det där dokumentet vi söker. Frustrerande är ordet. Men att få ordning bland sina filer är lättare än du tror.

Blåbärsskog och fruktkorgar - det är vad jag kommer att tänka på när jag funderar över hur många av oss lagrar digitala dokument.

Endera har du många dokument av samma sort sparade på många olika platser, så att du tvingas leta efter dem lite här och där, som vore du på bärjakt i en vidsträckt skog. Har du tur, hittar du det där stället där allt du söker finns. Kanhända kommer du ihåg precis var det låg sedan förra gången du letade. 

Det kan också hända att du har det smått rörigt på de ställen där du lagrar dokument – som i en fruktkorg. Där blandar du äpplen och päron om vartannat, och för att hitta behöver du se förbi en massa material som är av helt annan sort än den du söker.

Det finns förstås en charm i att leta efter blåbär. Det är liksom en sport att finna det perfekta stället. Det skänker en kittlande spänning. Men, när vi ska få tag på ett dokument vi behöver för att få en sak gjord, är vi inte alltid upplagda för den där tävlan. Det är inte läge för lek. Vi vill veta var vi ska leta, och där ska dokumentet vara snabbt funnet.

Ett snäpp smidigare redan idag
Så, hur ska vi hitta lättare? Såklart är det toppen om vi kan göra en full omstrukturering av verksamhetens hela informationshantering så att allt blir bättre i ett större perspektiv, men det är inte varje dag ett sådant projekt just är genomfört och allt fungerar. Kanske är det planerat först till nästa år, efter utrullningen av något annat. Eller, har vi inte ens kommit så långt att det är beslutat att ett sådant projekt ska formas? Säger vi bara uppgivet till varandra att ”någon borde göra något”?

Men, som alltid finns det åtminstone något vi kan göra så att situationen blir en smula bättre redan här och nu - oavsett hur det ser ut i organisationen som helhet. 

De flesta av oss sparar digitala dokument i mappar i en hierarkisk struktur. Det kan till exempel vara i en molntjänst, i en klassisk gemensam filserver eller lokalt på vår dator. (Somliga säger att mappstrukturer hör till historien, men jag håller med informationsarkitekten Louis Rosenfeld när han i klassikern ”Information Architecture - for the web and beyond” säger att vi mår bra av att ordna information i en hierarki för att kunna orientera oss och veta ”var vi är” - även om vi ofta använder sökfunktionen för att hitta rätt.)

Som i affären
En sak som hjälper mig när jag ska skapa ordning är att tänka på mapparna som en välsorterad frukt- och grönsaksdisk istället för bärskogen och fruktkorgen. Föreställ dig disken där varje sort har en egen låda (en egen mapp), i vilken det bara finns en sort. Där är det lätt att hitta brytbönor, för vi går då till lådan där brytbönorna ligger och där ligger det bara brytbönor. Skulle vi vilja lägga tillbaka ett salladshuvud vi plockat tidigare (för att vi ångrat oss), är det lätt att lägga det på rätt plats, för det är uppenbart var salladshuvudena ligger. För att dra metaforen ytterligare ett varv finner vi en hierarki också här. Vill vi köpa Royal Gala-äpplen, går vi till butikens frukt-avdelning, där vi hittar äpple-sektionen, där vi finner delen med de röda äpplesorterna, där vi plockar ett äpple från lådan med Royal Gala-äpplen.

Sätt att sortera
Vi kan välja en lagringsplats vi förfogar över (det kan vara en del av mappstrukturen, om vi inte har befogenhet att styra över hela strukturen själv) och där bestämma oss för vilka sorter/vilken sortering vi ska ha i de olika lådorna. Richard Wurman, enligt uppgift den som myntat begreppet ”informationsarkitektur”, talar om fem sätt att sortera information i sin LATCH-akronym (Location, Alphabet, Time, Category, Hierarchy). Nämnde Rosenfeld kompletterar dessa med indelningarna Ämne, Uppgift och Målgrupp. Det finns inget objektivt, universellt facit för vad som är rätt sortering. Som så ofta annars, beror det på.

Flytta det felande
Renodla så att det bara finns av en sort i varje låda, d v s flytta avvikande dokument till en annan låda - det kan vara på en helt annan plats, en mapp parallell med mappen du sorterar eller som en undermapp i den mapp du nu städar. Om en sort kan passa i fler än en låda, gör en hänvisning eller genväg till rätt plats, så dokumentet är möjligt att hitta från flera håll. 

 

Lättare funnet
Med små, små steg - en mapp i taget - kan vem som helst av oss skapa en enklare ordning där vi är, i väntan på att ”någon gör något så att allt blir bättre”. Vi står inte handfallna, utan kan göra det ett uns lättare att snabbt få undan något och lika raskt finna det närhelst vi behöver det. Det ger oss färre oönskade avbrott och vi får lättare gjort det vi vill få klart.

Så, en låda för varje sort och bara en sort i varje låda. Tumregeln räcker inte hela vägen i alla lägen, men den räcker långt. Åtminstone för mig och dem jag hjälper. Kanske också för dig.

David Stiernholm

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Planera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill