Finn fem fel

När någonting går fel på jobbet så gäller den enkla regeln från Toyota: finn fem fel...

Ledarskap | Planera | ARTIKEL | APRIL 2013

I den här artikel vill jag beskriva en enkel och gammal Lean-metod som kan hjälpa dig både på jobbet och hemma. Metoden heter “5 x Varför” och är ursprungligen en metod för så kallad rotfelsanalys som skapades av Sakichi Toyoda, grundare av Toyota. 

Rotfelsanalys är en process som används när någonting gått fel. Syftet är att kunna åtgärda, inte bara det synliga problemet, utan också de grundläggande (rot)fel som orsakade det – och att se till att det inte händer igen.

Ett enkelt exempel på 5 x Varför-metoden är:

  • Fråga 1: Varför stannade maskinen?
    Svar: Säkringen gick.
     
  • Fråga 2: Varför gick säkringen?
    Svar: Den var av fel storlek.
     
  • Fråga 3: Varför var det fel säkring i maskinen?
    Svar: Ingenjören installerade den.
     
  • Fråga 4: Varför installerade ingenjören fel säkring?
    Svar: För att han/hon fick fel säkring från förrådet.
     
  • Fråga 5: Varför fick han/hon fel säkring?
    Svar: För att lagerhyllan var felmärkt.

Här ser vi hur en upprepning av frågan “Varför?” fem gånger kan leda oss till den underliggande orsaken till att maskinen slutade fungera, istället för att vi bara byter säkringen och kör på.

Krismöte

När ett problem inträffar på jobbet så kan det vara bra att passa på att kalla till ett möte för att göra en rotfelsanalys. Samla alla som är påverkade av problemet – det är viktigt att alla är med annars är risken stor att det går över till ett skuldbeläggningsmöte. Risken blir då att de som inte är med hängs ut som boven, istället för att man identifierar den riktiga orsaken. 

Om rotfelet visar att det var ett mänskligt fel så gäller det att inte skuldbelägga personen i fråga. Istället bör frågan ställs en gång till: varför har vi en arbetsmiljö där ett mänskligt fel kan orsaka det här problemet? Och ännu mer viktigt – vad kan vi göra för att skapa en miljö där en individ inte kan orsaka felet?

Det är bättre att ta på sig ett kollektivt ansvar för att kunna se till att problemet inte inträffar igen.

Proportionella åtgärdar

När ni har svarat på frågan “Varför” fem gånger så har ni kommit till en grundorsak. Nu gäller det att identifiera, för varje svar: vad kan vi göra för att arbeta förebyggande?

Men hur mycket tid och energi ska man lägga ner på åtgärderna? Det är lätt hänt att man lägger ner många timmar för att lösa problem som händer väldigt sällan eller som egentligen inte orsakar stor skada.

Det gäller alltså att implementera proportionella åtgärdar: gör så lite som möjligt för att förbättra situationen första gången felet händer – t.ex väljer du kanske en liten lösning som tar en timme. Om det aldrig händer igen, så var det bra att det bara gjordes en liten insats. Om det händer igen, lägg ner mer tid den här gången – kanske en halv dag. Och sedan en hel dag, osv. På detta sätt kan du se till att företaget inte lägger ner för mycket tid på att lösa problem som är sällsynta. 

Hastighetsreglaget

På så sätt fungerar 5 x-Varför-metoden också som en naturlig fartbegränsare. Ju mer problem man har, desto mer tid lägger man ner på att åtgärda och förebygga, istället för att jobba vidare och skapa ännu fler problem.

Om kvaliteten på produkten ni bygger och processerna ni använder är låg, så kommer metoden tvinga dig att investera tid i lösningar. Det kan gå långsamt i början, men snart kommer dessa åtgärder att betala sig, i form av ökad kvalitet och effektivtet.

Hemma bäst?

Jag nämnde i början av artikeln att 5 x-Varför-metoden även kan användas hemma. Men hur skulle det se ut?

Det blir förstås på en enklare nivå än om man skulle göra det i en arbetssituation – men samma grund gäller: det är värt att stanna upp och analysera lite djupare varför problemet uppstod.

Kanske lite påhittat, men ganska nära sanningen:

Öka fokus med hjälp av en tomat. Snabbkurs i Pomodoro-metoden.

Öka fokus med hjälp av en tomat. Snabbkurs i Pomodoro-metoden.

  • Fråga 1: Varför fick jag en påminnelse för elräkningen?
    Svar: För att den inte betalades i tid.
     
  • Fråga 2: Varför betalades den inte i tid?
    Svar: För att jag missade den när jag betalade alla räkningar.
     
  • Fråga 3: Varför missade jag den?
    Svar: För att jag hittade inte den när jag skulle samla alla räkningar.
     
  • Fråga 4: Varför hittade jag inte den?
    Svar: För att jag har inte en specifik plats där jag lägger obetalda räkningar.
     
  • Fråga 5: Varför har har jag inte en samlingsplats?
    Svar: För att jag saknar en inkorg till post.

En enkel Leanmetod som hjälper dig skapa vanan att ständigt leta efter förbättringsmöjligheter i livet – testa! Kanske redan idag?

Mark Dixon

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap
  • Planera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill