När är du tillgänglig för mig?

Danijela Radsel Bengtsson, Effektiv Nu: Låt kollegorna veta om du är upptagen eller har tid att hjälpa dem.

Utbildning | Coacha | Planera | ARTIKEL | FEB 2019

Tala om för kollegorna när du är tillgänglig - och inte.

Tala om för kollegorna när du är tillgänglig - och inte.

I dagens kontorslandskap kan det kännas hopplöst att försöka skärma av sig från omgivningen för att kunna arbeta utan störande avbrott som tar mycket ”ställtid” i anspråk. Hur gör man? Att använda hörlurar och andra hjälpmedel som skyddar mot distraktioner är en bra start, men långt ifrån tillräckligt. Du måste också våga prioritera ditt eget arbete om det just nu är viktigare än kollegans fråga – och samtidigt lämna tydlig information om när du åter är tillgänglig.

Det var länge sedan merparten av tjänstemännen satt i egna kontor, så kallade cellkontor, då vi kunde stänga dörren om oss. Idag sitter vi i öppna kontorslandskap, och det gör att vi har svårare att värja oss från alla störningsmoment. Det ständiga bruset och överhörandet, någon som knappar på tangenterna lite för hårt, någon som talar i telefon lite för högt, snacksaliga kollegor, kollegor som frågar om du har fem minuter (det blir sällan bara fem minuter) och fläktar som låter onödigt högt… 

Alla dessa avbrott gör att vi tappar fokus från det som vi hade föresatt oss att göra. Produktiviteten dalar och för varje avbrott behöver vi en återställningstid. Bodil Jönsson, forskare och författare, beskrev begreppet ställtid redan för många år sedan. Det är den tid som det tar att komma tillbaka i arbetet. Vi tappar både fart och tid – arbetet blir lidande, vilket kan resultera i att vi behöver ta igen det på annat sätt. Dagens flexibla arbetsliv gör det möjligt att ta igen tappad arbetstid på annan tid, men blir det för mycket som behöver tas igen så blir vårt privatliv lidande och vi arbetar på kvällar och helger när vi egentligen ska vara lediga.

Låt folk veta när du är tillgänglig

Hur kan vi minimera dessa avbrott? Om vi inte har en dörr att stänga så kan vi använda oss av andra signaler, till exempel ta på oss hörlurar för att skärma av oss och signalera för omgivningen att vi vill jobba ostört. Idag finns brusreducerande hörlurar som tar bort bruset och överhörandet. Även appar har tagits fram för att främja de ljud som vår hjärna tycker om att höra och som har visat sig vara stressreducerande, exempelvis ljudet av vågor, regn eller skogens sus. Vi kan också välja att sätta oss på en annan plats, till exempel ett tyst rum om vi har den möjligheten. 

Utmaningen kommer när kollegor ändå tar sig igenom spärren och knackar oss på axeln eller viftar med händerna framför oss för att få uppmärksamhet. Någon knackar på den stängda dörren och därmed har vi fått ett avbrott.  

Det finns en sak som vi har missat att tala om i dessa fall, som hade kunnat förhindra det där avbrottet. Kollegan skulle behöva veta svaret på frågan: När är du tillgänglig igen? 

Visa på Skype om du är tillgänglig.

Oavsett signal, så behöver vi komplettera med den informationen för att undvika avbrottet. Har vi tekniken, så är Skype eller liknande kommunikationsverktyg ett jättebra sätt att göra detta på. Skype for business har flera bra funktioner som underlättar för oss att arbeta mer flexibelt och mobilt. Bland annat plockar Skype upp din upptagna och tillgängliga tid från din digitala kalender. Har du till exempel bokat ett möte och satt det som upptagen tid, så syns det även i Skype. Du kan alltid manuellt välja att ändra tillgänglighetsgraden. Dessutom finns möjligheten att i fritext lägga till information högst upp i "Vad händer idag”-fältet. Skype är ett fönster för medarbetarna i organisationen att se om kollegor är upptagna eller inte. På så sätt kan vi minimera störningar och avbrott, när vi vill undvika det. 

Om du inte har Skype eller liknande, så kan du investera i en liten Whiteboardtavla som du kan ha uppsatt vid din arbetsplats eller utanför dörren, där du skriver t.ex. Upptagen kl. 09.00-11.00, då vet kollegan när hen kan komma och störa dig med sin fråga.

Är kollegans ärende viktigare?

Att kollegan som har något superviktigt ärende stör dig kan ju tyckas helt okej. Merparten av avbrotten som vi får är dock inte så akuta eller viktiga att vi måste ta dem på studs. Gör du det ändå, utan att säkerställa att frågan är viktigare än det du själv håller på med, så gör du dig själv och även kollegan en björntjänst. Ganska snabbt lär man sin omgivning att man är tillgänglig i alla lägen. Det kan vara svårt att bryta en sådan spiral. 

Om du ändå har fått ett avbrott, lär dig att alltid ställa frågor för att identifiera hur viktig kollegans fråga är kontra det som du hade föresatt dig att göra. Om den är mindre viktig, styr kollegan till ett tillfälle som passar dig bättre. Den hjälpen som du ger kollegan vid ett senare tillfälle (när du har tid) kommer garanterat vara mer kvalitativ än om du halvstressad reser dig upp på studs för att hjälpa kollegan att lösa uppgiften. Fundera också på om du kan guida kollegan att lösa uppgiften själv, vilket i de flesta fall är den bästa lösningen.

Här kommer tips på hur du kan minimera avbrott:

  1. Låt inte tekniken vara ett avbrott! Stäng av notifikationer/aviseringar på din dator och telefon.
  2. Använd hörlurar för att skärma av dig.
  3. Har du möjlighet att gå undan eller sätta dig i ett tyst rum?
  4. Komplettera med information om när du åter är tillgänglig. Använd tekniken (till exempel Skype) eller en whiteboardtavla.
  5. Om en kollega avbryter dig i arbetet med ett ärende som inte är viktigare än det du själv håller på med, så hänvisa kollegan till ett tillfälle som passar dig bättre.
  6. Guida din kollega att hitta lösningen själv om det går.

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Utbildning
  • Coacha
  • Planera

Dela:

Om skribenten

Danijela Radsel Bengtsson är effektivitetskonsult och utvecklingsledare på Effektiv Nu. Hon har varit verksam som lärare, skolutvecklingskonsult och rektor. Förutom en statlig ledarskapsutbildning har hon en master i utbildningsledarskap och arton års erfarenhet av pedagogik, ledarskap och grupputveckling. 

Danijela brinner för frågor som rör förändringsledning och utvecklingsarbete, där människorna alltid är i fokus - oavsett om det handlar om individ eller grupper.

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill