Chef – led dig själv och förflytta fokus från operativt till strategiskt

Ledarens dilemman - del 1: Jag har inte TID…

Ledarskap | Coacha | ARTIKEL | MAJ 2021

Duktiga människor har alltid mycket att göra, men det gäller att vara rädd om din tid och dig själv.

Duktiga människor har alltid mycket att göra, men det gäller att vara rädd om din tid och dig själv.

Catrine Berndtson, vår nya expert på förändringsledning och ledarskapscoaching, ser många chefer som sliter och anstränger sig för att få livet att gå ihop. Som ledare hinner man inte med, saknar tid och pressar sig till det yttersta, något som varken maximerar prestationerna eller lämnar ork för privatlivet. Vad kan du göra för att skapa en bättre situation för dig själv och förflytta fokus från operativt till strategiskt? Här kommer hjälp och råd! 

Chefen Kalle kommer till mig och säger ”Jag är helt slut, det går i 180!”. 

”180 – det låter lite fort ….”

”Ja, vi måste rekrytera fler tekniker, och nu behöver vi få in fler affärer, vi håller på med avtalsförhandlingar med en kund som är missnöjd, x en viktig medarbetare är sjukskriven, min HR-konsult har fått nytt jobb och styrelsen vill ha resultat och skall ha underlaget till styrelsemötet på torsdag. Samtidigt som jag knappt får sova för att sonen är vaken hela nätterna. Men annars är det bra!”

”Ok, jag hör. Det är modigt av dig att prata om det, Jag förstår att det är något som är viktigt för dig. Du är inte ensam, det är ganska vanligt att en chef arbetar många timmar…”

”Ja, det är för mycket som händer hela tiden så jag hinner inte med att göra verksamhetsplanen och förbereda styrelsearbetet.” 

Många chefer springer fort, är ambitiösa och vill göra väl, prestera sitt bästa, har flera  ansvarsområden på jobbet och samtidigt full fart på fritiden kanske med småbarn, hus eller renoveringsprojekt i lägenheten. Operativa frågor är fokus och det blir lite tid för långsiktig planering och strategiarbete. Att köra på i högt tempo kan fungera kortsiktigt, men leder till stress och kanske till och med utbrändhet. Jag har även sett att när väl semestern och ledigheten kommer blir man sjuk för att fram till dess hålls det ut, när sedan ledigheten kommer reagerar kroppen med att utveckla feber, huvudvärk och förkylningssymptom.

Led dig själv och flytta fokus

I expansion och högkonjunktur och i entreprenörsföretag är det ju ofta full fart med många aktiviteter som pågår samtidigt, men det gäller att hålla över tid. Du som chef bör vara en förebild och utöva ett modernt ledarskap, göra det som du är tillsatt att göra och utveckla organisationen och dina medarbetare. 

”Jag har inte TID” är en vanlig ursäkt. Men är det verkligen sant? Hur kan du disponera din tid bättre/ annorlunda så att det ger energi istället för att det dränerar dig? Så att du kan komma hem och vara en kärleksfull partner och förälder? 

Vi vill ju alla vara duktiga, leverera och bli bekräftade. När vi gör det operativa, kanske ”specialistjobbet” som vi kan får vi beröm och nyttjar vår kompetens. Men ledarskapet, personalfrågorna eller det långsiktiga strategiska arbetet som kan vara svårt, och vi kanske inte får ”poäng” för kortsiktigt är lätt att skjuta på.

Ta dig tid att reflektera. Var inte rädd att ta support. Våga välja bort och delegera så att du kan må bra över tid och lägga din energi på rätt saker.

Tyvärr ser jag att många chefer gör för mycket, fel saker, alltför många operativa arbetsuppgifter och tar inte hjälp. Många olika arbetsuppgifter skulle kunna delegeras eller struktureras annorlunda. 

Vi har inte TID, tid för det som är viktigt.

Tips från coachen till chefen: Det här kan du göra för ett mer strategiskt ledarskap

1. Identifiera vad du lägger din tid på

Vilka aktiviteter gör du regelbundet? Är det ständigt operativa verksamhetsfrågor och problemlösning eller investerar du tid för planering och uppföljning? Är det några frågor som tar alldeles för mycket energi från mig?

2. Vad är viktigt att lägga tid på?

Ibland lägger vi tid på saker som inte är så viktiga. Svarar på mail hela tiden, svarar i telefon fast vi står och pratar med en medarbetare, fastnar på internet, kanske löser frågor direkt för att jag kan, men kanske inte är lämpligast att göra just nu. Vilka tre till fem viktigaste uppgifter har du i din arbetsroll för att nå dina mål? Är det personal, ekonomi, kunder och affärer eller styrelsearbetet? Glöm inte att det också är viktigt att komma hem till familjen i tid och att underhålla fysiken för att må bra över tid.

3. Vad skulle kunna delegeras?

Du kan inte göra allt själv – även om det är kul att leverera på det som du är bra på och kan. Vilka resurser har du som du kan ge möjlighet att växa? Vilka resurser behöver du? Se långsiktigt. Vad skulle du behöva släppa som tar tid från dig idag? Hur kan ge mandat och  utbilda de du har omkring dig så att de vågar ta mera ansvar? Vad skulle kunna med en liten insats nu, kunna frigöra tid och energi på sikt?

4. Vad skulle du kunna ta bort?

Gör du uppgifter som du inte ska göra? Som ligger som tung ballast med krångliga workarounds från tidigare förändringar? Vilka projektinitiativ borde egentligen inte starta nu utan senare? Eller ska helt enkelt inte göras? Våga säga NEJ.

5. Vad skulle du kunna göra annorlunda?

Reflektera, ta ett steg tillbaka och se på dig själv och din egen situation. Vilka frågor tar extra mycket energi – vad skulle kunna göra det enklare? Vad ser du? Du är en kreativ person och har svaren inom dig.

6. Skapa din egen struktur och din chefsvecka

Fundera över vad du kan behöva ta hjälp av för din struktur, något av alla verktys som finns till hjälp eller kanske en annan person? Lägg in i kalendern regelbundet återkommande aktiviteter såsom exempelvis ledningsgruppsmöten, personalmöten, projektmöten och  rekrytering. Boka in förberedelse inför dessa och tid för efterarbete ( så att det inte blir i sista sekund, eller på kvällen), tid för ekonomi inköp och attesteringar. Boka även in reflektionstid – egen tid. Det som inte får plats i kalendern kanske inte skall vara där! se punkt 3 och 4 ovan.

7. Förankra din nya strategi

Kommunicera din nya strategi, berätta för personer på jobbet och hemma varför den är viktig för dig.

Tipsen kan upplevas som många, men börja med något litet första steg!

Duktiga människor har alltid mycket att göra, men det gäller att vara rädd om din tid och dig själv. Vi vill alla kunna räcka till för mycket. Det är naturligt att vi vill vara snälla och inte göra någon illa, inte uppfattas som för krävande och har bråttom med att komma till resultat, så vi gör allt själva och det blir för mycket istället för att arbeta smart. 

DU är viktig.

Att leda sig själv är att vara medveten om vad som är viktigt, vad du skall fokusera på och att verkligen göra det du sagt du skall göra med lätthet och energi.

Catrine Berndtson

Catrine Berndtson

Vår expert inom förändringsledning och ledarskapscoaching

  • Följ skribent

Catrine Berndtson är certifierad PCC coach och mentorcoach vid Academy For Coaching Excellence USA samt certifierad handledare i UL Utvecklande Ledarskap och Förändringsledning. Med passion för att stödja andra att växa och nå sina mål har hon coachat tusentals ledare och grupper under 20 år i eget företag. Dels som partner i Stelena Utveckling och Coaching AB sedan 2001 och grundare av Gröna Linsen AB 2019 med kunder i Sverige och internationellt.

Hon arbetar med den mänskliga sidan av förändring, att träna hjärnan och ge verktyg för att leda sig själv för att leda andra med hjärta och hjärna.  Allt med förhållningssättet ”grön lins” som skapar tillit som plattform samt Ontologin, läran om varandet. Medlem i gruppen Future of Works vid AMCHAM, American Chamber of Commerce, och medverkar till att identifiera trender inom organisation och ledarskap. Är en uppskattad inspiratör och seminarieledare.

Läs mer om Catrine på LinkedIn

catrine@gronalinsen.se

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap
  • Coacha

Catrine Berndtson

Catrine Berndtson

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap
  • Coacha

Dela:

Future of Works vid AMCHAM där Catrine Berndtson är medlem har tagit fram en onepager med trender inom ledarskap 2021, den hittar du här.

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill