Jaget, teamet och hemarbetet – hur utformas policys för det nya normala?

Frågorna att ställa inför de viktiga besluten kring distansarbete.

Coacha | Motivera | Arbetsmiljö | ARTIKEL | MAJ 2021

Vägvalen framåt behöver ha verksamhetens bästa för ögonen.

Vägvalen framåt behöver ha verksamhetens bästa för ögonen.

Tiden för påtvingat hemarbete tar slut, snart behöver besluten kring distansarbete och förändrade arbetssätt vara på plats. Policys baserade på organisationers egna behov tar form just nu. Nu ställs det på sin spets. Det individualiserade arbetet, medarbetares möjlighet att under lång tid kunna styra och påverka sin vardag själv. Och chefers svårighet – och utmaning - att tänka på gruppens behov och inte bara enskilda individers behov. 

Emma Stenmark, vår expert på grupputveckling och effektiva team, delar kunskap och frågor för beslutsunderlag på alla nivåer.

Myndigheten för arbetsmiljökunskap har nyligen kommit med en kartläggning där de sett över och analyserat förutsättningarna för att kunna arbeta hemifrån under Coronapandemin, men också tittat på vilka eventuella arbetsmiljörisker som kan finnas för att ha en god arbetsmiljö vid arbete hemifrån. De har genomfört en litteraturgenomgång och en intervjustudie med chefer och experter inom arbetsmiljöområdet. En av deras viktigaste slutsatser i kartläggningen visar att det har blivit ett ännu större fokus på individen och individens förutsättningar när hen jobbar hemifrån. 

Några av de viktigaste riskerna som visas i kartläggningen är bristande ergonomiska förutsättningar när man jobbar hemifrån som ökar risker för skador i nacke, axlar och rygg. Kartläggningen lyfter risken för en ”belastningsskuld” som kan visa sig först efter en längre tids hemarbete, beroende på dåliga ljusförhållanden och stillasittande. Sociala kontakter och tillitsfulla relationer är ett annat område som lyfts upp bland riskerna. Kartläggningen visar att det är svårare att skapa en tillitsfull relation mellan chef och medarbetare när man jobbar på distans, men också att hemarbetet generellt leder till en minskad social kontakt, minskat samarbete och försämrat lagarbete. Effekterna kan visa sig både genom minskad motivation, men också genom psykisk ohälsa som till exempel depression. 

Det har också skett en ökad risk gällande gränsen mellan arbete och fritid. Antingen låter man arbetet ta över och inkräkta på privatlivet mer när kontoret finns i hemmet, eller så låter man privatlivet påverka och ta över arbetet. Båda varianterna kan leda till ökad stress. 

Policys för hemarbete – jaget före laget?

Vi har en utpräglad JAG kultur i Sverige. Jaget och dess behov går ofta före gruppens behov. Många chefer jag möter beskriver det ungefär så här: ”Ja, vi måste ju ställa frågan till våra medarbetare var de vill jobba och sen får vi se hur vi gör”. Eller ”Våra medarbetare kommer vilja jobba hemifrån en hel del även fortsättningsvis så vi kommer nog ha en hel del hybridmöten (möten med några på plats på kontoret och några som deltar digitalt hemifrån) framöver.”

Många chefer kommer möta medarbetare med starka argument till varför de ska fortsätta arbeta mestadels hemifrån. När SCB tittar på statistik över hemarbete så visar det sig tydligt att det är de äldre med högskolekompetens som främst är de som har och har haft möjlighet att arbeta hemifrån. En kategori medarbetare och chefer som är vana att argumentera och föra fram sina åsikter. De yngre har i huvudsak inte arbetat hemifrån då de ofta befinner sig i yrken som inte är förenliga med hemarbete. I SCBs pressmeddelande i november 2020 En av tre jobbar hemifrån lyfts både utbildningsbakgrund, ålder och branch/yrke som bakomliggande faktorer till vilka som har haft möjlighet att jobba hemifrån och inte.

En viktig fråga att ställa sig som arbetsgivare just nu är därför: Hur mycket ska vi låta våra medarbetare själva få välja var de vill befinna sig när de arbetar, hur mycket ska vi som ledning, chefer och arbetsgivare styra var och när de jobbar? 

Stefan Tengblad, professor i Human Resource Management, skrev redan i höstas om aspekter kopplat till hemarbete (Hur kan man arbeta fram policies för en modern arbetskultur? 13/10 2020 vid Centrum för global HRM) och vad arbetsgivare behöver tänka på vid utformandet av nya policies . 

”Hemarbete skall motiveras mest utifrån ett organisatoriskt perspektiv 

Eftersom det finns många fördelar med hemarbete utifrån medarbetares perspektiv är det viktigt att arbetsgivare inte lättvindigt accepterar fortsatt hemarbete utan att det finns en tydlighet att detta i så fall utgör frihet under ansvar, att hemarbetet skall vara produktivt och värdeskapande och inte någon personalförmån. Rätten att arbetsleda och bestämma var och hur arbetet blir utfört åvilar arbetsgivaren. Det gäller därför för ansvariga chefer att följa upp att det blir bra leveranser av arbete som utförs hemifrån.” 

Ställ de här frågorna inför besluten kring det nya normala

Jag tror att det nu behövs fler typer av frågor som ställs av ledning, chefer och grupper. Och de frågorna ska ställas både till dem själva och till medarbetarna. Vägvalen framåt behöver ha verksamhetens bästa för ögonen, inte bara vad medarbetarna själva tycker är bäst utifrån deras livssituation och individuella arbetsuppgifter. Ska det vara ett fritt val eller ska närvaro på kontoret styras? Frågor kring organisationen och hemarbete:

  • Vilken typ av organisation vill vi vara? En som främjar tillitsfulla relationer och samarbete? Då behöver ni med stor sannolikhet också planera för att träffas löpande på kontoret. 
  • Vill vi erbjuda våra medarbetare möjligheten att fortsatt arbeta hemifrån? Om ja, hur behöver vi då planera vårt arbete i teamet så att vi kan uppnå ett gott samarbete och tillitsfulla relationer?
  • Det har visat sig vara svårt att utveckla, vårda och stärka samarbetet mellan grupper när man jobbar på distans. Hur vill vi hantera det framåt, och behöver grupper som samarbetar planera in tillsammans när de ska vara på kontoret? 

En hel del logistik kan krävas, men det kommer förhoppningsvis leda till en ökad effektivitet och tillitsfulla relationer.

Team med medarbetare som har möjlighet att jobba hemifrån behöver hitta arbetssätt som funkar utifrån var medarbetare befinner sig när de jobbar. Om jag åker till kontoret för att umgås med kollegor så gäller det att kollegorna är där. Och då betyder det att många av medarbetarna behöver vara på plats samtidigt för att uppnå vinster i samarbeten och utvecklandet av tillitsfulla relationer. 

Leif Denti, PhD, Innovation Leadership and Management, sammanfattar senaste forskningen på området distansarbete i några korta punkter. Han menar på att om vi vet vad vi ska göra då kan vi jobba bra tillsammans på distans. Men om vi inte vet vad vi ska göra så är det bättre att ta sig till kontoret. Kreativitet, beslutsfattande, utbyte av idéer och att kunna säga emot varandra är områden som lämpar sig bättre att göra på kontoret.

Frågor för team och distansarbete:

  • Vad funkar bäst för våra gemensamma möten? Ska vi vara på kontoret allihopa? Ska det vara ok att några sitter hemifrån och några på kontoret? 
  • Hur mycket ska vi som medarbetare anpassa oss efter teamets behov?
  • Vilka typer av möten uppnår vi bäst resultat i? Vilka typer av frågor vinner vi som grupp på att diskutera när vi befinner oss i samma rum? 
  • Hur ska vi stärka våra relationer i teamet och bygga tillit? (Extra viktigt nu när det har varit en lång period för många av att jobba hemifrån.)
  • Vad behöver vi göra för att förbättra samarbetet med andra team som är viktiga för oss?

Medarbetaren som arbetar hemifrån har fått ett större ansvar för sin egen arbetsmiljö och att strukturera sin arbetsdag. Därmed behöver chefer ställa mer detaljerade frågor till medarbetarna för att fånga upp risker och kunna agera med åtgärder. Frågor till medarbetaren rörande hemarbete:

  • Hur ska vi göra fortsättningsvis för att bygga en tillitsfull relation mellan oss? Det digitala behöver kompletteras med fysiska möten, hur löser vi det? 
  • Hur funkar det att strukturera din arbetsdag? Hur mycket pauser? Hur mycket rörelse får du in i vardagen? 
  • Hur funkar det med de digitala verktygen och finns det områden som du behöva stärka din kompetens inom gällande digitala arbetssätt?
  • Vilken kompetens har du om hur du skapar en god fysisk arbetsmiljö och hur har du anpassat din arbetsplats i hemmet? 

Så när ni fortsätter att fundera över hur det ska bli framåt på era arbetsplatser, tänk gärna på den enskilda individens behov och önskemål, men glöm inte teamets behov utifrån sitt syfte och uppdrag. Och framförallt, vilka behov har verksamheten och det ni som team och organisation ska bidra med? Hur påverkar alla dessa val av samarbetsformer och val av arbetsplats era kunder, brukare, patienter, klienter?

Emma Stenmark

Emma Stenmark

Vår expert på grupputveckling och effektiva team

  • Följ skribent

Emma Stenmark jobbar som organisationsutvecklare vid Add Insight. Add Insight är ett företag som erbjuder skräddarsydda team- och ledarutvecklingsinsatser med syftet att bidra till mer effektiva och hållbara organisationer. Hon jobbar med både längre utvecklingsprogram och utbildningar till kortare inspirationsföreläsningar och workshops i syfte att skapa bättre välmående och resultat i både ledningsgrupper, team och organisationer. 

Emmas erfarenhet spänner över mindre och större organisationer, statlig och privat verksamhet, i Sverige och internationellt. Hon har en Fil Mag i Sociologi, är diplomerad mentor/coach med inriktning på psykosyntes. Hon har fyllt på med en rad utbildningar och kurser, läs mer här.

Utanför jobbet är naturen det som lugnar och ger återhämtning. Hon är en manisk svampplockare och älskar att ströva på släta klippor på öst- eller västkust.

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Coacha
  • Motivera
  • Arbetsmiljö

Emma Stenmark

Emma Stenmark

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Coacha
  • Motivera
  • Arbetsmiljö

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill