Möten - vårt verktyg för att hantera komplexitet

Trendspanare Kjell Lindström och Niklas Lång: ”Med tanke på de enorma summor som de flesta organisationer lägger på möten av olika slag, borde det vara en högprioriterad strategisk ledningsfråga.”

Ledarskap | ARTIKEL | MARS 2017

Möten - vårt verktyg för att hantera komplexitet

Möten - vårt verktyg för att hantera komplexitet

Möten är en "dold" organisatorisk trend. De har länge behandlats som ett nödvändigt ont, men nu börjar allt fler få upp ögonen för mötenas verkliga potential. En tydlig trend är sedan länge att både chefer och medarbetare ägnar allt mer tid åt olika möten. Men det går dessvärre inte att bara önska sig tillbaka till en annan tid. För att kunna hantera situationen behöver vi förstå grunden. Det handlar om komplexitet.

De senaste decennierna har många organisationer upplevt en formidabel mötesexplosion. Men det är inte en utveckling som har skett isolerat. Nej, den hänger samman med hur våra organisationer har förändrats. När tjänsteproduktion, marknadsorientering och kundorientering blev de stora ledorden på 1980-talet, ledde de nya kraven på flexibilitet och effektivitet till att de gamla hierarkiska pyramiderna inte längre höll måttet. För att hantera de nya utmaningarna började man komplettera hierarkierna med flera olika andra organisationsformer.

Summan av kardemumman blev att dagens organisationer i praktiken består av en mix av olika organisationsformer. De ganska enkla linje- stabsorganisationer som var förhärskande under den industriella epoken finns inte längre. Den kan nu istället bäst beskrivas som komplexa organisatoriska landskap.

Vi har alltså gått från en ganska enkel organisatorisk miljö (hierarkiska linje- stabsorganisationer) till en mycket komplex (organisatoriska landskap). En viktig fråga blir då hur vi hanterar utmaningar och problem i komplexa miljöer. Eftersom vi måste ta hänsyn till så många aspekter och invecklade samband blir kommunikation helt centralt.

Innerst inne är vi väl medvetna om att det inte går att hantera komplexa frågor enbart med mail och sms. Alla som försökt att styra ett barnkalas med sms vet vad vi pratar om. Nej, komplexa frågor kräver helt enkelt att vi träffas och pratar direkt med varandra. Vi kallar till möten. Vi kallar ofta till möten.

Det är med andra ord helt naturligt att antalet möten har ökat. Det är en direkt följd av vår strävan efter effektivare och mer flexibla organisationer. Så det är lika bra att vi accepterar att möten är en central del i vårt arbetsliv. Men – det vi verkligen inte ska acceptera är tråkiga, fantasilösa och deprimerande mötesformer.

Tänk efter hur mycket arbetstid du själv och dina kollegor lägger på möten. Gör en snabb kalkyl på vad det kostar din organisation i lön och sociala avgifter under en månad. Det blir fort väldigt mycket pengar.

Med tanke på de enorma summor som de flesta organisationer lägger på möten av olika slag, borde det vara en högprioriterad strategisk ledningsfråga. Och då handlar det inte bara om att kräva att alla ska lyfta sig i kragen och förbereda mötena på tid som inte finns.

Nej, sluta klaga på era möten. Möten är det nya svarta. Det handlar om att acceptera verkligheten och göra mötena relevanta, intressanta och givande. Det är i särklass den viktigaste strategiska utmaningen i dagens komplexa organisatoriska landskap.

Kjell Lindström

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill