Vägen till effektivare möten

Hälften av alla möten är meningslösa, säger svenska chefer i en undersökning.

Ledarskap | Planera | ARTIKEL | JAN 2013

Svenska chefer tycker att hälften av alla möten de deltar i är meningslösa. Det visar en undersökning som Novus har genomfört på uppdrag av fackförbundet Unionen. Michael Alphov, vd och effektivitetsspecialist på Kompetensakademin, menar att alltför många möten saknar syfte och mål. - Men med rätt upplägg är möten ett verktyg i världsklass, säger han till Motivation.se.

Fackförbundet Unionens tidning Position har låtit Novus intervjua 871 yrkesverksamma chefer för att ta reda på hur det är ställt med den svenska möteskulturen. Resultaten visar att många chefer är fast i tidskrävande och ineffektiv mötesfälla.

Hälften av cheferna upplever de flesta möten som meningsfulla - men den andra hälften tycker att majoriteten av mötena saknar syfte och mål, skriver SvD Näringsliv som har tagit del av undersökningen.

Michael Alphov, vd och effektivitetsspecialist på Kompetensakademin, är inte förvånad över resultaten.

- Det finns ett enormt behov av att effektivisera möteskulturen. Om man fortsätter att hålla möten som upplevs som meningslösa så är det inte bara ett stort slöseri med tid, det skapar också frustration och stress som gör att man kommer in i en ond spiral, förklarar han.

"Verktyg i världsklass"

Michael Alphov vill understryka att möten i grund och botten är ett mycket bra och nödvändigt verktyg - om det används rätt.

- Bra möten är en stor tillgång, de ger energi och man går därifrån stärkt. Men det måste finnas syfte och mål med mötet, man måste ha en tydlig agenda och ett aktivt deltagande från alla parter. Har man det så är möten ett verktyg i världsklass, men saknas det så blir mötena bara destruktiva, säger Michael Alphov.

En chef sitter i möten sex gånger i veckan i genomsnitt, enligt Novus undersökning. Antalet möten varierar dock stort mellan olika arbetsplatser, och cirka 40 procent av cheferna har sju eller fler möten varje vecka. Nästan hälften av de tillfrågade uppger också att de undviker att gå på möten som verkar meningslösa.

- Det händer ofta att man inte ens vet varför man träffas. Många har ett högt arbetstempo och tänker inte på varför man ska ha ett möte, vilket gör att mötena otroligt ofta saknar ett tydligt syfte, säger Kompetensakademins vd.

Syfte och mål

Första steget mot en effektivare möteskultur är alltså att det måste finnas ett tydligt syfte med varje möte.

- Saknar man ett syfte så släntrar folk in på mötet utan att veta vad som ska hända. Risken är då att man bara snackar ofokuserat, eller att man diskuterar samma sak som förra gången. Vissa deltagare kanske inte ens borde vara där, de har ingenting att tillföra och får inte ut någonting av mötet själva. Då börjar de hålla på med annat istället, vilket ofta smittar av sig på de andra deltagarna.

Om man som chef eller medarbetare blir kallad till ett möte som saknar ett tydligt syfte så bör man ifrågasätta det. Det bör också vara tydligt vad man har för mål med mötet.

- Bra möten är ganska lätta att få till om man bara beslutar om ett upplägg. Det absolut viktigaste är att veta varför vi ska träffas, vad som ska hända på mötet och vad vi vill uppnå. De flesta möten saknar mål, märkligt nog; man måste ju veta vad man är ute efter, säger Michael Alphov.

Tidssatt agenda

När man har fastställt mötets syfte och mål bör man sätta upp en agenda som leder fram till målen, säger Kompetensakademins effektivitetsspecialist.

- Det är viktigt att ha en tydlig start- och sluttid för mötet. Man kan också tidssätta agendan, så att man ger första punkten tio minuter, andra punkten 15 minuter, tredje punkten fem minuter, och så vidare, säger Michael Alphov.

Behovet av en tydlig agenda medför också att man helst bör stryka punkten "övriga frågor", tillägger han. Om frågan är viktig så borde den ha förts in i agendan redan före mötet. "Övriga frågor" bör därför bara tillåtas när det har hänt någonting akut.

Mental närvaro

En annan viktig faktor för att mötet ska bli effektivt är att alla deltagare är mentalt närvarande. Alla måste därför ta ett ansvar för att komma i tid, vara förberedda och delta aktivt i mötet. För att det ska vara möjligt krävs det, förutom ett tydligt syfte och mål, att deltagarna har en rimlig chans att komma i tid till mötet.

Många har möten hela dagen, och eftersom det tar en viss tid att förflytta sig från ett konferensrum till ett annat riskerar man att hela tiden komma lite sent.

- Ett enkelt sätt att lösa det är att alltid starta möten vid hel timme och avsluta dem kvart i eller tio i, så att folk hinner förflytta sig till nästa möte - både fysiskt och mentalt, säger Michael Alphov.

Ytterligare ett sätt att öka den mentala närvaron är att införa "pulserande" agendor där man börjar med en lätt start, sedan går in på lite tyngre frågor, för att slutligen runda av med en lite lättare summering och utvärdering.

Flera kommunikationssätt

Syfte, mål, agenda, mental närvaro och utvärdering - dessa är beståndsdelarna i ett effektivt möte, menar Kompetensakademins vd och effektivitetsspecialist. Med hjälp av ett sådant upplägg blir mötena effektivare och förmodligen också färre. Tydligheten gör det också lättare att förstå vilka möten som verkligen är nödvändiga.

- Jag tror att vi har en viss övertro på möten i det svenska arbetslivet. Möten är ett jättebra sätt att kommunicera, men samtidigt ska man komma ihåg att det finns andra sätt som också är bra. I tider av ekonomisk nedgång har många företag dragit ner på antalet resor och istället börjat använda sig av ny teknik - exempelvis Skype-samtal och videomöten - och upptäckt att det också fungerar bra. Det gäller att välja rätt kommunikationssätt vid rätt tillfälle, säger Michael Alphov.

Einar Wiman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap
  • Planera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill