Kan dåliga mötesrutiner leda till stress?

Gästskribent Joakim Stattin: Därför är dokumentation och ansvarsfördelning avgörande för ett lyckat möte.

Ledning | Ledarskap | ARTIKEL | MAJ 2016

Kan dåliga mötesrutiner leda till stress?

Kan dåliga mötesrutiner leda till stress?

Arbetsmöten kan kännas både kreativa, inspirerande och energigivande. Men den positiva känslan är ingen garanti för att mötet verkligen leder till konkret handling. För att det som sägs på mötet verkligen ska omsättas i praktiken krävs två saker: dokumentation och ansvarsfördelning. Det är bara genom en tydlig kommunikation som ni kan undvika stress och frustration, och samtidigt försäkra er om att mötets momentum verkligen tas tillvara.

Runt mötesbordet sitter en samling mycket smarta individer. Frågor flyger i luften och diskussionen går hög - alla har åsikter och idéer och drar slutsatser tillsammans. Det finns en agenda, men den har gruppen tillfälligt lämnat för ett tag sen. Just nu handlar det engagerade samtalet om ett stickspår – en oplanerad men ändå viktig diskussionslinje som ingen i teamet kunnat förutse.

Plötsligt är tiden för mötet ute. När teamet bryter upp är det ett energifyllt gäng som lämnar konferensrummet tillsammans med sina visioner och idéer. Alla återvänder till sina arbetsplatser och to-do-listor för dagen.

Timmarna går. Tankarna från förmiddagens inspirerande möte börjar blekna och vika åt sidan för att lämna plats åt mer konkreta arbetsuppgifter. Men något ligger ändå och gnager i bakhuvudet. Vad var det vi sa på mötet? Hur ska vi få allt det där att hända? Och vem ska egentligen göra vad?

Frågorna har inga svar – eftersom ingen dokumenterade det som sades…

Joakim Stattin, Stratsys

Joakim Stattin, Stratsys

Otydlighet – ett stressmoment

Joshua Porter på det framgångsrika företaget HubSpot's har myntat det beskrivande uttrycket: ”Always Be Capturing” – ABC. Begreppet uppstod i ett samarbete som HubSpot hade tillsammans med Google och rörde inledningsvis ett designprojekt, men metoden visade sig vara applicerbar på andra former av dokumentation. Fånga det viktigaste – i skisser eller anteckningar. Det som inte fångas är inte viktigt eller intressant och kommer förmodligen inte föra processen framåt. Det som tecknas ner är det som sedan också kommer att fortsätta vidareutvecklas och faktiskt utföras.

Allt enligt principen: det som inte dokumenteras kommer heller inte att bli gjort. Och det som inte kommuniceras och delegeras på ett tydligt sätt kommer att glömmas bort eller ligga som en stressdimma över medarbetare som varken får slutföra eller släppa en idé.

Mindre stress med tydliga mötesrutiner

Det är en mötesledares uppgift att ta tillvara på idéer och moderera samtalet. Men det är också ledarens ansvar att fördela arbetet på ett tydligt sätt. Att mötet har varit inspirerande och energigivande är förstås bra – men det räcker inte. Var och en av mötesdeltagarna måste också känna att det finns konkreta arbetsuppgifter att ta tag i när mötet väl är slut.

Om man lämnar ett möte utan en tydlig aktivitetslista och arbetsfördelning, finns det en risk att saker och ting inte blir gjorda vilket kan få en negativ effekt på företaget som helhet. Det bedrägliga är att man kanske inte ser kopplingen mellan dåliga mötesrutiner och eventuell stress  – mötena ”känns” ju bra eftersom de varit intressanta och energigivande. Enligt Arbetsmiljöverket så är just otydlighet i ansvarsfördelning och dålig uppföljning av delegerat ansvar en av de största orsakerna till stress på jobbet – som i förlängningen riskerar att leda till utbrändhet.

Så det självklara att få mer saker gjorda med hjälp av tydliga mötesrutiner och aktivitetslistor kan även skapa en bättre arbetsmiljö med mindre stress på jobbet.

Låt inte den där energin och kreativiteten rinna ut i sanden. Fånga de smarta idéerna i flykten, fördela, dokumentera och följ upp aktiviteterna – och minska stressen på köpet!

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledning
  • Ledarskap

Dela:

Om skribenten

Joakim Stattin är produktansvarig för verktyget RunYourMeeting. Han har en master i Strategic management och en bakgrund som konsult inom verksamhetsstyrning. En tydlig mötesstruktur och uppföljning var faktorer som Joakim identifierade som centrala i framgångsrika projekt. I dag ägnar Joakim all sin tid åt att utveckla det verktyg som han själv saknat på marknaden.

Läs mer om Stratsys här!

Andra har också läst

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill